【正文】 的不同等級(jí)，采取有效措施，加以保護(hù)和管理； (四 )根據(jù)需要和可能，配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備。向各級(jí)國家檔案館以外的任何單位或者個(gè)人出賣、轉(zhuǎn)讓或者贈(zèng)送的，必須報(bào)經(jīng)縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門批準(zhǔn)；嚴(yán)禁向外國人和外國組織出賣或者贈(zèng)送。 第十九條 各級(jí)國家檔案館館藏的一級(jí)檔案嚴(yán)禁出境。檔案開 放的起始時(shí)間： (一 )中華人民共和國成立以前的檔案 (包括清代和清代以前的檔案；民國時(shí)期的檔案和革命歷史檔案 )，自本辦法實(shí)施之日起向社會(huì)開放； (二 )中華人民共和國成立以來形成的檔案，自形成之日起滿 30年向社會(huì)開放； (三 )經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案，可以隨時(shí)向社會(huì)開放。 第二十二條 《檔案法》所稱檔案的利用，是指對(duì)檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)保存的尚未向檔案館移交的檔案，其他機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和組織以及中國公民需要利用的，須經(jīng)檔案保存單位同意。 第二十三條 《檔案法》第二十二條所稱檔案的公布，是指通過下列形式首次向社會(huì)公開檔案的全部或者部分原文，或者檔案記載的特定內(nèi)容： (一 )通過報(bào)紙、刊物、圖書、聲像、電子等出版物發(fā)表； (二 )通過電 臺(tái)、電視臺(tái)播放； (三 )通過公眾計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)傳播； (四 )在公開場合宣讀、播放； (五 )出版發(fā)行檔案史料、資料的全文或者摘錄匯編； (六 )公開出售、散發(fā)或者張貼檔案復(fù)制件； (七 )展覽、公開陳列檔案或者其復(fù)制件。 第二十六條 利用、公布檔案，不得違反國家有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法律規(guī)定。 第六章 附 則 第三十條 中國人民解放軍的檔案工作，根據(jù)《檔案法》和本辦法確定的原則管理。 第三條 一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保守國家秘密的義務(wù)。 中央國家機(jī)關(guān)在其職權(quán)范圍內(nèi)，主管或者指導(dǎo)本系統(tǒng)保守國家秘密的工作。 不符合本法第二條規(guī)定的，不屬于國家秘密。 第十條 國家秘密及其密級(jí)的具體范圍，由國家保密工作部門分別會(huì)同外交、公安、國家安全和其他中央有關(guān)機(jī)關(guān)規(guī)定。 對(duì)是否屬于國家秘密和屬于何種密級(jí)不明確的事項(xiàng)，由國家保密工作部門，省、自治區(qū)、直轄市的保密工作部門，省、自治區(qū)政府所在地的市和經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)的較大的市的保密工作部門或者國家保密工作部門審定的機(jī)關(guān)確定。確定保密期限的具體辦法由國家保密工作部門規(guī)定。 國家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密。 經(jīng)批準(zhǔn)復(fù)制、摘抄的絕密級(jí)的國家秘密文件、資料和其他物品，依照前款規(guī)定采取保密措施。 第二十二條 具有屬于國家秘密內(nèi)容的會(huì)議和其他活動(dòng)，主辦單位應(yīng)當(dāng)采取保密措施，并對(duì)參加人員進(jìn)行保密教育，規(guī)定具體要求。在執(zhí)行過程中，有何問題、建議，請(qǐng)及時(shí)報(bào)我委辦公廳。 二、編制原則 本法的編制，以辯證唯物主義為指導(dǎo)，引入系統(tǒng)論的觀點(diǎn)和現(xiàn)代化管理的方法，源于實(shí)踐，高于實(shí)踐，把高等學(xué)校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來，具有較強(qiáng)的思想性、科學(xué)性和適用性。 (二 )符合科學(xué)性 本法規(guī)定的各項(xiàng)內(nèi)容，既要實(shí)事求是，符合高等學(xué)校檔案工作的實(shí)際，又要遵循檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和形式邏輯原則，在理論與實(shí)踐的結(jié)合 方面，有較強(qiáng)的科學(xué)性，力求有所發(fā)展，有所創(chuàng)新。