【正文】 第三節(jié) 整理會(huì)議文件 第四節(jié) 會(huì)議評(píng)估 本章要點(diǎn)與要求 ? (一 ) 本章要點(diǎn) ? 送別會(huì)議代表 ? 會(huì)場(chǎng)的善后工作 ? 整理會(huì)議文件與資料 ? 會(huì)議評(píng)估 ? ? (二 ) 本章要求 ? 能夠安排車(chē)輛人員送別會(huì)議代表 ? 能夠清理會(huì)場(chǎng)，結(jié)清相關(guān)費(fèi)用 ? 能夠收集整理會(huì)議文件與資料，并分類、立卷、歸檔 ? 能夠運(yùn)用問(wèn)卷方法收集會(huì)議評(píng)估資料 ? 一、送別會(huì)議代表的意義 ? 送別會(huì)議代表是會(huì)議結(jié)束階段工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)如果處理得不好，就會(huì)使整個(gè)會(huì)議的總體效果在與會(huì)人員的印象中大打折扣，會(huì)使先前的工作努力和成果前功盡棄。 ? 因此，要使整個(gè)會(huì)議完整有序，有始有終，完美無(wú)憾，就一定要認(rèn)真、周到地做好送別會(huì)議代表的各項(xiàng)工作，切不可掉以輕心或疏忽大意。 第一節(jié) 送別會(huì)議代表 ? （ 1）結(jié)清會(huì)務(wù)費(fèi)用：餐費(fèi)、住宿費(fèi)、交通費(fèi)等。 ? （ 2）分發(fā)回程票：火車(chē)票、機(jī)票、船票等。 ? （ 3）安排車(chē)輛送站：小面包車(chē)、普通中巴、大巴、旅游客車(chē)等。 ? （ 4）安排領(lǐng)導(dǎo)、專人送客：握手告別，臉呈微笑送至大門(mén)外、電梯口或車(chē)門(mén)口。 二、送別會(huì)議代表的主要內(nèi)容 案例分析 ? ：上海市高校體育論文報(bào)告會(huì)送別安排 ? ：大學(xué)語(yǔ)文教材建設(shè)與教學(xué)研討會(huì)送別會(huì)議代表 ? 開(kāi)心地訓(xùn)練吧！你將來(lái)辦理會(huì)議一定很棒。 第二節(jié) 會(huì)場(chǎng)的善后工作 ? 一、清理會(huì)場(chǎng) ? 二、歸還所借物品 ? 三、結(jié)算會(huì)議開(kāi)支費(fèi)用 ? 1．拿走通知牌和方向標(biāo)志。一次性說(shuō)明標(biāo)志或通知牌應(yīng)予以銷毀，對(duì)于可重復(fù)利用的應(yīng)統(tǒng)計(jì)、歸類、入庫(kù)，以便下次使用。這樣做有利于節(jié)約材料、資源，節(jié)省人力物力。 ? 2．清理會(huì)場(chǎng)內(nèi)其他物品、 ? 3．通知配電人員和服務(wù)人員 ? 會(huì)場(chǎng)清理完畢后要通知配電人員切斷會(huì)場(chǎng)不需使用的電源，關(guān)閉會(huì)場(chǎng)。 一、清理會(huì)場(chǎng) ? 會(huì)議結(jié)束后，要及時(shí)歸還從公司內(nèi)部其他部門(mén)或其他單位借用的相關(guān)物品，歸還前要檢查是否完好，如果損壞要按約定予以賠償。不需賠償?shù)模瑲w還是要特別說(shuō)明或修好后再歸還。 二、歸還所借物品 ? 如果是外借的會(huì)場(chǎng)，會(huì)議結(jié)束后，秘書(shū)人員應(yīng)及時(shí)與會(huì)場(chǎng)出租方結(jié)清會(huì)議的各項(xiàng)費(fèi)用，主要包括：會(huì)議室租借費(fèi)、會(huì)議中借用設(shè)備的使用費(fèi)、開(kāi)會(huì)期間的其他相關(guān)費(fèi)用。 三、結(jié)算會(huì)議開(kāi)支費(fèi)用 案例分析 ? ：秘書(shū)小遲清理會(huì)場(chǎng) ? ： 2022年 APEC CEO峰會(huì)會(huì)場(chǎng)善后工作 ? 