【導(dǎo)讀】理、立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。其主要內(nèi)容是監(jiān)理文件檔案資料分類存。資料歸檔、借閱、更改與作廢等相關(guān)工作。但對許多企業(yè)檔案人員來說，對建設(shè)工程監(jiān)。理工作了解比較少，如何開展監(jiān)理檔案的收集與管理是一個比較新的工作內(nèi)容。

　　

【正文】 做好監(jiān)理資料檔案 管理工作，是國家和地方政府有關(guān)行政主管部門的明確要求，為建設(shè)工程檔案的歸檔提供可靠保證。 4 監(jiān)理資料檔案管理工作的內(nèi)容 對資料的采集、處理、歸檔工作： 項目監(jiān)理部應(yīng)對資料信息目錄規(guī)定的項目進(jìn)行采集 。 資料信息來源主要有：建設(shè)方、施工方、設(shè)計方、勘察方、政府部門、監(jiān)理公司（含項目監(jiān)理部），監(jiān)理人員應(yīng)認(rèn)真區(qū)別，并針對性地采集，以提高采集信息資料效率。對于收集的信息資料應(yīng)及時進(jìn)行處理（如需要現(xiàn)場驗收，檢查，記錄，收發(fā)文，無效信息的甄別，規(guī)定入檔資料的整理歸檔等工作）。 資料的歸檔工作具體統(tǒng)一規(guī)定 每月資料必須歸檔，歸檔定于地區(qū)監(jiān)理部檢查之后；未歸檔的文件應(yīng)分類放臨時文件夾，每類臨時文件應(yīng)手寫目錄作封面；臨時文件中對于未閉合的資料應(yīng)分開放置，如到月檢后仍未閉合歸檔的，則應(yīng)留副本在檔案外交專人跟蹤，以提高管理效率。資料的收發(fā)、歸檔均應(yīng)編碼，收發(fā)文均應(yīng)列表。 A、 發(fā)出資料時資料應(yīng)加注發(fā)文編碼，編碼的統(tǒng)一 。 B、 歸檔時應(yīng)嚴(yán)格甄別，按公司資料目錄歸檔，并標(biāo)注檔案編碼，歸檔編碼的統(tǒng)一。檔案登記表：應(yīng)有序號，日期，文件名，歸檔編碼，文件來源（來文有編號的要標(biāo)注上），歸檔人。原則上，每 類資料檔案均應(yīng)有登記表，每件文件必須有且只有唯一檔案編碼，碼號連續(xù)，歸檔文件需按編碼規(guī)類存放。 C、 收入資料時資料應(yīng)加注收文編碼，編碼由項目自行統(tǒng)一 ， 收文登記表應(yīng)有序號、日期、文件名、收文人簽名、文件來源（來文有編號的要標(biāo)注上）的記錄。 . . 資料采集的內(nèi)容 采集的資料主要是工程合同法律文件，設(shè)計勘察文件，監(jiān)理工作指導(dǎo)文件，施工單位管理體系文件，工程監(jiān)理記錄，監(jiān)理業(yè)務(wù)工作記錄，來往文件等。 監(jiān)理資料檔案管理工作的特點 來源廣 有建設(shè)方、施工方、設(shè)計方、勘察方、政府部門、監(jiān)理公司 （含項目監(jiān)理部）等。 資料動態(tài)量增 系統(tǒng)完整 ,首尾閉合 : 隨著工程的推進(jìn) ,資料數(shù)量遞增，關(guān)聯(lián)資料應(yīng)是形成完整的系統(tǒng)，資料應(yīng)是閉合的 (即問題有提出，有處理結(jié)果 )。 兼職管理 由于項目監(jiān)理工作量及項目成本制約，使項目資料的管理只能是工程監(jiān)理人員兼任，資料管理難以是專人管理，故項目全體監(jiān)理人員均要了解、參與這項工作，這同時也便于提高全體監(jiān)理人員監(jiān)理工作時文件的使用效率，因此，我司的監(jiān)理人員都要掌握資料管理知識。 監(jiān)理資料檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn) 監(jiān)理資料檔案工作應(yīng)注意的 問題 標(biāo)準(zhǔn)化原則 盡可能做到表格化和標(biāo)準(zhǔn)化，對此，國家和地方規(guī)范以及公司制度對有關(guān)記錄表格均已有具體詳細(xì)的規(guī)定和格式。及時，真實，準(zhǔn)確，完整 及時性即是要求監(jiān)理資料必須按照工程進(jìn)度及時填寫和整理，確保資料是對工程質(zhì). . 