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長時(shí)期內(nèi)不隨意改 變。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延。 為了方便掌握使用，本法在類目名稱、檔號(hào)模式、標(biāo)識(shí)符號(hào)等方面，力求做到準(zhǔn)確、簡明、易懂、好記。根據(jù)高等學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，確定為十個(gè)一級(jí)類目，其名稱、標(biāo)識(shí)符號(hào)和主要內(nèi)容如下： DQ 黨群 主要包括學(xué)校黨群部門在工作中形成的文件材料。 CP 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā) 主要包括產(chǎn)品生產(chǎn)、科技開發(fā)管理及活動(dòng)過程中形成的文件材料。 WS 外事 主要包括外事工作管理和外事活動(dòng)中形成的各種文件材料。細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行設(shè)置。產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備的二級(jí)類目設(shè)置，亦依此辦法處理。 (三 )三級(jí)類目的擴(kuò)展和標(biāo)識(shí) 在二級(jí)類目確定的設(shè)置原則、范圍、方法的基礎(chǔ)上，由各校根據(jù)需要和可能，自行決定是否擴(kuò)展三級(jí)類目，其標(biāo)識(shí)方法與符號(hào)和二級(jí)類目相同。 (三 )檔號(hào)結(jié)構(gòu)、模式和標(biāo)識(shí)： 1．檔號(hào)包括年度號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)三個(gè)部分。分類號(hào)究竟包含幾級(jí)類目，由各校自行掌握。由于案卷數(shù)量不同，案卷號(hào)可不限級(jí)數(shù)。 3．檔號(hào)的標(biāo)識(shí)。 (四 )檔案的實(shí)體排架問題： 從維護(hù)檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限。它與紙質(zhì)載體的文件材料同為高等學(xué)校檔案的重要組成部分。其編號(hào)模式為： 年度號(hào) +聲像檔案代號(hào) (SX)+載體代號(hào) (代碼 )+保管單位號(hào) 保管單位是聲像檔案最低限度的數(shù)量詞，可以是卷、冊(cè)、盒，也可以是張、件。但一個(gè)學(xué)校只能選一種，并保持穩(wěn)定。 (五 )關(guān)于人物檔案、教師業(yè)務(wù)檔案和其他特殊類型的檔案的列類問題： 由各校根據(jù)本法的上述原則、內(nèi)容、方法自行決定。 17 團(tuán)委 學(xué)生社團(tuán)材料入此。 12 學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè) 專業(yè)設(shè)置入此。 [12] 按學(xué)科或?qū)I(yè)或項(xiàng)目設(shè)置類目。 注：“ [ ]”代表隨機(jī)符號(hào) 附： SX 聲像 12 照片 13 錄音帶 14 錄像帶 15 幻燈片 16 磁盤 17 影視膠片 18 縮微膠片 19 光盤 高等學(xué)校檔案工作規(guī)范 第一章 編制說明 一、為了適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作的發(fā)展和管理現(xiàn)代化的需要，實(shí)現(xiàn)高校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高檔案干部的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)高校檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，更好地開發(fā)利用檔案信息資源，有效地為高校和社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)，特編制本規(guī)范。上述法規(guī)屬宏觀、原則、概括的導(dǎo)向，偏重于“做什么”；規(guī)范則是根據(jù)高等學(xué)校檔案工作的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行微觀、具體、量化的落實(shí)， 偏重于“怎樣做”。