【導(dǎo)讀】主題詞又叫關(guān)鍵詞。它是指公文中代表其內(nèi)容特征的、最能說(shuō)明。問(wèn)題的、起關(guān)鍵作用的詞。主題詞是辦公現(xiàn)代化的產(chǎn)物，它主要供制。作公文索引和電子計(jì)算機(jī)檢索之用。《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》。第八條和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第十條第十二項(xiàng)都明確指出，上報(bào)的公文，應(yīng)按照上級(jí)要求和公文主題詞表的規(guī)定標(biāo)注主題詞。從數(shù)量上來(lái)看，一份公文除類別詞外，最多不超過(guò)5個(gè)主題詞。別詞”到“類屬詞”，從內(nèi)容到形式?！秶?guó)務(wù)院公文主題詞表》中的《主題詞主表》的第一層劃分。第二層是對(duì)13類中每一類的具體分類。文所在第一、二層中的“行業(yè)”主題詞。如某市婦聯(lián)撰擬一份通報(bào)，后再在下面找到第二層所在的“黨派團(tuán)體”?！拔拿毓ぷ鳌毕碌摹肮摹?。政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞的通知》，標(biāo)注的第二個(gè)主題詞是“公文”。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文一般。密期限、緊急程度。送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。公文版頭部分、公文本體部分、公文文尾部分。

　　

【正文】 29 最大限度地再現(xiàn)會(huì)議情境的保證。 （一）、會(huì)議記錄格式 一般會(huì)議記錄的格式包括兩部分：一部分是會(huì)議的組織情況，要求寫(xiě)明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等。另一部分是會(huì)議的內(nèi)容，要求寫(xiě)明發(fā)言、決議、問(wèn)題。這是會(huì)議記錄的核心部分。 對(duì)于發(fā)言的內(nèi)容，一是詳細(xì)具體地記錄，盡量記錄原話，主要用于比較重要的會(huì)議和重要的發(fā)言。二是摘要性記錄，只記錄會(huì)議要點(diǎn)和中心內(nèi)容，多用于一般性會(huì)議。 會(huì)議結(jié)束，記錄完畢，要另起一行寫(xiě) 散會(huì) 二字，如中途休會(huì)，要寫(xiě)明 休會(huì) 字樣。 例文一： 會(huì)議名稱 會(huì)議時(shí)間 會(huì)議地點(diǎn) 記錄人 出席與列席會(huì)議人員 缺席人員 會(huì)議主持人 審閱 簽字 主要議題 發(fā)言記錄： 例文二： 公司辦公 會(huì)議記錄 30 時(shí)間：一九年月日時(shí) 地點(diǎn)：公司辦公樓五樓大會(huì)議室 出席人： ?? 缺席人： ?? 主持人：公司總經(jīng)理 記錄人：辦公室主任劉 主持人發(fā)言： (略 ) 與會(huì)者發(fā)言： ???????????????????????? ???????????????????????? 散會(huì) 主持人： (簽名 ) 記錄 人： (簽名 ) (本會(huì)議記錄共頁(yè) ) （ 二）、會(huì)議記錄的基本要求 一、準(zhǔn)確寫(xiě)明會(huì)議名稱（要寫(xiě)全稱），開(kāi)會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)，會(huì)議性質(zhì)。 二、詳細(xì)記下會(huì)議主持人、出席會(huì)議應(yīng)到和實(shí)到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù)，記錄者姓名。如果是群眾性大會(huì)，只要記參加的對(duì)象和總?cè)藬?shù)，以及出席會(huì)議的較重要的領(lǐng)導(dǎo)成員即可。 31 如果某些重要的會(huì)議，出席對(duì)象來(lái)自不同單位，應(yīng)設(shè)置簽名簿，請(qǐng)出席者簽署姓名、單位、職務(wù)等。 三、忠實(shí)記錄會(huì)議上的發(fā)言和有關(guān)動(dòng)態(tài)。會(huì)議發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點(diǎn)。 其他會(huì)議動(dòng)態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時(shí)中斷以及別的重要的會(huì)場(chǎng)情況等，也應(yīng)予以記錄。 記錄發(fā)言可分摘要與全文兩種。多數(shù)會(huì)議只要記錄發(fā)言要點(diǎn)，即把發(fā)言者講了哪幾個(gè)問(wèn)題，每一個(gè)問(wèn)題的基本觀點(diǎn)與主要事實(shí)、結(jié)論，對(duì)別人發(fā)言的態(tài)度等，作摘要式的記錄，不必 “ 有聞必錄 ” 。某些特別重要的會(huì)議或特別重要人物的發(fā)言，需要記下全部?jī)?nèi)容。