【正文】 的發(fā)展將處于非常有利的境界。 第五章財(cái)政辦公信息管理系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn) 5． 1“怡海辦公”辦公自動化系統(tǒng)綜述 怡海公司有資深的軟件開發(fā)工程師，通過與 IBM、 Lotus、和佳公司合作開發(fā)出具有中國特色的“怡海辦公”系統(tǒng)軟件，“怡海辦公”是一套面向我國黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的辦公業(yè)務(wù)處理的辦公自動化管理系統(tǒng)。 由于行業(yè)性質(zhì)不同，不同的行業(yè)的辦公業(yè)務(wù)必然存在著差異；“怡海辦公”綜合多行業(yè)、多單位的不同業(yè)務(wù)需求，針對我國企事業(yè)單位普遍關(guān)心的問題，來組織、構(gòu)造系統(tǒng)。如： ? 辦公事務(wù)繁雜、流程多、具有一定的無序性 ? 公文批復(fù)、審閱要求愈來愈及時、快速 ? 文件、資料、合同等當(dāng)前或歷史信息的需求量愈來愈大 ? 用于決策指導(dǎo)的統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)要求滿足更高的準(zhǔn)確性或必要的依據(jù) ? 會議的安排要求：質(zhì)量高 、及時、有序、反饋好 “怡海辦公”的目的在于幫助長期囿于繁雜辦公事務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和公務(wù)人員減輕工作壓力，提高辦公效率、 統(tǒng)一辦公規(guī)范，從紙張辦公走向電子辦公，在輕松的氣氛中處理完繁雜的事務(wù)。 “怡海辦公”以公文流轉(zhuǎn)，信息、秘書（公共活動、會議安排）工作為主體，以領(lǐng)導(dǎo)辦公為中心，應(yīng)用先進(jìn)的工作流管理思想實(shí)現(xiàn)辦公的一體化管理；系統(tǒng)針對企事業(yè)單位的管理需求為領(lǐng)導(dǎo)辦公提供必 要的督察、決策支持。 “怡海辦公”在設(shè)計(jì)上采用靈活的自定義模式構(gòu)筑系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，允許不同用戶按照自身的業(yè)務(wù)需求自定義各種業(yè)務(wù)屬性，例如：文件、資料、合同等 的分類方式等，從而使系統(tǒng)具有極好的自適應(yīng)性和業(yè)務(wù)擴(kuò)展性。 系統(tǒng)提供極強(qiáng)的安全管理支持，針對不同用戶，不僅對每個功能操作進(jìn)行授權(quán)管理，還可對操作的數(shù)據(jù)目標(biāo)進(jìn)行使用級別授權(quán)，通過二級安全控制確保系統(tǒng)安全可靠運(yùn)行和數(shù)據(jù)的嚴(yán)格保密。 “怡海辦公”在 Lotus Notes 環(huán)境下制作、運(yùn)行。同時，針對不同系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理需求，應(yīng)用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫處理技術(shù)，為用戶提供了使用更方便、功能更強(qiáng)大的辦公管理大型軟件系統(tǒng)。 系統(tǒng)可以運(yùn)行在 Windows NT 環(huán)境或以 IBM AS/400、 RS/6000、 S/390 等為服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)操作環(huán) 境下。 5． 2“怡海辦公”性能特點(diǎn) “和佳辦公”的開發(fā)運(yùn)行平臺是 Lotus Domino/，系統(tǒng)充分發(fā)揮了 Lotus 的優(yōu)良特性，結(jié)合了對 Sybase 等關(guān)系數(shù)據(jù)庫、 Inter 技術(shù)的應(yīng)用，保證了“和佳辦公”在技術(shù)上的先進(jìn)性和系統(tǒng)的實(shí)用性。 ? 先進(jìn)的客戶機(jī)服務(wù)器結(jié)構(gòu)：可監(jiān)控、可管理、具工業(yè)強(qiáng)度，適合 各種規(guī)模的企事業(yè)； ? 可伸縮性 (Scalability)及可靠性： Lotus Notes 的“集群”及“劃分”技術(shù)在功能上提供了非常強(qiáng)大的伸縮性及可靠性保障； ? 費(fèi)用低， Lotus Notes 不但產(chǎn)品價(jià)格相對低廉，且其系統(tǒng)的維護(hù)和二次開發(fā)費(fèi)用也很低廉。 （一） 嚴(yán)格的安全控制 系統(tǒng)從數(shù)據(jù)庫角度（即用戶或系統(tǒng)擁有的信息資源）按管理員、設(shè)計(jì)者、編輯者、作者、讀者、存放者、無存取權(quán)限等七級設(shè)置安全控制；對數(shù)據(jù)的密級按絕密、機(jī)密、秘密、平件設(shè)置；這些安全措施使用戶可以按業(yè)務(wù)的實(shí)際狀況設(shè)定有關(guān)文件、信件針對其他用戶的的操作權(quán)限和信息的安全級別，從而充分保證了用戶資源的安全性和可靠性。 （二） 強(qiáng)大的工作流和離散控制相結(jié)合 系統(tǒng)針對辦公業(yè)務(wù)的模式化和隨即性的特點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)人員之間的協(xié)同工作，通過制定工作流和離散 的過程控制方式處理文件的批閱、工作督察、會議調(diào)度等工作；并以電子郵件方式輔助工作流的完成，使辦公過程具有連貫、快捷和極高的實(shí)效性。 （三） 及時周全的辦公提醒 系統(tǒng)成分發(fā)揮 Lotus Notes 本身固有特點(diǎn)，使用電子郵件，給參與辦公的業(yè)務(wù)人員及時準(zhǔn)確的辦公提示。對新到的電子郵件，如果用戶處于工作狀態(tài)，系統(tǒng)以聲音或其他方式提醒用戶；如果用戶處于非 工作狀態(tài)，郵件將自動發(fā)到用戶的郵箱中，用戶一旦進(jìn)入工作狀態(tài)，所需處理的事務(wù)便盡在眼前。 （四） 良好的系統(tǒng)可擴(kuò)展性 系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理方面充分考慮了用戶業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，提供豐富的用戶自定 義功能，使系統(tǒng)更具有彈性和適用性；另外，系統(tǒng)對聲音、圖象、動畫和 HTML 文檔等數(shù)據(jù)提供訪問和處理支持。 （五） 友好的用戶界面 系統(tǒng)運(yùn)行于 Windows 平臺，為用戶提供 GUI 和 NUI 處理界面，滿足不同類型客戶的應(yīng)用需求。 （六） 所見即所得的業(yè)務(wù)處理 系統(tǒng)對辦公中的擬文、批文、報(bào)表等處理，采用所見即所得的方式，使辦公業(yè)務(wù)顯得親切而實(shí)際。 （七） 系統(tǒng)的多平臺支持 “怡海辦公”可運(yùn)行于多種操作平臺，從 IBM 的 S390 系列的OS/390 ，到 AS/400 的 OS/400 、 RS/6000 的 AIX( 以及 Sun Solaris,HPUX)、 PC Server 的 Windows NT、 Windows 9 Windows 98等，從一個平臺到另一個平臺，系統(tǒng)不需做任何代碼修改和二次編譯，便可運(yùn)行。 （八） 全面的電子商務(wù)解決方案 為適應(yīng)全球電子商務(wù)的發(fā)展需求，“怡海辦公”充分應(yīng)用 WEB 技 術(shù)拓展系統(tǒng)的功能；系統(tǒng)所有功能模塊皆可以在瀏覽器下運(yùn)行。 5． 