【導(dǎo)讀】第1章用友ERP-U8管理軟件簡介3. 第2章系統(tǒng)管理與企業(yè)應(yīng)用平臺7. 建立新年度核算體系9. 實驗一系統(tǒng)管理和基礎(chǔ)設(shè)置11. 總賬管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關(guān)系20. UFO報表管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理流程52. 固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理78. 用友ERP-U8是企業(yè)級解決方案，定位于中國企業(yè)管理軟件的中端應(yīng)用市場，可以滿不同。用友ERP-U8是一個企業(yè)綜合運(yùn)營平臺，用以滿足各級管理者對信息化的不同要求：高層。經(jīng)營管理者提供大量收益與風(fēng)險的決策信息，輔助企業(yè)制定長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略；為中層管人員提供。履行其工作職能。歷經(jīng)17年的發(fā)展，用友ERP-U8管理軟件匯聚了幾十萬成功用戶的應(yīng)用需求，累積了豐富。表1—1用友ERP-U8管理軟件的總體結(jié)構(gòu)。成本管理GSP管理設(shè)備管理客戶調(diào)查績效管理管理駕駛艙專家分析零售收款通路管理零售接口網(wǎng)絡(luò)調(diào)查。理、UFO報表、固定資產(chǎn)、應(yīng)收管理、應(yīng)付管理、存貨核算等主要模塊。用友ERP-U8管理軟件屬于應(yīng)用軟件范疇，需要按以下要求配置硬件環(huán)境準(zhǔn)備系

　　

【正文】 55020201 A 部門 16030102 B 部門 55020202 B 部門 …… …… 啟用總賬管理系統(tǒng)的輔助核算功能進(jìn)行核算時， 可將科目設(shè)置如表 3—2 所示。 表 32 使用輔助核算的科目設(shè)置 科目編碼 科目名稱 輔助核算 1131 應(yīng)收賬款 客戶往來 1133 其他應(yīng)收賬款 113301 差旅費(fèi)應(yīng)收款 個人往來 113302 私人借款 個人往來 1603 在建工程 部門項目 4101 生產(chǎn)成本 410101 直接材料 項目核算 410102 直接人工 項目核算 5502 管理費(fèi)用 550201 辦公費(fèi) 部門核算 550202 差旅費(fèi) 部門核算 設(shè)置了科目的輔助核算屬性還不夠，還應(yīng)將從科目中去掉的明細(xì)科目設(shè)置為輔助核算的目錄。部門檔案、職員檔案在實驗一中已涉及，下面主要說明項目核算的意 義及設(shè)置方法。 一個單位項目核算的種類可能多種多樣，例如，在建工程、對外投資、技術(shù)改造、融資成本、在產(chǎn)品成本、課題、合同訂單等，為此應(yīng)允許企業(yè)定義多個種類的項目核算?？梢詫⒕哂邢嗤匦缘囊活愴椖慷x成一個項目大類，一個項目大類可以核算多個項目。為了便于管理，還可以對這些項目進(jìn)行分類管理?？梢园匆韵虏襟E定義項目。 (1)設(shè)置科目輔助核算：在會計科目設(shè)置功能中先設(shè)置相關(guān)的項目核算科目，如對生產(chǎn)成本及其下級科目設(shè)置項目核算的輔助賬類。 (2)定義項目大類：即定義項目核算的分類類別。如增加生產(chǎn)成本項目大類。 (3)指定核算科目：即具體指定需按此類項目核算的科目。一個項目大類可以指定多個科目，一個科目只能指定一個項目大類。如將直接材料、直接工資和制造費(fèi)用指定為按生產(chǎn)成本項目大類核算的科目。 (4)定義項目分類：為了便于統(tǒng)計，可將同一項目大類下的項目進(jìn)一步劃分，如將生產(chǎn)成本項目大類進(jìn)一步劃分為自行開發(fā)項目和委托開發(fā)項目。 (5)定義項目目錄：是將各個項目大類中的具體項目輸入系統(tǒng)。 系統(tǒng)提供了 5種常用分類方式供企業(yè)選擇。對選擇的憑證分類可以在制單時設(shè)置對科目的限制條件，系統(tǒng)有以下 5 種限制類型供選擇。 ●借 方必有：制單時，此類憑證借方至少有一個限制科目有發(fā)生。 ●貸方必有：制單時，此類憑證貸方至少有一個限制科目有發(fā)生。 ●憑證必有：制單時，此類憑證無論借方還是貸方至少有一個限制科目有發(fā)生。 ●憑證必?zé)o：制單時，此類憑證無論借方還是貸方不可有一個限制科目有發(fā)生。 ●無限制：制單時，此類憑證可使用所有合法的科目。 限制科目由用戶輸入，可以是任意級次的科目，科目之間用逗號分割，數(shù)量不限，也可參照輸入，但不能重復(fù)錄入。若限制科目為非末級科目，則在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。 