【導讀】組織和維護長文檔就成了一個重要的問題。對于一個含有幾萬字，甚至幾十萬上百萬的。都將是非常費勁的。如果這個文檔是由幾個人來公共編輯完成，那將更容易引起很大的。使用文檔視圖的方式可以迅速了解文檔的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容梗概。如大綱視圖可以清晰地。顯示文檔的結(jié)構(gòu)。會變得得心應手，長文檔就會變得非常有條理。不但可以獨立工作，而且可以和外地的?；锇橥ㄟ^網(wǎng)絡共同編輯一個文檔。和最終打印出來的效果完全一樣，因而深受廣大用戶的睛睞。

　　

【正文】 、 【 協(xié)議 】 、【 規(guī)則 】 等。 （ 4） 單擊【標記】按鈕即可對當前所選的文字進行標記，如果單擊【標記全 部】按鈕，將對在文檔中所有的、與所選文字相同文字 的 文本 都 進行標記。 （ 5） 如果還要標記其他引文，不要關(guān)閉【標記引文】對話框，直接在文檔中選取標記的引文。 （ 6） 返回【標記引文】對話框，選中的引文將出現(xiàn)在【所選文字】下面，然后單擊【標記】即可。 （ 7） 如果要修改一個存在的類別，則 單擊【類別】按鈕，彈出如 圖 所示的對話框。 圖 編輯引文類別 （ 8） 選中要修改的類別，在【替換為 】下面的文本框中輸入要替換的文字，單擊【替換】按鈕 。 （ 9） 單擊【確定】按鈕，回到【標記引文】對話框。 此時該對話框上的【取消】按鈕變?yōu)椤娟P(guān)閉】按鈕， 單擊 它返回到【索引 和目錄】選項卡中，則標記引文操作完 畢 。 更新目錄 Word所創(chuàng)建的目錄是以文檔的內(nèi)容為依據(jù)，如果文檔的內(nèi)容發(fā)生了變化，如，就要更新目錄，使它與文檔的內(nèi)容保持一致。用戶最好不要直接修改目錄，因為這樣容易引起目錄與文檔的內(nèi)容不一致。 127 如果只是想更新目錄中的數(shù)據(jù)，以適應文檔的變化，而不是要更改目錄的格式等項目，可以對著目錄單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊【更新域】菜單項即可。用戶也可以選擇目錄后，按下 F9 鍵更新域，此時會出現(xiàn)如圖 所示的【更新目錄對話框】對話框， 如果只是目錄的頁碼發(fā)生改變， 可以選擇【只更新頁碼】單選按鈕，如果修改了文檔中的標題名或目錄項域，則可以 單擊 【 更新整個目錄 】單選按鈕 。 圖 【更新目錄對話框】 解決 創(chuàng)建 目錄 后出現(xiàn)的 打印錯誤 利用 Word 的自動 創(chuàng)建 目錄的功能，可以把 Word 文檔的目錄層次結(jié)構(gòu)方便地作成目錄，不但方便快捷，還會與原來文檔一致。但是如果也需要顯示頁碼，等到打印時往往發(fā)現(xiàn)打印的結(jié)果在目錄后面出現(xiàn)“錯誤！未定義書簽”。此時，很多人只好不要頁碼而人工把頁碼加進去。這對于長期排版式的朋友來說簡直就是一場惡夢。 下面就介紹這個問題的解決方法。 （ 1）按照前面介紹的辦法，首先 創(chuàng)建 一篇文檔的 圖表 目錄，如 圖 所示。 圖 使用 Word 自動 創(chuàng)建 的目錄 （ 2）試圖打印。選中圖 1 的目錄后，單擊工具欄的【打印預覽】按鈕 ，（在這里無法演示打印給大家看，只好使用打印預覽）。這時整個目錄就會【錯誤！未定義書簽 。 ”】的字樣，如 圖 所示。 128 圖 打印預覽時出現(xiàn)【錯誤！未定義書簽”】的目錄 出現(xiàn)這種情況，是因為目錄是一個域，與原稿中的標題建立的一個超級鏈接，如果這個目錄文檔能夠與原稿文件相鏈接，就不會出現(xiàn)此種情況，因為把目錄新建在一個文檔中了，所以要先取消目錄與原稿的鏈接，就可以打印了。 