【導(dǎo)讀】據(jù)史籍記載，“秘書”一詞在我國最早出現(xiàn)于漢代，最初的涵義不是指人，而是指物。東漢初期秘書指宮中秘藏的圖書資料，東漢后期設(shè)置管理這些秘藏圖書的官府“秘書監(jiān)”。主管官員“秘書令”或“秘書監(jiān)”，副職為“秘書丞”，分管官員為“秘書郎”。唐代魏征任過秘書監(jiān)。古代相當(dāng)于現(xiàn)代秘書職位稱“史官”、“御史”、“尚書”、“掌書記”或“中書舍人”、“翰林學(xué)士”等。當(dāng)時(shí)政府實(shí)行總統(tǒng)制，下設(shè)秘書處，有秘書長一人，秘書若干。這時(shí)的秘書才真正成為現(xiàn)代意義的秘書職務(wù)了。在現(xiàn)代中國，秘書當(dāng)作一種行政職位，是行政人員核心一部分。我國規(guī)定政府秘書屬于國家公務(wù)員，秘書長是政務(wù)類公務(wù)員，一般秘書是事務(wù)類公務(wù)員。秘書在我國現(xiàn)代主要是指為黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體或個(gè)人提供輔助管理與綜合服務(wù)的人員。②活動方式、過程、結(jié)果取決于秘書主觀能動性。

　　

【正文】 應(yīng)當(dāng)遵守或需要周知的事項(xiàng)。是一文種在公務(wù)和業(yè)務(wù)管理中應(yīng)用范圍廣泛、使用頻率較高的具有知照性和一定約束力的普發(fā)性下行公文。 通告的特點(diǎn)：1）知照性和約束力 2）專業(yè)性3）內(nèi)容的廣泛性。通告的內(nèi)容可涉及國家的法令、政策、也可以用來公布社會生活中的一些具體事務(wù)，如更換自行車牌照等。3）范圍的局限性。通告只能在一定范圍內(nèi)公布，讓一定范圍內(nèi)的人民群眾遵守和周知的事項(xiàng)。 通告的種類：1）告知性通告 2）執(zhí)行性通告 通告的撰寫：標(biāo)題、正文。正文：首先概括地寫名依據(jù)、目的，然后寫明應(yīng)當(dāng)周知和遵守的事項(xiàng)及具體要求，最后是要求部分。通告的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三部分組成；有的省去事由；內(nèi)容簡單或難以概括標(biāo)題的，只寫“通告”二字。通告的正文一般由三部分內(nèi)容構(gòu)成。首先寫清楚發(fā)布通告的目的和法律的依據(jù)。接著以“特此通告如下”作為過渡語，轉(zhuǎn)入第二部分內(nèi)容即通告的具體事項(xiàng)。第二部分一般采用分條列項(xiàng)的方法寫出（通告事項(xiàng)單一的可例外）。最后單列一段提出希望和要求，或說明實(shí)施期限和告知有效范圍。結(jié)語，一般采用“此告”、“特此通告”等語。216。 通 知 通知是一種告知性、部署性和指示性的公文。具有應(yīng)用的廣泛性，作者的無限定性、內(nèi)容的規(guī)定性等特點(diǎn)。通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員等。通知是一種使用范圍較廣的文種。凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。通知大部分是下行文，也有一部分是平行文，即發(fā)給不相隸屬的單位或個(gè)人。通知的特點(diǎn)：。通知的發(fā)文機(jī)關(guān)，幾乎不受級別的限制。大到國家級的黨政機(jī)關(guān)，小到基層的企事業(yè)單位，都可以發(fā)布通知，在內(nèi)容方面，大到全國性重大事項(xiàng)、法規(guī)、規(guī)章，小到單位內(nèi)部告知一般事項(xiàng)，都可用通知行文。在發(fā)文方式上也靈活、方便。上級機(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)用通知行文，都明顯體現(xiàn)出指導(dǎo)性。特別是部署工作、批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知，都在實(shí)現(xiàn)著通知的指導(dǎo)功能，受文單位要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成通知布置的任務(wù)。 通知的種類：指示性通知,批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)類通知，事物性通知,會議通知,任免通知 通知的寫法通知的標(biāo)題的寫作有三種方式：(1)發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱、事由和文種組成。