【導(dǎo)讀】組織和維護(hù)長(zhǎng)文檔就成了一個(gè)重要的問題。對(duì)于一個(gè)含有幾萬字，甚至幾十萬上百萬的。都將是非常費(fèi)勁的。如果這個(gè)文檔是由幾個(gè)人來公共編輯完成，那將更容易引起很大的。使用文檔視圖的方式可以迅速了解文檔的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容梗概。如大綱視圖可以清晰地。顯示文檔的結(jié)構(gòu)。會(huì)變得得心應(yīng)手，長(zhǎng)文檔就會(huì)變得非常有條理。不但可以獨(dú)立工作，而且可以和外地的?；锇橥ㄟ^網(wǎng)絡(luò)共同編輯一個(gè)文檔。和最終打印出來的效果完全一樣，因而深受廣大用戶的睛睞。

　　

【正文】 、 【 協(xié)議 】 、【 規(guī)則 】 等。 （ 4） 單擊【標(biāo)記】按鈕即可對(duì)當(dāng)前所選的文字進(jìn)行標(biāo)記，如果單擊【標(biāo)記全 部】按鈕，將對(duì)在文檔中所有的、與所選文字相同文字 的 文本 都 進(jìn)行標(biāo)記。 （ 5） 如果還要標(biāo)記其他引文，不要關(guān)閉【標(biāo)記引文】對(duì)話框，直接在文檔中選取標(biāo)記的引文。 （ 6） 返回【標(biāo)記引文】對(duì)話框，選中的引文將出現(xiàn)在【所選文字】下面，然后單擊【標(biāo)記】即可。 （ 7） 如果要修改一個(gè)存在的類別，則 單擊【類別】按鈕，彈出如 圖 所示的對(duì)話框。 圖 編輯引文類別 （ 8） 選中要修改的類別，在【替換為 】下面的文本框中輸入要替換的文字，單擊【替換】按鈕 。 （ 9） 單擊【確定】按鈕，回到【標(biāo)記引文】對(duì)話框。 此時(shí)該對(duì)話框上的【取消】按鈕變?yōu)椤娟P(guān)閉】按鈕， 單擊 它返回到【索引 和目錄】選項(xiàng)卡中，則標(biāo)記引文操作完 畢 。 更新目錄 Word所創(chuàng)建的目錄是以文檔的內(nèi)容為依據(jù)，如果文檔的內(nèi)容發(fā)生了變化，如，就要更新目錄，使它與文檔的內(nèi)容保持一致。用戶最好不要直接修改目錄，因?yàn)檫@樣容易引起目錄與文檔的內(nèi)容不一致。 127 如果只是想更新目錄中的數(shù)據(jù)，以適應(yīng)文檔的變化，而不是要更改目錄的格式等項(xiàng)目，可以對(duì)著目錄單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊【更新域】菜單項(xiàng)即可。用戶也可以選擇目錄后，按下 F9 鍵更新域，此時(shí)會(huì)出現(xiàn)如圖 所示的【更新目錄對(duì)話框】對(duì)話框， 如果只是目錄的頁碼發(fā)生改變， 可以選擇【只更新頁碼】單選按鈕，如果修改了文檔中的標(biāo)題名或目錄項(xiàng)域，則可以 單擊 【 更新整個(gè)目錄 】單選按鈕 。 圖 【更新目錄對(duì)話框】 解決 創(chuàng)建 目錄 后出現(xiàn)的 打印錯(cuò)誤 利用 Word 的自動(dòng) 創(chuàng)建 目錄的功能，可以把 Word 文檔的目錄層次結(jié)構(gòu)方便地作成目錄，不但方便快捷，還會(huì)與原來文檔一致。但是如果也需要顯示頁碼，等到打印時(shí)往往發(fā)現(xiàn)打印的結(jié)果在目錄后面出現(xiàn)“錯(cuò)誤！未定義書簽”。此時(shí)，很多人只好不要頁碼而人工把頁碼加進(jìn)去。這對(duì)于長(zhǎng)期排版式的朋友來說簡(jiǎn)直就是一場(chǎng)惡夢(mèng)。 下面就介紹這個(gè)問題的解決方法。 （ 1）按照前面介紹的辦法，首先 創(chuàng)建 一篇文檔的 圖表 目錄，如 圖 所示。 圖 使用 Word 自動(dòng) 創(chuàng)建 的目錄 （ 2）試圖打印。選中圖 1 的目錄后，單擊工具欄的【打印預(yù)覽】按鈕 ，（在這里無法演示打印給大家看，只好使用打印預(yù)覽）。這時(shí)整個(gè)目錄就會(huì)【錯(cuò)誤！未定義書簽 。 ”】的字樣，如 圖 所示。 128 圖 打印預(yù)覽時(shí)出現(xiàn)【錯(cuò)誤！未定義書簽”】的目錄 出現(xiàn)這種情況，是因?yàn)槟夸浭且粋€(gè)域，與原稿中的標(biāo)題建立的一個(gè)超級(jí)鏈接，如果這個(gè)目錄文檔能夠與原稿文件相鏈接，就不會(huì)出現(xiàn)此種情況，因?yàn)榘涯夸浶陆ㄔ谝粋€(gè)文檔中了，所以要先取消目錄與原稿的鏈接，就可以打印了。 方法是按 Ctrl+A 鍵，全部選中整個(gè)文檔的目錄，然后按 Ctrl＋ 6 快捷鍵即可。 按快捷鍵 Ctrl＋ 6，也就是取消所選文本的超級(jí)鏈接功能，另外，也可以按快捷鍵Ctrl＋ F11——“鎖定域”的功能，把目錄域鎖定了就再也不能更新了。但這種方法沒有前一種方法好。 取消了目錄的超級(jí)鏈接以后，目錄的字符就會(huì)出現(xiàn)下劃線和字體變成一種超級(jí)鏈接的藍(lán)色。如 圖 所示。 圖 取消超級(jí)鏈接后的目錄 此時(shí) ，按 Ctrl+A把所有目錄全選，或者把指定的目錄選中， 單 擊【格式】工具欄中的【字體顏色】按鈕 ，或者在【字體】對(duì)話框中，把字體的顏色改成黑色，再單擊【格式】工具欄上的 按鈕，把下劃線去掉 ，如果目錄中有的字體為 傾斜的，還需要單擊格式工具欄上的 按鈕，使用文本變?yōu)檎w， 就變成一個(gè)正常的目錄 了 。 更改 目錄中 的字體 使用 Word 創(chuàng)建 了目錄之后，因?yàn)槟夸浀募?jí)別不一樣，使用的字體也不一樣，如級(jí)目錄使用的字體中文是【小四】號(hào)黑體，英文字本是 Arial；二級(jí)目錄是五號(hào)宋體，英文字體是 Times New Roman，而三級(jí)目錄是 楷體 小五號(hào)，英文字體是 Times New Roman 體。此時(shí) 創(chuàng)建 的目錄后面，其頁碼數(shù)字也與目錄字體一樣，如 圖 所示。但一般的頁碼的字體一般都統(tǒng)一為五號(hào) Times New Roman，此時(shí)就要統(tǒng)一頁碼的字體。 另外，因 目錄級(jí) 129 別不同，因而目錄中的制表符也有差別。 圖 目錄的頁碼數(shù)字與字體不統(tǒng)一 按照一般的方法， 是一一 選中 來 更改 頁碼的 字體，這個(gè)方法未免太浪費(fèi)時(shí)間， 而且目錄是自動(dòng)更新的樣式， 當(dāng)用戶更改頁碼中的字體后， 也有可能更改該樣式的所有字體。下面介紹一個(gè)更好的辦法。 （ 1）選中連續(xù)一列的同一字體字號(hào)的頁碼（如三級(jí)目錄的頁碼，需要把 小五號(hào) Times New Roman 改為五號(hào) Times New Roman 字體），按住 Alt 鍵，拖動(dòng)鼠標(biāo)可以選中所要更改的連續(xù)一列的頁碼，如 圖 所示。 （ 2）單擊【格式】 |【字體】選項(xiàng)，打開字體對(duì)話框，在對(duì)話框中更改需要的目錄【字體】和【字號(hào)】。完成后單擊【確定】按鈕，就可以把當(dāng)前選取的字體更改成所需的字體和字號(hào)了。 當(dāng)選中一行或都一列字體來更改字號(hào)時(shí)，樣式的自動(dòng)更新是不應(yīng)用的。致于制 表符的不同，也可以使用此方法 統(tǒng)一為一種字體，一般是 Times New Roman 體。 （ 3）用同樣的辦法，在后面找出連續(xù) 的一列三級(jí)目錄，按住 Alt 鍵，按住鼠標(biāo)拖動(dòng)選中一列連續(xù)的頁碼，此時(shí)，不需再打開【字體】對(duì)話框，只需按 F4 鍵，即可得到前面更改【字體】和【字號(hào)】的效果。因?yàn)?F4 有重復(fù)前一項(xiàng)操作的功能。是 非常 方便 的。 插入 腳注和尾注 腳注和尾注是對(duì)文本的補(bǔ)充說明。用于在打印文檔中為文檔中的文本提供解釋、批注以及相關(guān)的參考資料?？捎媚_注對(duì)文檔內(nèi)容進(jìn)行注釋說明，而用尾注說明引用的文獻(xiàn)，腳注一般位于頁面的底部，可以作為文檔文檔某處內(nèi)容的注釋；尾注一般位于文檔的末尾，用戶列出引文的出處等。 腳注和尾注有兩個(gè)關(guān)聯(lián)的部分組成，包 括注釋引用標(biāo)記和其對(duì)于的注釋文本。用戶可讓 Word 自動(dòng)為標(biāo)記編號(hào)或創(chuàng)建自定義的標(biāo)記。在添加、刪除或移動(dòng)自動(dòng)編號(hào)的注釋時(shí)， Word 將對(duì)注釋引用標(biāo)記重新編號(hào)。 插入腳注和尾注 當(dāng)在【普通】視圖下插入腳注和尾注時(shí)，就會(huì)在文檔窗口底部拆分為上下兩個(gè)窗格，在下面的的窗格中就可以輸入腳注或尾注的內(nèi)容了，如圖 所示。如果在【頁面】視 130 圖下，插入腳注或尾注，那么 Word 就會(huì)將光標(biāo)移到頁面的底部或者文檔的尾部，以便插入腳注或尾注內(nèi)容。由于腳注可以會(huì)填滿一頁頁面，因此文檔能自動(dòng)調(diào)整頁面的長(zhǎng)度；尾注位于文檔的尾 部，它會(huì)隨著文檔變長(zhǎng)，頁面會(huì)連續(xù)向后推移。 圖 插入腳注和尾注 插入腳注和尾注的操作步驟是 ： （ 1） 將光標(biāo)移到要插入腳注和尾注文字的右側(cè) 。 （ 2） 單擊【插入】 |【引用】 |【腳注和尾注】命令，打開如圖 所示的【腳注和尾注】對(duì)話框。 圖 【腳注和尾注】對(duì)話框 131 （ 3）在【位置】區(qū)域中選擇【腳注】則可插入腳注，在【腳注】右邊的下拉列表框中選擇插入腳注的位置，可以選擇的選項(xiàng)有【 頁面底端 】和【 文字下方 】?jī)身?xiàng)。選擇【 頁面底端 】項(xiàng)，以在注釋引用標(biāo)記顯示的頁面底部邊框打印腳注。選擇【 文字下方 】項(xiàng)，可 以在頁面最后一行文本之下打印腳注，而不是頁面底部。 （ 4） 如果要插入尾注，則選擇【尾注】選項(xiàng)。然后選擇【尾注】右邊的下拉列表框中的【 文檔結(jié)尾 】項(xiàng)可 以在文檔結(jié)尾打印所有尾注。 或者【節(jié)的結(jié)尾】項(xiàng)可 以在包含尾注的節(jié)的最后一行打印尾注。 （ 5） 在【格式】選項(xiàng)組中有如下幾個(gè)選擇： ? 【編號(hào)格式】：可以選擇 需用于自動(dòng)編號(hào)腳注的編號(hào)格式。 ? 【自定義標(biāo)記】： 插入自定義的注釋引用標(biāo)記。 可以在【 自定義標(biāo)記 】 框中鍵入注釋引用標(biāo)記 符號(hào) （ 最多 不可超過 10 個(gè)字符），如果鍵盤上沒有這種符號(hào)，也可以單擊 【 符號(hào) 】按鈕 ， 然后從【符號(hào)】對(duì) 話框中選擇一個(gè)合適的符號(hào)，作為腳注或尾注來插入用作自定義注釋引用標(biāo)記的 字符。 ? 【起始編號(hào)】：可以 輸入用于第一項(xiàng)自動(dòng)編號(hào)腳注的起始編號(hào)或字符。 