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正文內(nèi)容

檔案管理規(guī)章制度-國家有關(guān)法規(guī)及上級文件-資料下載頁

2024-12-15 22:31本頁面

【導(dǎo)讀】主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),制定本法。第六條國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè),對全國的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃,行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。第九條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識?;蛘邫n案工作人員移交,集中管理,任何人不得據(jù)為已有。國家規(guī)定不得歸檔的材料,禁止擅自歸檔。案,檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對于保管條件惡劣或者其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p。向國家捐贈檔案的,檔案館應(yīng)當(dāng)予以獎勵。集體所有的和個人所有的檔案,檔案的所有者有權(quán)公布,但必須遵守國家有關(guān)規(guī)定,不得損害國家安全和利益,不得侵犯他人的合法權(quán)益。政府檔案行政管理部門給予警告,可以并處罰款;造成損失的,責(zé)令賠償損失???;并將沒收的檔案或者其復(fù)制件移交檔案行政管理部門;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。第二十六條本法實施辦法,由國家檔案行政管理部門制定,報國務(wù)院批準(zhǔn)后施行。

  

【正文】 寫。 每個案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄,對文件材料原有題名不要隨意更改和簡化,若原有題名無實質(zhì)內(nèi)容或無題名的,要重新擬定并在前后加 [ ]。沒有責(zé)任者、年、月、日的文件,要考證清楚,及時補上。會議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。聲像材料應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容標(biāo)出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的參見號。 卷內(nèi)文件材料情況說明,應(yīng)填在備考表內(nèi)。若無說明,也應(yīng)將立卷人、檢查人姓名、時間寫上。檢查人應(yīng)是立卷單位負(fù)責(zé)人。 案卷題名應(yīng)簡明確切,體式一致。一般包括主要 責(zé)任者、內(nèi)容、名稱 (文種 )等。部分案卷題名可以是項目的名稱代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱。一般寫在卷面,不超過 50字。 要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物,托裱破損文件,字跡稍模糊的應(yīng)復(fù)制與原件放在一起。裝訂用三孔一線,不裝訂的案卷,應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)用細(xì)線逐件裝訂。 除有特殊要求的外,檔案的案卷格式和各種表格、卡片的內(nèi)容、規(guī)格、用紙應(yīng)統(tǒng)一。卷皮一般用 250克以上較厚實的牛皮紙制成的全封閉式,規(guī)格為 300毫米 220毫米,厚度由各校自定,一般為 1 50、 60 毫米或自定;表格用紙為 260毫米 185 毫米,卡片為 125毫米 75 毫米,用 70克以上的白色書寫紙。某些特殊規(guī)格以國家制定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)。 歸檔時間和手續(xù) 黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年六月底以前歸檔。 教學(xué)部門和能按教學(xué)年度歸檔的部門應(yīng)在次年寒假前歸檔。 科研、基建項目和專題性、成套性檔案,在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內(nèi)歸檔。 隨時接收上級規(guī)定應(yīng)接收的檔案。 接收檔案必須履行手續(xù),填寫移交清冊,一式二份,寫明案卷標(biāo)題,卷內(nèi)文件頁數(shù),案卷數(shù)量,移交時間,交接雙方要簽名蓋章。 7. 檔案的整理 劃分全宗 檔案必須按全宗整理,同一個全宗的檔案不能分散,不同全宗的檔案不能混雜。 建國前檔案有兩個以上全宗的,按全宗分別整理。 建國后各校形成的包括各門類和載體的檔案,全宗名稱不因?qū)W校名稱變動而改變。 檔案的分類、編號、排架 檔案分類編號是在文件收集齊全的基礎(chǔ)上,按一定原則和屬性逐卷分別歸類編號。有檢索分類號和實體分類號 (檔號 )。 檢索分類是按專題、類別,系統(tǒng)揭示檔案內(nèi)容,屬大范圍組織檢索工具的分類,其編號按《中國檔案分類法 —— 教育檔案分類表》確定。 實體分類是以全宗為單位按檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇,結(jié)合記述的內(nèi)容性質(zhì),對庫存檔案整理、編號,排架組織館藏。 檔案實體按檔號順序排架。檔號一般是各類檔案的最下位類目順序編碼。年度為自然年度或教學(xué)年度,按各類 規(guī)范要求確定。 檔案分類、編號、排架,一經(jīng)確定,不可隨意變動。 檔案檢索工具的編制 案卷目錄應(yīng)根據(jù)不同門類檔案的具體情況分年度編制,做到不出現(xiàn)重復(fù)的檔號。 從實際出發(fā)逐步編制配套的其他檢索和參考工具:檔案館 (室 )指南、全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號索引,有條件的學(xué)校,還應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》要求編制人物卡片、著錄卡片及資料目錄。 8.檔案的計算機(jī)管理 檔案部門應(yīng)納入學(xué)校自動化信息管理網(wǎng)絡(luò),積極開發(fā)和利用國家教委推薦的、與本規(guī)范配套的計算機(jī)檔案管理系統(tǒng),提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力、 計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件的配置環(huán)境、機(jī)種選型要和本單位自動化信息管理網(wǎng)絡(luò)相一致。最好盡可能選用容量較大、檔次較高的計算機(jī),軟件編程語言為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),輸出設(shè)備為較為先進(jìn)的打字機(jī)。