該功能用來 建立和管理企業(yè)在經(jīng)營活動中所涉及的結(jié)算方式。它與財務(wù)結(jié)算方式一致，如現(xiàn)金結(jié)算、支票結(jié)算等。 (1)常用憑證定義 企業(yè)發(fā)生的會計業(yè)務(wù)都有其規(guī)范性，因而在日常填制憑證的過程中，經(jīng)常會有許多憑證完全相同或部分相同，如果將這些常用的憑證存儲起來，在填制會計憑證時可隨時調(diào)用。 (2)常用摘要定義 在日常填制憑證的過程中，經(jīng)常會有許多摘要完全相同或大部分相同，如果將這些常用摘要存儲起來，在填制會計憑證時可隨時調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理效率。 在需要對操作員的操作權(quán)限做進(jìn)一 步細(xì)化，如希望制單權(quán)限控制到科目，憑證審核權(quán)控制到操作員，明細(xì) 賬 查詢控制到科目等，首先應(yīng)在設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)時，將上訴選項做選中標(biāo)志， 再到 “明細(xì)權(quán)限 ”功能中進(jìn)行設(shè)置。 輸入期初余額 在開始使用總賬管理系統(tǒng)時，應(yīng)將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入計算機(jī)。假如企業(yè)是在年初建賬，則期初余額就是年初數(shù)；假如是年中啟用總賬管理系統(tǒng)，則應(yīng)先將各賬戶此時的余額和年初到此時的借貸方累計發(fā)生額計算清楚。例如，某企業(yè) 2020 年 4 月開始啟用總賬管理系統(tǒng)，那么，應(yīng)將該企業(yè) 2020年 3 月末各科目的期末余額及 1—3 月的累計發(fā)生 額計算出來，準(zhǔn)備作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到總賬管理系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動計算年初余額。若科目有輔助核算，還應(yīng)整理各輔助項目的期初余額，以便在期初余額中錄入。 期初余額的錄入分兩部分：總賬期初余額錄入，輔助賬期初余額錄入。 總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 初始化設(shè)置完成后，可以進(jìn)行日常賬務(wù)處理了，日常業(yè)務(wù)包括，憑證管理、出納管理、賬簿管理等。 憑證管理 記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，是總賬管理系統(tǒng)的惟一數(shù)據(jù)源。憑證管理的內(nèi)容包括填制憑證、憑證審核、憑證匯總、憑證記賬等功能。 在實際工 作中，可直接在計算機(jī)上根據(jù)審核無誤準(zhǔn)予報銷的原始憑證填制記賬憑證（即前臺處理），也可以先由人工制單而后集中輸入（即后臺處理），企業(yè)采用哪種方式應(yīng)根據(jù)本單位實際情況。一般來說，業(yè)務(wù)量不多或基礎(chǔ)較好或使用網(wǎng)絡(luò)版的企業(yè)可采用前臺處理方式，而在第一年使用或人機(jī)并行階段，則比較適合采用后臺處理方式。 (1)增加憑證 記賬憑證的內(nèi)容一般包括兩部分：一是憑證頭部分；二是憑證正文部分。如果輸入會計科目有輔助核算要求，則應(yīng)輸入輔助核算內(nèi)容；如果一個科目同時兼有多種輔助核算，則同時要求輸入各種輔助核算的有關(guān)內(nèi)容。 憑證頭部分 的內(nèi)容如下。 ●憑證類別：可以輸入憑證類別字，也可以參照輸入。 ●憑證編號：一般情況下，由系統(tǒng)分類按月自動編制，即每類憑證每月都從 0001 號開始，對于網(wǎng)絡(luò)用戶，如果是幾個人同時制單，在憑證的左上角，系統(tǒng)先提示一個參考憑證號，真正的憑證編號只有在憑證保存時才給出，如果只有一個人制單或使用單用戶版制單時，憑證左上角的憑證號即是正在填制的憑證的編號。系統(tǒng)同時也自動管理憑證頁號，系統(tǒng)規(guī)定每頁憑證有 5 條記錄，當(dāng)某號憑證不止一頁時，系統(tǒng)自動將在憑證號后標(biāo)上分單號，例如，收 0001 號 0002／ 0003 表示為收款憑證第 0001號憑證共有 3張分單，當(dāng)前光標(biāo)所在分錄在第 2 張分單上。如果在啟用賬套時設(shè)置憑證編號方式為“ 手工編號 ” ， 則用戶可在此處手工錄入憑證編號。 ● 制單日期：即填制憑證的日期。系統(tǒng)自動取進(jìn)入賬務(wù)系統(tǒng)前輸入的業(yè)務(wù)日期為記賬憑證填制的日期，如果日期不對，可進(jìn)行修改或參照輸入。 ● 附單據(jù)數(shù)：即輸入原始單據(jù)張數(shù)。 ● 憑證自定義項：憑證自定義項是由用戶自定義的憑證補(bǔ)充信息。用戶根據(jù)需要自行 定義和輸入，系統(tǒng)對這些信息不進(jìn)行校驗，只進(jìn)行保存。 憑證正文部分的內(nèi)容如下。 ● 摘要：輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說明，要求簡潔明了 ，不能為空。 ● 科目：必須輸入未級科目?？颇靠梢暂斎肟颇烤幋a、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼。 ● 輔助信息：對于要進(jìn)行輔助核算的科目，系統(tǒng)提示輸入相應(yīng)的輔助核算信息。輔助核算信息包括客戶往來、供應(yīng)商往來、個人往來、部門核算、項目核算。如果需要對所輸入的輔助項進(jìn)行修改時，可雙擊所要修改的項，系統(tǒng)顯示輔助信息錄入窗，可進(jìn)行修改。 ● 金額：即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負(fù)數(shù)形式輸入。 如果使用了應(yīng)收管理系統(tǒng)來管理所有客戶往來業(yè)務(wù)，那么所有與客戶發(fā)生的業(yè)務(wù)，都應(yīng)在應(yīng)收款 管理系統(tǒng)中生成相應(yīng)的憑證，而不能在 “ 填制憑證 ” 功能中制單。如果使用了應(yīng)付款管理系統(tǒng)來管理所有供應(yīng)商往來業(yè)務(wù)，那么所有與供應(yīng)商發(fā)生的業(yè)務(wù)，都應(yīng)在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中生成相應(yīng)的憑證。 (2)生成和調(diào)用常用憑證 可以將某張憑證作為常用憑證存入當(dāng)用憑證庫中，以后可按所存代號調(diào)用這張常用憑證。 在填制一張與 “ 常用憑證 ” 相類似或完全相同的憑證時，可調(diào)用此常用憑證，這樣會加快憑證的錄入速度。 (3)修改憑證 在填制憑證中，通過翻頁查找或輸入查詢條件，找到要修改的憑證，將光標(biāo)移到需修改的地方進(jìn)行修改即可?？尚薷膬?nèi)容包括摘要、 科目、輔助項、金額及方向、增刪分錄等。 外部系統(tǒng)傳過來的憑證不能在總賬管理系統(tǒng)中進(jìn)行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修改。 (4)作廢／恢復(fù)憑證 當(dāng)某張憑證不想要或出現(xiàn)不便修改的錯誤時，可將其作廢。 作廢憑證的操作方法是：打開填制憑證后，找到要作廢的憑證。執(zhí)行 “ 制單 ”|“ 作廢 /恢復(fù) ” 命令，憑證上顯示 “ 作廢 ” 字樣，表示已將該憑證作廢，作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號。 若當(dāng)前憑證己作廢，還可執(zhí)行 “ 制單 ”|“ 作廢 /恢復(fù) ”“ 命令，取消作廢標(biāo)志，并將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。 (5)整理憑證 憑證整理就是刪除所 有作廢憑證，并對未記賬憑證重新編號。若本月已有憑證記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理，只能對其后面的未記賬憑證作憑證整理。若想作憑證整理，應(yīng)先利用 “ 恢復(fù)記賬前狀態(tài) ” 功能中恢復(fù)本月月初的記賬前狀態(tài)，再作憑證整理。 (6)制作紅字沖銷憑證 對于已記賬的憑證，發(fā)現(xiàn)有錯誤，可以制作 — 張紅字沖銷憑證。執(zhí)行 “ 制單 ”|“ 沖銷憑證 ” 命令，制作紅字沖銷憑證。通過紅字沖銷法增加的憑證，應(yīng)視同正常憑證進(jìn)行保存管理。 (7)查看憑證有關(guān)信息 總賬管理系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，同時也提供 了強(qiáng)大的信息查詢功能。通過“ 填制憑證 ”|“ 查詢 ” 功能，可以查詢符合條件的憑證信息；通過 “ 查看 ” 菜單可以查看到當(dāng)前科目最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細(xì)賬等。 為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性和可靠性，制單員填制的每一張憑證都必須經(jīng)過審核員的審核。審核憑證主要包括出納簽字、主管簽字和審核憑證 3方面的工作，根據(jù)會計制度規(guī)定，審核與制單不能為同一人。 (1)出納簽字 出納憑證由于涉及企業(yè)現(xiàn)金的收入與支出，應(yīng)加強(qiáng)對出納憑證的管理。出納人員可通過出納簽字功能對制單員填制的帶有現(xiàn)金銀行科目的憑證 進(jìn)行檢查核對，主要核對出納憑證的出納科目的金額是否正確，審查認(rèn)為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后再核對。 出納簽字應(yīng)先更換操作員，由具有簽字權(quán)限的出納人員來進(jìn)行。對于出納憑證，可以單個簽字，也可以成批簽字。 (2)主管簽字 為了加強(qiáng)對會計人員制單的管理，系統(tǒng)提供 “ 主管簽字 ” 功能供用胡選擇，選擇該功能，會計人員填制的憑證必須經(jīng)主管簽字才能記賬。 (3)審核憑證 審核憑證是審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等。審查認(rèn)為錯誤或有異 議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后再審核，只有具有審核權(quán)的人才能進(jìn)行審核操作。 憑證審核同出納簽字一樣需先重新注冊更換操作員，由具有審核權(quán)限的操作員來進(jìn)行。憑證既可逐張審核，也可成批審核。 憑證匯總是按條件對記賬憑證進(jìn)行匯總并生成一張憑證匯總表。進(jìn)行匯總的憑證可以是己記賬憑證，也可以是未記賬憑證，因此財務(wù)人員可在憑證未全部記賬前，隨時查看企業(yè)目前的經(jīng)營狀況及其他財務(wù)信息。 記賬憑證經(jīng)審核簽字后，即可用來登記總賬、明細(xì)賬、日記賬、部門賬、往來賬、項目賬以及備查賬等。記賬一般采用向?qū)Х绞?，使記賬過程更加明確，記賬工作由計算機(jī)自動進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預(yù)。 出納管理 出納管理是總賬管理系統(tǒng)為出納人員提供的一套管理工具，包括出納簽字，現(xiàn)金和銀行存款日記賬的輸出，支票登記簿的管理以及銀行對賬功能，并可對銀行長期未達(dá)賬提供審計報告。 前面介紹審核憑證功能時，已介紹過出納簽字功能。 日記賬是指現(xiàn)金和銀行存款日記賬。日記賬由計算機(jī)登記，日記賬的作用只是用于輸出。只要建立會計科目時 “ 日記賬 ” 選項打上 “√” 標(biāo)志，即表明該科目要登記日記賬。 (1)現(xiàn)金日 記賬 欲查詢現(xiàn)金日記賬，必須執(zhí)行 “ 設(shè)置 ”|“ 會計科目 ”|“ 指定科目 ” 命令，預(yù)先指定現(xiàn)金科目。 (2)銀行存款日記賬 欲查詢銀行存款日記賬，銀行存款科目必須執(zhí)行 “ 設(shè)置 ”|“ 會計科目 ”|“ 指定科目 ” 命令，預(yù)先指定銀行存款科目。銀行日記賬的查詢與現(xiàn)金日記的查詢基本相同，所不同的只是銀行日記賬設(shè)置有 “ 結(jié)算號 ” 欄，它主要是對賬用的。 (3)資金日報表 資金日報表是反映現(xiàn)金、銀行存款日發(fā)生額及余額情況的報表，手工方式下，資金日報表由出納員逐日填寫，反映當(dāng)天營業(yè)終止時現(xiàn)金、銀行存款的收支情況及余額。電算化方式下，資 金日報表主要用于查詢、輸出或打印資金日報表，提供當(dāng)日借、貸金額合計和余額，以及發(fā)生的業(yè)務(wù)量等信息。 在手工記賬時，出納員通常利用支票領(lǐng)用登記簿，用來登記支票領(lǐng)用情況，為此總賬管理管理系統(tǒng)特為出納員提供了 “ 支票登記簿 ” 功能，以供其詳細(xì)登記支票領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、支票用途、是否報銷等情況。 使用支票登記簿要注意以下幾點。 ● 只有在會計科目中設(shè)置了銀行賬輔助核算的科目才能使用支票登記簿。 ● 只有在結(jié)算方式設(shè)置中選擇票據(jù)控制，才能選擇登記銀行科目。 ● 領(lǐng)用支票時，銀行出納員須使用 “ 支票登記 ” 功能據(jù)實登 記領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、支票號、備注等。 ● 支票支出后，經(jīng)辦人持原始單據(jù) (發(fā)票 )報銷，會計人員據(jù)此填制記賬憑證，在錄入該憑證時，系統(tǒng)要求錄入該支票的結(jié)算方式和支票號，填制完成該憑證后，系統(tǒng)自動在支票登記簿中將支票寫上報銷日期，該號支票即為己報銷。對報銷的支票，系統(tǒng)用不同的顏色區(qū)分。 ● 支票登記簿中的報銷日期欄，一般是由系統(tǒng)自動填寫的，但對于有些已報銷而由于人為原因而造成系統(tǒng)未能自動填寫