可以輸入的值一般為 1 到指定一個(gè) 最大數(shù)之間的整數(shù)，如果輸入有誤時(shí)，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)輸入錯(cuò)誤的提示框 。 ? 【編號(hào)方式】： 自動(dòng)對(duì)每節(jié)、每頁或跨頁的連續(xù)節(jié)和分節(jié)符上的腳注進(jìn)行編號(hào)。 如果使用自動(dòng)編號(hào)， Word 就會(huì)給所有腳注或尾注連續(xù)編號(hào)，當(dāng)添加、刪除、移動(dòng)腳注或尾注引用標(biāo)記重新編號(hào)。無論 是在整篇文檔中使用單一編號(hào)方案，還是在文檔的各節(jié)中使用不同的編號(hào)方案。在文檔或節(jié)中插入第一個(gè)腳注或尾 注后，隨后的腳注和尾注會(huì)自動(dòng)按正確的格式編號(hào)。 （ 6） 單擊【插入】按鈕后，就可以開始輸入腳注或尾注文本。輸入腳注或尾注文本的方式會(huì)因文檔視圖的不同而有所不同。 如果在【普通】視圖下，這時(shí)在文檔窗口下方就會(huì)出現(xiàn)腳注或尾注欄（如圖 所示）；如果在【頁面】視圖中，光標(biāo)就會(huì)定位在實(shí)際文檔中的腳注、尾注上。這時(shí)可以在腳注、尾注區(qū)域作一般的文本操作，甚至可以做圖、表格等，并且不用擔(dān)心腳注、尾注會(huì)占據(jù)文檔的篇幅， Word 會(huì)自動(dòng)調(diào)整恰當(dāng)?shù)钠? 提示： 按快捷鍵【 Alt+Ctrl+F】鍵可以快速地插入帶有編號(hào)的腳注。用 戶如果在不太了解腳注、尾注的情況下，按了快捷鍵【 Alt+Ctrl+F】而出現(xiàn)了一個(gè)腳注編輯區(qū)， 而這個(gè)編輯區(qū)想刪也刪不掉， 還以為是宏病毒在作怪呢。 編輯腳注和尾注 當(dāng)在一篇文檔中加入腳注或尾注后，如 繼續(xù)加入腳注、尾注，其編號(hào)會(huì)接著前一腳注或尾注排下去。 1．移動(dòng)或復(fù)制腳注尾注 注釋包含兩個(gè)相關(guān)聯(lián)的部分：注釋應(yīng)用標(biāo)記和注釋文本。當(dāng)用戶要移動(dòng)或復(fù)制注釋時(shí)，可以對(duì)文檔窗口中的只是引用標(biāo)記進(jìn)行相應(yīng)的操作。如果移動(dòng)或復(fù)制了自動(dòng)編號(hào)的 132 注釋引用標(biāo)記， Word 還將按照新順序?qū)ψ⑨屩匦戮幪?hào)。 如果要移動(dòng)或復(fù)制某個(gè) 注釋，方法是在文檔窗口中選定注釋應(yīng)用標(biāo)記，按住鼠標(biāo)左鍵不放將引用標(biāo)記拖動(dòng)到文檔中的新位置即可移動(dòng)該注釋。 如果在拖動(dòng)鼠標(biāo)的過程中按住 Ctrl不放，可將引用標(biāo)記復(fù)制到新位置，然后在注釋區(qū)中插入新的注釋文本即可。當(dāng)然，用戶也可以利用復(fù)制、粘貼來實(shí)現(xiàn)復(fù)制引用標(biāo)記。 2．修改已經(jīng)存在的腳注和尾注 如果要編輯修改已加入的腳注、尾注內(nèi)容，可以使用查看腳注、尾注的方法，找到并把光標(biāo)定位到該腳注尾注的內(nèi)容位置，然后在普通文檔中一樣進(jìn)行編輯操作，如可以選中該文本，然后進(jìn)行更改。 3．刪除腳注、尾注 如果用戶要?jiǎng)h除某個(gè)注釋，可 以在文檔中選定相應(yīng)的注釋引用編輯，然后直接按Delete 鍵， Word 會(huì)自動(dòng)刪除對(duì)于的注釋文本，并對(duì)文檔后面的注釋重新編號(hào)。 