【導(dǎo)讀】時(shí)，提高文書(shū)處理的工作效率和文書(shū)的質(zhì)量，特制訂本辦法。第二條公司各部門與外界來(lái)往文書(shū)的收發(fā)由行政管理部門統(tǒng)一辦理。廠）的文書(shū)收發(fā)由其所屬部門辦理，行政部門負(fù)責(zé)文書(shū)的收受及發(fā)送。催、校對(duì)、監(jiān)印、檔案管理等事宜。第四條公司的通用文書(shū)有以下幾種。需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；發(fā)布規(guī)章、任免、聘用事項(xiàng)。請(qǐng)有關(guān)部門批準(zhǔn)。上級(jí)部門的，用“抄報(bào)”；對(duì)同級(jí)或下級(jí)則用“抄送”。以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。②多級(jí)同時(shí)行文，即下級(jí)向上級(jí)和更高上級(jí)同時(shí)行文。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)，明確簽署意見(jiàn)、姓名、日期?；蚧貓?zhí)，調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制?；蛘哂善渲付ㄏ聦賹?duì)文書(shū)進(jìn)行具體處理。

　　

【正文】 對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的 3月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢 ，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。 （ 3） 經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān) 人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。 第三 章 歸檔范圍 第八 條 重要的會(huì)議材料包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。 第九 條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。 第十 條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。 第十一 條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。 第十二 條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告總結(jié)。 第十三 條 本 公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。 第十四 條 信訪工作材料。 第十五 條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。 第十六 條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。 第十七 條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。 第十八 條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。 第四 章 平時(shí)歸卷 第十九 條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或 批 存的文件材料，由 專（兼） 職 文書(shū)集中統(tǒng)一保管。 第二十 條 各 部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料 歸卷 使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并 編上 條款號(hào)。 第二十一 條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員 批 存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門 專 （兼） 職 文書(shū) 歸卷 。 第二十二 條 專（兼） 職 文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸 卷 的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件 卷夾 內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。 第 五 章 立卷案卷質(zhì)量要求 第二十三 條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書(shū)檔 案員負(fù)責(zé)組卷、編目。 第二十四 條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。 第二十五 條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。 第二十六 條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、 底稿 與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文 電 如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。 第二十七 條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年 度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 第二十八 條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后； 底稿 在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面 的右上角，背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。 第三十 條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。 第三十一 條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表 應(yīng)置卷尾 。 第三十二 條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫，字跡要工整、清晰。 第三十三 條 案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托 裱 ，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封 底打活結(jié)的方法裝訂。 第三十四 條 案卷各部分的排列格式 。 軟卷 封面（ 含 卷內(nèi)文件目錄） — 文件 — 封底（ 含 備考表），以案卷號(hào)排列次序裝入 卷盒 ，置于檔案柜內(nèi)保存。 第三十五 條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。 五 、 音 像檔案管理制度 第一 章 總 則 第一 條 為加強(qiáng)公司的 音 像檔案管理，特制 訂 本制度。 