【正文】 第三節(jié) 整理會議文件 第四節(jié) 會議評估 本章要點與要求 ? (一 ) 本章要點 ? 送別會議代表 ? 會場的善后工作 ? 整理會議文件與資料 ? 會議評估 ? ? (二 ) 本章要求 ? 能夠安排車輛人員送別會議代表 ? 能夠清理會場，結清相關費用 ? 能夠收集整理會議文件與資料，并分類、立卷、歸檔 ? 能夠運用問卷方法收集會議評估資料 ? 一、送別會議代表的意義 ? 送別會議代表是會議結束階段工作中的一個重要環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)如果處理得不好，就會使整個會議的總體效果在與會人員的印象中大打折扣，會使先前的工作努力和成果前功盡棄。 ? 因此，要使整個會議完整有序，有始有終，完美無憾，就一定要認真、周到地做好送別會議代表的各項工作，切不可掉以輕心或疏忽大意。 第一節(jié) 送別會議代表 ? （ 1）結清會務費用：餐費、住宿費、交通費等。 ? （ 2）分發(fā)回程票：火車票、機票、船票等。 ? （ 3）安排車輛送站：小面包車、普通中巴、大巴、旅游客車等。 ? （ 4）安排領導、專人送客：握手告別，臉呈微笑送至大門外、電梯口或車門口。 二、送別會議代表的主要內容 案例分析 ? ：上海市高校體育論文報告會送別安排 ? ：大學語文教材建設與教學研討會送別會議代表 ? 開心地訓練吧！你將來辦理會議一定很棒。 第二節(jié) 會場的善后工作 ? 一、清理會場 ? 二、歸還所借物品 ? 三、結算會議開支費用 ? 1．拿走通知牌和方向標志。一次性說明標志或通知牌應予以銷毀，對于可重復利用的應統(tǒng)計、歸類、入庫，以便下次使用。這樣做有利于節(jié)約材料、資源，節(jié)省人力物力。 ? 2．清理會場內其他物品、 ? 3．通知配電人員和服務人員 ? 會場清理完畢后要通知配電人員切斷會場不需使用的電源，關閉會場。 一、清理會場 ? 會議結束后，要及時歸還從公司內部其他部門或其他單位借用的相關物品，歸還前要檢查是否完好，如果損壞要按約定予以賠償。不需賠償?shù)模瑲w還是要特別說明或修好后再歸還。 二、歸還所借物品 ? 如果是外借的會場，會議結束后，秘書人員應及時與會場出租方結清會議的各項費用，主要包括：會議室租借費、會議中借用設備的使用費、開會期間的其他相關費用。 三、結算會議開支費用 案例分析 ? ：秘書小遲清理會場 ? ： 2022年 APEC CEO峰會會場善后工作 ? 開心地訓練吧！你將來辦理會議一定很棒。 第三節(jié) 整理會議文件 ? 一、會議文件的概念 ? 會議文件是提請會議討論和審議事項的文書材料。它是一種非正式文件，有些是供會議討論審議用的，有些是會議進程中形成的，有些是為保證會議順利進行而制作的。 ? 會議文件包括會議記錄、會議簡報、會議紀要、會議正式文件和參閱文件、會議總結等。主要工作包括以下幾項： ? 1. 整理分發(fā)會議記錄。 ? 2. 形成大會決議、簡報或紀要 ? 3. 寫總結向上級匯報會議情況 ? 4. 收全會議材料，匯編會議文件，并分類、立卷、歸檔 二、會議文件的內容 案例分析 ? ：匯編會議文件 ? ：華南建筑工程公司職工代表大會會議文件整理 ? 開心地訓練吧！你將來辦理會議一定很棒。 第四節(jié) 會議評估 ? 一、會議評估的概念 ? 會議評估就是收集與會議目標相關的信息及類型的活動。 ? 通過評估，可以發(fā)現(xiàn)會議實施與策劃之間的關系，了解會議目標是否實現(xiàn)、核算會議的成本與效益情況、與會者滿意情況以及不足之處等內容，可以為以后提高會議效果找到相關依據(jù)。 二、會議評估的意義 ? 1．定量和定性評估方法 ? 2．問卷調查評估方法 ? 3．資料的收集與處理方法 ? 4．資料的分析方法 三、會議評估的常用方法 案例分析 ? ：開會成本分析制度 ? ：第二屆地區(qū)性青年環(huán)境組織發(fā)展研討會 會議評估表（修改版） ? 開心地訓練吧！你將來辦理會議一定很棒。 本章綜合練習 ? 2022年 4月 23日－ 25日，華浦商貿有限公司假座興旺大酒店舉行業(yè)務洽談會，來自全國各地的業(yè)務員 78人參加了會議。會議租用了酒店二樓會議廳，并安排與會人員在酒店住宿和用餐。會議向與會人員收取會務費每人 600元。作為會議的主辦方，華浦商貿有限公司該如何進行此次會議結束階段的會務操作？具體需做哪些事？由誰做？如何使會議盡可能結束得圓滿？ 本章小結 第六章 會議展覽的組織與服務 第一節(jié) 會議組織方的服務工作 第二節(jié) 參展單位的組織與服務工作 本章要點與要求 ? (一 ) 本章要點 ? 會展組織方展會前期準備工作 ? 組織方在會展期間的會務和管理工作 ? 