【導(dǎo)讀】不能讀取WPS文件呢？其實(shí)不是，只要你經(jīng)過(guò)一些簡(jiǎn)單的操作，就能達(dá)到目的，下面就是。在默認(rèn)情況下OfficeXP并沒(méi)有安裝轉(zhuǎn)換器，我們可以在安裝時(shí)安裝WPS文件轉(zhuǎn)換器，在光驅(qū)中放入OfficeXP安裝光盤，運(yùn)行安裝程序，并選擇“添。換和過(guò)濾器→文本轉(zhuǎn)換器”中的“中文WPSFORDOS”和“中文WPS97/20xxFORWind”選項(xiàng)。這樣再在Word中單擊“文件→打開(kāi)”命令時(shí)，在打開(kāi)對(duì)話框中的“文件類型”中就。列表中看到第5個(gè)或更多打開(kāi)過(guò)的文檔嗎？中顯示的最近所用文檔的數(shù)量，這個(gè)數(shù)字最高可以指定為9，單擊“確定”按鈕即可。順序不相連，可以先按住Cl鍵，再用鼠標(biāo)依次選定文檔;單擊“打開(kāi)”按鈕即可。啟動(dòng)Word20xx，并將所選文檔全部打開(kāi)。標(biāo)單擊相應(yīng)的文件名。按鈕的圖標(biāo)就變成“全部保存”的圖標(biāo)，松開(kāi)鼠標(biāo)，即保存完畢。閉文檔前Word將提示你保存所作的改動(dòng)。選擇“關(guān)閉組”命令，可將所選中的文檔全部關(guān)閉。在使用前首先要往菜單欄或工具欄上添加“工作”菜。擊“確定”按鈕，就會(huì)以選定模板為原型新建一個(gè)Office文件了。

　　

【正文】 你需要的單詞嗎？無(wú)需使用同義詞庫(kù)命令，你也可以查找某個(gè)單詞的同義詞。只需用鼠標(biāo)右擊該單詞，并用鼠標(biāo)指向快捷菜單中的“同義詞”命令，然后單擊你需要的同義詞，它將自動(dòng)替換原先的單詞，這個(gè)只適用于英文。 注意 :Word 有時(shí)也為選定的單詞提供反義詞，請(qǐng)注意不要搞錯(cuò)了。你可以單擊快捷菜單中的同義詞庫(kù)命令，以訪問(wèn)同義詞庫(kù)。 當(dāng)你在 編輯文檔時(shí)，是否對(duì)一遍又一遍地鍵入相同的內(nèi)容（如單位名稱）感到厭煩，怎樣才能通過(guò)簡(jiǎn)單的幾次敲鍵輸入這些文字呢？使用 Word 中的“自動(dòng)圖文集”詞條吧。 （或圖片），如果要在詞條中保存段落格式，請(qǐng)將段落標(biāo)記包含在選定內(nèi)容中 “插入→自動(dòng)圖文集→自動(dòng)圖文集”命令，你將在此看到剛才選擇的文字 “添加”按鈕， Word 將存儲(chǔ)該“自動(dòng)圖文集”詞條，以備日后之用。 Word 提示完整的“自動(dòng)圖文集”詞條時(shí)，按下回車鍵或 F3 鍵接受該詞條。如果要拒絕該“自動(dòng)圖文集”詞條， 請(qǐng)繼續(xù)鍵入。 注意 :要使用自動(dòng)圖文集，你必須打開(kāi)記憶式鍵入功能。要打開(kāi)記憶式鍵入功能，請(qǐng)單擊“插入”菜單“自動(dòng)圖文集”子菜單中的“自動(dòng)圖文集”命令，選擇顯示有關(guān)“自動(dòng)圖文集”和日期的“記憶式鍵入”提示復(fù)選框。 在輸入文章時(shí)，你肯定會(huì)經(jīng)常遇到“ XX 公司”之類重復(fù)性高、字?jǐn)?shù)又很多的詞句。如果整篇文章中它們出現(xiàn)的幾率很高，用傳統(tǒng)的復(fù)制、粘貼等方式來(lái)解決就會(huì)很麻煩，如何能快速輸入呢？下面就是具體的方法 “插入→自動(dòng)圖文集→自動(dòng)圖文集”命令，在打開(kāi)的“自動(dòng)圖文集”對(duì)話框中輸入一條你常用的短語(yǔ)，如 :“電腦報(bào)編輯 部”，單擊“添加”按鈕，再按“關(guān)閉 “工具→自定義”命令，在打開(kāi)的對(duì)話框中單擊“鍵盤”按鈕，打開(kāi)“自定義鍵盤”對(duì)話框 “類別”中選“自動(dòng)圖文集”，在右邊的“自動(dòng)圖文集中”點(diǎn)選你剛輸入的“電腦報(bào)編輯部 “請(qǐng)按新快捷鍵”中設(shè)置快捷鍵，注意這組按鍵不能和內(nèi)定的快捷鍵重復(fù)！