方法是按 Ctrl+A 鍵，全部選中整個文檔的目錄，然后按 Ctrl＋ 6 快捷鍵即可。 按快捷鍵 Ctrl＋ 6，也就是取消所選文本的超級鏈接功能，另外，也可以按快捷鍵Ctrl＋ F11——“鎖定域”的功能，把目錄域鎖定了就再也不能更新了。但這種方法沒有前一種方法好。 取消了目錄的超級鏈接以后，目錄的字符就會出現(xiàn)下劃線和字體變成一種超級鏈接的藍色。如 圖 所示。 圖 取消超級鏈接后的目錄 此時 ，按 Ctrl+A把所有目錄全選，或者把指定的目錄選中， 單 擊【格式】工具欄中的【字體顏色】按鈕 ，或者在【字體】對話框中，把字體的顏色改成黑色，再單擊【格式】工具欄上的 按鈕，把下劃線去掉 ，如果目錄中有的字體為 傾斜的，還需要單擊格式工具欄上的 按鈕，使用文本變?yōu)檎w， 就變成一個正常的目錄 了 。 更改 目錄中 的字體 使用 Word 創(chuàng)建 了目錄之后，因為目錄的級別不一樣，使用的字體也不一樣，如級目錄使用的字體中文是【小四】號黑體，英文字本是 Arial；二級目錄是五號宋體，英文字體是 Times New Roman，而三級目錄是 楷體 小五號，英文字體是 Times New Roman 體。此時 創(chuàng)建 的目錄后面，其頁碼數(shù)字也與目錄字體一樣，如 圖 所示。但一般的頁碼的字體一般都統(tǒng)一為五號 Times New Roman，此時就要統(tǒng)一頁碼的字體。 另外，因 目錄級 129 別不同，因而目錄中的制表符也有差別。 圖 目錄的頁碼數(shù)字與字體不統(tǒng)一 按照一般的方法， 是一一 選中 來 更改 頁碼的 字體，這個方法未免太浪費時間， 而且目錄是自動更新的樣式， 當用戶更改頁碼中的字體后， 也有可能更改該樣式的所有字體。下面介紹一個更好的辦法。 （ 1）選中連續(xù)一列的同一字體字號的頁碼（如三級目錄的頁碼，需要把 小五號 Times New Roman 改為五號 Times New Roman 字體），按住 Alt 鍵，拖動鼠標可以選中所要更改的連續(xù)一列的頁碼，如 圖 所示。 （ 2）單擊【格式】 |【字體】選項，打開字體對話框，在對話框中更改需要的目錄【字體】和【字號】。完成后單擊【確定】按鈕，就可以把當前選取的字體更改成所需的字體和字號了。 當選中一行或都一列字體來更改字號時，樣式的自動更新是不應用的。致于制 表符的不同，也可以使用此方法 統(tǒng)一為一種字體，一般是 Times New Roman 體。 （ 3）用同樣的辦法，在后面找出連續(xù) 的一列三級目錄，按住 Alt 鍵，按住鼠標拖動選中一列連續(xù)的頁碼，此時，不需再打開【字體】對話框，只需按 F4 鍵，即可得到前面更改【字體】和【字號】的效果。因為 F4 有重復前一項操作的功能。是 非常 方便 的。 插入 腳注和尾注 腳注和尾注是對文本的補充說明。用于在打印文檔中為文檔中的文本提供解釋、批注以及相關(guān)的參考資料。可用腳注對文檔內(nèi)容進行注釋說明，而用尾注說明引用的文獻，腳注一般位于頁面的底部，可以作為文檔文檔某處內(nèi)容的注釋；尾注一般位于文檔的末尾，用戶列出引文的出處等。 腳注和尾注有兩個關(guān)聯(lián)的部分組成，包 括注釋引用標記和其對于的注釋文本。用戶可讓 Word 自動為標記編號或創(chuàng)建自定義的標記。在添加、刪除或移動自動編號的注釋時， Word 將對注釋引用標記重新編號。 插入腳注和尾注 當在【普通】視圖下插入腳注和尾注時，就會在文檔窗口底部拆分為上下兩個窗格，在下面的的窗格中就可以輸入腳注或尾注的內(nèi)容了，如圖 所示。