【導讀】時，提高文書處理的工作效率和文書的質(zhì)量，特制訂本辦法。第二條公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由行政管理部門統(tǒng)一辦理。廠）的文書收發(fā)由其所屬部門辦理，行政部門負責文書的收受及發(fā)送。催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜。第四條公司的通用文書有以下幾種。需要周知或共同執(zhí)行的事項；發(fā)布規(guī)章、任免、聘用事項。請有關部門批準。上級部門的，用“抄報”；對同級或下級則用“抄送”。以簽發(fā)日期為準。②多級同時行文，即下級向上級和更高上級同時行文。有關領導審核簽發(fā)，明確簽署意見、姓名、日期?；蚧貓?zhí)，調(diào)查報告不受本條規(guī)定限制。或者由其指定下屬對文書進行具體處理。

　　

【正文】 對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的 3月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢 ，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。 （ 3） 經(jīng)辦業(yè)務有關 人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。 第三 章 歸檔范圍 第八 條 重要的會議材料包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。 第九 條 上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。 第十 條 本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。 第十一 條 本公司的請示與上級機關的批復。 第十二 條 本公司反映主要職能活動的報告總結。 第十三 條 本 公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。 第十四 條 信訪工作材料。 第十五 條 本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 第十六 條 本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。 第十七 條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 第十八 條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 第四 章 平時歸卷 第十九 條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或 批 存的文件材料，由 專（兼） 職 文書集中統(tǒng)一保管。 第二十 條 各 部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料 歸卷 使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并 編上 條款號。 第二十一 條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員 批 存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門 專 （兼） 職 文書 歸卷 。 第二十二 條 專（兼） 職 文書人員應及時將已歸 卷 的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件 卷夾 內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。 第 五 章 立卷案卷質(zhì)量要求 第二十三 條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔 案員負責組卷、編目。 第二十四 條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。 第二十五 條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。 第二十六 條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、 底稿 與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文 電 如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。 第二十七 條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年 度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。 第二十八 條 卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后； 底稿 在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。 第二十九條 卷內(nèi)文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面 的右上角，背面的左上角打印頁號。 第三十 條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。 第三十一 條 有關卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表 應置卷尾 。 第三十二 條 案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。 第三十三 條 案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托 裱 ，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封 底打活結的方法裝訂。 