【正文】 察工作的報(bào)告 、 指示 、 記 錄，以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料。 （ 7） 公司日志和大事記 。 （ 9） 業(yè)務(wù)部 室 日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)部室負(fù)責(zé)立卷歸檔。 （ 1） 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。 （ 2） 要堅(jiān)持平時(shí)立卷 與 年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。上年度形成的文件材料，要求在下年度 5月份以前整理完 ， 6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份（ 接 交單位各留存一份備查 ） 。 第十八 條 經(jīng)審核同意銷毀的文件， 由 辦公室主任和辦公室秘書監(jiān)視銷毀 。 （ 1） 文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存 復(fù)印件 。 （ 2） 各公司 檔卷 分類目錄及編號(hào)原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制 訂管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定 、 報(bào)送總管理處總經(jīng)理室 。 文件結(jié)案移送歸檔時(shí)， 依 如下原則 點(diǎn) 收 。 （ 2） 文件應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。 （ 4） 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng) 隨案 歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。 第 三 條 文件整理 。 （ 1） 中文 豎 寫文件以右方裝訂為原則，中文 橫寫 或外文文件則以左方裝訂為原則。 （ 3） 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一 。 （ 1） 檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組 織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類、小類三級(jí)分類。 （ 2） 檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。如案件不多，亦可僅使用部門及大類或小類 兩 級(jí)。 （ 4） 每一檔 夾 封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)目次表，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄 ， 并以每一案一個(gè)目次編號(hào)為原則。 第 五 條 檔案名稱及編號(hào) 。 （ 2） 各級(jí)分類、卷次 及 目次的編號(hào)，均以阿拉伯?dāng)?shù)字表示 ， 其位數(shù)使用視案件多 少而 定。 （ 4） 檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增 加 時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ) 。 第 六 條 檔號(hào) 編 列 。 （ 2） 案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案 的 檔號(hào) ， 予以同 號(hào) 編列。 （ 4） 檔號(hào) 應(yīng)自左而右編列，右 方裝訂的案件，應(yīng)將 檔 號(hào)填寫于案件首頁的左上角； 左方裝訂者則填寫于右上角。 （ 1） 歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔 夾 內(nèi)，并視實(shí)際需要使用 “ 見 出 紙 ” 注明目次號(hào)碼，以便翻閱。 第 八 條 保存期限 。 （ 1） 永久保存 。 ② 股東名簿 。 ④ 董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄 。 ⑥ 政府機(jī) 關(guān)核準(zhǔn)文件 。 ⑧ 工程設(shè)計(jì)圖 。 （ 2） 10年保存 。 ② 會(huì)計(jì)憑證 。 ④ 其他經(jīng)核定須保存 10年的文書 。 ① 期滿或解除之合約 。 （ 4） 1年保存：結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者 。 第 九 條 檔卷 清理 。 檔案 每年依規(guī)定清理一次，已屆保存期限 者 ， 可以 銷毀， 銷毀前應(yīng)造冊(cè) 報(bào) 總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時(shí)向主管 政府部門 報(bào)備，并 在 目次表 的 附注欄內(nèi)注明銷毀日期。 第四 章 調(diào) 卷 第 十 條 檔案借閱 程序 。 （ 2） 管檔人員接到 “ 調(diào)卷 單 ” 經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于 “ 調(diào)卷 單 ” 上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。 （ 3） 在 檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者， 可 免填 “ 調(diào)卷 單 ” 。 “ 調(diào)卷 單 ” 由 管檔人員留存?zhèn)洳?。 （ 1） “ 調(diào)卷 單 ” 以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形 欲 延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。 （ 3） 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng) 在 規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更 調(diào)卷 登記 ，不得私自 借出 。 四 、 文書檔案立卷歸檔制度 第一 章 總 則 第一 條 為加強(qiáng)本公司文書立卷工作，特制 訂 本制度。 第三 條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽 存 ） ， 結(jié)案后及時(shí)交 專 （兼） 職 文書人員歸檔。 第二 章 文件材料的收集管理 第四 條 堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。 第六 條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。 （ 1） 公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、 參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員 核報(bào) 旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料 向 檔案室辦理歸檔手續(xù)， 經(jīng) 檔案室簽字認(rèn)可后 ， 財(cái)務(wù)部門才給予報(bào) 銷 旅費(fèi)。 第七 條 各部門 專 （兼） 職 文書的職責(zé) 。 （ 2） 認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的 3月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢 ，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。 第三 章 歸檔范圍 第八 條 重要的會(huì)議材料包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。 第十 條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。 第十二 條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告總結(jié)。 第十四 條 信訪工作材料。 第十六 條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。 第十八 條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。對(duì)處理完畢或 批 存的文件材料，由 專（兼） 職 文書集中統(tǒng)一保管?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并 編上 條款號(hào)。 第二十二 條 專（兼） 職 文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸 卷 的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件 卷夾 內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。 第二十四 條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。 第二十六 條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、 底稿 與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文 電 如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。 第二十八 條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后； 底稿 在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面 的右上角，背面的左上角打印頁號(hào)。填寫的字跡要工整。 第三十一 條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。備考表 應(yīng)置卷尾 。 第三十三 條 案卷裝訂。 第三十四 條 案卷各部分的排列格式 。 第三十五 條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。 第二 條 公司的 音 像檔案是指公司各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接對(duì)公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等。 第三 條 音 像檔案是公司全部檔案的重要組 成部分，必須由檔案室實(shí)行統(tǒng)一管理。 第五 條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與公司有關(guān)的重大活動(dòng)的 音 像資料。 第七 條 其他公司形成的與本公司有關(guān)的重要 音 像資料。 第九 條 音 像檔案資料應(yīng)在形成后 ， 一個(gè)月內(nèi) 隨 檔案室其他載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔 ， 如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。 第十一 條 錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片 （ 含 底片 ） 和文字說明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。 第十二 條 一般只 接收原件，特殊情況下也可以接收復(fù)制件。 第十三 條 照片檔案按年代、主題分類，同屬一類的照片按時(shí)間順序同時(shí)填寫其底片號(hào)，底片在卷宗內(nèi)編流水號(hào)，其格式為卷宗號(hào)上流水號(hào)。同一內(nèi)容分錄 盤的 應(yīng)視為一個(gè)案卷， 編 一案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)。 第十六 條 保管期限。 第十七 條 文字說明的基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者 (攝制 者 )等。其格式為照片底片號(hào) — 文字說明 — 參 照 號(hào) — 攝制時(shí)間 — 攝制者。 第四 章 音 像檔案的保管 第二十 條 音 像檔案入庫前要進(jìn) 行檢查，對(duì)已被污損的要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。 第二十二 條 底片 冊(cè) 、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開 30奧斯特以上的磁場(chǎng)，磁帶盒 之間 的間距不小于 3毫米，存放磁帶最好不用鐵皮柜。 第二十四 條 歸檔保存的 音 像檔案，任何人不得私自撤 銷 、抽出、清洗、消磁和涂改，銷毀 音 像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔同意后，報(bào)主管審批并登記造冊(cè)。 第二十六 條 本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn) 后施 行。 第一 條 綜合檔案室對(duì)接收的文件資料，要辦理交接手續(xù)，列出文件資料清單，一式兩份，雙方簽字，各存一份，以備 檢 查和統(tǒng)計(jì)。 第三 條 檔案保管狀況的統(tǒng)計(jì)，對(duì)遺失損壞的檔案要記錄數(shù)量和原因。 第五 條 每年統(tǒng)計(jì)年度檔案的歸檔情況，內(nèi)容包括各類檔案的歸檔情況，庫房及設(shè)備的增置情況，檔案人員變更情況， 提供檔案利用的人次、卷數(shù)，編研檔案資料的數(shù)量等。 第七 條 按上級(jí)主管部門（檔案行政部門）的要求填好統(tǒng)計(jì)報(bào)表并及時(shí)