【導(dǎo)讀】如果我們?cè)谟肊xcelXP處理龐大的數(shù)據(jù)信息時(shí)，不注意講究技巧和方法的話，很可能會(huì)花費(fèi)很大的精力。用ExcelXP，來快速輸入信息就成為各個(gè)ExcelXP用戶非常關(guān)心的話題，筆者向大家介紹幾則這方面的小技巧。如果我們需要在ExcelXP工作表中輸入大量的帶有小數(shù)位的數(shù)字時(shí)，按照普通的輸入方法，我們可能按照數(shù)字原樣大小直。接輸入，例如現(xiàn)在要在單元格中輸入，我們會(huì)把“”原樣輸入到表格中。小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，我們?cè)侔凑丈厦娴姆椒ㄝ斎氲脑挘看屋斎霐?shù)字時(shí)都需要重復(fù)輸入小數(shù)點(diǎn)，這樣工作量會(huì)變大，輸入效。其實(shí)，我們可以使用ExcelXP中的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功能，讓所有數(shù)字的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位，從而快速提高輸入速。在彈出的對(duì)話框中選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，然后在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)就可以。格中鍵入，可以在上面的設(shè)置中，讓“位數(shù)”選項(xiàng)為2，然后直接在指定單元格中輸入6，回車以后，該單元格的數(shù)。列寬一致，以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。

　　

【正文】 人的出生年月日信息。 提示： MID函數(shù)的格式為 MID(text,start_num,num_chars)或 MIDB(text,start_num,num_bytes)，其中 Text是包含要提取字符的文本串； Start_num是文本中要提取的第一個(gè)字符的位置（文本中第一個(gè)字符的 start_num為 1，第二 個(gè)為 2……以此類推）；至于 Num_chars則是指定希望 MID從文本中返回字符的個(gè)數(shù)。 假定某單位人員管理希望通過身份證號(hào)碼自動(dòng)得出員工的出生年月日及性別，現(xiàn)以此為例，將有關(guān)步驟向廣大用戶作一簡(jiǎn)要介紹： 1. 選中整個(gè) B列，然后執(zhí)行 “格式 ”菜單中的 “單元格 ”命令，打開 “單元格格式 ”窗口。 2. 選擇 “數(shù)字 ”選項(xiàng)卡。 3. 在 “分類 ”欄中選擇 “文本 ”選項(xiàng)，然后單擊 “確定 ”按鈕，關(guān)閉 “單元格格式 ”窗口，將所有包含有身份證號(hào)碼的單元格設(shè)置為文本格式。 C3單元格中，然后輸入 “=19amp。MID(B3,7,2)amp。年 amp。MID(B3,9,2)amp。月 amp。MID(B3,11,2)amp。日 ”內(nèi)容。其中MID(B3,7,2)就是從身份證號(hào)碼的第 7位開始取 2位數(shù)，得出該員工的出生年份， MID(B3,9,2)就是得出該員工的出生月份，而 MID(B3,11,2)則是該員工的出生日期，這些信息再加上年、月、日等文字就會(huì)組成該員工的準(zhǔn)確出生年月日 “1970年 1月 1日 ”。 5. 接下來我們應(yīng)將光標(biāo)移至 D3單元格中，然后輸入 “=IF(MID(B3,15,1)/2=TRUNC(MID(B3,15,1)/2),女 ,男 )”。這就表示取身份證號(hào)碼的第 15位數(shù)，若能被 2整除，這表明該員工為女性，否則為男性。 11 6. 