聲像載體檔案由于其載體和幅面尺寸不同，有特殊的形成規(guī)律、內(nèi)容特點(diǎn)和特殊的管理要求，我們?yōu)樗鼏为?dú)列出工作規(guī)范。 七、本規(guī)范編寫中，我們對(duì)一些重大的技術(shù)問題是這樣處理的： 1．關(guān)于交叉問題的處理： 我們的原則是，各門類檔案關(guān)系密切的管理文件，除涉及全校，全局的外，一般歸入相應(yīng)門類檔案保存；各門類檔案中，除密不可分配套的聲像材料外，其余均歸入聲像檔案單獨(dú)保存，在編號(hào)上用參見號(hào)的方式相互呼應(yīng)，以方便查找利用。從理論上講，二者應(yīng)該有聯(lián)系，也有區(qū)別。歸納起來，主要是這么幾層意思： A、根據(jù)各類 檔案的領(lǐng)域范疇、形成規(guī)律和內(nèi)容特點(diǎn)，溶類目體系和歸檔范圍為一體，分別編制用于檔號(hào)的二級(jí)類目代號(hào)簡表； B、分類號(hào)由一級(jí)類目代號(hào)和二級(jí)類目代號(hào)組成； C、從一個(gè)學(xué)校檔案部門最好用統(tǒng)一的檔號(hào)模式的認(rèn)識(shí)出發(fā)，在比較了國內(nèi)通行的“文書檔案”和“科技檔案”的檔號(hào)內(nèi)涵之后，確定檔號(hào)；年度號(hào) +分類號(hào) +案卷號(hào)。將來鑒定時(shí)，只需把該銷毀的部分清出來即可，這樣既方便插卷調(diào)整，又不缺號(hào)、不空檔。 第二章 高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范 1. 引 言 為了加強(qiáng)高等學(xué)校檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè)，做到門類齊全，結(jié)構(gòu)合理，管理科學(xué)，有效服務(wù)，必須實(shí)行目標(biāo)管理，使檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范化，提高管理水平，更有效地保護(hù)及利用檔案，為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)。中等職業(yè)技術(shù)學(xué)?？蓞⒄?qǐng)?zhí)行。 高等學(xué)校應(yīng)嚴(yán)格實(shí)行部門立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”、“四同步”：納入學(xué)校計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度．納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。 3. 高等學(xué)校檔案部門的任務(wù) 貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的政策法規(guī)，規(guī)劃全校檔案工作。 參加信息工作的整體化建設(shè)，負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源。 完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。 檔案的保密、保衛(wèi)制度，包括檔案的保密、保衛(wèi)措施和對(duì)檔案人員的相應(yīng)要求。 檔案的鑒定制度，包括鑒定范圍、組織、辦法、程序、手續(xù)等。 高等學(xué)校檔案干部要熱愛檔案專業(yè)，忠于職守、埋頭苦干，全心全意為人民服務(wù)。 6．檔案的收集 收集范圍 學(xué)校在教學(xué)、科研、管理各 項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料： 《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》規(guī)定應(yīng)歸檔的黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)十大類文件材料； 反映學(xué)校工作和活動(dòng)的有保存價(jià)值的聲像載體材料； 征集國內(nèi)外與學(xué)校有關(guān)的各種具有保存價(jià)值的其他材料； 校內(nèi)個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，可按征集、代管、捐贈(zèng)的方式處理。 立卷歸檔分工 部門、課題組立卷歸檔是高校檔案工作的基本制度和基礎(chǔ)，各部門必須分工明確，協(xié)同配合。 立卷歸檔涉及多個(gè)部門的大類，由一個(gè)或幾個(gè)主要職能部門歸口，其他部門可向它們集中或靠攏。 專題性、成套性檔案 (含教學(xué)、科研、產(chǎn)品與科技開發(fā)、基建、設(shè)備、出版檔案 )按階段、結(jié)構(gòu)、部件等分別組卷。 