開(kāi)心地訓(xùn)練吧！你將來(lái)辦理會(huì)議一定很棒。 第三節(jié) 整理會(huì)議文件 ? 一、會(huì)議文件的概念 ? 會(huì)議文件是提請(qǐng)會(huì)議討論和審議事項(xiàng)的文書(shū)材料。它是一種非正式文件，有些是供會(huì)議討論審議用的，有些是會(huì)議進(jìn)程中形成的，有些是為保證會(huì)議順利進(jìn)行而制作的。 ? 會(huì)議文件包括會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議正式文件和參閱文件、會(huì)議總結(jié)等。主要工作包括以下幾項(xiàng)： ? 1. 整理分發(fā)會(huì)議記錄。 ? 2. 形成大會(huì)決議、簡(jiǎn)報(bào)或紀(jì)要 ? 3. 寫(xiě)總結(jié)向上級(jí)匯報(bào)會(huì)議情況 ? 4. 收全會(huì)議材料，匯編會(huì)議文件，并分類、立卷、歸檔 二、會(huì)議文件的內(nèi)容 案例分析 ? ：匯編會(huì)議文件 ? ：華南建筑工程公司職工代表大會(huì)會(huì)議文件整理 ? 開(kāi)心地訓(xùn)練吧！你將來(lái)辦理會(huì)議一定很棒。 第四節(jié) 會(huì)議評(píng)估 ? 一、會(huì)議評(píng)估的概念 ? 會(huì)議評(píng)估就是收集與會(huì)議目標(biāo)相關(guān)的信息及類型的活動(dòng)。 ? 通過(guò)評(píng)估，可以發(fā)現(xiàn)會(huì)議實(shí)施與策劃之間的關(guān)系，了解會(huì)議目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)、核算會(huì)議的成本與效益情況、與會(huì)者滿意情況以及不足之處等內(nèi)容，可以為以后提高會(huì)議效果找到相關(guān)依據(jù)。 二、會(huì)議評(píng)估的意義 ? 1．定量和定性評(píng)估方法 ? 2．問(wèn)卷調(diào)查評(píng)估方法 ? 3．資料的收集與處理方法 ? 4．資料的分析方法 三、會(huì)議評(píng)估的常用方法 案例分析 ? ：開(kāi)會(huì)成本分析制度 ? ：第二屆地區(qū)性青年環(huán)境組織發(fā)展研討會(huì) 會(huì)議評(píng)估表（修改版） ? 開(kāi)心地訓(xùn)練吧！你將來(lái)辦理會(huì)議一定很棒。 本章綜合練習(xí) ? 2022年 4月 23日－ 25日，華浦商貿(mào)有限公司假座興旺大酒店舉行業(yè)務(wù)洽談會(huì)，來(lái)自全國(guó)各地的業(yè)務(wù)員 78人參加了會(huì)議。會(huì)議租用了酒店二樓會(huì)議廳，并安排與會(huì)人員在酒店住宿和用餐。會(huì)議向與會(huì)人員收取會(huì)務(wù)費(fèi)每人 600元。作為會(huì)議的主辦方，華浦商貿(mào)有限公司該如何進(jìn)行此次會(huì)議結(jié)束階段的會(huì)務(wù)操作？具體需做哪些事？由誰(shuí)做？如何使會(huì)議盡可能結(jié)束得圓滿？ 本章小結(jié) 第六章 會(huì)議展覽的組織與服務(wù) 第一節(jié) 會(huì)議組織方的服務(wù)工作 第二節(jié) 參展單位的組織與服務(wù)工作 本章要點(diǎn)與要求 ? (一 ) 本章要點(diǎn) ? 會(huì)展組織方展會(huì)前期準(zhǔn)備工作 ? 組織方在會(huì)展期間的會(huì)務(wù)和管理工作 ? 企業(yè)參展的準(zhǔn)備工作 ? 企業(yè)參展活動(dòng)方案設(shè)計(jì) ? (二 ) 本章要求 ? 