【正文】 Word20xx 使用技巧大全 在默認(rèn)情況下，我們用 Word 打開 WPS 文檔時，系統(tǒng)提示打不開，這是不是就代表 Office不能讀取 WPS 文件呢？其實不是，只要你經(jīng)過一些簡單的操作，就能達(dá)到目的，下面就是具體的方法。 在默認(rèn)情況下 OfficeXP 并沒有安裝轉(zhuǎn)換器，我們可以在安裝時安裝 WPS 文件轉(zhuǎn)換器，這樣就可以打開 WPS 文件了。在光驅(qū)中放入 OfficeXP 安裝光盤，運行安裝程序，并選擇“添加或刪除功能 更改已安裝的功能或刪除指定的功能”按鈕，接著選擇“ Office 共享功能→轉(zhuǎn)換和過濾器→文本轉(zhuǎn)換器”中的“中文 WPSFORDOS”和“中文 WPS97/20xxFORWind”選項即可。這樣再在 Word 中單擊“文件→打開”命令時，在打開對話框中的“文件類型”中就可以看到打開“ WPSDOS 導(dǎo)入”和“ WPS 文件”兩個選項，分別對應(yīng) DOS 版的 WPS 文件和WPS97／ WPS20xx/WPSOffice 文件，選中文件就可以在 Word 中打開。 Word20xx 在新建文檔任務(wù)窗格中顯示了你最近打開的 4 個文檔的列表，用這種方式可以非常輕松地打開文檔，不過你可能常常會感覺只顯示最近的 4 個文檔有些不夠用，想在該列表中看到第 5 個或更多打開 過的文檔嗎？方法如下 :單擊“工具→選項”命令，打開對話框，然后單擊“常規(guī)”選項卡，在“列出最近所用文件”框中指定你想在新建文檔任務(wù)窗格中顯示的最近所用文檔的數(shù)量，這個數(shù)字最高可以指定為 9，單擊“確定”按鈕即可。 方法一 :單擊“文件→打開”命令下的“打開”對話框，選中要打開的多個文檔，若文檔順序相連，可以選中第一個文檔后按住 Shift 鍵，再用鼠標(biāo)單擊最后一個文檔，若文檔的順序不相連，可以先按住 Cl 鍵，再用鼠標(biāo)依次選定文檔 。單擊“打開”按鈕即可。 方法二 :在“資源管理器”中，選中要打開的多個 Word 文檔，按下回 車鍵，系統(tǒng)會自動啟動 Word20xx，并將所選文檔全部打開。在選擇文檔時，如果是要選中多個連續(xù)文檔，可以按下 Shift 鍵再用鼠標(biāo)單擊相應(yīng)的文件名 。如果要選中多個不連續(xù)文檔，就按下 Cl 鍵再用鼠標(biāo)單擊相應(yīng)的文件名。 方法三 :如果文件在不同的目錄中，可以在“資源管理器”的相應(yīng)目錄中，選中要打開的文檔，按下鼠標(biāo)左鍵，將文檔拖到任務(wù)欄中的 Word 圖標(biāo)上（注意 :此時的 Word 中沒有打開的文檔），所選文檔就被打開了 。再找到其它目錄，用同樣方法將所選文檔拖到 Word 圖標(biāo)上。 選擇“文件”菜單，在菜單最下方會出現(xiàn)最近編輯過的 4 個文件名，單擊其中一項，便可快速打開相應(yīng)文檔。 如果希望 Word 每次啟動時都能自動打開某個文檔，可以通過簡單的宏命令來實現(xiàn)這個功能，方法是 “錄制宏”對話框中，在“宏名”輸入框中輸入要建立的宏的名稱，如“ auto”，點擊“確定 “文件”，點擊最近打開文件列表中顯示的某一個文件名 在 Word20xx 中想保存多篇打開的文檔，可以先按住 Shift 鍵，然后單擊“文件”菜單，這時原來的“保存”命令就變成了“全部保存”命令，單擊它就可以保存所有打開的 Word文檔。也可以先按住 Shift 鍵，然后用 鼠標(biāo)單擊常用工具欄上的“保存”按鈕，這時“保存”按鈕的圖標(biāo)就變成“全部保存”的圖標(biāo)，松開鼠標(biāo)，即保存完畢。 