否則會(huì)造成日后操作上的困擾。按一下指定的快捷鍵，如此處選用“ Alt+L”鍵，單擊“指定”按鈕，再單擊“關(guān)閉”按鈕 ，按住 Alt 鍵不放，接著再按 L 鍵，就會(huì)出現(xiàn)你剛才輸入的長(zhǎng)串字句啦。 在 Word 中不僅能添 加文字批注，還允許添加聲音作為批注。這樣，別人打開(kāi)你的文檔時(shí)可以聽(tīng)到你的聲音，文檔自然會(huì)變得更加生動(dòng)。方法如下 “插入新批注”按鈕右邊的下拉菜單，選擇“聲音批注”命令，這時(shí)會(huì)彈出錄音機(jī)窗口，單擊“錄音”按鈕，對(duì)著話筒說(shuō)出作為批注的話 ，單擊錄音機(jī)中的“停止”按鈕，然后退出錄音機(jī)窗口返回到 Word 文檔，這時(shí)可以在文檔中看到一個(gè)黃色的喇叭圖標(biāo) ，可添加多條聲音批注。全部完成后，按常規(guī)方法保存文檔即可。 注意 :由于文檔嵌入了聲音，所以體積會(huì)大大增加。要想播放聲 音批注，可用鼠標(biāo)右擊黃色喇叭批注標(biāo)記，在快捷菜單中速擇“聲音對(duì)象”菜單下的“播放”命令即可。 如果你想快速找到某位審閱者的批注，可以用以下方法 :單擊“編輯→定位”命令，在彈出的“定位”對(duì)話框中單擊左側(cè)“定位目標(biāo)”下拉列表框中的“批注”項(xiàng)，在“請(qǐng)輸入審閱者姓名”框中單擊審閱者的姓名，然后單擊“下一處”按鈕，就可以快速找到某位審閱者的審閱批注。 當(dāng)我們?cè)谖臋n中輸入了項(xiàng)目編號(hào) 1，回車之后 Word20xx 會(huì)自動(dòng)為我們生成項(xiàng)目編號(hào) 4??如果我們想取消這些項(xiàng)目編號(hào)，一般的方法比較繁瑣，下面介紹一個(gè)簡(jiǎn)單的方法 :將 文檔全選，然后剪切，再粘貼回去，在 Word20xx 中的智能標(biāo)記中選“僅保留文本”格式，即可快速取消項(xiàng)目編號(hào)。 有時(shí)你需要中斷一個(gè)編號(hào)列表以便插入一段常規(guī)文本，要想在下一段上快速恢復(fù)編號(hào)，請(qǐng)單擊“格式”工具欄上的“編號(hào)”按鈕，然后，當(dāng)“自動(dòng)更正選項(xiàng)”智能標(biāo)記出現(xiàn)時(shí)，選擇“繼續(xù)編號(hào)”選項(xiàng)，編號(hào)將從你停止的地方繼續(xù)。 注意 :如果“自動(dòng)更正選項(xiàng)”按鈕沒(méi)有自動(dòng)出現(xiàn)，可以單擊“工具”菜單中的“自動(dòng)更正”選項(xiàng)，然后選中顯示“自動(dòng)更正選項(xiàng)”按鈕復(fù)選框。接下來(lái)，單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)卡，然后選中“自動(dòng)編號(hào)列表”復(fù)選框 。 我們一般創(chuàng)建和撤銷上、下標(biāo)的方法是通過(guò)點(diǎn)擊“格式→字體”命令，在字體對(duì)話框中進(jìn)行設(shè)置，比較麻煩，其實(shí)它們都可用快捷鍵。下標(biāo) :“ Cl+=（等號(hào)）” 。上標(biāo) :“ Cl+Shift++（加號(hào)）”。 在 Word 中可以使用“字體”對(duì)話框中的“上標(biāo)”和“下標(biāo)”命令來(lái)設(shè)置上下標(biāo)，但是用這種方法對(duì)同一對(duì)象同時(shí)添加上、下標(biāo)時(shí)，上下標(biāo)是錯(cuò)開(kāi)的，并未對(duì)齊。其實(shí)，我們可以使用“合并字符”功能來(lái)給對(duì)象同時(shí)添加上下標(biāo)，方法如下 ，并選定希望作為上下標(biāo)的字符（注意每次最多只能夠選定 6 個(gè)漢字或字 符） “格式→中文版式→合并字符”命令，在出現(xiàn)的對(duì)話框中設(shè)置上下標(biāo)所需字體和字號(hào) “格式→中文版式→雙行合一”命令，在彈出的對(duì)話框中可以看到效果，單擊“確定”按鈕即可。 