能夠做好企業(yè)的擇展工作 ? 能夠做好企業(yè)參展的準(zhǔn)備工作 ? 能夠做好企業(yè)參展期間的服務(wù)工作 ? 能夠?qū)ζ髽I(yè)參展后的工作予以跟進(jìn) 第一節(jié) 會(huì)展組織方的服務(wù)工作 ? 一、展會(huì)前期準(zhǔn)備工作 ? 二、展會(huì)籌備具體實(shí)施工作 ? 三、招展和招商工作 ? 四、會(huì)展期間會(huì)務(wù)和管理工作 ? 五、展后總結(jié) 一、展會(huì)前期準(zhǔn)備工作 ? 展會(huì)立項(xiàng)策劃工作是展會(huì)前期的重點(diǎn)準(zhǔn)備工作 1. 立項(xiàng)策劃的內(nèi)容 2. 《 展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū) 》 的內(nèi)容 3. 展會(huì)項(xiàng)目可行性分析步驟 ? 展會(huì)的名稱和地點(diǎn) ? 辦展機(jī)構(gòu) ? 辦展時(shí)間 ? 展會(huì)定位 ? 展會(huì)價(jià)格和展會(huì)初步預(yù)算 ? 招展招商和宣傳推廣計(jì)劃 ? 展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃 ? 展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃和相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃 1. 立項(xiàng)策劃的內(nèi)容 《展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)》的內(nèi)容 ? （ 1） 市場(chǎng)分析 ? （ 2） 展會(huì)的基本內(nèi)容 ? （ 3） 展會(huì)價(jià)格及初步預(yù)算方案 ? （ 4） 展會(huì)招展計(jì)劃 ? （ 5） 展會(huì)招商計(jì)劃 ? （ 6） 展會(huì)宣傳推廣計(jì)劃 ? （ 7） 展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃 ? （ 8） 展會(huì)開(kāi)幕和現(xiàn)場(chǎng)管理 ? （ 9） 展會(huì)結(jié)算計(jì)劃 3．展會(huì)項(xiàng)目可行性分析步驟 ? （ 1）研究目標(biāo)市場(chǎng) ? （ 2）明確展會(huì)定位 ? （ 3）成本收益匡算 ? （ 4）擬定初選項(xiàng)目 ? （ 5）撰寫(xiě)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告 二、展會(huì)籌備具體實(shí)施工作 ? 1．指定展位承建商 ? 2．展區(qū)清潔和保安計(jì)劃 ? 3．指定展會(huì)運(yùn)輸代理 ? 4．指定展會(huì)旅游代理和接待服務(wù) ? 5．編制《參展商手冊(cè)》 ? 6．展會(huì)網(wǎng)絡(luò)營(yíng)銷 三、招展和招商工作 ? 1．招展工作 ? （ 1）建立目標(biāo)參展商數(shù)據(jù)庫(kù) ? （ 2）制定展會(huì)招展函 A、 展會(huì)的基本內(nèi)容 B、 市場(chǎng)狀況介紹 C、展會(huì)招商和宣傳推廣計(jì)劃 D、 參展辦法 ?2．招商工作 ? （ 1）建立目標(biāo)觀眾數(shù)據(jù)庫(kù) ? （ 2）編制 《 展會(huì)通訊 》 ? （ 3）制作觀眾邀請(qǐng)函 四、會(huì)展期間會(huì)務(wù)和管理工作 ? 1．布展管理 ? 2．展出期間現(xiàn)場(chǎng)工作 ? 3．撤展管理 五、展后總結(jié) 1. 對(duì)展會(huì)策劃進(jìn)行總結(jié) 2. 