【導(dǎo)讀】了各類機關(guān)辦公的現(xiàn)代化。為了適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計算機。檢索和公文的管理，公文"主題詞"應(yīng)運而生。國務(wù)院辦公廳于994年。題詞表）使用說明，初步規(guī)范了公文主題詞的制作和使用。很多問題，筆者歸納為五大問題。出現(xiàn)這一問題多是。因為不了解也沒掌握主題詞的體系結(jié)構(gòu)，不清楚主題詞的作用和意義，如（關(guān)于成立XX市生產(chǎn)救災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小。用"民政"詞目不準(zhǔn)，而應(yīng)使用"機構(gòu)"詞目。主題詞標(biāo)引應(yīng)是"商業(yè)商品流通通知"。確的主題詞應(yīng)是"綜合政府重點工作意見"。的竟達6個以上。主題詞的詞目選用既要能全面、真。盡管向下行文時，當(dāng)在主題詞。目前一般的省、市、縣都比照制定。則就會造成新的混亂，失去主題詞應(yīng)有的作用和意義。關(guān)規(guī)定，公文主題詞應(yīng)與版記一起置放在公文末頁的背面下方。公文主題詞，一般由類別詞和類屬詞組配而成。統(tǒng)稱為主題詞，用于文件主題詞的標(biāo)引。這一區(qū)域詞作為類別詞使

　　

【正文】 主題詞，首先就要找到公文所在第 一、二層中的?行業(yè) ?主題詞。如某市婦聯(lián)撰擬一份通報，要標(biāo)注主題 1 詞，首先就要在主題詞表中找到第一層分類所在的?綜合黨團 ?（這一層分類只起引導(dǎo)作用，要選用的主題詞還在下面），然后再在下面找到第二層所在的?黨派團體 ?。這就是類別詞，也是我們在這份公文中要標(biāo)注的第一個主題詞。接著我們在?黨派團體 ?下找出與公文主題相符的?婦女 ?、?兒童 ?，這就是?類屬詞 ?，也是我們在這份公文中要標(biāo)注的第 二、第三個主題詞。再如《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布＜國家行政機關(guān)公文處理辦法＞的通知》，其主題詞的類別詞是?文秘工作 ?，它的第一層分類是?秘書、行政 ?；?類屬詞 ?是?文秘工作 ?下的?公文 ?。類屬詞一般就在 類別詞（第二層）下。它是能夠概括反映公文主題概念的詞。如《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布＜國家行政機關(guān)公文處理辦法＞的通知》，標(biāo)注的第二個主題詞是?公文 ?。這個主題詞就在?文秘工作 ?下附的主題詞表內(nèi)。類屬詞也可以在其他類別詞下選用或?根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進行組配標(biāo)引 ?。如《國務(wù)院關(guān)于加強水土保持工作的通知》，標(biāo)引的類別詞是?農(nóng)業(yè) ?，類屬詞卻是在?水利 ?這個類別詞下選用的。《國務(wù)院關(guān)于?九五 ?期間深化科技技術(shù)體制改革的決定》，類別詞是?科技 ?，但類屬詞?體制?卻在?民政、勞動人事 ?下的?機構(gòu) ?這個類別詞下面，?改革 ?在?綜合經(jīng)濟?下的?經(jīng)濟管理 ?這個類別詞下面。如果一份文件有兩個以上的主題內(nèi)容，可先集中對一個主題內(nèi)容進行標(biāo)引，再對第二個主體內(nèi)容進行標(biāo)引。如《國務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問題的通知》， 2 便先標(biāo)了反映第一個主題內(nèi)容的類別詞?經(jīng)濟管理 ?，再在這個類別詞下找到類屬詞?企業(yè) ?、?破產(chǎn) ?；然后標(biāo)了反映第二個主題內(nèi)容的類別詞?勞動 ?，再在?勞動 ?這個類別詞后找到?就業(yè) ?這個類屬詞。 當(dāng)詞表找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時又怎么辦呢？這時，你可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。同時將能夠 準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的詞標(biāo)在類別詞的后面，并在該詞后面加? ?葒 ?以便區(qū)別。 相對來說，標(biāo)注類屬詞難度最大。它首先要求標(biāo)注者必須了解公文的主題內(nèi)容，確定主題概念。其次還要熟悉主題詞表的內(nèi)容并通過查閱主題詞表，將詞表中能夠準(zhǔn)確反映主題概念的主題詞挑選出來進行標(biāo)注。 