【導(dǎo)讀】Excel是集表格、計(jì)算和數(shù)據(jù)庫(kù)為一身的優(yōu)秀軟件，其數(shù)據(jù)處理的核心是函數(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)。本文介紹ExcelXP函數(shù)的新增功能、常用函數(shù)和數(shù)據(jù)。庫(kù)的使用方法，以及ExcelXP的網(wǎng)絡(luò)集成特性。公式是Excel處理數(shù)據(jù)的主要工具，由于它的運(yùn)算符和參數(shù)比較復(fù)雜，用戶構(gòu)造公式時(shí)極易發(fā)生錯(cuò)誤。為了加快錯(cuò)誤的排除速度，ExcelXP提。供了公式錯(cuò)誤檢查功能。單擊該按鈕可以打開(kāi)一個(gè)智能標(biāo)記菜單，其上端顯示出。錯(cuò)誤的名稱，能幫助用戶迅速發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤原因。Excel擁有數(shù)百個(gè)函數(shù)，尋找適用的函數(shù)是初級(jí)用戶面臨的難題。對(duì)話框下面的“選擇函數(shù)”框中顯示“RANK”等排序函數(shù)。增加了一個(gè)名為監(jiān)視窗口的工具。選項(xiàng)卡中啟用或關(guān)閉這些規(guī)則。上述操作完成后切換至第二個(gè)工作表，重復(fù)上述。所以應(yīng)在表示支出的單元格前加負(fù)號(hào)，這樣即可計(jì)算出正確結(jié)果。為false時(shí)函數(shù)的返回值。如果logical_test為false并且省略value_if_false，則返回false。

　　

【正文】 相加求和的條件，其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本。 例如，條件可以表示為 3 3 3 apples。 Sum_range 為需要求和的實(shí)際單元格。只有當(dāng) Range 中的相應(yīng)單元格滿足條件時(shí)，才對(duì) sum_range 中的單元格求和。如果省略 sum_range。則直接對(duì) Range 中的單元格求和。 例如，假設(shè) A1:A4 單元格中的 內(nèi)容分別為四種產(chǎn)品的屬性值： $100,000， $200,000， $300,000， $400,000。 B1:B4 的內(nèi)容為每個(gè)屬性值所對(duì)應(yīng)的銷(xiāo)售傭金； $7,000， $14,000，$21,000， $28,000，那么就可以運(yùn)行公式： 23 SUMIF(A1:A4,160,000,B1:B4) 最后的求和結(jié)果將是 $63,000。 注：中文 Excel 2020 還提供有其他可根據(jù)條件來(lái)分析數(shù)據(jù)的工作表函數(shù)：用于計(jì)算單元格區(qū)域內(nèi)某個(gè)文本字符串或數(shù)字出現(xiàn)次數(shù)的 COUNTIF；用于要讓公式根據(jù)某一條件返回兩個(gè)數(shù)值 中的某一個(gè)值（例如，根據(jù)指定銷(xiāo)售額返回銷(xiāo)售紅利）的 IF。 中文 Excel 2020 速成教程 —— 使用公式查詢數(shù)據(jù) 第七講 注意公式中的數(shù)值轉(zhuǎn)換 對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)，在公式應(yīng)用中要準(zhǔn)確的輸入字符是很困難的。不過(guò)，盡管每個(gè)運(yùn)算符都需要特定類(lèi)型的數(shù)值與之對(duì)應(yīng)，但如果輸入數(shù)值的類(lèi)型與所需的不同，中文 Excel 2020還是有可能做些力所能及的轉(zhuǎn)換，并完成計(jì)算，雖說(shuō)不是所有的轉(zhuǎn)換都能成功，但下表中所列的常見(jiàn)輸入錯(cuò)誤都能被很好地處理。 