第三十四 條 案卷各部分的排列格式 。 軟卷 封面（ 含 卷內(nèi)文件目錄） — 文件 — 封底（ 含 備考表），以案卷號排列次序裝入 卷盒 ，置于檔案柜內(nèi)保存。 第三十五 條 本制度自印發(fā)之日起實施。 五 、 音 像檔案管理制度 第一 章 總 則 第一 條 為加強公司的 音 像檔案管理，特制 訂 本制度。 第二 條 公司的 音 像檔案是指公司各部門或個人在社會實踐活動中直接對公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等。 音 像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片和文字說明兩部分組成。 第三 條 音 像檔案是公司全部檔案的重要組 成部分，必須由檔案室實行統(tǒng)一管理。 第二 章 音 像檔案資料的收集 第四 條 反映公司主要職能活動、工作成果和存在問題的 音 像資料。 第五 條 各級領導人和著名人物參加的與公司有關的重大活動的 音 像資料。 第六 條 公司有關人員組織或參加的重要會議、會見以及外事活動的 音 像資料。 第七 條 其他公司形成的與本公司有關的重要 音 像資料。 第八 條 其他具有保存價值的 音 像資料。 第九 條 音 像檔案資料應在形成后 ， 一個月內(nèi) 隨 檔案室其他載體形態(tài)的檔案同時歸檔 ， 如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。 第十 條 檔案室應隨時收集零散 的具備保存價值的 音 像資料。 第十一 條 錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片 （ 含 底片 ） 和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費用不予報銷。 第十二 條 一般只 接收原件，特殊情況下也可以接收復制件。 第三 章 音 像檔案的整理 音 像檔案的整理由攝錄人員負責，檔案部門協(xié)助。 第十三 條 照片檔案按年代、主題分類，同屬一類的照片按時間順序同時填寫其底片號，底片在卷宗內(nèi)編流水號，其格式為卷宗號上流水號。 第十四 條 錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代、主題分類，按內(nèi)容編 號。同一內(nèi)容分錄 盤的 應視為一個案卷， 編 一案卷號，然后每盤再依次編排序號。 第十五 條 編注與其他載體檔案有聯(lián)系的用參照號。 第十六 條 保管期限。應視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠度、有效性等因 素， 劃定保管期限。 第十七 條 文字說明的基本內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者 (攝制 者 )等。 第十八 條 照片編制采用橫寫格式。其格式為照片底片號 — 文字說明 — 參 照 號 — 攝制時間 — 攝制者。 第十九 條 錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制要在 盒 套上標注頁碼，然后按要求逐項填寫。 第四 章 音 像檔案的保管 第二十 條 音 像檔案入庫前要進 行檢查，對已被污損的要進行必要的技術處理。 第二十一 條 底片、膠片 庫 溫度應保持在 13～ 15℃之間，相對濕度應在 35%～ 45%之間；照片 庫 溫度應保持在 14～ 24℃之間，相對濕度應保持在 %～ %之 間 ；錄音、錄像帶庫溫度應保持在 18～ 24℃之間，相對濕度應保持在 40%～ 60%之間。 第二十二 條 底片 冊 、錄音、錄像帶、攝像帶應立放，磁帶庫必須避開 30奧斯特以上的磁場，磁帶盒 之間 的間距不小于 3毫米，存放磁帶最好不用鐵皮柜。 第二十三 條 對庫存的照片檔案，每半年檢查一次。 第二十四 條 歸檔保存的 音 像檔案，任何人不得私自撤 銷 、抽出、清洗、消磁和涂改，銷毀 音 像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔同意后，報主管審批并登記造冊。 第二十五 條 建立健全 音 像檔案統(tǒng)計制度，做好 音 像檔案收進、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項的統(tǒng)計工作。 第二十六 條 本辦法由行政部解釋、補充，由公司總經(jīng)理批準 后施 行。 六 、 檔案統(tǒng)計制度 為了有效管理公司的全部檔案，維護檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案的作用，做到家底清、情況明、數(shù)據(jù)準確，更好地掌握和研究檔案工作開展的狀況、變化規(guī)律，從而總結經(jīng)驗，改進工作，不斷地提高檔案工作水平， 特制訂本制度。 第一 條 綜合檔案室對接收的文件資料，要辦理交接手續(xù)，列出文件資料清單，一式兩份，雙方簽字，各存一份，以備 檢 查和統(tǒng)計。 第二 條 對接收的文件材料，應整理歸檔，編制檔案目錄，以案卷（件）為單位統(tǒng)計檔案現(xiàn)存總數(shù)量。 第三 條 檔案保管狀況的統(tǒng)計，對遺失損壞的檔案要記錄數(shù)量和原因。 第四 條 每月進行一次檔案提供利用的統(tǒng)計，內(nèi)容包括借閱檔案人次、卷（件）數(shù)，復印檔案的數(shù)量，利用目的和效果。 第五 條 每年統(tǒng)計年度檔案的歸檔情況，內(nèi)容包括各類檔案的歸檔情況，庫房及設備的增置情況，檔案人員變更情況， 提供檔案利用的人次、卷數(shù)，編研檔案資料的數(shù)量等。 第六 條 每年對歸檔檔案進行綜合匯總統(tǒng)計，主要有檔案總數(shù)量，各類檔案的數(shù)量，庫房及設備的增置情況，檔案人員變更情況，提供檔案利用的人次、卷數(shù)，編研檔案資料的數(shù)量等。 第七 條 按上級主管部門（檔案行政部門）的要求填好統(tǒng)計報表并及時上報。