如果在【頁面】視 130 圖下，插入腳注或尾注，那么 Word 就會將光標移到頁面的底部或者文檔的尾部，以便插入腳注或尾注內(nèi)容。由于腳注可以會填滿一頁頁面，因此文檔能自動調(diào)整頁面的長度；尾注位于文檔的尾 部，它會隨著文檔變長，頁面會連續(xù)向后推移。 圖 插入腳注和尾注 插入腳注和尾注的操作步驟是 ： （ 1） 將光標移到要插入腳注和尾注文字的右側(cè) 。 （ 2） 單擊【插入】 |【引用】 |【腳注和尾注】命令，打開如圖 所示的【腳注和尾注】對話框。 圖 【腳注和尾注】對話框 131 （ 3）在【位置】區(qū)域中選擇【腳注】則可插入腳注，在【腳注】右邊的下拉列表框中選擇插入腳注的位置，可以選擇的選項有【 頁面底端 】和【 文字下方 】兩項。選擇【 頁面底端 】項，以在注釋引用標記顯示的頁面底部邊框打印腳注。選擇【 文字下方 】項，可 以在頁面最后一行文本之下打印腳注，而不是頁面底部。 （ 4） 如果要插入尾注，則選擇【尾注】選項。然后選擇【尾注】右邊的下拉列表框中的【 文檔結(jié)尾 】項可 以在文檔結(jié)尾打印所有尾注。 或者【節(jié)的結(jié)尾】項可 以在包含尾注的節(jié)的最后一行打印尾注。 （ 5） 在【格式】選項組中有如下幾個選擇： ? 【編號格式】：可以選擇 需用于自動編號腳注的編號格式。 ? 【自定義標記】： 插入自定義的注釋引用標記。 可以在【 自定義標記 】 框中鍵入注釋引用標記 符號 （ 最多 不可超過 10 個字符），如果鍵盤上沒有這種符號，也可以單擊 【 符號 】按鈕 ， 然后從【符號】對 話框中選擇一個合適的符號，作為腳注或尾注來插入用作自定義注釋引用標記的 字符。 ? 【起始編號】：可以 輸入用于第一項自動編號腳注的起始編號或字符。 可以輸入的值一般為 1 到指定一個 最大數(shù)之間的整數(shù)，如果輸入有誤時，會出現(xiàn)一個輸入錯誤的提示框 。 ? 【編號方式】： 自動對每節(jié)、每頁或跨頁的連續(xù)節(jié)和分節(jié)符上的腳注進行編號。 如果使用自動編號， Word 就會給所有腳注或尾注連續(xù)編號，當添加、刪除、移動腳注或尾注引用標記重新編號。無論 是在整篇文檔中使用單一編號方案，還是在文檔的各節(jié)中使用不同的編號方案。在文檔或節(jié)中插入第一個腳注或尾 注后，隨后的腳注和尾注會自動按正確的格式編號。 （ 6） 單擊【插入】按鈕后，就可以開始輸入腳注或尾注文本。輸入腳注或尾注文本的方式會因文檔視圖的不同而有所不同。 如果在【普通】視圖下，這時在文檔窗口下方就會出現(xiàn)腳注或尾注欄（如圖 所示）；如果在【頁面】視圖中，光標就會定位在實際文檔中的腳注、尾注上。這時可以在腳注、尾注區(qū)域作一般的文本操作，甚至可以做圖、表格等，并且不用擔心腳注、尾注會占據(jù)文檔的篇幅， Word 會自動調(diào)整恰當?shù)钠? 提示： 按快捷鍵【 Alt+Ctrl+F】鍵可以快速地插入帶有編號的腳注。用 戶如果在不太了解腳注、尾注的情況下，按了快捷鍵【 Alt+Ctrl+F】而出現(xiàn)了一個腳注編輯區(qū)， 而這個編輯區(qū)想刪也刪不掉， 還以為是宏病毒在作怪呢。 編輯腳注和尾注 當在一篇文檔中加入腳注或尾注后，如 繼續(xù)加入腳注、尾注，其編號會接著前一腳注或尾注排下去。 1．移動或復制腳注尾注 注釋包含兩個相關(guān)聯(lián)的部分：注釋應用標記和注釋文本。當用戶要移動或復制注釋時，可以對文檔窗口中的只是引用標記進行相應的操作。如果移動或復制了自動編號的 132 注釋引用標記， Word 還將按照新順序?qū)ψ⑨屩匦戮幪枴? 如果要移動或復制某個 注釋，方法是在文檔窗口中選定注釋應用標記，按住鼠標左鍵不放將引用標記拖動到文檔中的新位置即可移動該注釋。 