重要通知的標(biāo)題，一定要具備這三個(gè)要素，使人一看就能大致知道通知的內(nèi)容。(2)事由和文種構(gòu)成。(3)文種“通知”作標(biāo)題。這種通知，一般僅限于日常生活和工作中一些非重大事項(xiàng)的通知。情況特殊的通知，在標(biāo)題中應(yīng)寫明，如“緊急通知”、“補(bǔ)充通知”、“聯(lián)合通知”等。通知的主送機(jī)關(guān)一般有兩種寫法。一種是主送機(jī)關(guān)有一個(gè)或兩、三個(gè)，這種情況，可將幾個(gè)機(jī)關(guān)的名稱全部寫上。另一種是主送機(jī)關(guān)很多，屬普發(fā)文件，這種情況采用概括的寫法。通知正文的基本內(nèi)容，應(yīng)該包括發(fā)布本通知的根據(jù)和緣由；通知的具體事項(xiàng)；落實(shí)通知的要求等。其中，通知的具體事項(xiàng)是正文的重點(diǎn)內(nèi)容。這是通知的一般寫法。由于通知的種類不同，在寫法上又略有差異。發(fā)布性通知寫法較簡單，先用一兩句話概述發(fā)文理由，再說明所發(fā)文件名稱，將該文件作為附件附后即可。轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)性通知的正文可根據(jù)實(shí)際情況寫作，有時(shí)，用一句話引出轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件，并說明轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的根據(jù)和提出執(zhí)行要求。也可分緣由和指示兩部分來寫，緣由寫明發(fā)文的根據(jù)或表明態(tài)度，提出執(zhí)行要求；指示部分說明所轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件的意義，并指出具體做法，提出措施和要求。布置工作和安排活動的通知，規(guī)范性強(qiáng)，文字較多，需要從實(shí)際出發(fā)，力求高視點(diǎn)，有預(yù)見性、針對性。寫作時(shí)先概述發(fā)文的原因、目的或基本情況，再提出原則及具體明確的要求、措施、辦法等。內(nèi)容多時(shí)采用分條列項(xiàng)的方法來寫。告知事項(xiàng)的通知，是用來通報(bào)情況、傳遞信息、交代事項(xiàng)的，只要寫清應(yīng)知應(yīng)辦的事項(xiàng)就達(dá)到了目的。如會議通知，人數(shù)較少的一般性會議通知，只需簡要寫明會議的名稱、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、與會人員、準(zhǔn)備事項(xiàng)（如準(zhǔn)備材料、文件、論文等）即可。內(nèi)容比較復(fù)雜、日期較長、與會人員較多的會議，要寫清楚會議名稱、目的、議題、期限、報(bào)到時(shí)間、地點(diǎn)、與會人員、準(zhǔn)備事項(xiàng)、食宿安排、差旅費(fèi)報(bào)銷方法以及籌辦會議單位的名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系地址、地址、電話、傳真、電掛、去會地路線等，與會議有關(guān)的項(xiàng)目不能出現(xiàn)差錯和遺漏。 通知的寫作要求，措施具體通知是要求受文單位了解、協(xié)助和執(zhí)行、辦理的公文。因此，寫作時(shí)要重點(diǎn)突出，把道理講清楚，任務(wù)提明確，措施訂具體。只有這樣，才便于受文者在執(zhí)行、辦理中不出現(xiàn)偏差或錯誤。(1)從使用范圍看, “通知”適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員等；而“通告”則適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。(2)從受文對象看,通知的對象一般是機(jī)關(guān)或單位；通告的對象一般是社會公眾。(3)從行文要求看,通知的事項(xiàng)一般需要辦理和貫徹執(zhí)行；而通告的事項(xiàng)只需遵守和知曉即可。 通知的寫作要領(lǐng)：1）進(jìn)一步明確使用規(guī)范。要準(zhǔn)確把握各類通知的特點(diǎn)和差別，杜絕通知的“泛化”。2) 注意體式的完整。有的發(fā)文機(jī)關(guān)只注意了通知的“通用”性，卻忽略了其規(guī)定性，寫起來有些隨意，這種現(xiàn)象應(yīng)該加以克服。5）語言表達(dá)要明確。不論哪種類型的通知，都必須寫的清楚明白，不能模棱兩可，否則不利于通知內(nèi)容的知曉和執(zhí)行。216。 通 報(bào) 通報(bào)：通報(bào)用于傳達(dá)重要情況，表彰先進(jìn)，批評錯誤。 