【導讀】消防中心接到報警器報警或電話報警后，應立即攜帶萬能鑰匙趕到現場，同時保安部消防員應攜帶對講機趕到現場，確認火情是否存在，同時應攜帶近處可取的輕便滅火器，做好滅火準備。其余人員應立即趕赴現場撲火。

　　

【正文】 (3)將會議周期間管理活動中的經營狀況，如銷售活動，服務管理，衛(wèi)生管理，食品質量及其他等等事項進行講評和提出指令性意見。 (4)將會議周期間巡查、批閱文件報告中發(fā)現的問題進行講評和提出指令性意見。 (5)將決策會議，業(yè)務會議，早餐例會和其他會議的內容進行傳達和貫徹。 (6)宣讀和傳達有關的文件資料。 (7)會議上總經理就某些事情進行決策并對以后的工作進行策劃和安排。 (二)部門經理參加會議的要求 (1)準備有關投訴及處理結果的情況?正報。 (2)匯報工作中遇到的疑難問題，提出工作中需部門協(xié)調的要求，和需總經理決策的問題等等。五、部門經理會議 (一)部務會議 這是由部門經理主持召開的對本部和各部門各項業(yè)務工作進行溝通、策劃和決策的會議。參加人員以部屬各部門負責人為主。部門例會一般一周或兩周舉行一次。 (1)參加會議人員要準備自己部門業(yè)務活動中的有關資料。 (2)對上一個周期進行的工作策劃和決策進行檢查，對未完成的，經理可提出咨詢，部門負責人要解答，理由不充分者要受到批評或處罰。 (3)對下一個周期進行工作策劃。 (4)對總經理的工作策劃和經營決策進行傳達和安排、布置實施。 (5)對本部門的工作進行策劃和決策。 (二)業(yè)務例會 這是按業(yè)務系統(tǒng)由部門經理主持召開的業(yè)務工作會議。所謂業(yè)務系統(tǒng)指的是幾個密切聯系的部門會議。如飲食部的中餐部各餐廳、中廚各廚房、宴會部、管事部、酒水部等；西餐各餐廳，西廚各廚房、宴會部、管事部、酒水部等，其他部門亦同。這種會議主要是進行各部門之間的業(yè)務溝通、協(xié)調，達到提高工作效率，提高管理水準的目的。 (三)業(yè)務會議 這是由部門經理主持召開的一種專業(yè)性的會議。會議就某項業(yè)務進行研究和探討。如客務部的委托代辦服務的內容和方法；廚房的食品質量和花色品種；綠化工程的植物室內布置和養(yǎng)護；餐廳的服務方法、服務技巧和服務規(guī)格及其他專業(yè)會議等等。通過這些會議達到提高專業(yè)技術、服務質量、管理水準的目的。五、檔案管理規(guī)定行政辦主管酒店檔案工作，對酒店檔案實行統(tǒng)一管理，監(jiān)督指導，并對檔案工作人員進行培訓。行政辦設立兼職檔案管理員1名，各部設兼職檔案管理員1名。酒店檔案指酒店在經營及公務活動中形成的對酒店有保存價值的各種文字、圖片、音像等資料。酒店各部門和全體員工均有保存檔案的義務。各部門須指定人員保管本部室的檔案，檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，熟悉檔案管理知識。各部門應按照酒店檔案管轄和保管期限表中的有關規(guī)定，收集、整理、保管歸屬本部門管理的檔案，并向行政辦轉交有關資料（見附錄一、二、三）。各部門有關組織和個人因工作需要須查閱各類檔案時，行政辦應提供方便并按規(guī)定辦理借用查閱手續(xù)。任何個人都不得將屬于酒店所有的檔案據為己有或者拒絕歸檔，管理人員應按規(guī)定保管檔案。對有下列行為之一的，根據情節(jié)輕重，將給予必要的處罰、處分，情節(jié)嚴重的將予以開除。（1）損毀、丟失或者擅自銷毀部門應保存的檔案；（2）將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有，拒絕向組織和檔案工作人員轉交；（3）擅自提供、抄錄、公布屬于酒店檔案以及應當保密的檔案；（4）涂改，偽造檔案；（5）玩忽職守，造成檔案損失。部門管理檔案，無特殊情況，必須在一年后統(tǒng)一上交行政辦歸檔。