3“怡海辦公”主要模塊功能介紹 “怡海辦公”由公文管理、檔案管理、信息采集、督察管理、合同管理、項(xiàng)目管理、會議管理、外事管理、車輛管理、房產(chǎn)管理、日常業(yè)務(wù)（通訊錄，工作歷，電子郵件，電子公告）以及領(lǐng)導(dǎo)辦公等業(yè)務(wù)處 理模塊組成。 公文管理 公文管理包括收文管理和發(fā)文管理；收文管理處理收文登記、辦理、批閱流轉(zhuǎn)、公文歸檔等業(yè)務(wù)，同時為業(yè)務(wù)人員提供對公文有關(guān)信息的多條件檢索支持。文件的登記、送批等過程皆通過本系統(tǒng)，按有關(guān)工作流程執(zhí)行、完成。發(fā)文管理主要處理發(fā)文擬稿、核稿、文稿會簽、批閱流轉(zhuǎn)和公文流程日志記錄等業(yè)務(wù)。 檔案管理 檔案管理可以對辦公業(yè)務(wù)中常見的各種文件、檔案、合同、會議 記錄等進(jìn)行歸檔保存處理。管理人員可以應(yīng)用檔案管理模塊對文件資料進(jìn)行歸類、立卷、封存等業(yè)務(wù)處理；同時，可以對檔案進(jìn)行借約、歸還、移卷、著錄標(biāo)引等 操作。檔案管理提供豐富的檢索功能，方便實(shí)際操作。 信息采集 本模塊處理來自不同渠道的多向信息，如政策、法律、新聞、競爭對手資料等，對收集來的資料進(jìn)行分類、編目，提供決策人員、業(yè)務(wù)人員的辦公決策以可靠、快捷的支持；系統(tǒng)保存所有歷史資料，并提供多途徑檢索支持，同時將最新信息提交電子公告板，向全單位發(fā)放。 督察管理 督察管理人員根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃，制定督察工作計(jì)劃，記錄每一次督察工作結(jié)果，監(jiān)督重大項(xiàng)目的進(jìn)展、相關(guān)質(zhì)量、費(fèi)用發(fā)生的情況，并協(xié)助對有關(guān)工作進(jìn)行及時的調(diào)整。 合同管理 合同管理提供業(yè)務(wù)、管理人員對建筑、購銷 、合作等合同相關(guān)信息的管理，處理工作中涉及的合同信息、合同履行信息以及合同檔案信息等。 處理過程包括合同分類、登記、跟蹤、歸檔等；系統(tǒng)同時提供對合同信息、 合同履約信息、合同合作者信息（尤其是信譽(yù)狀況）的檢索，并為業(yè)務(wù)人員提供所見即所得的合同卡片打印支持。 項(xiàng)目管理 項(xiàng)目管理有關(guān)業(yè)務(wù)人員對單位所有各類重要建設(shè)項(xiàng)目的管理，管理內(nèi)容包括：項(xiàng)目申請（包括項(xiàng)目計(jì)劃）、項(xiàng)目推薦、項(xiàng)目審批、項(xiàng) 目運(yùn)作（項(xiàng)目調(diào)研，過程控制，費(fèi)用信息，質(zhì)量信息等）、項(xiàng)目驗(yàn)收、項(xiàng)目評審等。 通過對有關(guān)項(xiàng)目信息的登記，項(xiàng)目管理人員 可以獲取以下信息： ? 項(xiàng)目審批信息 ? 項(xiàng)目進(jìn)度信息 ? 項(xiàng)目費(fèi)用信息 ? 項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告 ? 項(xiàng)目參評信息等。 會議管理 會議管理為用戶提供會議地點(diǎn)、會議時間、參與人的管理。由會議召集人、會議審批人、會議調(diào)度人主要負(fù)責(zé)。會議按會議運(yùn)作過程，包括會議申請、批復(fù)、會議調(diào)配（時間、地點(diǎn)）、下達(dá)、執(zhí)行、記要等過程。 會議最初由會議召集人提出申請交由審批人批準(zhǔn)，審批人同意后通知調(diào)度人，調(diào)度人根據(jù)實(shí)際情況安排會議時間、會議地點(diǎn)，然后通知調(diào)度人，調(diào)度人接到通知后與會議參加人協(xié)調(diào)。會議計(jì)劃確認(rèn)后，系統(tǒng)自動向每一位會議參與人發(fā)送電子郵件，通知 其參與開會的時間、地點(diǎn)、會議名稱、會議性質(zhì)、內(nèi)容、參與人的角色等。 