說它難，一是因為它的數(shù)量多?！秶鴦?wù)院公文主題詞表》第一層僅分了15 類，但屬于類屬詞的主題詞就有 1049 個。其次是找到類別詞后，并不是在每種類別詞后都能找到相應(yīng)的類屬詞，有些還要到其他的類別詞下去找，就如前面提到的《國務(wù)院關(guān)于?九五 ?期間深化科學(xué)技術(shù)體制改 革的決定》一樣。因此我們前面說?要熟悉主題詞表的內(nèi)容 ?。 公文中標(biāo)注的最后一個（或兩個）主題詞（也即?形式 ?，此前的都屬?內(nèi)容 ?）最好找，因為它就是該公文的文種，而且就在公文的標(biāo)題上。如《國務(wù)院關(guān)于成立國務(wù)院西部地區(qū)開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組的決定》，標(biāo)題中的?決定 ?，既是該公文的文種，也是該 3 公文要標(biāo)注的最后一個主題詞。 值得注意的是，在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件時，主題詞中的文種，是標(biāo)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種，還是標(biāo)被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種呢？ 如果只選擇一個主題詞來標(biāo)文種，可選擇被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種。如 《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布＜國家行政機關(guān)公文處理辦法＞的通知》，其主題詞是?文秘工作公文辦法 ?，標(biāo)注的就是被發(fā)布文件的文種?辦法 ?，而不是發(fā)布文件的文種?通知 ?。如果想要完整反映文件的形式，也可將前后兩個文種同時標(biāo)注；但如果是用?通知 ?轉(zhuǎn)發(fā)?通知 ?，為避免文種上的重疊，只標(biāo)一個?通知 ?即可。 第五篇：行政公文的制作 行政公文模板的制作 p行政公文的類型有多種，下面以“通知”類文體為例，介紹其模板的制作?！巴ㄖ睂儆谙滦形囊活惞?，是國家機關(guān)、社會團體和企事業(yè)等單位，在辦理公務(wù)活動中形成的各種文書材料，通常也稱為“文件”。 此類文書一般分為三個部分，即文件的抬頭區(qū)、正文區(qū)和落款區(qū)，我們將分段講述其制作方法： 1?借用舊文件 為簡化操作，我們采用“借用法則”調(diào)取一篇正式通知 (如“通知9801?doc” )。然后，將其復(fù)制于新文檔中，修改部分段落格式后，形成規(guī)范的“通知”模板。 (1)單擊“開始”按鈕，選擇“打開 Office 文檔”命令，再從相應(yīng)的文件夾中打開 (雙擊 )“通知 9801?doc”文件名。 (2)單擊“新建”命令，創(chuàng)建一份新文檔，如“文檔 1”。 (3)單擊“窗口”菜單并選擇“全部重排”命令，兩個文件窗口將以上下方式進 行排列。再利用窗口的編輯工具，將兩個窗口重新排列成左右修飾。 (4)單擊“通知 9801?doc”窗口，使其成為當(dāng)前窗口，再左手按下“ Ctrl”鍵，右手移動鼠標(biāo)至“通知 9801?doc”窗口左側(cè)版邊區(qū)，當(dāng)光標(biāo)變?yōu)椤白蠹^形”時，單擊以選中全文 (顯示反白狀態(tài) )。 (5)在選中 (反白 )區(qū)內(nèi)，光標(biāo)變?yōu)椤坝壹^形”時，按住鼠標(biāo)左鍵并向左側(cè)“文檔 1”窗口中拖拉移動 (移動過程右箭頭光標(biāo)尾部顯示加號 )，可將內(nèi)容復(fù)制其中。 2?段落格式的修飾 按通知類文體的要求 (見下表 )，修飾每一個段落。 下面以文章的“正文”段落為例，介紹段 落格式的常規(guī)修飾方法。操作： (1)隨便選擇一個正文段落 (單擊 )。 (2)單擊“格式”菜單，并選擇“樣式”命令，顯示“樣式”對話框。 (3)單擊“更改”按鈕，顯示“更改樣式”對話框。 (4)單擊“格式”按鈕，顯示格式修飾列表。 (5)逐項進行修飾，如：宋體、四號字，段落首行內(nèi)縮兩個漢字 (0?98cm)，且以兩端對齊方式排列 (設(shè)置過程從略 )。 (6)單擊“更改樣式”對話框的“確定”鈕，退至上一級對話框。再單擊“樣式”對話框的“應(yīng)用”鈕，即可完成對“正文”段落的格式修飾。 (7)刪除無用的段落格式名 3?存為公文模板 在“另存為”對話框的“文件名”區(qū)，輸入模板文件名后，再在“文件類型”中選擇“文檔模板”類型。同時，對話框上部的“保存位置”區(qū)顯示出模板文件的存放路徑“ Template”。然后“確定”退出即可。