我們知道，在文字錄入時(shí)要輸入上下標(biāo)可采用菜單操作輸入，即選中字符在“格式→字體”，在“字體”對(duì)話框中的“效果”欄中選擇“上標(biāo)”或“下標(biāo)”即可。但是當(dāng)我們要同時(shí)輸入上下標(biāo)時(shí)，這樣輸入的上下標(biāo)是錯(cuò)開(kāi)的，如何才能把錯(cuò)開(kāi)的上下標(biāo)對(duì)齊呢？ （這時(shí)上下標(biāo)是錯(cuò)開(kāi)的），選中它們 對(duì)于文章中的空行，手工刪除是一件 很麻煩的事情，其實(shí)我們用 Word 的替換功能就可實(shí)現(xiàn)快速刪除文章中的空行。方法是 :單擊“編輯→替換”命令，打開(kāi)“替換”對(duì)話框，把光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”輸入框中，按下“高級(jí)”按鈕，選擇“特殊字符”中的“段落標(biāo)記”兩次，在輸入框中會(huì)顯示為“＾ p＾ p”，在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個(gè)“段落標(biāo)記”，即“＾ p”，然后按下“全部替換”按鍵，可刪除單行的空行，對(duì)于多行空行，可進(jìn)行重復(fù)替換，直到刪除全部空行為止。 要想在 Word 中選擇一塊垂直的文本，如一列數(shù)字等，在按住 Alt 的同時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)選擇即可。然后，你可以刪除 該列或?qū)⑵鋸?fù)制到其它文件中，相當(dāng)方便。 注意 :如果文本列在 Word 表格中，你將不能使用這一技巧選擇該列文本。 在 Word 窗口底部的狀態(tài)欄中除了顯示文檔當(dāng)前的狀態(tài)，在右邊還有一個(gè)“擴(kuò)展”功能，平時(shí)它顯示淺灰色，表示未“未激活”，只要用鼠標(biāo)雙擊即可激活。用鼠標(biāo)拖動(dòng)來(lái)選取文字部分時(shí)，經(jīng)常不能準(zhǔn)確選定范圍，特別是當(dāng)范圍超過(guò)了一屏幕時(shí)，這時(shí)“擴(kuò)展”功能就有用了，可用以下方法操作 不知你有沒(méi)有發(fā)現(xiàn)，當(dāng)你想選擇一段超過(guò)屏幕長(zhǎng)度的文本時(shí)，文字處理器滾動(dòng)得太快，很難一次就選正確?，F(xiàn)在介紹一種有效地選擇大段文本的方法 :點(diǎn)擊你想 選擇的開(kāi)始處，用滾動(dòng)條代替光標(biāo)鍵向下移動(dòng)文檔，直到你看到想要選擇的結(jié)束部分，按下 Shift 鍵，然后點(diǎn)擊想要亮顯文本的結(jié)束處。 有些時(shí)候，某段文字或圖形需要在不同地方重復(fù)出現(xiàn)，反復(fù)輸入會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間，這時(shí)使用 Word 的區(qū)域復(fù)制功能就會(huì)顯得輕松快捷。方法是 :用鼠標(biāo)在選定段落連擊 3 次，然后同時(shí)按住 Shift 和 Alt 健，再同時(shí)按上下方向鍵，選定的段落就會(huì)隨你的操作移動(dòng)到所需位置。 我們一般都用按住鼠標(biāo)左鍵不放，直接往下拖曳選取對(duì)象，不過(guò)這種方法（特別在跨頁(yè)時(shí)）非常容易超出選取范圍，但用 F8 鍵可幫助我們準(zhǔn)確選取文章范 圍。其方法是 。這樣，起點(diǎn)與結(jié)束點(diǎn)之間的內(nèi)容就被選中了。欲取消此功能時(shí)，按一下 Esc 鍵。 打開(kāi) Word，新建一個(gè)空白文檔，點(diǎn)擊“文件→另存為”命令，彈出“保存”對(duì)話框，在“保存文件名”上輸入“ Normal”，在“保存類型”上選擇“文檔模板”，保存在任意一個(gè)地方，然后關(guān)閉 Word。