有關(guān)管理人員可以查詢并打印年、月、周工作計(jì)劃，可以查詢主要領(lǐng)導(dǎo)的活動安排計(jì)劃，以便作好會議的調(diào)配工作。 外事管理 外事管理系統(tǒng)處理單位的所有涉外事務(wù)的相關(guān)信息，如人員、活動、經(jīng)費(fèi)等。涉外事務(wù)分為兩類：其一為內(nèi)部人員外派，其二為外國專家來訪。 外派管理主要處理為建立外派人員檔案，包括外派原因（如訪問、考察、學(xué)習(xí)等）、經(jīng)費(fèi)來源、政審批件、護(hù)照等信息，跟蹤外派人員有關(guān)變動信息（何時去、何時歸、做過何事、花了多少錢等），尤其是費(fèi)用信息和階段成果 信息。 外國專家來訪管理主要處理來訪人員檔案，主要活動日志，費(fèi)用支出，活動內(nèi)容等。 外事管理過程包括申請（對專家來訪，申請包括活動計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)計(jì)劃）、審批、執(zhí)行、記錄等過程；每一主要流程環(huán)節(jié)皆輔以電子郵件支持，保證外事工作的順利進(jìn)行。 車輛管理 車輛管理包括車輛的審購、驗(yàn)收、入庫、保養(yǎng)（年檢、維修等）、調(diào)度、預(yù)約、使用、報(bào)廢等業(yè)務(wù)處理。車輛管理的對象是單位公用車輛，車務(wù)管理人員通過對每一過程的主要信息登記，可以了解各車輛的狀況，以便制定合理的采購計(jì)劃、調(diào)度計(jì)劃、報(bào)損計(jì)劃、相關(guān)的經(jīng)費(fèi)計(jì)劃等。 各部門用戶可以 通過相關(guān)的預(yù)約、查詢系統(tǒng)了解單位車輛的閑置、使用情況，并根據(jù)自己的使用需求和等級限定預(yù)約有關(guān)車輛。 車輛管理人員可以獲取如下經(jīng)常關(guān)心的信息： ? 車輛在庫情況 ? 車輛調(diào)度歷史 ? 車輛維修歷史 ? 車輛報(bào)損情況 ? 車輛使用日志 ? 車輛司機(jī)變動記錄等 并可打印相關(guān)的報(bào)表。 房產(chǎn)管理 房產(chǎn)管理將為用戶提供一個管理房產(chǎn)信息、房產(chǎn)分配信息、房產(chǎn)配套信息、房產(chǎn)變動情況、住戶變動信息的工作環(huán)境。用戶可以應(yīng)用該模塊，方便地記錄、查找自己工作中所關(guān)心的本單位的各種在帳的房產(chǎn)信息，以及相關(guān)的配套、住戶、維修等信息。 在住房分配方面 ，系統(tǒng)根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)自動給出分配粗計(jì)劃，以協(xié) 助管理人員更好地作好工作。 日常業(yè)務(wù)（通訊錄，工作歷，電子郵件，電子公告） 日常業(yè)務(wù)面向每一用戶，內(nèi)容包括通訊錄、工作歷、電子郵件、電子公告，發(fā)文草擬等管理業(yè)務(wù)和應(yīng)用。本模塊具有極大的擴(kuò)展性，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求將列車時刻表、航班表等添加進(jìn)去。 通訊錄 ：記錄與用戶業(yè)務(wù)相關(guān)的人員或單位的通訊信息。 工作歷 ：提供業(yè)務(wù)人員查詢單位每一工作年度的工作日、節(jié)假日安排，以便制定個人的工作計(jì)劃。 電子郵件 ：用戶可使用電子郵件收、發(fā)、轉(zhuǎn)、閱、回與自己有關(guān)的發(fā)生信息。電子郵件是用戶 每天都要面對的應(yīng)用，用戶一旦進(jìn)入工作狀態(tài)，就可以通過電子郵件查閱到自己要處理的事務(wù)，并制定自己的工作計(jì)劃。 電子公告 ：發(fā)布單位有關(guān)最新信息、成果等；并為每一個在網(wǎng)用戶提供一個共同討論問題的場所。 