企業(yè)參展的準備工作 ? 企業(yè)參展活動方案設計 ? (二 ) 本章要求 ? 能夠做好企業(yè)的擇展工作 ? 能夠做好企業(yè)參展的準備工作 ? 能夠做好企業(yè)參展期間的服務工作 ? 能夠對企業(yè)參展后的工作予以跟進 第一節(jié) 會展組織方的服務工作 ? 一、展會前期準備工作 ? 二、展會籌備具體實施工作 ? 三、招展和招商工作 ? 四、會展期間會務和管理工作 ? 五、展后總結 一、展會前期準備工作 ? 展會立項策劃工作是展會前期的重點準備工作 1. 立項策劃的內容 2. 《 展會立項策劃書 》 的內容 3. 展會項目可行性分析步驟 ? 展會的名稱和地點 ? 辦展機構 ? 辦展時間 ? 展會定位 ? 展會價格和展會初步預算 ? 招展招商和宣傳推廣計劃 ? 展會進度計劃 ? 展會現(xiàn)場管理計劃和相關活動計劃 1. 立項策劃的內容 《展會立項策劃書》的內容 ? （ 1） 市場分析 ? （ 2） 展會的基本內容 ? （ 3） 展會價格及初步預算方案 ? （ 4） 展會招展計劃 ? （ 5） 展會招商計劃 ? （ 6） 展會宣傳推廣計劃 ? （ 7） 展會進度計劃 ? （ 8） 展會開幕和現(xiàn)場管理 ? （ 9） 展會結算計劃 3．展會項目可行性分析步驟 ? （ 1）研究目標市場 ? （ 2）明確展會定位 ? （ 3）成本收益匡算 ? （ 4）擬定初選項目 ? （ 5）撰寫項目可行性研究報告 二、展會籌備具體實施工作 ? 1．指定展位承建商 ? 2．展區(qū)清潔和保安計劃 ? 3．指定展會運輸代理 ? 4．指定展會旅游代理和接待服務 ? 5．編制《參展商手冊》 ? 6．展會網絡營銷 三、招展和招商工作 ? 1．招展工作 ? （ 1）建立目標參展商數(shù)據(jù)庫 ? （ 2）制定展會招展函 A、 展會的基本內容 B、 市場狀況介紹 C、展會招商和宣傳推廣計劃 D、 參展辦法 ?2．招商工作 ? （ 1）建立目標觀眾數(shù)據(jù)庫 ? （ 2）編制 《 展會通訊 》 ? （ 3）制作觀眾邀請函 四、會展期間會務和管理工作 ? 1．布展管理 ? 2．展出期間現(xiàn)場工作 ? 3．撤展管理 五、展后總結 1. 對展會策劃進行總結 2. 對展會籌備工作進行總結 3. 對展會招展工作進行總結 4. 對展會招商和宣傳推廣工作進行總結 5. 對展會服務進行總結 6. 對展會現(xiàn)場管理工作進行總結。 7. 對展會的指定服務商進行評估 8. 對展會的時間管理辦法進行總結 9. 對展會的客戶關系管理措施進行總結 案例分析 ? ： “這樣的秘書我可干不來！” —— 冰冰小姐的判斷對嗎？ ? ： ? （ 1） “這樣的秘書我可干不來！”案例分析 ? （ 2） 《 2022中國（連云港）新亞歐大陸橋國際旅游及用品博覽會立項策劃方案 》 （部分） ? 開心地訓練吧！你將來辦理會議一定很棒。 第二節(jié) 參展單位的服務工作 ? 一、企業(yè)參展的意義和目標 二、企業(yè)擇展 ? 三、企業(yè)參展的準備工作 ? 四、企業(yè)參展效果的評價分析方法 ? 五、企業(yè)展后跟進工作 一、企業(yè)參展的意義和目標 ? 1．參加展覽會是企業(yè)最重要的營銷方式之一。 ? 2．企業(yè)參展是企業(yè)低成本開發(fā)市場和接觸合作客戶的最有效方式。 ? 3．樹立和維護自身形象，增強競爭力優(yōu)勢。 二、企業(yè)擇展 ? 1．企業(yè)擇展考慮的因素 ? 2. 企業(yè)擇展的方法 A、使用綜合展覽資料作展覽種類的選擇 B、使用專門展覽資料作展覽項目的選 1. 主要內容 2. 工作程序 3. 展位設計與布置 三、企業(yè)參展的準備工作 ? 在設計參展活動時要注意以下幾個問題： ? 要了解展覽會的類型、企業(yè)品牌、產品特點、展臺風格、展位的周邊環(huán)境及競爭對手的情況； ? 通過所掌握的資料進行整個禮儀活動的創(chuàng)意策劃。 ? 根據(jù)選擇的模特進行服裝的設計制作，展覽人員的服裝要求新奇悅目，可按創(chuàng)意分為穩(wěn)重型和明快型。 ? 根據(jù)創(chuàng)意將模特進行分工，例如：解說員、演員、展示員、接待員，并進行人員培訓。 四、企業(yè)參展活動方案設計 五、企業(yè)參展效果的評價分析方法 ? 1．展覽工作評估 ? 2．展會質量評估 ? 3．展覽效果評估 六、企業(yè)展后跟進工作 ? 1．資源整理 ? 2．繼續(xù)銷售 ? 3．回訪客戶 案例分析 ? ： 難以避免的“掉鏈子”？ ? ： ? （ 1） “難以避免的‘掉鏈子’？”案例分析 ? （ 2） 企業(yè)參展可執(zhí)行細案 ? 開心地訓練吧！你將來辦理會議一定很棒。 本章小結