以保證檔案科學(xué)管理的需要和高校教育管理信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)要求。 9.檔案的保管 庫房要求 新建的庫房基本符 合國家檔案局、建設(shè)部發(fā)布的《檔案館庫房建筑設(shè)計規(guī)范》,對于原有不合格庫房,應(yīng)按該規(guī)范要求逐步改造。 庫房應(yīng)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設(shè)施。 庫房標(biāo)準(zhǔn)溫度為 14~ 24℃,標(biāo)準(zhǔn)相對濕度為 45— 60%。 檔案部門應(yīng)納入學(xué)校自動化管理系統(tǒng),根據(jù)工作需要逐步設(shè)置計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、照像 (翻拍 )機(jī)、錄像機(jī)、去濕機(jī)、空調(diào)機(jī)、吸塵器等。 案卷入庫時應(yīng)檢查帳、卡、物是否相符。以全宗為單位,按不同門類、載體、依檔號順序排列 。 案卷應(yīng)依檔號順序排放,庫房框架應(yīng)編順序號,各柜、各庫和全館 (室 )均應(yīng)有檔案資料存放標(biāo)志圖、示意圖。 檔案部門應(yīng)對檔案的安全定期組織檢查,記錄在案。發(fā)現(xiàn)問題,及時解決。對破損、褪變檔案要及時修補復(fù)制。 聲像載體檔案的保管,按本規(guī)范第四章執(zhí)行。 10.檔案的鑒定和統(tǒng)計 檔案部門要按規(guī)定進(jìn)行鑒定 檔案部門應(yīng)根據(jù)本規(guī)范并結(jié)合國家有關(guān)保管期限原則規(guī)定,對已滿期的檔案進(jìn)行鑒定。 在分管校長領(lǐng)導(dǎo)下,檔案部門和有關(guān)部門組成鑒定小組,采用直接鑒定的方法,以一個年度和一個項目的成套檔案材料為基礎(chǔ),按照分工,個人初鑒,集體審查,對到期的檔案,提出銷毀或延長保管期的意見,登記造冊經(jīng)分管校長批準(zhǔn)后,方可存毀。 銷毀檔案時必須有兩人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字。 檔案部門要確定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)計 建立健全統(tǒng)計臺帳,掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和館 (室 )內(nèi)各種情況數(shù)據(jù),按省、市檔案部 門和院校主管部門的要求及時報送各種報表。 按上級主管部門和學(xué)校要求進(jìn)行定期的綜合或?qū)m椊y(tǒng)計分析。 對統(tǒng)計數(shù)字進(jìn)行綜合分析,找出存在的問題,提出改進(jìn)措施、建議,報告學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。 11.檔案的開放利用 檔案部門人員要熟悉館藏,主動提供利用,起好領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的助手和參謀作用。 要充分發(fā)揚各校優(yōu)勢,加強內(nèi)外信息的綜合開發(fā)利用,發(fā)揮檔案的信息功能,定題跟蹤服務(wù),提高其社會效益和經(jīng) 濟(jì)效益。 館 (室 )內(nèi)應(yīng)有檢索、閱覽室和復(fù)制設(shè)備,為利用者提供方便。 珍貴檔案應(yīng)以復(fù)制件或縮微片代替原件提供利用。 已建館的學(xué)校,對館藏檔案,自形成之日起滿三十年的,除未解密或需要控制使用部分外,均應(yīng)按國家規(guī)定,報校長批準(zhǔn)后,分期分批向社會開放,未建館的不向社會開放。其他單位或個人需利用時,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)室主任或校辦主任同意后,方可查閱??萍紮n案開放利用按國家檔案局、國家科委《開發(fā)利用科學(xué)技術(shù)檔案信息資源暫行辦法》執(zhí)行 。涉及重大問題和機(jī)密的,還要報請校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 對開放的檔案,應(yīng)認(rèn)真審查內(nèi)容,嚴(yán)格區(qū)分開放與控制使用的界限。 利用開放檔案,對國內(nèi)利用者與臺灣、香港、澳門同胞及外國人應(yīng)有不同的要求。 開放檔案,應(yīng)另編目錄和檢索工具,供利用者檢索。 專利成果檔案的利用按《中華人民共和國專利法》的規(guī)定執(zhí)行。 利用手續(xù) 凡利用館 (室 )藏檔案,均應(yīng)按本館 (室 )規(guī)定辦理利用手續(xù),填寫《檔案供閱登記 簿》,對校外單位和有關(guān)人員還應(yīng)按照國家規(guī)定收費。 利用結(jié)束后,利用者應(yīng)如實填寫《檔案利用效果登記表》,留館 (室 )存查。 對借出檔案,檔案部門要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞或丟失,應(yīng)寫出書面報告,根據(jù)不同情況,報學(xué)校按規(guī)定嚴(yán)肅處理。 12.檔案的編研和學(xué)術(shù)研究 高校檔案部門應(yīng)加強編研工作,對檔案資料進(jìn)行研究整理,編輯出版。參加學(xué)校信息網(wǎng)絡(luò)整體建設(shè)和校內(nèi)外編史修志,編寫或配合有關(guān)部門編寫重要參考資料。 編研的重要參考資料包 括:學(xué)校沿革表;歷任校領(lǐng)導(dǎo) (含副職 )職務(wù)名稱及任免;學(xué)校各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù) {正編;年鑒、學(xué)校大事記 (可與黨辦、校辦合編 );重要檔案史料匯編;重要專題檔案匯編 (如學(xué)生運動、規(guī)章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型設(shè)備等 );重要會議簡介等等。 檔案部門對編纂的各種匯編要注意把關(guān),保證質(zhì)量。必要時應(yīng)報有關(guān)部門或分管校領(lǐng)導(dǎo)審查。 高校檔案部門要管好學(xué)校 (校史 )陳列館 (室 ),加強與圖書館、博物館 (室 )的聯(lián)系,根據(jù)學(xué)校和社會需要,經(jīng)校長批準(zhǔn),在適當(dāng)時候通過展覽和新聞媒介公布一定數(shù)量的檔案資料。 檔案部門應(yīng)認(rèn)真組織本單位學(xué)術(shù)理論研究,參加本系統(tǒng)、本地區(qū)的檔案協(xié)會 (學(xué)會、研究會 )活動,并起重要作用。 高等學(xué)校檔案管理辦法 中華人民共和國教育部令 ( 第 27號 ) 根據(jù)檔案法和有關(guān)規(guī)定,教育部和國家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》,現(xiàn)予公布,自 2021年 9月 1日起施行。 