通報(bào)的作用。通報(bào)的作用主要是溝通信息，互通情況，宣傳先進(jìn)，嚴(yán)肅法紀(jì)，教育干部和群眾，以推動各項(xiàng)工作的開展。 通報(bào)的特征。典型性和代表性；敘事說理性；時(shí)效性和周知性 通報(bào)的寫作。通報(bào)的標(biāo)題大致有四種情況：(1)發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成。(2)事由和文種構(gòu)成。(3)發(fā)文機(jī)關(guān)和文種組成。(4)只寫“通報(bào)”二字。通報(bào)的正文一般包括如下三個(gè)方面的內(nèi)容：（1）主要事實(shí)。包括事實(shí)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、涉及的單位與人員、大致過程、主要情節(jié)、結(jié)果和影響等。敘述事實(shí)的基本情況要真實(shí)、準(zhǔn)確、扼要。要處理好詳略關(guān)系，對涉及事實(shí)本質(zhì)，對反映通報(bào)意圖直接有關(guān)的過程、情節(jié)等，應(yīng)該詳寫，其它可以略寫。要讓人們從敘述中既可很快掌握事實(shí)梗概，又能較快悟出其中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。（2）分析事實(shí)所包含的意義。表彰性通報(bào)，需要分析先進(jìn)事跡的意義和主要人物的可貴精神，主要經(jīng)驗(yàn)和值得發(fā)揚(yáng)與學(xué)習(xí)點(diǎn)，號召大家向先進(jìn)學(xué)習(xí)的具體要求等。批評性通報(bào)，應(yīng)分析產(chǎn)生問題的主客觀原因、主要教訓(xùn)，以及指出防止和杜絕今后發(fā)生類似事件的措施等。情況通報(bào)要圍繞某個(gè)問題，列舉各個(gè)方面的情況，每種情況又分別以典型材料加以說明。（3）結(jié)尾。通報(bào)如何結(jié)尾，這要根據(jù)通報(bào)的性質(zhì)而定。多數(shù)情況通報(bào)不另加結(jié)尾部分，主體寫完就結(jié)束全文。有的批評性通報(bào)，習(xí)慣以“希望引起大家的注意”、“特此通報(bào)”等詞語結(jié)束全文。在通報(bào)正文的右下方署以發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，署名下邊寫成文的年、月、日。 通報(bào)的種類：情況通報(bào)、表彰通報(bào) 、批評通報(bào) 通報(bào)與通知的區(qū)別。通報(bào)和通知都是具有溝通情況，交流信息作用的告知性公文，二者區(qū)別在于：（1）目的不同。通知的目的是發(fā)布、轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)文件、安排部署工作；是要求有關(guān)單位或個(gè)人必須按照通知的事項(xiàng)要求去做，具有一定強(qiáng)制性。而通報(bào)的目的則是表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要情況，樹立典型，學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，改進(jìn)工作。（2）對象不同。通報(bào)是對所屬人員進(jìn)行普遍教育的工具，沒有特定的對象。通知部署的任務(wù)和事項(xiàng)極為明確，具有特定的對象。（3）時(shí)間不同。從制文時(shí)間來看，通知是在事前發(fā)文；通報(bào)則是事后發(fā)文。即事前通知，事后通報(bào)。216。 報(bào) 告 報(bào)告是向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級詢問的文種。 報(bào)告的類型工作報(bào)告，情況報(bào)告，上復(fù)性報(bào)告，提出建議、請求批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)性報(bào)告。 報(bào)告的寫作。報(bào)告的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容有如下方面：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文。正文：1）報(bào)告的緣由 2）報(bào)告的內(nèi)容 3）報(bào)告的結(jié)語。報(bào)告的正文主要寫明報(bào)告的起因和報(bào)告的內(nèi)容。