有錄音機(jī)的，可先錄音，會(huì)后再整理出全文；沒(méi)有錄音條件，應(yīng)由速記人員擔(dān)任記錄；沒(méi)有速記人員，可以多配幾個(gè)記得快的人擔(dān)任記錄，以便會(huì)后互相校對(duì)補(bǔ)充。 四、記錄會(huì)議的結(jié)果，如會(huì)議的決 定、決議或表決等情況。 會(huì)議記錄要求忠于事實(shí)，不能夾雜記錄者的任何個(gè)人情感，更不允許有意增刪發(fā)言內(nèi)容。會(huì)議記錄一般不宜公開(kāi)發(fā)表，如需發(fā)表，應(yīng)征得發(fā)言者的審閱同意。 （三）、會(huì)議記錄的重點(diǎn) 會(huì)議記錄應(yīng)該突出的重點(diǎn)有： （ 1）會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng)； （ 2）會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解； （ 3）權(quán)威人士或代表人物的言論； （ 4）會(huì)議開(kāi)始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論； （ 5）會(huì)議已議決的或議而未決的事 項(xiàng)； （ 6）對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。 （四）、會(huì)議記錄的寫(xiě)作技巧 32 一般說(shuō)來(lái)，有四條：一快、二要、三省、四代。 一快，即記得快。字要寫(xiě)得小一些、輕一點(diǎn)，多寫(xiě)連筆字。要順著肘、手的自然去勢(shì)，斜一點(diǎn)寫(xiě)。 二要，即擇要而記。就記錄一次會(huì)議來(lái)說(shuō)，要圍繞會(huì)議議題、會(huì)議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會(huì)者的不同意見(jiàn)或有爭(zhēng)議的問(wèn)題、結(jié)論性意見(jiàn)、決定或決議等作記錄，就記錄一個(gè)人的發(fā)言來(lái)說(shuō)，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過(guò)程可以不記。就記一句話來(lái)說(shuō)，要記這 句話的中心詞，修飾語(yǔ)一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨(dú)立成篇。 三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡(jiǎn)稱、簡(jiǎn)化詞語(yǔ)和統(tǒng)稱。省略詞語(yǔ)和句子中的附加成分，比如 但是 只記 但 ，省略較長(zhǎng)的成語(yǔ)、俗語(yǔ)、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫(huà)一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會(huì)后查補(bǔ)。 四代，即用較為簡(jiǎn)便的寫(xiě)法代替復(fù)雜的寫(xiě)法。一可用姓代替全名，二可用筆畫(huà)少易寫(xiě)的同音字代替筆畫(huà)多難寫(xiě)的字；三可用一些數(shù)字和國(guó)際上通用的符號(hào)代替文字；四可用漢語(yǔ)拼音代替生詞難字；五可用外 語(yǔ)符號(hào)代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會(huì)議記錄時(shí)，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。 （五）、會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要的區(qū)別 會(huì)議紀(jì)要有別于會(huì)議記錄。二者的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同：會(huì)議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄，屬事務(wù)文書(shū)。會(huì)議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。第二，功能不同：會(huì)議記錄一般不公開(kāi)，無(wú)須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會(huì)議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。 關(guān)于撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn) 會(huì)議紀(jì)要作為一種反映會(huì)議基本情況和精神的紀(jì)實(shí)性公文，有著傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和重要精神的作用。