下面用資源管理器打開(kāi) Office 存放模板的路徑（ Office 安裝\MicrosoftOffice\Templates），把 改名為 （此文件只是以后恢復(fù)所用，因此更改 的文件名可自定），然后把剛才保存的 Word 文檔模板 移動(dòng)到此文件夾，并且在這個(gè)文檔模板上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“屬性”，在“摘要”選項(xiàng)卡上依次把標(biāo)題、主題、作者、上司、公司、類別、關(guān)鍵字、說(shuō)明等填寫上去。以后，你保存的 Word 文檔就自動(dòng)填寫上這些項(xiàng)目了。 如果想連續(xù)多次使用同一繪圖按鈕，則雙擊該按鈕即可。使用完畢，單擊該按鈕或按“ Esc”鍵可退出。 把數(shù)個(gè)連在一起的圖片組合起來(lái)成為一個(gè)對(duì)象，可以方便你的編輯工作。在 Word 中，同時(shí)選中多個(gè)圖形對(duì)象的方法是按住 Shift 鍵，并單擊各個(gè)圖形。但在圖 片很多很小又?jǐn)D在一起時(shí)，這種選多個(gè)圖形的方法就很難奏效了。這時(shí)，可以單擊“視圖→工具欄→繪圖”命令，打開(kāi)“繪圖工具欄”，單擊繪圖工具欄的左端有一個(gè)白色的箭頭形狀的“選擇對(duì)象”按鈕，再拖動(dòng)鼠標(biāo)在想要“組合”的圖片周圍畫一個(gè)圈，則圈中的圖片就全部被選中了，現(xiàn)在再進(jìn)行“組合”就容易多了。 在文檔中加上一個(gè)圖標(biāo)，不但可以形象地說(shuō)明問(wèn)題，而且能夠使文章圖文并茂。具體操作是 :單擊“插入→對(duì)象”命令，打開(kāi)對(duì)話框，選中“顯示為圖標(biāo)”選項(xiàng)，然后在“對(duì)象類別”列標(biāo)框中選取所需，單擊“確定”即可。如不滿意圖標(biāo)的樣式，可以單擊“更 改圖標(biāo)”進(jìn)行修改，隨后彈出“更改圖標(biāo)”對(duì)話框，默認(rèn)文件是 Wind 的系統(tǒng)文件 ，這里包含了幾乎所有的 Wind 系統(tǒng)圖標(biāo)。如果插入的是程序圖標(biāo)，則點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕，找到所需的程序或 dll 文件，如 。選中需要的圖標(biāo)后單擊“確定”，或雙擊選定的圖標(biāo)，此時(shí)它就會(huì)出現(xiàn)在“對(duì)象包裝程序”窗口中，單擊“文件→更新”，需要的圖標(biāo)就會(huì)出現(xiàn)在當(dāng)前文檔的插入點(diǎn)上了。如果我要插入的是 Word 工具欄按鈕的圖標(biāo)呢？可以在“工具欄”任意位置單擊右鍵，選擇“自定義”，打開(kāi)“自定義”對(duì)話框。不作任何操 作，保持打開(kāi)狀態(tài)，在需要插入的按鈕上點(diǎn)擊右鍵，選擇“復(fù)制按鈕圖標(biāo)”，此時(shí)按鈕圖標(biāo)已被復(fù)寫至內(nèi)存，在文檔中需要的地點(diǎn)粘貼即可。這一招同樣適用于 Office 系列的其它軟件，如FrontPage、 Excel、 PowerPoint 等。 當(dāng)你在文檔中加入圖形和圖表時(shí)，不要忘了對(duì)它們進(jìn)行編號(hào)并加上說(shuō)明。在 Word 中，為圖形加上題注是很方便的 :先選中圖形，然后單擊“插入→引用→題注”命令，在對(duì)話框中輸入對(duì)圖形的說(shuō)明，最后點(diǎn)擊“確定”， Word 將自動(dòng)對(duì)圖形進(jìn)行編號(hào)并加上說(shuō)明。如果你以后在這個(gè)圖形之前加上了其它圖形，或者刪除 了這個(gè)圖形之前的圖形，則 Word 將自動(dòng)修改圖形編號(hào)。 如果你想要在文檔內(nèi)部引用圖形的題注，你首先必須把題注轉(zhuǎn)換成圖文框。