信息技術文檔管理辦法-資料下載頁
2024-09-07 08:11本頁面
【導讀】得到及時總結和妥善保管，特制定本辦法。員，專門規(guī)范管理文檔的調閱、歸檔，并實施嚴格的文檔分類控制和登記制度。對于涉及公司機密或者技術機密的文檔實施嚴格的控制和管理。不同的管理方式。商務類文檔、項目技術文檔、生產(chǎn)系統(tǒng)相關文檔、程序文檔、數(shù)據(jù)文檔和其它。和業(yè)務需要，須經(jīng)過嚴格地審批程序才能外發(fā)的文檔。部門應建立健全合適的信息技術文檔管理辦法，以維護。檔案的完整與安全。部門應積極地將科學的管理手段引入檔案管理工作。(三)按時移交。部門文檔管理員，同時還應保證移交文檔的質量。對于上級主管部門、監(jiān)管部門以及本部門文件，除絕密。的文件，同時記錄翻印的機構或部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。印的文件將視同正式文件管理。故障處理及應急方案、技術驗收報告、業(yè)務驗收報告、投產(chǎn)請示簽報，員要求，由相應負責人員授權或登記才可修改和撤銷。
【正文】 分支機構或外部監(jiān)管部門的往來 聯(lián)系單、通知、公函 。 紙 /電 √ 績效報告： 將項目計劃與工作結果比對，對偏差、趨勢、原因及建議措施進行分析的 項目績效報告 。 電子 變更請求： 對規(guī)劃階段制定的項目范圍、技術方案、實施計劃、質量計劃、風險應對計劃以及項目預算等提出的已獲批準的 變更請求 。 紙 /電 變更結果： 變更后的項目范圍、技術方案、實施計劃、質量計劃 、風險應對計劃以及項目預算等。 電子 五、收尾 項目驗收： 最終用戶或甲方對項目產(chǎn)出的產(chǎn)品、服務等結果以及可交付成果表示認可的項目驗收報告 。（根據(jù)項目性質，確定是否需要審計部門出具驗收意見） 紙 /電 √ 關鍵交付成果： 合同或項目范圍說明書中明確列出的 文檔化的交付成果 （例如，安裝手冊、操作手冊、用戶手冊等），以及 非文檔化交付成果的交付情況說明 。 紙 /電 √ √ 項目總結報告 ： 對于 項目實際取得結果、可交付物的實現(xiàn)情況的分析、鑒定，以及項目實施中獲取的經(jīng)驗和教訓等結論性文檔。 紙 /電 √ √ 成員績效評價： 項目經(jīng)理對項目組成員參與項目實施工作的 績效評價 （數(shù)量、質量、團隊合作等）。 紙 /電 項目介紹演示材料： 項目總結階段介紹項目成果、效益和實施經(jīng)驗的 演示材料 。 電子 項目成果宣傳資料： 宣傳項目成果、效益和實施經(jīng)驗的內外 宣傳資料 和相關 圖文音像資料 。 紙 /電 六、其他 參考文檔 ：項目過程中收集和整理的對項目實施有直接影響的重要文件資料。 紙 /電 廠商技術資料 ：由廠商提供的，與項目實施有密切關系的產(chǎn)品或服務的重要技術細節(jié)資料。 紙 /電 部門負責人歸檔審核意見（可使用帶電子簽名的郵件回復）： 備注： 已提交的項目文檔請在“已提交項及備注說明”一欄打勾，未提交的“必選”文檔請在該欄說明未提交原因。 《項目文檔歸檔范圍》應同《項目文檔歸檔清單》一并提交部門負責人審核，審核通過后，方可提交 文檔管理員 辦理歸檔。 《項目文檔歸檔范圍》用于反映項目文檔管理的規(guī)范性，審核側重于檢查項目管理各階段文檔記錄是否完整，若有“必選”文檔未提交的，其說明理由是否合理、充分。附件三 項目文檔歸檔清單 項目名稱： 項目編號： 歸檔日期： 一、立項文檔 編號 文件名稱 媒質 密級 當前保管人 備注 二、商務文檔 編號 文件名稱 媒質 密級 當前保管人 備注 三、啟動與規(guī)劃文檔 編號 文件名稱 媒質 密級 當前保管人 備注 四、執(zhí)行與控制文檔 編號 文件名稱 媒質 密級 當前保管人 備注 五、收尾文檔 編號 文件名稱 媒質 密級 當前保管人 備注 六、其他文檔 編號 文件名稱 媒質 密級 當前保管人 備注 歸檔人（項目經(jīng)理）： 接收人： 備注 ： 若該文檔已提交 文檔管理員 統(tǒng)一保管，則“當前保管人”一欄可不用填寫。 項目經(jīng)理應定義有關文檔的密級，涉密文件不可以電子方式保存，密級定義分別為： （ 1）絕密： 直接影響 公司權益的重要決策文件資料，需經(jīng) 領導批準，方可對有關人員公開。 （ 2）機密：尚未投入使用或尚未公開的各類信息，需經(jīng)項目承辦部門領導批準，方可對有關人員公開。 （ 3）內部：與 公司業(yè)務有關的其他文件，僅在本公司 范圍內公開。 若不夠寫，可加 附頁。 備注欄可用于填寫文檔的編制人、業(yè)務負責人、補充更新情況等其他需要說明的信息。 《項目文檔歸檔清單》用于反映項目文檔編集的完整性，部門領導審核側重于檢查清單所列文件是否按《項目文檔歸檔范圍》中已承諾內容編集在案。 文檔管理員 審核側重于《項目歸檔清單》中編 集文檔的完整性和規(guī)范性。 附件四 信息技術文檔借閱單 編號： 借閱日期： 計劃歸還日期： 借閱事由： 序 文件編號及名稱 媒質 密級 實際歸還日期 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 借閱人簽字： 部門負責人 簽字： 業(yè)務管理部門 負責人 意見（ 高 涉密文件借閱）： 備注 ： 借閱人應對所借閱的文件妥善保管，并及時歸還。 非密文件的借閱應由科室負責人簽字授權，涉密文件的借閱應由部門負責人 簽字授權。 涉密文件的使用，根據(jù)有關規(guī)定涉密文件只可以紙質方式存在，且非經(jīng)允許不可復印流轉。
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