一份好的會(huì) 議紀(jì)要，對(duì)提高工作效率、確保工作順利進(jìn)行有著十分重要的作用。由于筆者經(jīng)常撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，時(shí)間久了，總結(jié)出幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)現(xiàn)筆錄于下以資交流。 筆者認(rèn)為，寫(xiě)好會(huì)議紀(jì)要關(guān)鍵注意以下幾點(diǎn)： 一、吃透精神，領(lǐng)會(huì)實(shí)質(zhì)，把握基調(diào) 撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要前一定要仔細(xì)研析會(huì)議記錄，分析每一位發(fā)言者的發(fā)言，歸納會(huì)議決議，全面吃透會(huì)議精神，領(lǐng)會(huì)好精神實(shí)質(zhì)，把握住 33 會(huì)議基調(diào)。這樣在落筆行文時(shí)才能夠 “ 統(tǒng)籌全局駕馭全篇 ” ，體現(xiàn)“ 要旨 ” ！才能夠確保所要傳達(dá)的會(huì)議精神和部署的事項(xiàng)不 “ 失真 ”不 “ 跑調(diào) ” 。 二、刪繁就簡(jiǎn) 會(huì)議紀(jì)要不是會(huì)議記 錄，沒(méi)有必要將會(huì)議的所有內(nèi)容進(jìn)行記錄?！?紀(jì)要 ” ，顧名思義就是 “ 紀(jì)其主要 ” 因此，在內(nèi)容上要有詳略重點(diǎn)，不能過(guò)于羅嗦繁雜。繁雜羅嗦了就會(huì)使 “ 讀者 ” 難以領(lǐng)會(huì)會(huì)議精神，影響會(huì)議決議的執(zhí)行。所以，在動(dòng)筆之前，要對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行詳細(xì)地歸納整理，刪繁就簡(jiǎn)。使之，既要體現(xiàn)會(huì)議精神和主流意見(jiàn)觀點(diǎn)又不致繁雜羅嗦。 三、講究語(yǔ)言技巧 撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要必須注意語(yǔ)言的使用技巧。 切忌對(duì)語(yǔ)言不加整理，說(shuō)什麼記什麼。對(duì)于不宜公開(kāi)或有不好影響的觀點(diǎn)言辭可以刪除不記；對(duì)于言辭激烈的觀點(diǎn)可以以較溫和的詞句替代表達(dá)；對(duì)于難以量化或精確 或表述的事項(xiàng)、意見(jiàn)要善于運(yùn)用模糊語(yǔ)言。如不能確定完成日期的決議事項(xiàng)可以以 “ 近期完成 ” 或“ 盡快完成 ” 來(lái)表達(dá)。又如對(duì)于參與某項(xiàng)工作的人員范圍、人數(shù)等難以表述可以以 “ 相關(guān)人員 ” 或 “ 有關(guān)人員 ” 來(lái)表達(dá)。 ２、對(duì)于難于集中在同一段或同一個(gè)標(biāo)題下體現(xiàn)的意見(jiàn)觀點(diǎn)可以以 “ 會(huì)議指出 ” 、 “ 會(huì)議認(rèn)為 ” 等為導(dǎo)語(yǔ)引出。如代表會(huì)議某一精神的重要意見(jiàn)必須在紀(jì)要中體現(xiàn)但不好歸納在全文中的某一條或某一大標(biāo)題下，獨(dú)立成段又沒(méi)有合適的標(biāo)題，這種情況就可以以 “ 會(huì)議認(rèn)為 ” 、 “ 會(huì)議指出 ” 為導(dǎo)語(yǔ)引出并獨(dú)立成段。 四、做好 “ 三勤 ” 勤思考 — 會(huì)后不要先忙于撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，要勤思考，要把開(kāi)會(huì)的內(nèi)容先在腦海里過(guò)一遍，以便增加一下印象。然后對(duì)照會(huì)議記錄再檢查一遍，看看是否有漏記的內(nèi)容。 ２、勤動(dòng)口 — 對(duì)于檢查出的漏記內(nèi)容或有不太理解明白的內(nèi)容，要勤動(dòng)口，及時(shí)向相關(guān)與會(huì)人員請(qǐng)教，以免將錯(cuò)誤的信息寫(xiě)入紀(jì)要同時(shí)對(duì)于正確理解把會(huì)議精神實(shí)質(zhì)也使有所幫助的。 ３、勤動(dòng)手 — 會(huì)中認(rèn)真做好記錄，會(huì)后及時(shí)撰寫(xiě)紀(jì)要，切忌會(huì)中不認(rèn)真記錄，會(huì)后不及時(shí)整理紀(jì)要。時(shí)間長(zhǎng)了再撰寫(xiě)恐怕有些內(nèi)容就容易忘記或印象不深，影響了紀(jì)要的撰寫(xiě)質(zhì)量將錯(cuò)誤的或模糊的信息寫(xiě)入而耽誤工作。 總之 ，寫(xiě)好會(huì)議紀(jì)要并不是多難的工作，做事就怕認(rèn)真，只要認(rèn) 34 認(rèn)真真地，把功夫做足了就不怕寫(xiě)不出好的會(huì)議紀(jì)要來(lái)！ 行政部經(jīng)理助理崗位職責(zé) 職位名稱：行政助理 所屬部門(mén)：行政部 直屬上級(jí)：行政經(jīng)理 行政助理主要是協(xié)助行政經(jīng)理開(kāi)展工作。