最后我們只需利用自動(dòng)填充功能對(duì)其他各個(gè)員工的出生年月日、性別進(jìn)行填充即可。 上面都是以 15位身份證為例進(jìn)行介紹的， 18位身份證的操作方法與此類似，廣大用戶若使用的是 18位身份證，只需對(duì)有關(guān)函數(shù)的取值位置進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整即可（如將 “=19amp。MID(B3,7,2)amp。年 amp。MID(B3,9,2)amp。月 amp。MID(B3,11,2)amp。日 ”修改為“=MID(B3,7,4)amp。年 amp。MID(B3,11,2)amp。月 amp。MID(B3,13,2)amp。日 ”）。 這樣就實(shí)現(xiàn)了由 Excel自動(dòng)填充員工出生年月日、性別的功能，從而極大地減輕了用戶錄入數(shù)據(jù)時(shí)的工作量，有興趣的讀者不妨一試。 在 EXCEL中增加自動(dòng)填充序列 中文ＥＸＣＥＬ９７作為一種功能強(qiáng)大、技術(shù)先進(jìn)的電子表格軟件，給我們的辦公帶來了極大方便。 在ＥＸＣＥＬ中提供了自動(dòng)填充功能，我們?cè)谑褂脮r(shí)，可以通過拖動(dòng) “填充柄 ”來完成數(shù)據(jù)的自動(dòng)填充。例如要輸入甲、乙、丙、丁……，可以 先在指定單元格輸入甲，然后將鼠標(biāo)移至單元格的右下角的小方塊處，直至出現(xiàn) “＋ ”字，按住鼠標(biāo)左鍵，向下（右）拖動(dòng)至目的單元格，然后松開即完成了自動(dòng)填充?？墒怯袝r(shí)我們會(huì)發(fā)現(xiàn)有一些數(shù)據(jù)序列不能自動(dòng)填充，例如車間一、車間二、車間三等，填充方法有兩種： 第一種：?jiǎn)螕?“菜單 ”欄上的 “工具 ”，選 “選項(xiàng) ”→ “自定義序列 ”，這時(shí)就可以在 “輸入序列 ”欄輸入要定義的序列。需要注意的是每輸入完成一項(xiàng)就要回車一次，表示一項(xiàng)已經(jīng)輸入完畢，全部輸入完成以后單擊 “添加 ”→ “確定 ”，這樣我們自定義的序列就可以使用了。 第二 種：首先把你要添加的序列輸入到一片相臨的單元格內(nèi)，例如要定義一個(gè)序列：車間一、車間二、車間三，把這三項(xiàng)分別輸入到單元Ｈ１：Ｈ３，單擊 “工具 ”→ “選項(xiàng) ”→ “自定義序列 ”→ “導(dǎo)入 ”，在 “導(dǎo)入序列所在的單元格 ”所指的對(duì)話框中輸入Ｈ１：Ｈ３，單擊 “導(dǎo)入 ”→ “添加 ”→ “確定 ”，這樣新序列就產(chǎn)生了。 定義的序列如果不再使用，還可刪除，方法是：?jiǎn)螕?“工具 ”→ “選項(xiàng) ”→ “自定義序列 ”，在 “自定義序列 ”框中，單擊要?jiǎng)h除的序列，再單擊 “刪除 ”→ “確定 ”。 發(fā)掘 Execl XP合并拆分技巧 本人在用 Excel XP管理教職工檔案時(shí)，經(jīng)常遇到合并或拆分單元格數(shù)據(jù)的情況，經(jīng)過一段時(shí)間的使用后摸索出了一套自己的 “合并與拆分 ”理論，供同行們參考。 所謂合并數(shù)據(jù)是指將兩列中的數(shù)據(jù)合并到一列中，拆分?jǐn)?shù)據(jù)是指將一列中的數(shù)據(jù)拆分到兩列中，圖 1為 “畢業(yè)院校 ”和“專業(yè) ”兩列的拆分及合并的效果圖。 合并數(shù)據(jù) 要將 “畢業(yè)院校 ”和 “專業(yè) ”兩列中數(shù)據(jù)合并為 “畢業(yè)院校及專業(yè) ”，有 “真 ”、 “假 ”兩種合并方法，所謂真合并就是將兩列數(shù)據(jù)真正合并到一列中，而假合并表面上看是合并為一列了，實(shí)際數(shù)據(jù)還是存在于兩列中，具體操 作跟我一起來看看吧。 