表：公式中的數(shù)據(jù)類(lèi)型自動(dòng)轉(zhuǎn)換 公式 產(chǎn)生結(jié)果 說(shuō)明 =1+2 3 在中文 Excel 2020 中，文本與字符串都是由一對(duì)雙引號(hào) (英文 )來(lái)引用的，也就說(shuō)雙引號(hào)中的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)視為文本。但當(dāng)公式中使用加號(hào) (+)時(shí)，中文Excel 2020 會(huì)認(rèn)為運(yùn)算項(xiàng)為數(shù)字。雖然公式中的引號(hào)說(shuō)明 “1” 和 “2” 是文本型數(shù)值，但是還是會(huì)自動(dòng)將它轉(zhuǎn)換成數(shù)字。 =1+$ 5 當(dāng)公式中需要數(shù)字時(shí)，中文 Excel 2020 會(huì)將其中的文本轉(zhuǎn)換成數(shù)字。 =6/1/20205/1/2020 31 中文 Excel 2020將具有 mm/dd/yy 格式的文本看作日期，將日期轉(zhuǎn)換成 序列號(hào)之后，再計(jì)算它們的差。 =SQRT(8+1) VALUE!(值！ ) 中文 Excel 2020是不能將文本轉(zhuǎn)換成數(shù)字的。因?yàn)槲谋?“8 + 1” 不能被轉(zhuǎn)換成數(shù)字。如果使用 “9” 或“8”+“1” 代替 “8 + 1” ，則將把文本轉(zhuǎn)換成數(shù)字并返回 3。 =Aamp。TRUE ATRUE 當(dāng)需要文本時(shí)，中文 Excel 2020 將數(shù)字和邏輯型數(shù)值轉(zhuǎn)換成文本。 24 表中的 SQRT 工作表函數(shù)用于計(jì)算圓括號(hào)中的數(shù) —— 操作數(shù)的正平方根。 語(yǔ)法為： SQRT(number) Number 為需要求平方 根的數(shù)字，如果該數(shù)字為負(fù)，則將返回錯(cuò)誤值 NUM!。 如： SQRT(16) 等于 4 SQRT(16) 等于 NUM! SQRT(ABS(16)) 等于 4 總結(jié)： 這一部分介紹了中文 Excel 2020 的自動(dòng)計(jì)算功能，以及輸入與使用化工的方法。也許當(dāng)您使用這個(gè)軟件開(kāi)展工作后，隨著大量的數(shù)據(jù)積累，還需要通過(guò)鏈接或者外部引用來(lái)共享其它工作簿或工作表中的數(shù)據(jù)。 如下例中， AVERAGE 工作表函數(shù)將計(jì)算同一工作簿中Marketing 工作表 B1:B10 區(qū)域內(nèi)的平均值： 在這個(gè)例子中，工作表的名稱和感嘆號(hào) (!) 位于區(qū)域引用之前。這種鏈接工作簿中工作表的用途很廣，您可以很容易的理解到不但可以用于計(jì)算，也可以在指定的單元格中引用計(jì)算的結(jié)果。構(gòu)建鏈接層次。 例如，一組銷(xiāo)售部門(mén)可以跟蹤各自工作簿中的數(shù)據(jù)，然后將數(shù)據(jù)輸入到按區(qū)匯總的工作簿中，接著再輸入到按區(qū)域匯總的工作簿中 。如果為鏈接提供數(shù)據(jù)的單元格發(fā)生了變化，那么只有當(dāng)包含該鏈接的工作簿處于打開(kāi)狀態(tài)時(shí)，中文Excel 2020 才會(huì)自動(dòng)更新該鏈接。如果確實(shí)鏈接了工作簿，那么在修改了源工作簿中的值后，請(qǐng)一定更新其從屬工作簿。如果修改源工作簿時(shí)其從屬工作簿是打開(kāi)的，中文 Excel 2020 就會(huì)自動(dòng)更新從屬工作簿。中文 Excel 2020 可通過(guò)兩種方式顯示鏈接到其他工作簿上的公式，這取決于源工作簿（為公式提供數(shù)據(jù)的工作簿）是否打開(kāi)。當(dāng)源工作簿打開(kāi)時(shí)，鏈接中包含工作簿的名稱（在方括號(hào)中），然后是工作表名稱、感嘆號(hào)（ !），接著是公式所 在的單元格。 