然后，把光標(biāo)移到需要插入題注引用的地方，單擊“插入→引用→交叉引用”命令，從“引用類型”列表，選擇“圖表”，從“引用內(nèi)容”列表選擇你想要的引用類型．在“引用哪一個(gè)題注”中選擇正確的題注，最后點(diǎn)擊“插入”按鈕。現(xiàn)在文檔中插入了對(duì)指定圖形題注的引用。如果由于圖形的前面加上或者刪除了其它圖形而導(dǎo)致圖形編號(hào)改變，文檔將自動(dòng)進(jìn)行相應(yīng)的更新。 在繪圖工具欄中點(diǎn)擊“橢圓”按鈕，按 Shift 鍵，可拖動(dòng)以指 針起點(diǎn)為圓心的圓。單擊“自選圖形”，指向“基本形狀”，指向“圓弧”點(diǎn)擊，按住 Shift 鍵拖動(dòng)，可畫出圓弧。 單擊“繪圖”工具欄上的“自選圖形→線條→曲線”圖標(biāo)，沿右上角拖動(dòng)指針至峰點(diǎn)，松手，向右下拖動(dòng)指針至橫軸、松手，向右下拖動(dòng)指針至谷點(diǎn)、松手??在曲線要結(jié)束處雙擊，一個(gè)正弦曲線就畫好了。 用 Word 自帶的畫圖工具畫圖時(shí)，按住 Shift 鍵后再畫，則畫出的線條是直線，畫出的橢圓變成了圓，畫出的長(zhǎng)方形變成了正方形。 我們?cè)谑褂?Word 進(jìn)行圖文混排時(shí)會(huì)遇到這樣的問(wèn)題 :在文檔中插入圖片時(shí)，如果要為其加上標(biāo)注圖形，最 后應(yīng)當(dāng)將圖片和標(biāo)注圖形組合成為一個(gè)整體，以便于改變圖片的位置。可是在 Word 中，卻怎么也不能將兩個(gè)圖形組合。這是為什么呢？試試下面的方法，也許可以給你一個(gè)明確的答復(fù)。 在 Word 中插入圖片，在圖片上單擊鼠標(biāo)的右鍵，在彈出的“設(shè)置圖片格式”對(duì)話框中選中“版式”標(biāo)簽，看到在環(huán)繞方式中有這樣幾種 :嵌入型、四周型、緊密型、浮于文字上方、襯于文字下方。 Word 默認(rèn)的圖片與文字的排版方式是嵌入型，我們把圖片和文字的排版方式設(shè)置為四周型，確定之后回到編輯狀態(tài)再單擊圖片，再進(jìn)行圖片與圖片的組合也可以進(jìn)行了?？磥?lái)問(wèn)題出在圖片 與文字的排版方式設(shè)置上。那么 Word 默認(rèn)的嵌入型是怎么回事呢？所謂嵌入型是把插入的圖片當(dāng)作一個(gè)字符插入到文本中，要改變其位置可以像改變文字位置一樣用鍵盤上的空格鍵或 Backspace鍵。我們雖然可以使用圖片處理工具對(duì)其進(jìn)行處理，但是在與別的圖片進(jìn)行排版時(shí)它卻被當(dāng)成了文字對(duì)象處理，所以就會(huì)出現(xiàn)插入的圖片與制作的標(biāo)注圖形無(wú)法組合的問(wèn)題。此時(shí)我們把圖片與文字的環(huán)繞方式改為其它形式即可。 要把某些文字與某些圖形組合成一體，讓它們?cè)诰庉嬇虐鏁r(shí)不至于分離，其操作方法是 “文本框”圖標(biāo)，向“文本框”中添加文字，如 果不要框線和填充顏色，則選擇”無(wú)線條顏色”和“無(wú)填充顏色 ”文本框”和“圖形”，單擊“繪圖”菜單中的“組合”命令。 要實(shí)現(xiàn)文稿中圖片的完整分離，可以利用 Word 中的 HTML 超文本轉(zhuǎn)換輸出功能。方法如下 :首先在 Word 中打開(kāi)含有圖片的文稿，用鼠標(biāo)單擊“文件→另存為”命令，在彈出的對(duì)話框“保存類型”里，選取“ Web 頁(yè)（ *.html。*.htm）”，起好文件名，單擊“保存”按鈕，就可以將文檔另存為超文本格式。然后打開(kāi)剛剛保存的“ Web 頁(yè)”文件的文件夾，你會(huì)發(fā)現(xiàn)該文件夾中有一個(gè)與保存文件同名的文件夾，打開(kāi)它 ，就可以發(fā)現(xiàn)里面有多個(gè)圖片（ JPG或 GIF 格式），這就是文檔中的圖片。 注意 :當(dāng)所插入的圖片顏色為 256 色以上時(shí)，則分離后的圖片格式為 JPG 格式，否則為GIF 格式。 我們?cè)谟?Word 編輯文章時(shí)經(jīng)常需要插