教育部部長 周 濟(jì) 國家檔案局局長 楊冬權(quán) 二○○八年八月二十日 第一章 總則 第一條 為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作,提高檔案管理水平,有效保護(hù)和利用檔案,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法,制定本辦法。 第二條 本辦法所稱的高等學(xué)校檔案 (以下簡稱高校檔案 ),是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。 第三條 高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作,學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強管理,將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。 第四條 國務(wù)院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。 國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 第五條 高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo),其主要職責(zé)是: (一 )貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策,批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度; (二 )將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展; (三 )建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu),落實人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費; (四 )研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。 分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負(fù)責(zé)檔案工作。 第二章 機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備 第六條 高校檔案機(jī)構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。 具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館: (一 )建校歷史在 50年以上; (二 )全日制在校生規(guī)模在 1萬人以上; (三 )已集中保管的檔案、資料在 3萬卷 (長度 300延長米 )以上。 未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室。 第七條 高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu),應(yīng)當(dāng)具備符合要求的檔案庫房和管理設(shè)施。 需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案,可以根據(jù)實際需要設(shè)立分室單獨保管。分室是高校檔案機(jī)構(gòu)的分支機(jī)構(gòu)。 第八條 高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)是: (一 )貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策,綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作; (二 )擬訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度,并負(fù)責(zé)貫徹落實; (三 )負(fù)責(zé)接收 (征集 )、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料; (四 )編制檢索工具,編研、出版檔案史料,開發(fā)檔案信息資源; (五 )組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作; (六 )開展檔案的開放和利用工作; (七 )開展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn); (八 )利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動,充分發(fā)揮檔案的文化教育功能; (九 )開展國內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動。 有條件的高校檔案機(jī)構(gòu),可以申請創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地。 第九條 高校檔案館設(shè)館長一名,根據(jù)需要可以設(shè)副館長一至二名。綜合檔案室設(shè)主任一名,根據(jù)需要可以設(shè)副主任一至二名。 館長、副館長和綜合檔案室主任 (館長和綜合檔案室主任,以下簡稱為高校檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人 ),應(yīng)當(dāng)具備以下條件: (一 )熱心檔案事業(yè),具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷; (二 )有組織管理能力,具有開拓創(chuàng)新意識和精神; (三 )年富力強,身體健康。 第十條 高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為高校檔案機(jī)構(gòu)配備專職檔 案工作人員。 高校專職檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制。其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校檔案機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定。 第十一條 高校檔案工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法,愛崗敬業(yè),忠于職守,具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)的科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。 第十二條 高校檔案機(jī)構(gòu)中的專職檔案工作人員,實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級制,享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。 第十三條 高等學(xué)校對長期接觸有毒有害物質(zhì)的
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