例如，若 打開(kāi)，則可以使用公式： 25 =SUM([]Annual!C10:C25) 中文 Excel 2020 速成教程 —— 管理數(shù)據(jù)清單 第一講 創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單 在中文 Excel 2020 中，排序與篩選數(shù)據(jù)記錄的操作需要通過(guò) “ 數(shù)據(jù)清單 ” 來(lái)進(jìn)行，因此在操作前應(yīng)先創(chuàng)建好 “ 數(shù)據(jù)清單 ” 。 “ 數(shù)據(jù)清單 ” 是工作表中包含相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列數(shù)據(jù)行，如前面所建立的 “ 員工工資表 ” ，這張電子報(bào)表就包含有這樣的數(shù)據(jù)行，它可以像數(shù)據(jù)庫(kù)一樣接受瀏覽與編輯等操作。這與使用中文 Visual FoxPro 6 相類(lèi)似，只是在中文 Excel 2020 中可以很容易地將數(shù)據(jù)清單用作數(shù)據(jù)庫(kù)，而在執(zhí)行數(shù)據(jù)庫(kù)操作時(shí)，例如查詢、排序或匯總數(shù)據(jù)時(shí)也會(huì)自動(dòng)將數(shù)據(jù)清單視作數(shù)據(jù)庫(kù)，并使用下列數(shù)據(jù)清單元素來(lái)組織數(shù)據(jù)： 178。 數(shù)據(jù)清單中的列是數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段 178。 數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)志是數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段名稱 178。 數(shù)據(jù)清單中的每一行對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的一個(gè)記錄 那么數(shù)據(jù)清單與電子報(bào)表的區(qū)別是什么呢？ 其實(shí)沒(méi)有多大的區(qū)別，前者的第一行含有列標(biāo)題，后者是包含數(shù)據(jù)清單在內(nèi)的數(shù)據(jù)庫(kù)，而且還有標(biāo)題！所以，您能很容易的建立數(shù)據(jù)清單。如員工 工資表中的 “ 姓名 ” 、 “ 年齡 ” 、 “ 職務(wù) ” 、 “ 工資額 ” ，這些就可以作為數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)題，使用鼠標(biāo)器選定如圖 1 所示的單元格區(qū)域，一份數(shù)據(jù)清單就建立好了。 圖 1 選定這個(gè)區(qū)域建立數(shù)據(jù)清單 26 其實(shí)，若選定一個(gè)區(qū)域，中文 Excel 2020 也會(huì)在需要的時(shí)候自動(dòng)建立一份數(shù)據(jù)清單，只是該數(shù)據(jù)清單將包含所有的 單元格，自動(dòng)找到的列標(biāo)題也不一定正確。 注意：在每張工作表上只能建立并使用一份數(shù)據(jù)清單。您也應(yīng)避免在一張工作表上建立多份數(shù)據(jù)清單，因?yàn)槟承?shù)據(jù)清單管理功能 (如篩選 )等一次也只能在一份數(shù)據(jù)清單中使用。 一旦建立好了數(shù)據(jù)清單，還可以繼續(xù)在它所包含的單元格中輸入數(shù)據(jù)。無(wú)論何時(shí)輸入數(shù)據(jù)，初學(xué)都應(yīng)當(dāng)注意遵循下列準(zhǔn)則： 在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)清單時(shí)，應(yīng)使同一列中的各行具有相同類(lèi)型的數(shù)據(jù)項(xiàng)。這一點(diǎn)在前面建立 “ 員工工資表 ” 時(shí)就體現(xiàn)了出來(lái)，這是初學(xué)者一眼就能看明白的。 