起因即報(bào)告的根據(jù)和目的，用簡潔的語言進(jìn)行說明，即為什么報(bào)告。起因?qū)懲旰笥谩艾F(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下”，作為承啟下文的用語。報(bào)告的內(nèi)容即主體部分是報(bào)告的核心,一般為四部分：1．基本情況。不論是匯報(bào)工作、還是反映情況，答復(fù)上級的詢問，均應(yīng)實(shí)事求是地將具體情況交代清楚，以便上級了解下情，并以此作為依據(jù)，妥善地予以處理和指導(dǎo)。2．存在問題（或具體意見）。呈報(bào)性報(bào)告寫存在問題，以便于上級了解工作進(jìn)展的情況，同時(shí)為報(bào)告的下一部分內(nèi)容（提出要求）打下基礎(chǔ)；呈轉(zhuǎn)性報(bào)告也要根據(jù)基本情況提出具體處理意見或解決辦法，以供上級機(jī)關(guān)參考。3．具體要求或措施。即對今后工作的設(shè)想，提出要求或準(zhǔn)備采取的措施。4．結(jié)語。報(bào)告的結(jié)語，要根據(jù)報(bào)告的性質(zhì)和內(nèi)容而定，不能千篇一律。報(bào)告的結(jié)語一般用“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告，如無不妥，請批轉(zhuǎn)有關(guān)部門貫徹執(zhí)行”、“以上報(bào)告，請審閱”等字樣。但也有的報(bào)告結(jié)尾不寫這些用語。 報(bào)告的寫作要求：“請示”的相區(qū)別，“報(bào)告”中不得夾帶請示事項(xiàng)，結(jié)尾不得誤用“以上報(bào)告妥否，請批示”等語。，做到據(jù)實(shí)報(bào)告，即“好處說好，壞處說壞”，不能“報(bào)喜不報(bào)憂”。，詳略得當(dāng)，文字簡潔、流暢，不拖泥帶水。報(bào)告中切忌使用套話、廢話。216。 請 示 請示是下級機(jī)關(guān)用來向其所屬的上級機(jī)關(guān)請求指示和批準(zhǔn)。 請示的特點(diǎn)。一是請示內(nèi)容的限定性；二是要求答復(fù)性。 請示的撰寫。請示一般包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款四個(gè)部分。請示的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三項(xiàng)構(gòu)成。也有的省略發(fā)文機(jī)關(guān)只寫事由、文種。報(bào)告的標(biāo)題與請示的標(biāo)題寫法相似。即有權(quán)接受、批準(zhǔn)請示事項(xiàng)的上級機(jī)關(guān)。一般寫在標(biāo)題與正文之間，單獨(dú)一行，頂格書寫。請示的正文包括請示的緣由、請示的事項(xiàng)、請示的要求三部分。（1）請示的緣由。是請示事項(xiàng)的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。請示的緣由一定要寫得有理有據(jù)，實(shí)事求是具體明白。否則就很難達(dá)到請示的目的。（2）請示的事項(xiàng)，是請求上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)、幫助、解答的具體事項(xiàng)。闡述要實(shí)事求是，引用的數(shù)字要準(zhǔn)確無誤，提出的看法或處理的意見要具體明確切實(shí)可行，符合國家的法律，法規(guī)和方針政策，讓上級機(jī)關(guān)看后一目了然，能迅速決斷。如涉及其它單位的問題，應(yīng)當(dāng)預(yù)先征詢意見，并將商洽的有關(guān)情況在文中予以說明，以供上級機(jī)關(guān)作出正確判斷和指示。（3）請示的要求。在請求的結(jié)尾，明確提出要求，請求上級批準(zhǔn)、指示。一般都以請示的慣用語作結(jié)尾語，如“以上意見是否妥當(dāng)，請批示”、“妥否，請批復(fù)”等。語氣中肯、果斷，能夠令人接受。 請示的寫作要求和注意事項(xiàng)：要觀點(diǎn)明確，請求的事項(xiàng)和理由要具體、充分，文字要概括、精煉。請示內(nèi)容要集中，一文一事，不能多頭主送，不要越級請示。請示的內(nèi)容如涉及到其他部門的職權(quán)范圍，應(yīng)與有關(guān)部門協(xié)商一致。由于請示有較強(qiáng)的專用性，且屬于未決定事項(xiàng)，應(yīng)以單獨(dú)編發(fā)文號為宜。 報(bào)告與請示的異同點(diǎn)。共同點(diǎn)：報(bào)告與請示都是上行文，都是在具有隸屬關(guān)系的上下級機(jī)關(guān)之間使用。 不同點(diǎn)：首先，二者的行文目的不同。