量情況的真實反映，要杜絕拖沓滯后，甚至工程結(jié)束后才補做資料的現(xiàn)象和應(yīng)付突擊式的心理；真實性和準(zhǔn)確性即要求實事求是，客觀準(zhǔn)確，如實反映工程實際情況，填寫規(guī)范，字跡清楚，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，要杜絕閉門造車；完整性也即全面性，要系 統(tǒng)地、全面地填寫、收集和整理各種監(jiān)理資料，不漏項，內(nèi)容和簽字完整、齊全，閉合的 (即問 題有提出，有處理結(jié)果 )。 歸檔的文件 1） 歸檔的文件應(yīng)為原件，內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符合。特別是有關(guān)工程三控及合同的重要資料，必須要求有關(guān)方提供原件。 2） 歸檔文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、蘭黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等，且字跡清楚、圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)齊全。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面應(yīng)采用 70g 以上白色書寫紙制作，統(tǒng)一采用 A4 幅面。案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件應(yīng)分別組卷。 3） 專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)要求認(rèn)真審核資料， 不得對資料進(jìn)行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀，不接收經(jīng)涂改的報驗資料。 4） 報驗資料中的報表必須按規(guī)定填寫，每個報表的附件必須齊全并按相關(guān)規(guī)定排序。 5） 工程所用材料出廠合格證如無原件，有抄件或原件復(fù)印件亦可，但抄件或原件復(fù)印件上應(yīng)注明原件存放單位，抄件人和抄件、復(fù)印件單位簽名并蓋公章。 6） 對最能反映實際監(jiān)理工作過程的監(jiān)理日志，記錄時必須做到真實、準(zhǔn)確、全面，以備日后查閱。 參考文獻(xiàn) 著作 【 1】中國建設(shè)監(jiān)理協(xié)會，建設(shè)工程信息管理 [M].北京：知識產(chǎn)權(quán)出版設(shè)， 2020. 【 2】 GB503192020,建設(shè)工 程監(jiān)理規(guī)范 [S] . . . 【 3】 GB\T503282020,建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 [S] 。 【 4】 班善林，王維棣 .探討監(jiān)理資料員在施工中的定位和作用 [J].建設(shè)監(jiān)理，2020，（ 7） .45100 頁。 【 5】劉芷辰，楊靜，黎亮 .淺談施工階段監(jiān)理資料的編制與管理 [J].廣西質(zhì)量監(jiān)督導(dǎo)報 .2020.(03) .1056 頁。 【 6】王懷棟 .監(jiān)理資料存在的若干問題與整改對策 [J].建設(shè)監(jiān)理 .2020.(09)。 【 7】 李清立 .工程建設(shè)監(jiān)理 [M] 北京：北方交通大學(xué)出版社， 2020. 2030頁。 【 8】 于 慧中 .建筑工程監(jiān)理概論 [M].北京機械工業(yè)出版社， （ 復(fù)?。?312329 頁。 【 9】 周三多 .管理學(xué) [M].北京 .高等教育出版社， 2020. 150頁。 網(wǎng)站 【 1 】 于 家 振 監(jiān) 理 工 作 文 件 與 檔 【 2】 中文科技期刊 【 3】 李先炳 淺談建設(shè)監(jiān)理檔案資料的管 【 4】 建設(shè)工程監(jiān)理工作及監(jiān)理文件的形成特點 《機電兵船檔案》 2020 年 第 6期 | 王毓慧