你可以一次性關(guān)閉所有打開的文檔，方法是 :按住 Shift 鍵，單擊“文件”菜單，在“文件”菜單中將出現(xiàn)“全部關(guān)閉”選項，單擊該命令即可一次性關(guān)閉所有打開的文檔，且在關(guān)閉文檔前 Word 將提示你保存所作的改動。 對于打開的多個 Word 文檔，如果只想關(guān)閉其中的幾個文檔（不是全部關(guān)閉），可以按下 Cl 鍵再單擊任務(wù)欄上要關(guān)閉的文檔的圖標(biāo)，圖標(biāo)都呈凹下狀態(tài)，在圖標(biāo)上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“關(guān)閉組”命令，可將所選中的文檔全部 關(guān)閉。 用這種方法還可以將所選文檔最小化、還原或最大化。并且此法也適用于其它的 0ffice組件，如 Excel、 PowerPoint、 Access 等。 “工作”菜單是 Word 中很少有人知道的一個重要特征，你可以使用“工作”菜單對你常用的 Word 文檔列表保持輕松訪問。在使用前首先要往菜單欄或工具欄上添加“工作”菜單，方法如下 點擊“工具→自定義”命令，然后點擊“命令”選項卡，在類別框中點擊“內(nèi)置菜單”，在命令框中點擊“工作”，并把它拖到菜單欄或已顯示的工具欄上。 下面就可以使用“工作”菜單把任何打開的 Word 文 檔添加到你的列表中，操作方法如下 ◆要想把當(dāng)前文檔添加到“工作”菜單中，點擊“工作”菜單上的“添加到工作菜單”命令。 ◆要想打開“工作”菜單上的文檔，在“工作”菜單上點擊你想要打開的文檔。 ◆要想把一個文檔從工作菜單中移走 :按下“ Cl+Alt+（破折號鍵）”，你的鼠標(biāo)指針看起來將像一個大大的粗體底線，在“工作”菜單上點擊你想要移走的文檔。 單擊“窗口→全部重排”命令，這樣就會將所有打開了的但未被最小化的文檔顯示在屏幕上，每個文檔存在于一個小窗口中，而且當(dāng)前也只有標(biāo)題欄高亮顯示窗口中的那個文檔被激活，若需要 切換，可在要激活的窗口的任意處單擊一下鼠標(biāo)即可。你還可以用鼠標(biāo)按住某窗口的標(biāo)題欄拖動該窗口，也可將鼠標(biāo)放在窗口邊沿上拖動鼠標(biāo)調(diào)整窗口的大小。 在默認(rèn)情況下， Word 都將文件存為“ Word 文檔”格式（ DOC 格式），但是有時候我們出于特殊的要求，需要把文檔存為其它格式，如 TXT、 HTML、 RTF 等。把 Word 文檔存為其它格式非常方便，只要單擊“文件另存為”命令，然后在“保存”對話框中選擇欲保存的類型再點擊“保存”按鈕就行了。但每次這樣做未免有些麻煩，其實，只要我們單擊“工具選項”命令，打開設(shè)置窗口，點擊“保存” 標(biāo)簽，在“將 Word 文件保存為”下拉列表框中把默認(rèn)的“ Word 文檔（ *.doc）”改為自己想要的格式，以后每次存盤時， Word 就會自動將文件存為你所預(yù)先設(shè)定的格式了。 平時大家總是按部就班地單擊“開始→程序→ MicrosoftWord”來啟動 Word 或其它 Office組件，然后按下“ Cl+N”鍵或工具欄上的“新建”按鈕新建文件，這樣顯得有些麻煩。其實我們完全可以進(jìn)入 OfficeXP 安裝目錄下的 Officel0 文件夾，找到 OSA． EXE 文件，右鍵單擊，選擇“發(fā)送到→桌面快捷方式”命令，在桌面上建立 OSA 的快捷 方式。然后在這個 OSA 快捷方式上右鍵單擊，選擇“屬性”命令，并選擇“快捷方式”選項卡，在“目標(biāo)”命令行的最后增加“ n”參數(shù)，然后單擊“確定”即可。