單獨(dú)立于其它數(shù)據(jù) 在工作表中，數(shù)據(jù)清單與其他數(shù)據(jù)間至少要留出一個(gè)空列和一個(gè)空行，以便在執(zhí)行排序、篩選或插入自動(dòng)匯總等操作時(shí)，有利于中文 Excel 2020 檢測(cè)和選定數(shù)據(jù)清單。 這樣可避免將關(guān)鍵數(shù)據(jù)放到數(shù)據(jù)清單的左右兩側(cè)。因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)在中文 Excel 2020 篩選數(shù)據(jù)清單時(shí)可能會(huì)被隱藏。 在修改數(shù)據(jù)清單之前，應(yīng)確保隱藏的行或列也被顯示。因?yàn)?，如果清單中的行和列沒(méi)有被顯示，那么數(shù)據(jù)有可能會(huì)被刪除。 27 圖 2 進(jìn)入 “ 邊框 ” 選項(xiàng)卡 如前所述，數(shù)據(jù)清單需要列標(biāo)，若沒(méi)有的話應(yīng)在清單的第一行中創(chuàng)建，因?yàn)橹形?Excel 2020 將使用列標(biāo)創(chuàng)建報(bào)告并查找和組織數(shù)據(jù)。列標(biāo)可以使用與數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)不同的字體、對(duì)齊方式、格式、圖案、邊框或大小寫(xiě)類(lèi)型等。在鍵入列標(biāo)之前，應(yīng)將單元格設(shè)置為文本格式。 顯示數(shù)據(jù)清單 如果要將數(shù)據(jù)清單標(biāo)志和其他數(shù)據(jù)分開(kāi)，可使用單元格邊框（不是空格或短劃線）。 其操作步驟如下： 步驟一、右擊選定的單元格，然后從快捷菜單中選擇“ 設(shè)置單元格格式 ” 命令，進(jìn)入 “ 單元格格式 ” 對(duì)話框后單擊 “ 邊框 ” 選項(xiàng)卡。 步驟二、單擊 “ 外邊框 ” 按鈕后，從 “ 線條 ” 區(qū)域的“ 樣式 ” 列表窗中選擇一種線型，參見(jiàn)圖 3。 28 圖 3 選擇邊框線的樣式 步驟三、從 “ 顏色 ” 下拉列表中選擇邊框線的顏色，接著在 “ 預(yù)覽窗 ” 中單擊要使用邊框線的邊線，參見(jiàn)圖 4。 圖 4 單擊要使用邊框線的邊線 步驟四、單擊了每一條要使用邊框線的邊后，單擊 “ 確定 ” 按鈕，然后在中文 Excel 2020 的工作窗口中 單擊數(shù)據(jù)清單外的任意一處，就能在屏幕上看到所加入的邊框線了，如圖 5所示。 圖 5 上述操作的結(jié)果 29 避免在數(shù)據(jù)清單中隨便放置空行和空列，將有利于中文Excel 2020 檢測(cè)和選定數(shù)據(jù)清單，因?yàn)閱卧耖_(kāi)頭和末尾的多余空格會(huì)影響排序與搜索，所以不要在單元格內(nèi)文本前面或后面鍵入空格 ，可采用縮進(jìn)單元格內(nèi)文本的辦法來(lái)代替鍵入空格。 圖 6 進(jìn)入數(shù)據(jù)記錄單 中文 Excel 2020 速成教程 —— 管理數(shù)據(jù)清單 第二講 編輯與查詢數(shù)據(jù)記錄 對(duì)于數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)記錄，中文 Excel 2020 允許您做與 Visual FoxPro 6 中相同的編輯操作，即可新建、刪除數(shù)據(jù)記錄、按某些條 件查詢數(shù)據(jù)記錄，而且操作更加簡(jiǎn)單，只需要從 “ 數(shù)據(jù) ” 下拉菜單中選擇 “ 記錄單 ” 命令，進(jìn)入圖6所示的數(shù)據(jù)記錄單對(duì)話框就能完成這些操作。 注意：圖 6所示的數(shù)據(jù)記錄單對(duì)話框中， “ 新建 ” 按鈕的上方顯示的是 “ 當(dāng)前記錄號(hào) /總記錄數(shù) ” 。 在數(shù)據(jù)記錄單中，查閱數(shù)據(jù)記錄與 Visual FoxPro 6 中建立表單的操作相類(lèi)似，這里就不多說(shuō)了。