真合并 12 如果將一列中的數(shù)據(jù)通過再輸入合并到另一列中，那不是我們希望看到的解決辦法，快捷而準(zhǔn)確的操作方法是： (1)將需要合并的 “畢業(yè)院校 ”和 “專業(yè) ”兩列數(shù)據(jù)通過 “剪切 ”、 “粘貼 ”移動(dòng)到一個(gè)新工作表中，如命名為 “合并 ”工作表。 (2)在 “合并 ”工作表中將 XLS文件另存為 TXT文件，單擊 “文件→另存為 ”，保存類型選擇 “文本文件 (制表符分隔 )”，單擊[保存 ]按鈕后根據(jù)提示連續(xù)單擊兩次 [確定 ]按鈕即可。 (3)在 Execl中單擊 [打開 ]按鈕 ，重新打開 TXT文件，在 “文本導(dǎo)入向?qū)А襟E之 1”中采用默認(rèn)設(shè)置，單擊 [下一步 ]按鈕，在 “步驟之 2”分隔符號(hào)中，去掉 “Tab鍵 ”前復(fù)選框的選擇，單擊 [完成 ]按鈕，這時(shí)兩列中數(shù)據(jù)合并到一列中。 (4)將合并后的數(shù)據(jù)再通過 “剪切 ”、 “粘貼 ”操作移動(dòng)到原工作表的原位置處，合并操作完成。 提示：合并后的數(shù)據(jù)在原來兩列數(shù)據(jù) (如畢業(yè)院校和專業(yè) )之間會(huì)有一個(gè)空格，而有時(shí)根據(jù)實(shí)際需要去掉或加寬空格，可采取如下措施： 方法一：對(duì) TXT文件進(jìn)行編輯 XLS文件中列與列之間數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為 TXT文件后是以制表符分隔的，此時(shí)合并后的數(shù)據(jù)在原來兩列數(shù)據(jù)之間會(huì)有一個(gè)空格，改變 TXT文件中兩列之間距離 (即改變空格的大小 )，對(duì)應(yīng)的 XLS文件中原兩列數(shù)據(jù)之間的距離也會(huì)隨之發(fā)生改變，若 TXT文件中兩列數(shù)據(jù)之間距離增大或減小為零，則合并的 XLS文件中兩列數(shù)據(jù)之間距離也會(huì)隨之增大或減小為零。如果你要將兩列數(shù)據(jù)無縫合并，建議應(yīng)用下面兩種方法。 方法二：利用函數(shù) ConcateName ConcateName函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)將幾個(gè)文本字符串合并為一個(gè)文本字符串，語法為： ConcateName (text1,text2, …… )，text1, text2, ……為 1到 30個(gè)將要合并成單個(gè)文本項(xiàng)的文本項(xiàng)，這些文本項(xiàng)可以為文本字符串、數(shù)字或?qū)蝹€(gè)單元格的引用，如圖 2所示。 圖 2 方法三：利用 “amp。”運(yùn)算符 利用 “amp?！边\(yùn)算符也可將幾個(gè)文本字符串合并為一個(gè)文本字符串， “amp?！边\(yùn)算方式同 “+”、 “”等運(yùn)算方式一樣，如圖 2所示。 假合并 我們也來一個(gè) “瞞天過海 ”吧，呵呵，在對(duì)單元格設(shè)置邊框時(shí)，利用工具欄中的 “外部框線 ”將兩個(gè)單元格框在一起，這樣兩個(gè)單元格中數(shù)據(jù)就在一 個(gè)表格中了，打印出來后保證不留一點(diǎn) “作假 ”痕跡。此招對(duì)付較少單元格效果不錯(cuò)，要應(yīng)付大量的單元格，奉勸你還是來點(diǎn) “真 ”的吧！否則夠你忙的了。 拆分?jǐn)?shù)據(jù) 合并方法掌握了，拆分也不難，拆分的方法與前面介紹的合并方法相似，先將 XLS文件另存為 TXT文件，再對(duì) TXT文件進(jìn)行編輯，將需要拆分的數(shù)據(jù)用 “Tab”鍵或空格分開，然后再用 Excel重新打開編輯后的 TXT文件，這樣原來在一起的數(shù)據(jù)就被拆分開了。 處理含有大量信息的表格時(shí)，以上合并與拆分的方法很有效，有興趣的朋友可以試一試。