【正文】 8．檔案開(kāi)發(fā)利用的主要內(nèi)容和方法 9．檔案工作的各級(jí)崗位責(zé)任制 四個(gè)附件是： 1．歸檔范圍和保管期限表 2．二級(jí)類目代號(hào)簡(jiǎn)表 3．案卷 (裝具 )規(guī)格 4．常 用表格、卡片 本規(guī)范依據(jù)的是已發(fā)布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)又考慮高校的實(shí)際，九大項(xiàng)中，歸檔范圍、文件材料的部門(mén)立卷和歸檔流程兩大項(xiàng)最能體現(xiàn)高校該門(mén)類檔案的特色，其余有的部分如“檔案的管理”等屬于共性的，或《高等學(xué)校檔案部門(mén)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》已有明確規(guī)定的，則從簡(jiǎn)、標(biāo)明見(jiàn)該規(guī)范的某條某款。 2．分類編號(hào)問(wèn)題的處理： 分類編號(hào)一是檢索分類號(hào)，一是實(shí)體分類號(hào)，前者主要供分類標(biāo)引，后者主要供組織館藏。充分考慮高校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和未來(lái)，考慮這些年來(lái)檔案學(xué)理論和實(shí)踐的發(fā)展，考慮到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的新要求，既科學(xué)又實(shí)在，既簡(jiǎn)明又概括。《規(guī)范》在考慮了高等學(xué)校檔案的歸宿，它的成套性特點(diǎn)，它們彼此之間的有機(jī)聯(lián)系之后．大膽在一個(gè)卷內(nèi)把文件材料劃定不同的保管期限，在不影響自然形成規(guī)律的情況下按永久、長(zhǎng)期、短期順序排列。本規(guī)范所列的這些案卷 (裝具 )、表格、卡片，由高校檔案部門(mén)自行決定采用。 本規(guī)范適用于高等學(xué)校檔案部門(mén)。 高 等學(xué)校檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開(kāi)發(fā)利用。 高等學(xué)校檔案工作要努力從經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)向科學(xué)管理，逐步采用先進(jìn)技術(shù)，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，滿足學(xué)校和社會(huì)的需要。 開(kāi)展檔案的開(kāi)放和利用工作。 開(kāi)展檔案宣傳工作和利用者教育活動(dòng)。 檔案保管制度，包括檔案的安全保護(hù)和庫(kù)房、設(shè)備管理措施。 未開(kāi)放檔案的利用制度，包括利用手續(xù)、方式、要求、批準(zhǔn)權(quán)限和 管理辦法等。 高等學(xué)校檔案干部要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，執(zhí)行黨和國(guó)家方針政策，公正廉潔、嚴(yán)守黨 和國(guó)家機(jī)密。檔案干部應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定，一般不要輕易調(diào)離檔案部門(mén)。 上級(jí)決定由本館 (室 )保管的撤銷單位的檔案。其余按職能部門(mén)分工負(fù)責(zé)相應(yīng)門(mén)類的立卷歸檔。 管理內(nèi)容的檔案按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列順序：批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。 確定文件材料的保存價(jià)值，要根據(jù)學(xué)校工作需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，準(zhǔn)確進(jìn)行判斷： 凡反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本校、國(guó)家建設(shè)、歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，列為永久保管； 凡反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在 30年內(nèi)對(duì)學(xué)校和社會(huì)有查考利用價(jià)值的，列為 30年保管； 凡在較短時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考價(jià)值的，列為短期保管。 立卷視文件材料數(shù)量的多寡進(jìn)行。沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件，要考證清楚，及時(shí)補(bǔ)上。若無(wú)說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人姓名、時(shí)間寫(xiě)上。部分案卷題名可以是項(xiàng)目的名稱代字、代號(hào)及其組件、部件、階段的代號(hào)和名稱。 除有特殊要求的外，檔案的案卷格式和各種表格、卡片的內(nèi)容、規(guī)格、用紙應(yīng)統(tǒng)一。 教學(xué)部門(mén)和能按教學(xué)年度歸檔的部門(mén)應(yīng)在次年寒假前歸檔。 7. 檔案的整理 劃分全宗 檔案必須按全宗整理，同一個(gè)全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。有檢索分類號(hào)和實(shí)體分類號(hào) (檔號(hào) )。檔號(hào)一般是各類檔案的最下位類目順序編碼。 從實(shí)際出發(fā)逐步編制配套的其他檢索和參考工具：檔案館 (室 )指南、全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號(hào)索引，有條件的學(xué)校，還應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》要求編制人物卡片、著錄卡片及資料目錄。 9．檔案的保管 庫(kù)房要求 新建的庫(kù)房基本符 合國(guó)家檔案局、建設(shè)部發(fā)布的《檔案館庫(kù)房建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，對(duì)于原有不合格庫(kù)房，應(yīng)按該規(guī)范要求逐步改造。 案卷入庫(kù)時(shí)應(yīng)檢查帳、卡、物是否相符。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。 在分管校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，檔案部門(mén)和有關(guān)部門(mén)組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法，以一個(gè)年度和一個(gè)項(xiàng)目的成套檔案材料為基礎(chǔ)，按照分工，個(gè)人初鑒，集體審查，對(duì)到期的檔案，提出銷毀或延長(zhǎng)保管期的意見(jiàn)，登記造冊(cè)經(jīng)分管校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可存毀。 對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)字進(jìn)行綜合分析，找出存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施、建議，報(bào)告學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。 