以后要新建 Office 文檔時，只要雙擊桌面上的 OSA 快捷方式，就會彈出“新建 Office 文檔”窗口，從中選擇自己喜歡的模板文件，單擊“確定”按鈕，就會以選定模板為原型新建一個 Office 文件了。 利用這個方法來新建 Office 文件較在 Word20xx、 Excel20xx 等程序中新建文件要方便許多，因為有很多模板可供我們速擇。其實 OSA 還有一個參數(shù)，是“ f”，它 表示“打開 Office文件”，利用這個參數(shù)就可以快速打開 Word 的“打開”對話框。 當(dāng)我們需要查找某文件時，經(jīng)常只對內(nèi)容有個大概的印象，而記不清確切的文件名。這時可以逐個打開文件尋找，也可采取逐個查看文件摘要的方法來加快查找速度。但兩種方法都費時且費力。有沒有更快捷的辦法呢？其實 Word20xx 提供了快速查找文件的最佳方法。只要我們單擊選擇“文件→打開”命令，然后選擇打開對話框最右邊“工具”按鈕下的“查找”命令，此時會彈出一個“搜索”對話框，填入文件中的內(nèi)容、文件類型（系統(tǒng)默認(rèn)搜索帶 doc 擴(kuò)展名的文件），并 選擇搜索路徑（默認(rèn)是從“我的文檔”文件夾中搜索）， Word 會把找到的所有文件名列隊顯示出來，雙擊它就可以打開。 在要保存的文檔窗口中按下 F12 鍵，就可以打開“另存為”對話框快速另存文件。 對于包含超鏈接對象的文檔，如果想快速打開超鏈接所指向的文檔，只需按住 Cl 鍵并單擊超鏈接文字即可打開相應(yīng)的鏈接文檔。 由于“快速保存”每次只保存改變過的內(nèi)容，所以用它來保存文檔最節(jié)省時間。設(shè)置啟用快速保存的方法 :單擊“工具→選項”命令 。在“選項”對話框中選擇“保存”標(biāo)簽，然后選中“允許快速保存”復(fù)選框即可。啟用快速保存后，可 快速打開和保存文檔。 在打開的 Word 窗口中按“ Cl+F12”鍵，就會打開文檔“打開”對話框，選中文檔就可以快速打開新文件。 如果要想關(guān)閉當(dāng)前打開的文檔，可以按“ Cl+W”鍵，就可以立即關(guān)閉它，對于沒有保存的文檔，系統(tǒng)會提醒你進(jìn)行保存。 當(dāng)我們想把文檔中的部分內(nèi)容保存下來時，可以使用 Word20xx 中的文檔碎片的功能。在文檔中選中要保存的內(nèi)容，將其拖動到桌面上，它將自動在桌面上存為一個文檔片斷文件，當(dāng)你需要將其插入另一文檔時，直接把它從桌面上拖到插入點處即可。如果雙擊這個文檔片斷文件，可以在新窗口中打開它。 如果在啟動 Word 的同時能自動打開“打開”對話框，這就會大大加快我們打開文檔的速度，提高工作效率，但 Word 中并沒有這個功能，要想實現(xiàn)這個目的，我們可以這樣做 “宏名”框中輸入宏名，如“ aaa”，單擊“創(chuàng)建”按鈕打開宏編輯器 “ Subaaa（）”和“ EndSub”之間輸入語句“ Dialogs（ ） Word，重新啟動 Word，就可以直接打開“打開”對話框。 我們對 Wind 中的搜索對話框并不陌生，不過，如果要搜索 Office 系列的文件，如 DOC、XLS、 PPT 等，則可以到 Office 安裝目錄＼ Office10 文件夾下雙擊一個名為 的程序，啟動后，即可看到專業(yè)的 Office 文件查找器，從中可以選擇查找文件的類型，有任何類型的Outlook 項目、任務(wù)、便箋、文件、文件（ Outlook／ Exchange）、日記條目、約會與會議、聯(lián)系人、郵件，再選擇一下文件類型（默認(rèn)為 Office 文件），在“名稱”中輸入要查找的文件名，再在“查找文宇”框中輸入要查找文件中包含的文字（這樣查找起來將會更加準(zhǔn)確），單擊“開始查找”按鈕后就可以查找到相應(yīng)的文件。 雙擊查找后的文件會將它打開。 