在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的單位或者個人，將由總經理給予獎勵。附錄一、酒店文書立卷歸檔收發(fā)文。酒店收發(fā)文由酒店歸檔，部門收發(fā)由部門歸檔。會議資料。酒店及各部門召開的專業(yè)會、研討會單獨由行政辦立卷歸檔，內容包括會議籌備、時間、地點、會議文件資料、參加人員、領導人講話、簡報、總結等。各部門的專題報告、集體和個人的調研資料亦由行政辦歸檔。各種基建施工圖紙在工程結束后應專門立卷歸檔至人事部。上級單位發(fā)給酒店的文件由人事部歸檔。關于原稿，如有幾個修改稿，以領導最后審批簽字稿歸檔。重要的照片和底版、錄音帶、題字、題詞等，亦應立卷歸檔至人事部。立卷歸檔的資料每卷不超過150頁，超過者可立分券。附錄二、酒店各部門歸檔材料一覽表部門資 料 名 稱保管時限備注客務部散客開房通知單3年團隊會議開房通知單3年（國內客、港澳臺、國外客）旅客臨時住宿登記表3年總臺、行李生、總機、大堂副理交接班本5年訂單（包括免費房訂單）3年早餐券記錄本3年總機開關機本5年電腦話單打印資料3年協(xié)議客戶報表5年雜項憑單3年送旅游局月報表10年餐飲部宴會客史資料5年訂餐記錄本3年柯打單5年物料進出倉登記表5年菜譜5年食品開發(fā)審批、審檢材料5年成本核算資料5年保安部監(jiān)控值班記錄本5年 帶班值班記錄本5年房務部樓層領班報表3年維修統(tǒng)計表3年樓層服務員工作報表3年進退房登記表3年客衣登記表3年鑰匙領用登記表3年物品借用登記表3年布草洗滌表3年維修通知單3年客房小酒吧帳單3年雜項憑單3年物品領用單3年布草盤點單3年洗滌匯總表3年工程部領料登記表5年每周水、電、空混氣讀數表5年高壓讀數表5年每天房租修改表3年夜間公共場所檢查記錄表3年月份材料商品盤點表3年空調運行記錄表3年重要設備維修記錄表15年電腦營業(yè)資料備份（年度）15年電腦管理信息系統(tǒng)資料（按月備份）15年營銷部協(xié)議書、合同5年客史檔案5年業(yè)務員業(yè)績統(tǒng)計報表5年人事部文書檔案15年會議記錄、紀要5年員工檔案（人事檔案和員工業(yè)績檔案）15年人事檔案含員工登記表，各類證件，錄用手續(xù)和離店手續(xù)等。員工業(yè)績檔案含考評、晉升、獎懲等方面的資料培訓檔案10年酒店其它材料5年工資發(fā)放表15年財務部會計檔案（另列表）15年附錄三：會計檔案一覽表序號檔 案 名 稱保管期限備 注一、會計憑證類1原始憑證記帳憑證15年2銀行存款余額調節(jié)表3年二、會計帳簿類3日記帳15年其中：現金和銀行存款日記帳25年4明細帳15年5總帳15年6固定資產卡片固定資產報廢清理后保存15年7輔助帳簿15年三、會計報表類8月、季度會計報表5年9年度會計報表（決算）永久四、其他10餐飲結帳單15年含手工及電腦填制11餐飲入廚單15年12餐飲酒水單15年13總臺訂金單15年14內部及正式收款收據15年15餐飲定額發(fā)票（存根聯）15年16服務業(yè)發(fā)票（存根聯）15年17會計移交清冊15年18會計檔案保管清冊25年19會計檔案銷毀清冊25年六、值班經理工作職責一、協(xié)助總經理處理酒店的日常事務，處理大堂副理提交上來無法解決的賓客投訴。二、巡視各公共場所及各部門的工作情況和營業(yè)情況，檢查員工遵守酒店規(guī)章制度及儀容儀表的情況，并及時將結果傳達至有關部門。三、加強酒店的安全管理工作，每日重點巡查配電室、倉庫、機房、廚房等易發(fā)生災情的場所，并對這些場所的消防設施故障和火情隱患及時提交、督促相關部門處理，并記錄追蹤處理的結果。四、做好交接班工作，值班經理記錄本每日須交大堂副理處，當值時通知大堂副理本人所處的方位，以便其及時請示、匯報工作。五、詳細閱讀記錄本，對前班記錄本上批示之事項及時請相關部門主管簽知，并追蹤、督促落實情況，且詳細記錄追蹤處理結果。