對(duì)上級(jí)發(fā)來的文電，除少數(shù)直接針對(duì)本校，并要執(zhí)行的重要文件，應(yīng)永久保管外，其余多數(shù)為長期、短期保 管。當(dāng)同一問題的文件多時(shí)，可采用硬卷皮成卷或單份裝訂，一般不超過 200頁；當(dāng)問題單一、文件較少，又不便一起歸類時(shí)，可立薄卷。會(huì)議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。檢查人應(yīng)是立卷單位負(fù)責(zé)人。一般寫在卷面，不超過 50字。卷皮一般用 250克以上較厚實(shí)的牛皮紙制成的全封閉式，規(guī)格為 300毫米 220毫米，厚度由各校自定，一般為 1 50、 60 毫米或自定；表格用紙為 260毫米 185 毫米，卡片為 125毫米 75 毫米，用 70克以上的白色書寫紙。 科研、基建項(xiàng)目和專題性、成套性檔案，在項(xiàng)目完成通過鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。 建國前檔案有兩個(gè)以上全宗的，按全宗分別整理。 檢索分類是按專題、類別，系統(tǒng)揭示檔案內(nèi)容，屬大范圍組織檢索工具的分類，其編號(hào)按《中國檔案分類法 —— 教育檔案分類表》確定。年度為自然年度或教學(xué)年度，按各類 規(guī)范要求確定。 8．檔案的計(jì)算機(jī)管理 檔案部門應(yīng)納入學(xué)校自動(dòng)化信息管理網(wǎng)絡(luò)，積極開發(fā)和利用國家教委推薦的、與本規(guī)范配套的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力、 計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件的配置環(huán)境、機(jī)種選型要和本單位自動(dòng)化信息管理網(wǎng)絡(luò)相一致。 庫房應(yīng)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等設(shè)施。以全宗為單位，按不同門類、載體、依檔號(hào)順序排列 。對(duì)破損、褪變檔案要及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制。 銷毀檔案時(shí)必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。 11．檔案的開放利用 檔案部門人員要熟悉館藏，主動(dòng)提供利用，起好領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的助手和參謀作用。 已建館的學(xué)校，對(duì)館藏檔案，自形成之日起滿三十年的，除未解密或需要控制使用部分外，均應(yīng)按國家規(guī)定，報(bào)校長批準(zhǔn)后，分期分批向社會(huì)開放，未建館的不向社會(huì)開放。 對(duì)開放的檔案，應(yīng)認(rèn)真審查內(nèi)容，嚴(yán)格區(qū)分開放與控制使用的界限。 利用手續(xù) 凡利用館 (室 )藏檔案，均應(yīng)按本館 (室 )規(guī)定辦理利用手續(xù)，填寫《檔案供閱登記 簿》，對(duì)校外單位和有關(guān)人員還應(yīng)按照國家規(guī)定收費(fèi)。參加學(xué)校信息網(wǎng)絡(luò)整體建設(shè)和校內(nèi)外編史修志，編寫或配合有關(guān)部門編寫重要參考資料。 高校檔案部門要管好學(xué)校 (校史 )陳列館 (室 )，加強(qiáng)與圖書館、博物館 (室 )的聯(lián)系，根據(jù)學(xué)校和社會(huì)需要，經(jīng)校長批準(zhǔn)，在適當(dāng)時(shí)候通過展覽和新聞媒介公布一定數(shù)量的檔案資料。 第二條 本辦法所稱的高等學(xué)校檔案 (以下簡稱高校檔案 )，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。 國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對(duì)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館： (一 )建校歷史在 50年以上； (二 )全日制在校生規(guī)模在 1萬人以上； (三 )已集中保管的檔案、資料在 3萬卷 (長度 300延長米 )以上。分室是高校檔案機(jī)構(gòu)的分支機(jī)構(gòu)。綜合檔案室設(shè)主任一名，根據(jù)需要可以設(shè)副主任一至二名。其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校檔案機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定