領(lǐng)導(dǎo)辦公 領(lǐng)導(dǎo)辦公系統(tǒng)包括通訊錄、工作歷、電子郵件、電子公告等公共事務(wù)支持，同時還包括公文閱覽、公文批復(fù)、會議查詢、項(xiàng)目查詢等決策查詢模塊；領(lǐng)導(dǎo)辦公以 以上各辦公管理模塊和有關(guān)業(yè)務(wù)處理模塊，如財(cái)務(wù)管理、人事管理等為基礎(chǔ)。 第六章 公司背景及管理服務(wù)綱要 公司背景 ? 項(xiàng)目管理綱要 項(xiàng)目管 理領(lǐng)導(dǎo)工作由學(xué)校和我公司分別委派一位負(fù)責(zé)本工程項(xiàng)目總體規(guī)劃，統(tǒng)籌制訂工作計(jì)劃、協(xié)調(diào)各小組之間的工作步驟和節(jié)奏及有關(guān)系統(tǒng)開發(fā)和實(shí)施過程中重大事件的決策。 ? 項(xiàng)目管理小組 建議由校方和我公司領(lǐng)導(dǎo)組成，成員包括系統(tǒng)集成人員、技術(shù)人員、施工管理人員、質(zhì)量監(jiān)督人員、財(cái)務(wù)管理人員等，具體領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)以下事項(xiàng)： 1. 方案審查：根據(jù)校方要求和實(shí)際情況隨時修改調(diào)整工程方案； 2. 工程進(jìn)度：制訂各階段工程進(jìn)度和監(jiān)督進(jìn)度完成情況； 3. 質(zhì)量監(jiān)督：隨時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題并建議返工； 4. 協(xié)調(diào)配合：就工程有關(guān)事項(xiàng)協(xié)調(diào)校內(nèi)各部門，配合工程進(jìn)度； 5. 后勤保障：對施 工人員的主要生活起居必須提供保障和方便； 6. 質(zhì)量驗(yàn)收：根據(jù)國際國內(nèi)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對本項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收； 7. 掃尾工作：解決本項(xiàng)目的有關(guān)遺留問題． ? 系統(tǒng)集成小組 由我公司高級項(xiàng)目管理人員組成，進(jìn)行貴校整個系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)方案和系統(tǒng)實(shí)施方案，負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各個部分的設(shè)備采購、測試、安裝和調(diào)試； ? 施工管理小組 由我公司 Intel 認(rèn)證工程師負(fù)責(zé)施工管理，具體領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)以下事項(xiàng)： 1. 具體負(fù)責(zé)每天的工程進(jìn)度； 2. 質(zhì)量監(jiān)督和自查； 3. 負(fù)責(zé)施工安全問題； 4. 負(fù)責(zé)施工人員的工作紀(jì)律問題； ? 售后服務(wù)小組 本小組專職負(fù)責(zé)貴校項(xiàng)目 的售后服務(wù)．在此，我公司再一次向校方承諾： 所有產(chǎn)品按規(guī)定保修，終身維修?，F(xiàn)場響應(yīng)，當(dāng)場解決問題。 售后服務(wù)綱要 質(zhì)量保證及維修期的承諾 在系統(tǒng)的硬件及軟件安裝完成并經(jīng)雙方簽字驗(yàn)收之日起 ,對我公司提供的 Intel 網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的質(zhì)保期為五年，在質(zhì)保期中，我公司承擔(dān) 硬件維修、替換和校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)維護(hù)。 人員培訓(xùn)的承諾 我公司在工程驗(yàn)收結(jié)束后，將安排二名 Intel 認(rèn)證工程師為校方進(jìn)