珍貴檔案應(yīng)以復(fù)制件或縮微片代替原件提供利用。涉及重大問(wèn)題和機(jī)密的，還要報(bào)請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 專利成果檔案的利用按《中華人民共和國(guó)專利法》的規(guī)定執(zhí)行。 12．檔案的編研和學(xué)術(shù)研究 高校檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)編研工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行研究整理，編輯出版。必要時(shí)應(yīng)報(bào)有關(guān)部門(mén)或分管校領(lǐng)導(dǎo)審查。 教育部部長(zhǎng) 周 濟(jì) 國(guó)家檔案局局長(zhǎng) 楊冬權(quán) 二○○八年八月二十日 第一章 總則 第一條 為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法，制定本辦法。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門(mén)主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。 第二章 機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備 第六條 高校檔案機(jī)構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。 需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨(dú)立性的檔案，可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)立分室單獨(dú)保管。 第九條 高校檔案館設(shè)館長(zhǎng)一名，根據(jù)需要可以設(shè)副館長(zhǎng)一至二名。 高校專職檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制。 第十三條 高等學(xué)校對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作。 第十一條 高校檔案工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法，愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能。 館長(zhǎng)、副館長(zhǎng)和綜合檔案室主任 (館長(zhǎng)和綜合檔案室主任，以下簡(jiǎn)稱為高校檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人 )，應(yīng)當(dāng)具備以下條件： (一 )熱心檔案事業(yè)，具有高級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷； (二 )有組織管理能力，具有開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)和精神； (三 )年富力強(qiáng)，身體健康。 第八條 高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)是： (一 )貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作； (二 )擬訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)； (三 )負(fù)責(zé)接收 (征集 )、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料； (四 )編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開(kāi)發(fā)檔案信息資源； (五 )組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作； (六 )開(kāi)展檔案的開(kāi)放和利用工作； (七 )開(kāi)展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)； (八 )利用檔案開(kāi)展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能； (九 )開(kāi)展國(guó)內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。 未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室。 第五條 高校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，其主要職責(zé)是： (一 )貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度； (二 )將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展； (三 )建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員編制、檔案庫(kù)房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)； (四 )研究決定高校檔案工作中的重要獎(jiǎng)懲和其他重大問(wèn)題。 第三條 高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。 檔案部門(mén)應(yīng)認(rèn)真組織本單位學(xué)術(shù)理論研究，參加本系統(tǒng)、本地區(qū)的檔案協(xié)會(huì) (學(xué)會(huì)、研究會(huì) )活動(dòng)，并起重要作用。 編研的重要參考資料包 括：學(xué)校沿革表；歷任校領(lǐng)導(dǎo) (含副職 )職務(wù)名稱及任免；學(xué)校各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù) {正編；年鑒、學(xué)校大事記 (可與黨辦、校辦合編 )；重要檔案史料匯編；重要專題檔案匯編 (如學(xué)生運(yùn)動(dòng)、規(guī)章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型設(shè)備等 )；重要會(huì)議簡(jiǎn)介等等。 利用結(jié)束后，利用者應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)《檔案利用效果登記表》，留館 (室 )存查。 利用開(kāi)放檔案，對(duì)國(guó)內(nèi)利用者與臺(tái)灣、香港、澳門(mén)同胞及外國(guó)人應(yīng)有不同的要求。其他單位或個(gè)人需利用時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)室主任或校辦主任同意后，方可查閱。 要充分發(fā)揚(yáng)各校優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)內(nèi)外信息的綜合開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮檔案的信息功能，定題跟蹤服務(wù)，提高其社會(huì)效益和經(jīng) 濟(jì)效益。 檔案部門(mén)要確定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì) 建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和館 (室 )內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)，按省、市檔案部 門(mén)和院校主管部門(mén)的要求及時(shí)報(bào)送各種報(bào)表。 