行政助理的工作內(nèi)容以公司運(yùn)營(yíng)保障為主，工作內(nèi)容較多元化，但較基礎(chǔ)。 協(xié)助行政部經(jīng)理完成公司行政事務(wù)工作及部門(mén)內(nèi)部日常事務(wù)工作 協(xié)助審核、修訂公司各項(xiàng)管理規(guī)章制度，進(jìn)行日常行政工作的組織與管理 各項(xiàng)規(guī)章制度監(jiān)督與執(zhí)行 參與公司績(jī)效管理、考勤等工作 獎(jiǎng)懲辦法的執(zhí)行 協(xié)助行政部經(jīng)理進(jìn)行內(nèi)務(wù)、安全管理，為其他部門(mén)提供及時(shí)有效的行政服務(wù) 會(huì)務(wù)安排：做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議記錄和會(huì)后內(nèi)容整理工作 負(fù)責(zé)公司快件及傳真的收發(fā)及傳遞 參與公司行政、采購(gòu)事務(wù)管理 負(fù)責(zé)公司各部門(mén)辦公用品的領(lǐng)用和分發(fā)工作 1做好材料收集、檔案管理、文書(shū)起草、公文制定、文件收發(fā)等工作 1 對(duì)外相關(guān)部門(mén)聯(lián)絡(luò)接待，對(duì)內(nèi)接待來(lái)訪、接聽(tīng)來(lái)電、解答咨詢及傳遞信息工作 35 1 協(xié)助辦理面試接待、會(huì)議、培訓(xùn)、公司集體活動(dòng)組織與安排，節(jié)假日慰問(wèn)等 1 協(xié) 助行政部經(jīng)理做好公司各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)工作 （另外解釋 ） 文員是行政、人事的初級(jí)階段。 行政助理的工作內(nèi)容以公司運(yùn)營(yíng)保障為主， 工作內(nèi)容較多元化，但較基礎(chǔ)。 比如工作內(nèi)容為 : 人事檔案管理 人事考核作業(yè) 員工教育培訓(xùn) 作息考勤管理 獎(jiǎng)懲辦法的執(zhí)行 各類公告的發(fā)布 招聘、錄用、升遷、離退職的辦理 各項(xiàng)規(guī)章制度監(jiān)督與執(zhí)行 協(xié)助經(jīng)理制訂公司各項(xiàng)管理制度及業(yè)務(wù)計(jì)劃 全面組織及督導(dǎo)店員的銷售工作 1辦公用品的預(yù)算及購(gòu)買(mǎi) 應(yīng)具備的條件： 1. 工作態(tài)度：必須對(duì)企業(yè)的背景、企業(yè)所在行業(yè)及市場(chǎng)的定位、企業(yè)行政管理系統(tǒng)及企業(yè)文化有所了解。 2. 工作技能：有電腦、外語(yǔ)、文筆、溝通技能、時(shí)間管理、壓力管理、情緒管理等方面的能力。 3. 業(yè)績(jī)方面：領(lǐng)悟上級(jí)主管的意圖，工作高效率，有服務(wù)意識(shí)，工作環(huán)節(jié) “ 零缺陷 ” 。 36 （補(bǔ)） 、電話轉(zhuǎn)接、 傳真和快遞收發(fā)、機(jī)票和飲用水預(yù) 訂、公司各類信函、辦公用品的登記、分發(fā)等服務(wù)工作； ； ； ； 。 行政助理工作概述： 制定和完善公司的行政管理制度，使公司的管理更加規(guī)范、合理；合理安排車輛調(diào)度；員工日常行為的督導(dǎo)；辦公區(qū)域的管理；日常行政事務(wù)的管理。 工作職責(zé)： 擬制行政管理制度，并對(duì)各部門(mén)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。 有效合理的安排公司員工用車， 以提高員工的工作效率。 負(fù)責(zé)員工午餐的安排及協(xié)調(diào)工作。 按管理規(guī)定和作業(yè)流程及時(shí)完成公司人員的名片印制。 新進(jìn)員工辦公桌位的安排。 負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的管理。 員工日常行為規(guī)范的管理，并進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)罰。 配合行政部經(jīng)理做好年度行政預(yù)算工作。 負(fù)責(zé)公司通訊費(fèi)用的審查與管理工作。 負(fù)責(zé)會(huì)議室與活動(dòng)中心的管理工作。 1負(fù)責(zé)為客戶和公司活動(dòng)準(zhǔn)備場(chǎng)地。 1根據(jù)公司年度行政預(yù)算及庫(kù)存情況進(jìn)行辦公用品、辦公設(shè)備的采購(gòu)，超出預(yù)算的支出需經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、財(cái)務(wù)部總監(jiān)批準(zhǔn)后方可 采購(gòu)。 1嚴(yán)格按照采購(gòu)管理制度進(jìn)行采購(gòu)，要貨比三家（至少三家），進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)。 1每周一提交上周工作總結(jié)和本周工作計(jì)劃。