對(duì)展會(huì)籌備工作進(jìn)行總結(jié) 3. 對(duì)展會(huì)招展工作進(jìn)行總結(jié) 4. 對(duì)展會(huì)招商和宣傳推廣工作進(jìn)行總結(jié) 5. 對(duì)展會(huì)服務(wù)進(jìn)行總結(jié) 6. 對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理工作進(jìn)行總結(jié)。 7. 對(duì)展會(huì)的指定服務(wù)商進(jìn)行評(píng)估 8. 對(duì)展會(huì)的時(shí)間管理辦法進(jìn)行總結(jié) 9. 對(duì)展會(huì)的客戶關(guān)系管理措施進(jìn)行總結(jié) 案例分析 ? ： “這樣的秘書(shū)我可干不來(lái)！” —— 冰冰小姐的判斷對(duì)嗎？ ? ： ? （ 1） “這樣的秘書(shū)我可干不來(lái)！”案例分析 ? （ 2） 《 2022中國(guó)（連云港）新亞歐大陸橋國(guó)際旅游及用品博覽會(huì)立項(xiàng)策劃方案 》 （部分） ? 開(kāi)心地訓(xùn)練吧！你將來(lái)辦理會(huì)議一定很棒。 第二節(jié) 參展單位的服務(wù)工作 ? 一、企業(yè)參展的意義和目標(biāo) 二、企業(yè)擇展 ? 三、企業(yè)參展的準(zhǔn)備工作 ? 四、企業(yè)參展效果的評(píng)價(jià)分析方法 ? 五、企業(yè)展后跟進(jìn)工作 一、企業(yè)參展的意義和目標(biāo) ? 1．參加展覽會(huì)是企業(yè)最重要的營(yíng)銷方式之一。 ? 2．企業(yè)參展是企業(yè)低成本開(kāi)發(fā)市場(chǎng)和接觸合作客戶的最有效方式。 ? 3．樹(shù)立和維護(hù)自身形象，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力優(yōu)勢(shì)。 二、企業(yè)擇展 ? 1．企業(yè)擇展考慮的因素 ? 2. 企業(yè)擇展的方法 A、使用綜合展覽資料作展覽種類的選擇 B、使用專門(mén)展覽資料作展覽項(xiàng)目的選 1. 主要內(nèi)容 2. 工作程序 3. 展位設(shè)計(jì)與布置 三、企業(yè)參展的準(zhǔn)備工作 ? 在設(shè)計(jì)參展活動(dòng)時(shí)要注意以下幾個(gè)問(wèn)題： ? 要了解展覽會(huì)的類型、企業(yè)品牌、產(chǎn)品特點(diǎn)、展臺(tái)風(fēng)格、展位的周邊環(huán)境及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情況； ? 通過(guò)所掌握的資料進(jìn)行整個(gè)禮儀活動(dòng)的創(chuàng)意策劃。 ? 根據(jù)選擇的模特進(jìn)行服裝的設(shè)計(jì)制作，展覽人員的服裝要求新奇悅目，可按創(chuàng)意分為穩(wěn)重型和明快型。 ? 根據(jù)創(chuàng)意將模特進(jìn)行分工，例如：解說(shuō)員、演員、展示員、接待員，并進(jìn)行人員培訓(xùn)。 四、企業(yè)參展活動(dòng)方案設(shè)計(jì) 五、企業(yè)參展效果的評(píng)價(jià)分析方法 ? 1．展覽工作評(píng)估 ? 2．展會(huì)質(zhì)量評(píng)估 ? 3．展覽效果評(píng)估 六、企業(yè)展后跟進(jìn)工作 ? 1．資源整理 ? 2．繼續(xù)銷售 ? 3．回訪客戶 案例分析 ? ： 難以避免的“掉鏈子”？ ? ： ? （ 1） “難以避免的‘掉鏈子’？”案例分析 ? （ 2） 企業(yè)參展可執(zhí)行細(xì)案 ? 開(kāi)心地訓(xùn)練吧！你將來(lái)辦理會(huì)議一定很棒。 本章小結(jié)