若要制定一個(gè)查詢條件，只需單擊 “ 條件 ” 按鈕，進(jìn)入圖 7 所示的數(shù)據(jù)記錄單對(duì)話框，然后在各字段框中輸入查詢內(nèi)容即可。 30 圖 7 此時(shí)可輸入查詢條件 注意：在圖 7所示的數(shù)據(jù)記錄清單對(duì)話框中， “ 新建 ”按鈕的上方顯示的內(nèi)容是 Criteria(判據(jù) )。 此時(shí)， “ 條件 ” 按鈕將變成 “ 記錄單 ” 按鈕，單擊它可以返回圖 6所示的對(duì)話框。 隨便說(shuō)一下，數(shù)據(jù)記錄單是一種對(duì)話框，利用它可以很方便地在數(shù)據(jù)清單中輸入或顯示一行完整的信息或記錄。當(dāng)然了，它突出的用途還是查找和刪除記錄。當(dāng)使用數(shù)據(jù)記錄單向新 的數(shù)據(jù)清單中添加記錄時(shí)，數(shù)據(jù)清單每一列的頂部必須具有列標(biāo)。中文 Excel 2020 也將使用這些列標(biāo)創(chuàng)建記錄單上的字段。 注意：在數(shù)據(jù)記錄單中一次最多只能顯示 32 個(gè)字段。 中文 Excel 2020 速成教程 —— 管理數(shù)據(jù)清單 第三講 排序數(shù)據(jù)記錄 在中文 Excel 2020 中也可以根據(jù)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)資料對(duì)數(shù)據(jù)值進(jìn)行排序。 按遞增方式排序的數(shù)據(jù)類(lèi)型及其數(shù)據(jù)的順序?yàn)椋? ，順序是從小數(shù)到大數(shù)，從負(fù)數(shù)到正數(shù)。 ，其順序是 31 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9（ 空格 ）！ ” $ % amp。 39。 ( ) * + , . / : 。 = ? @ [ ] ^ _ ‘ | ~ A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z。 ， False 在 True 之前。 ，所有的錯(cuò)誤值都是相等的。 （不是空格）單元格總是排在最后。 遞減排序的順序與遞增順序恰好相反，但空白單元格將排在最后。 日期、時(shí)間和漢字也當(dāng)文字處理，是根據(jù)它們內(nèi)部表示的基礎(chǔ)值排序。 圖 8 單擊這個(gè)按鈕按升序方式排序 最簡(jiǎn)單的排序操作是使用 “ 常用 ” 工具欄中的按鈕。在這個(gè)工具欄上有兩個(gè)用于排序的按鈕，圖標(biāo)上有 AZ與向下的箭頭的哪一個(gè)按鈕，用于按降序方式重排數(shù)據(jù)，參見(jiàn)圖 8。按鈕上標(biāo)有 ZA 與向下的箭頭的哪一個(gè)按鈕用于遞減排序，參見(jiàn)圖 9。 注意：若選定了某一列后來(lái)使用圖 8與圖 9所示的操作，排序?qū)⒅话l(fā)生在這一 列中，其它列的數(shù)據(jù)排列將保持不變，其結(jié)果可能會(huì)破壞原始記錄結(jié)構(gòu)，造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤！ 32 圖 9單擊這個(gè)按鈕按降序方式排序 中文 Excel 2020 速成教程 —— 管理數(shù)據(jù)清單 第四講 設(shè)置排序條件 圖 8 與圖 9所示的操作真是太簡(jiǎn)單了！利用 “ 數(shù)據(jù) ” 下拉菜單中的 “ 排序 ” 命令進(jìn)行操作就不一樣了。此命令對(duì)于數(shù)據(jù)內(nèi)容 較多的數(shù)據(jù)清單特別有用，若只想對(duì)某區(qū)域進(jìn)行排序，也能讓您非常滿意，因?yàn)橥ㄟ^(guò)它可以設(shè)備各種各樣的排序條件，并讓中文 Excel 2020 自動(dòng)進(jìn)行排序。操作時(shí)，屏幕上將顯示如圖 10 所示的 “ 排序 ” 對(duì)話框，可以使用的各選項(xiàng)功能如下所述。 圖 10 進(jìn)入 “ 排序 ” 對(duì)話框 33 通過(guò)一份下拉菜單選擇 排序字段，