如果要?jiǎng)h除所有的自動(dòng)編號(hào)的腳注和尾注，可以按照下述方法進(jìn)行而不用逐個(gè)刪除： （ 1）按 Ctrl+h 鍵，打開【查找和替換】對(duì)話框并會(huì)自動(dòng)選中【替換】選項(xiàng)卡。 （ 2）單擊【高級(jí)】按鈕，然后單擊【特殊字符】按鈕，出現(xiàn)【特殊字符】列表。 （ 3）選定【腳注標(biāo)記】或者【尾注標(biāo)記】選項(xiàng)。 （ 4）不要在【替換為】后面輸入任何內(nèi)容，然后單擊【全部替換】按鈕即可。 4．腳注或尾注互相轉(zhuǎn)換 如果當(dāng)前文檔中已經(jīng) 存在腳注或者尾注，單擊【腳注和尾注】對(duì)話框中的【轉(zhuǎn)換】按鈕可以將腳注和尾注互相轉(zhuǎn)換，也可以統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為一種注釋。單擊【轉(zhuǎn)換】按鈕后彈出的【轉(zhuǎn)換注釋】對(duì)話框如圖 所示。 圖 【轉(zhuǎn)換注釋】對(duì)話框 設(shè)置完畢后，單擊【確定】按鈕即可。 有時(shí)為了只將個(gè)別的注釋轉(zhuǎn)換為腳注或尾注，可以選擇【視圖】菜單中的【腳注】菜單項(xiàng)，切換到注釋編輯區(qū)，然后將鼠標(biāo)指針指向選定的注釋，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇【轉(zhuǎn)換為腳注】或者【轉(zhuǎn)換為尾注】菜單項(xiàng)即可。 插入題注 題注就是給圖片、表格、圖表、公式等 項(xiàng)目添加的名稱和編號(hào)。例如，在本書的圖片中，就在圖片下面輸入了圖編號(hào)和圖題。這可以方便讀者的查找和閱讀。 133 使用題注功能可以包裝長(zhǎng)文檔中圖片、表格或圖表等項(xiàng)目能夠按順序地自動(dòng)編號(hào)。如果移動(dòng)、插入或刪除帶題注的項(xiàng)目時(shí)， Word 可以自動(dòng)更新題注的編號(hào)。 插入題注 既可以方便地在文檔中創(chuàng)建圖表目錄，又可以不擔(dān)心題注編號(hào)會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。而且一旦某一項(xiàng)目帶有題注，還可以對(duì)其進(jìn)行交叉引用。 Word 能 提供智能標(biāo)注題注和交叉引用的方法。 添加題注的作用是在 Word 中插入表格、圖片、公式等項(xiàng)目時(shí)，會(huì)自動(dòng)在項(xiàng)目上方或下方添加題注，該方法 添加的題注可以自動(dòng)編號(hào)。 手動(dòng)添加題注 在文檔中插入表格、圖表或其他項(xiàng)目時(shí)，可以讓 Word 自動(dòng)添加題注； 也可以在已有的表格、圖片、公式等項(xiàng)目時(shí)添加題注 ， 也就是 手動(dòng)添加題注。 在文檔中 已有的圖片、表格、公式 間 （這里以圖片為例） 添加題注 的步驟是 ： （ 1）選定要添加題注的圖片。 （ 2）選擇【插入】 |【引用】 |【題注】命令，打開如圖 所示的【題注】對(duì)話框。 圖 【題注】對(duì)話框 （ 3） 一般在【標(biāo)簽】下拉列表中沒有適當(dāng)?shù)臉?biāo)簽內(nèi)容，應(yīng) 單擊【新建標(biāo)簽】按鈕，打開如圖 所 示的【新建標(biāo) 簽】對(duì)話框。然后在該對(duì)話框中輸入作為題注的標(biāo)簽名稱，如“圖 8.” 。 圖 【新建標(biāo)簽】對(duì)話框 （ 4）單擊【確定】按鈕，返回【題注】對(duì)話框。 （ 5）在【位置】列表框中選擇標(biāo)題放置的位置 為 【所選項(xiàng)目的下方】。 （ 6）如果要設(shè)置題注的 其它 編號(hào)格式，