第二 條 公司的 音 像檔案是指公司各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接對(duì)公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等。 音 像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片和文字說(shuō)明兩部分組成。 第三 條 音 像檔案是公司全部檔案的重要組 成部分，必須由檔案室實(shí)行統(tǒng)一管理。 第二 章 音 像檔案資料的收集 第四 條 反映公司主要職能活動(dòng)、工作成果和存在問(wèn)題的 音 像資料。 第五 條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與公司有關(guān)的重大活動(dòng)的 音 像資料。 第六 條 公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議、會(huì)見(jiàn)以及外事活動(dòng)的 音 像資料。 第七 條 其他公司形成的與本公司有關(guān)的重要 音 像資料。 第八 條 其他具有保存價(jià)值的 音 像資料。 第九 條 音 像檔案資料應(yīng)在形成后 ， 一個(gè)月內(nèi) 隨 檔案室其他載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔 ， 如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。 第十 條 檔案室應(yīng)隨時(shí)收集零散 的具備保存價(jià)值的 音 像資料。 第十一 條 錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片 （ 含 底片 ） 和文字說(shuō)明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷。 第十二 條 一般只 接收原件，特殊情況下也可以接收復(fù)制件。 第三 章 音 像檔案的整理 音 像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。 第十三 條 照片檔案按年代、主題分類，同屬一類的照片按時(shí)間順序同時(shí)填寫其底片號(hào)，底片在卷宗內(nèi)編流水號(hào)，其格式為卷宗號(hào)上流水號(hào)。 第十四 條 錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代、主題分類，按內(nèi)容編 號(hào)。同一內(nèi)容分錄 盤的 應(yīng)視為一個(gè)案卷， 編 一案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)。 第十五 條 編注與其他載體檔案有聯(lián)系的用參照號(hào)。 第十六 條 保管期限。應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠度、有效性等因 素， 劃定保管期限。 第十七 條 文字說(shuō)明的基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者 (攝制 者 )等。 第十八 條 照片編制采用橫寫格式。其格式為照片底片號(hào) — 文字說(shuō)明 — 參 照 號(hào) — 攝制時(shí)間 — 攝制者。 第十九 條 錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制要在 盒 套上標(biāo)注頁(yè)碼，然后按要求逐項(xiàng)填寫。 第四 章 音 像檔案的保管 第二十 條 音 像檔案入庫(kù)前要進(jìn) 行檢查，對(duì)已被污損的要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。 第二十一 條 底片、膠片 庫(kù) 溫度應(yīng)保持在 13～ 15℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)在 35%～ 45%之間；照片 庫(kù) 溫度應(yīng)保持在 14～ 24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在 %～ %之 間 ；錄音、錄像帶庫(kù)溫度應(yīng)保持在 18～ 24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在 40%～ 60%之間。 第二十二 條 底片 冊(cè) 、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫(kù)必須避開(kāi) 30奧斯特以上的磁場(chǎng)，磁帶盒 之間 的間距不小于 3毫米，存放磁帶最好不用鐵皮柜。 第二十三 條 對(duì)庫(kù)存的照片檔案，每半年檢查一次。 第二十四 條 歸檔保存的 音 像檔案，任何人不得私自撤 銷 、抽出、清洗、消磁和涂改，銷毀 音 像檔案必須經(jīng)過(guò)鑒定，征得歸檔同意后，報(bào)主管審批并登記造冊(cè)。 第二十五 條 建立健全 音 像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好 音 像檔案收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)工作。 第二十六 條 本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn) 后施 行。 六 、 檔案統(tǒng)計(jì)制度 為了有效管理公司的全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案的作用，做到家底清、情況明、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，更好地掌握和研究檔案工作開(kāi)展的狀況、變化規(guī)律，從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作，不斷地提高檔案工作水平， 特制訂本制度。 第一 條 綜合檔案室對(duì)接收的文件資料，要辦理交接手續(xù)，列出文件資料清單，一式兩份，雙方簽字，各存一份，以備 檢 查和統(tǒng)計(jì)。 第二 條 對(duì)接收的文件材料，應(yīng)整理歸檔，編制檔案目錄，以案卷（件）為單位統(tǒng)計(jì)檔案現(xiàn)存總數(shù)量。 第三 條 檔案保管狀況的統(tǒng)計(jì)，對(duì)遺失損壞的檔案要記錄數(shù)量和原因。 第四 條 每月進(jìn)行一次檔案提供利用的統(tǒng)計(jì)，內(nèi)容包括借閱檔案人次、卷（件）數(shù)，復(fù)印檔案的數(shù)量，利用目的和效果。 第五 條 每年統(tǒng)計(jì)年度檔案的歸檔情況，內(nèi)容包括各類檔案的歸檔情況，庫(kù)房及設(shè)備的增置情況，檔案人員變更情況， 提供檔案利用的人次、卷數(shù)，編研檔案資料的數(shù)量等。 第六 條 每年對(duì)歸檔檔案進(jìn)行綜合匯總統(tǒng)計(jì)，主要有檔案總數(shù)量，各類檔案的數(shù)量，庫(kù)房及設(shè)備的增置情況，檔案人員變更情況，提供檔案利用的人次、卷數(shù)，編研檔案資料的數(shù)量等。 第七 條 按上級(jí)主管部門（檔案行政部門）的要求填好統(tǒng)計(jì)報(bào)表并及時(shí)上報(bào)。