聲像載體檔案的保管，按本規(guī)范第四章執(zhí)行。 案卷應(yīng)依檔號(hào)順序排放，庫(kù)房框架應(yīng)編順序號(hào)，各柜、各庫(kù)和全館 (室 )均應(yīng)有檔案資料存放標(biāo)志圖、示意圖。 庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)溫度為 14～ 24℃，標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)濕度為 45— 60％。最好盡可能選用容量較大、檔次較高的計(jì)算機(jī)，軟件編程語(yǔ)言為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，輸出設(shè)備為較為先進(jìn)的打字機(jī)。 檔案分類、編號(hào)、排架，一經(jīng)確定，不可隨意變動(dòng)。 實(shí)體分類是以全宗為單位按檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合記述的內(nèi)容性質(zhì)，對(duì)庫(kù)存檔案整理、編號(hào)，排架組織館藏。 建國(guó)后各校形成的包括各門(mén)類和載體的檔案，全宗名稱不因?qū)W校名稱變動(dòng)而改變。 隨時(shí)接收上級(jí)規(guī)定應(yīng)接收的檔案。某些特殊規(guī)格以國(guó)家制定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)。 要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡稍模糊的應(yīng)復(fù)制與原件放在一起。 案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明確切，體式一致。聲像材料應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容標(biāo)出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的參見(jiàn)號(hào)。 卷內(nèi)文件材料按順序排好后，裝訂的案卷無(wú)論單面或雙面，只要是書(shū)寫(xiě)的文件材料，均應(yīng)依次在非裝訂線一側(cè)下角編頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號(hào)、件號(hào)的戳記，并逐項(xiàng) 填寫(xiě)。 卷內(nèi)文件要求文字材料在前，圖樣在后。具體請(qǐng)參閱各工作規(guī)范。 案卷的質(zhì)量要求 各門(mén)類檔案的質(zhì)量要求，總的是：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。 學(xué)校分管某個(gè)方面工作的校領(lǐng)導(dǎo)，各部門(mén)分管檔案工作的負(fù)責(zé)人，都應(yīng)把涉及相應(yīng)的范圍的檔案工作列入自己的職責(zé)范圍，督促有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員認(rèn)真做好工作。 建國(guó)前學(xué)校的各類檔案。 高等學(xué)校檔案干部要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，管理科學(xué)知識(shí)，還要學(xué)習(xí)自然科學(xué)、社會(huì)科學(xué)方面的知識(shí)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，以保證工作的順利進(jìn)行。 檔案部門(mén)及下屬科室負(fù)責(zé)人、全體人員的崗位責(zé)任制度，包括目標(biāo)、職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核、獎(jiǎng)懲措施等。 檔案統(tǒng)計(jì)制度，包括統(tǒng)計(jì)時(shí)間、項(xiàng)目、內(nèi)容、辦法。 4. 高等學(xué)校檔案部門(mén)的制度建設(shè) 綜合性的規(guī)章制度，包括各種綜合性的實(shí)施辦法、細(xì)則、規(guī)定。 參加檔案工作協(xié)作、學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。 制訂本校檔案工作規(guī)章制度，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查執(zhí)行情況。 高等學(xué)校應(yīng)有一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，各立卷部門(mén)要有一位負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并確定適當(dāng)?shù)膶?(兼 )職檔案干部具體承辦。 2. 高等學(xué)校檔案工作的基本原則 高等學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，均屬高等學(xué)校檔案。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和國(guó)家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)和規(guī)章制訂 本規(guī)范。 4．關(guān)于常用表格、卡片和案卷 (裝具 )規(guī)格問(wèn)題的處理： 我們的原則是少而精，各類檔案的案卷 (裝具 )、表格、卡片，從通用、節(jié)約、方便、易懂考慮，其規(guī)格尺寸都應(yīng)既符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，又能 體現(xiàn)高校特點(diǎn)。這只是一般而言，如一個(gè)檔案部門(mén)有多個(gè)全宗的，原則上還應(yīng)在前后加上“全宗號(hào)”。檢索 (信息 )分類號(hào)，國(guó)家教委組織編制的《中國(guó)檔案分類法 —— 教育檔案分類表》，已作了規(guī)定。這樣一來(lái)，行政管理類檔案中，除綜合性的外，教學(xué) (包括教務(wù)、研究生、成人教育 )、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)等方面管理工作的文件材料就歸入了相應(yīng)各類，保持各類的相對(duì)的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，顯得更加科學(xué)，更便于管理和查找利用。 六、本規(guī)范的體例。 五、本規(guī)范與《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》配套使用，互為補(bǔ)充。 二、本規(guī)范以辯證唯物主義和檔案學(xué)基本理論為指導(dǎo)，以檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章為依據(jù)，引入系統(tǒng)論的觀點(diǎn)和現(xiàn)代化管理的方法，把高校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來(lái)，充分吸取我國(guó)高校檔案工作數(shù)十年發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，源于實(shí)踐，高于實(shí)踐，既尊重歷史，又有所創(chuàng)新；既突出共性 ，又照顧個(gè)性；既統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，又靈活