報(bào)告是為了使上級機(jī)關(guān)了解有關(guān)情況，請示是請求上級的指示和批復(fù)，要求上級機(jī)關(guān)給予答復(fù)。其次，二者的行文時(shí)間不同。報(bào)告可以寫于事前，也可以寫于事后，而請示必須寫于事前。第三，行文的處理要求不同。報(bào)告除涉及主要問題外，一般的可以不作答復(fù)。請示則需要上級機(jī)關(guān)回文，表明態(tài)度，使下級機(jī)關(guān)知道該怎么做。第四，行文的內(nèi)容不同，報(bào)告可以是綜合性的，也可以是專題性的，而請示則要求“一事一文”。216。 批 復(fù) 批復(fù)：是具有指示性、決定性的公文，是上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)針對下級機(jī)關(guān)單位報(bào)送的請示，就其中的問題表明意見，答復(fù)提出請示的下級機(jī)關(guān)。 批復(fù)的特點(diǎn)：1） 具有權(quán)威性。2） 針對性。3） 發(fā)文的被動性。 批復(fù)的結(jié)構(gòu)：批復(fù)的結(jié)構(gòu)形式與其它公文相同，有標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、批復(fù)機(jī)關(guān)和成文日期等。批復(fù)的正文一般包括三部分內(nèi)容，即引語、主體和結(jié)語。即批復(fù)的開頭，一般先引下級來文（請示）的發(fā)文字號，以及來文的標(biāo)題或文件的事由，來文的日期，使受文單位閱后明確批復(fù)的針對性。引語一般有這樣幾種寫法：“你局月日〔〕號《關(guān)于……的請示》收悉”、“你市〔〕號收悉”、“你單位號文收悉”等。寫引語較規(guī)范的要求是寫明發(fā)文字號和標(biāo)題。引語之后，即正文的主體部分。這是批復(fù)的核心內(nèi)容。批復(fù)中的指示、決定、意見、要求等，都寫在這一部分。一般有兩種寫法：（1）簡明扼要的批復(fù)。主要是提出原則性的意見，不作具體的指示。（2）較為具體的批復(fù)。對請示的具體事項(xiàng)，要表示其明確的態(tài)度。如果同意請示的內(nèi)容，則在表示同意之后，再進(jìn)一步闡明之所以同意的理由，以及如何執(zhí)行等指示性的意見。如果不同意請示的事項(xiàng)，那么在表示不同意之后，還要說明理由，進(jìn)行必要解釋。如果批復(fù)的意見不成熟，亦可寫上“將另行研究”字樣。結(jié)尾語常用“此復(fù)”、“特此批復(fù)”，可寫在正文后面，也可單獨(dú)占一行，后面加句號。也可視行文需要，不加結(jié)尾語，自然終結(jié)。 。必須針對下級來文（請示）中所提事項(xiàng)逐一答復(fù)，既不能答非所問，也不能對某一請示事項(xiàng)避而不答或漏答。批復(fù)一般具有指導(dǎo)性，對受文機(jī)關(guān)講明方針政策，工作方法、處理程序，行動要點(diǎn)及注意事項(xiàng)等。3. 答復(fù)要明確具體。同意就明確表示肯定意見，并作必要的指示；不同意或只是部分同意就簡要說明情況和原因，以便下級機(jī)關(guān)或單位重新考慮其它解決辦法。批復(fù)切忌模棱兩可，含糊其辭。4. 行文要簡潔準(zhǔn)確。批復(fù)的篇幅一般不長，行文要求簡潔、概括、集中、文字簡短、準(zhǔn)確。 批復(fù)的寫作要領(lǐng)。第一，在答復(fù)前應(yīng)作必要的調(diào)查研究工作，認(rèn)真研究來問的內(nèi)容和理由，核實(shí)其真實(shí)性，研究所提事項(xiàng)的可行性，有根據(jù)地表明態(tài)度和意見。第二，要認(rèn)真查閱有關(guān)的政策依據(jù)等材料，使批復(fù)符合方針政策和法律法規(guī)。第三，如內(nèi)容涉及有關(guān)部門的職權(quán)范圍，應(yīng)與有關(guān)部門協(xié)商處理，意見統(tǒng)一。第四，批復(fù)意見應(yīng)明確、具體、可行。216。 函 函：函是不相隸屬的機(jī)關(guān)或單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、向有關(guān)部門請求批準(zhǔn)等所使用的文種。 函的特點(diǎn)：函是平行和不相隸屬的機(jī)關(guān)之間相互往來的正式公文，使用上靈活簡便，不受作者職權(quán)范圍和級別層次高低的限制。函的行文簡便，內(nèi)容多樣。函體現(xiàn)著一種雙向的關(guān)系，平等的原則，具有“與人相商”的特點(diǎn)，通常不具有指揮、命令的性質(zhì)。 函的分類。分類：函按其寫作目的、內(nèi)容可分為問函、復(fù)函、告