如果在拖動鼠標的過程中按住 Ctrl不放，可將引用標記復制到新位置，然后在注釋區(qū)中插入新的注釋文本即可。當然，用戶也可以利用復制、粘貼來實現(xiàn)復制引用標記。 2．修改已經(jīng)存在的腳注和尾注 如果要編輯修改已加入的腳注、尾注內(nèi)容，可以使用查看腳注、尾注的方法，找到并把光標定位到該腳注尾注的內(nèi)容位置，然后在普通文檔中一樣進行編輯操作，如可以選中該文本，然后進行更改。 3．刪除腳注、尾注 如果用戶要刪除某個注釋，可 以在文檔中選定相應的注釋引用編輯，然后直接按Delete 鍵， Word 會自動刪除對于的注釋文本，并對文檔后面的注釋重新編號。 如果要刪除所有的自動編號的腳注和尾注，可以按照下述方法進行而不用逐個刪除： （ 1）按 Ctrl+h 鍵，打開【查找和替換】對話框并會自動選中【替換】選項卡。 （ 2）單擊【高級】按鈕，然后單擊【特殊字符】按鈕，出現(xiàn)【特殊字符】列表。 （ 3）選定【腳注標記】或者【尾注標記】選項。 （ 4）不要在【替換為】后面輸入任何內(nèi)容，然后單擊【全部替換】按鈕即可。 4．腳注或尾注互相轉(zhuǎn)換 如果當前文檔中已經(jīng) 存在腳注或者尾注，單擊【腳注和尾注】對話框中的【轉(zhuǎn)換】按鈕可以將腳注和尾注互相轉(zhuǎn)換，也可以統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為一種注釋。單擊【轉(zhuǎn)換】按鈕后彈出的【轉(zhuǎn)換注釋】對話框如圖 所示。 圖 【轉(zhuǎn)換注釋】對話框 設置完畢后，單擊【確定】按鈕即可。 有時為了只將個別的注釋轉(zhuǎn)換為腳注或尾注，可以選擇【視圖】菜單中的【腳注】菜單項，切換到注釋編輯區(qū)，然后將鼠標指針指向選定的注釋，然后單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇【轉(zhuǎn)換為腳注】或者【轉(zhuǎn)換為尾注】菜單項即可。 插入題注 題注就是給圖片、表格、圖表、公式等 項目添加的名稱和編號。例如，在本書的圖片中，就在圖片下面輸入了圖編號和圖題。這可以方便讀者的查找和閱讀。 133 使用題注功能可以包裝長文檔中圖片、表格或圖表等項目能夠按順序地自動編號。如果移動、插入或刪除帶題注的項目時， Word 可以自動更新題注的編號。 插入題注 既可以方便地在文檔中創(chuàng)建圖表目錄，又可以不擔心題注編號會出現(xiàn)錯誤。而且一旦某一項目帶有題注，還可以對其進行交叉引用。 Word 能 提供智能標注題注和交叉引用的方法。 添加題注的作用是在 Word 中插入表格、圖片、公式等項目時，會自動在項目上方或下方添加題注，該方法 添加的題注可以自動編號。 手動添加題注 在文檔中插入表格、圖表或其他項目時，可以讓 Word 自動添加題注； 也可以在已有的表格、圖片、公式等項目時添加題注 ， 也就是 手動添加題注。 在文檔中 已有的圖片、表格、公式 間 （這里以圖片為例） 添加題注 的步驟是 ： （ 1）選定要添加題注的圖片。 （ 2）選擇【插入】 |【引用】 |【題注】命令，打開如圖 所示的【題注】對話框。 圖 【題注】對話框 （ 3） 一般在【標簽】下拉列表中沒有適當?shù)臉撕瀮?nèi)容，應 單擊【新建標簽】按鈕，打開如圖 所 示的【新建標 簽】對話框。然后在該對話框中輸入作為題注的標簽名稱，如“圖 8.” 。 圖 【新建標簽】對話框 （ 4）單擊【確定】按鈕，返回【題注】對話框。 （ 5）在【位置】列表框中選擇標題放置的位置 為 【所選項目的下方】。 （ 6）如果要設置題注的 其它 編號格式，