注意 :利用該查找器選擇起始搜索文件夾時是可以同時選擇多個文件夾的，這一點是Wind 的搜索文件功能所不具有的，而且，由于 Office 中文件的結(jié)構(gòu)較為特殊，用 Wind 的包含文字搜索功能有時往往找不出自己想要的文件，但使用這個工具卻可以很容易就查找出來，對于我們更高效地管理 Office 文件是很有用的。 ，直到打開包含所需文件的文件夾，如果文件夾列表中沒有所需文件，則可以對其進(jìn)行搜索 ，要查看文件屬性，如文件長度、創(chuàng)建日期、主題、統(tǒng)計信息、最 后修改日期等，單擊“工具”按鈕中的“屬性”命令即可。 日常的文件不僅數(shù)量多，而且種類也數(shù)不勝數(shù)，如果存放的位置不固定，查找的時候，就要花費大量的時間。怎么才能在一大堆文件中，準(zhǔn)確而快捷地找到所需要的 Word 文件呢 ?我們可以單擊“文件”菜單中的“打開”，或者在工具欄上直接單擊“打開”按鈕，在對話框中單擊“歷史”按鈕，在文件類型中選擇“所有 Word 文檔”這一項，這時你會發(fā)現(xiàn)，對話框中列舉了你所有打開過的 Word 文件，選中需要的文件雙擊就可以打開。 方法一 :單擊“開始”菜單中的“文檔”命令里的任一 Word 文檔即可 。 方法二 :用鼠標(biāo)從“我的電腦”中將 Word 應(yīng)用程序拖到桌面上，然后從快捷菜單中選擇“在當(dāng)前位置創(chuàng)建快捷方式”以創(chuàng)建它的快捷方式，啟動時只需單擊其快捷方式即可。 右鍵單擊“開始→程序”菜單中的“ MicrosoftWord”選項，在彈出的菜單中選擇“屬性”選項，打開該快捷方式的屬性對話框，點擊“快捷方式”選項卡，在“快捷鍵”框中，你可以為其設(shè)置一個快捷鍵，如“ Cl+Alt+W”（系統(tǒng)默認(rèn)用“ Cl+Alt”組合鍵），以后直接按下“ Cl+Alt+W”組合鍵，即可啟動 Word。 先選中一處文本，然后在按住 Cl 鍵的同 時，用鼠標(biāo)在其它文本上拖拉，可以選中多處不連續(xù)的文本，并可以一次性完成被選中文本的復(fù)制（剪切）與粘貼操作。 單擊“視圖→任務(wù)窗格”命令，打開“任務(wù)窗格”窗口，單擊標(biāo)題欄右側(cè)的下拉按鈕，選中“剪貼板”選項，使“剪貼板”任務(wù)窗格可見。然后反復(fù)對多處文本執(zhí)行復(fù)制（剪切）操作，將多處文本復(fù)制（剪切）到剪貼板中（ Word20xx 剪貼板最多可以容納 24 條復(fù)制內(nèi)容），最后將光標(biāo)移到需要粘貼的位置，可通過單擊剪貼板上相應(yīng)的條目逐一粘貼，也可按剪貼板上的“全部粘貼”按鈕，把剪貼板上的所有內(nèi)容一次性粘貼到當(dāng)前文檔。 “雙行合一 ”命令本來是將選擇的兩行文字并排顯示的，其實對于一行的文本同樣適用。只需選擇一行中的文本，單擊“格式→中文版式→雙行合一”命令，按”確定“按鈕， Word就會自動將選中的文字進(jìn)行切分并排顯示。 先單擊“工具→自動更正選項”命令，選擇“鍵入時自動套用格式”標(biāo)簽，在“鍵入時自動應(yīng)用”下選擇“內(nèi)置標(biāo)題樣式”，然后按“確定”按鈕。現(xiàn)在輸入文字后連續(xù)按兩次 Enter鍵就自動將輸入的文字變成標(biāo)題。 按下“ Cl+C+C”鍵（即在按住 Cl 鍵的同時連按兩下字母 C），可以快捷打開“剪貼板”任務(wù)窗格。 如果你發(fā)現(xiàn)自己經(jīng)常需要輸入長 單詞，就應(yīng)該考慮設(shè)置輸入快捷鍵，這樣你只需要輸入單詞的一部分，剩下的由 Word 來完成。例如，我想輸入“電腦報”，我只需輸入“ DNB”，然后按空格鍵， Word