文件管理培訓(xùn)講義-資料下載頁(yè)
2025-08-14 12:12本頁(yè)面
【導(dǎo)讀】總經(jīng)辦負(fù)責(zé)農(nóng)莊所有文件的統(tǒng)一編號(hào)、審核、發(fā)放、回收、以及部門職能和崗位描述。具體格式見(jiàn)附件一。容的需要使用何種紙張。于右上方靠右對(duì)齊。表格內(nèi)居中對(duì)齊。頁(yè)腳：“第×頁(yè)（空兩格）共×頁(yè)”用宋體小五號(hào)字居中對(duì)齊，只有一頁(yè)時(shí)可不標(biāo)頁(yè)碼。b.裝訂線：1厘米，裝訂線位置：居左。c.頁(yè)眉、頁(yè)腳：距邊界厘米。過(guò)內(nèi)部郵件發(fā)給總經(jīng)辦。后轉(zhuǎn)呈總裁審批。原件連同電子文檔進(jìn)行備份保管。方可辦理離職手續(xù)。銷毀前，由總經(jīng)辦文件管理員列出銷毀文件清單上報(bào)總經(jīng)理。審批后方可銷毀。
【正文】 1. 所有文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放和登記。 2. 各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的管理，各部門文件管理員應(yīng)報(bào)總經(jīng)辦備案。 3. 各部門經(jīng)理或文件管理員負(fù)責(zé)簽收。 4. 總經(jīng)辦應(yīng)建立所有在用文件電子目錄清單，并對(duì)所有在用文件的原件連同電子文檔進(jìn)行備份保管。 5. 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)不定期對(duì)各部門的 文件保管狀況進(jìn)行監(jiān)督檢查。 6. 各部門文件持有人因工作異動(dòng)或離職時(shí)，所持有文件應(yīng)交還該部門文件保管員并將文件目錄交總經(jīng)辦查對(duì)無(wú)誤后 方可辦理離職手續(xù)。 7. 公司員工跨部門借閱文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)，由文件管理員對(duì)借閱人、所借閱文件名稱、借閱時(shí)間和歸還時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)登記，借閱者應(yīng)愛(ài)護(hù)文件，不得在文件上作任何標(biāo)記和涂改，不得損壞文件。 六 、 文件的銷毀 1. 對(duì) 超過(guò)保管期限或確已失去價(jià)值的文件，文件管理人員應(yīng)定期銷毀。銷毀前，由總經(jīng)辦文件管理員列出銷毀文件清單上報(bào)總經(jīng)理審批后方可銷毀。 2. 對(duì) 重要 文件 的 銷毀 應(yīng)有 2 人以上（部門及總 經(jīng)辦人員在場(chǎng)）進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，任何人不得私自銷毀文件。
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