【導(dǎo)讀】COSCOLOGISTICS(QINGDAO)WAREHOUSING&DISTRIBUTIONCO.,LTD. COSCOLOGISTICS(QINGDAO)WAREHOUSING&DISTRIBUTIONCO.,LTD

　　

【正文】 對倉庫貨物進(jìn)行盤點，及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題，除收發(fā)貨后必須對倉庫實物進(jìn)行盤點外，固定盤點有日、周、月盤點，具體要求如下： 日盤點工作：倉管員每天對有收發(fā)貨的產(chǎn)品型號進(jìn)行清點，核對實貨與貨卡及手工賬結(jié)存數(shù)量是否相符，對有不符的及時查明原因。 周盤點工作：倉管員每周對所管庫房的所有產(chǎn) 品型號進(jìn)行清點，核對實貨與貨卡及手工賬結(jié)存數(shù)量是否相符，對有不符的及時查明原因。單證員每周至少一次與倉管員進(jìn)行系統(tǒng)帳目和手工帳的核對，以保證系統(tǒng)帳、手工帳、貨卡、實物相符。 月盤點工作：根據(jù)客戶的盤點要求，倉管員每月定期對各個產(chǎn)品進(jìn)行全面盤點，并與手工賬和貨卡進(jìn)行核對，對有不符的及時查明原因，同時要把盤點數(shù)量與單證員的系統(tǒng)帳進(jìn)行核對，并按客戶的要求出具體盤點表。 另外倉管員除了以上固定盤點外，日常需要自查和互查盤表，確保倉儲物品受控，避免出現(xiàn)貨損、貨差。（具體操作參照《 C/RDC 日常 盤點管理規(guī)定》） 青島中遠(yuǎn)物流倉儲配送有限公司 COSCO LOGISTICS (QINGDAO) WAREHOUSING amp。 DISTRIBUTION CO.,LTD 24 5． 貨位管理 如貨物由破損狀態(tài)轉(zhuǎn)正品狀態(tài)或理庫等業(yè)務(wù)操作，而需變更貨位，則由倉管員填寫一式二聯(lián)的《貨位調(diào)換單》（見附表 18），填寫完畢后將第二聯(lián)交由單證員，單證員在單據(jù)上簽字后，于系統(tǒng)內(nèi)操作“貨位移庫”進(jìn)行貨位的調(diào)整，以此保證與實物與所屬貨位的一致。 附表 18：貨位調(diào)換單 貨位調(diào)換單 編碼 型號 等級 狀態(tài) 數(shù)量 原貨位 現(xiàn)貨位 備注 倉管簽字： 單證簽字： 6． 貨卡填寫標(biāo)準(zhǔn) 新建貨卡： 新垛位啟用后，必須建新卡 。 新貨卡填寫內(nèi)容 類別 （空調(diào)、冰箱、電視） 庫號 （庫位管理的標(biāo)注庫位）例： 204B1“ 204”代表庫號、“ B”代表庫區(qū)號“ 1”代表 B 區(qū)的 1 號貨位 產(chǎn)品型號 （例： KFR35G/77ZBP） 編號 （例： 10211 “ 10”此垛位此型號貨卡啟用月份“ 21”貨卡啟用日期“ 1”此垛位的此型號第一張貨卡） 計量單位 （臺、箱） 貨卡的填寫要求： 貨卡填寫必須寫明出入 庫日期、出入庫單號、收發(fā)倉庫名稱、出入庫數(shù)量、結(jié)存數(shù)量、經(jīng)辦人簽字，貨卡填寫后不得隨意涂改，如需修改必須由修改人員在修改處簽字。 原貨卡使用完需更換新貨卡時： 期初數(shù)量一欄填寫原貨卡的結(jié)存數(shù)量 青島中遠(yuǎn)物流倉儲配送有限公司 COSCO LOGISTICS (QINGDAO) WAREHOUSING amp。 DISTRIBUTION CO.,LTD 25 舊貨卡的保存： 使用后的貨卡倉管員按貨卡的庫號和編號進(jìn)行排序后裝訂，交單證員處進(jìn)行保管，保管期限為 6 個月。 倉管員倉庫現(xiàn)場必備的作業(yè)工具： 硬板夾、圓珠筆。 （四） RDC 商務(wù)員 1. 整理單據(jù)控制回單： RDC 商務(wù)專員每日將從單證處取得的回單進(jìn)行審核，必須保證回單上的簽收 章和預(yù)留印鑒的章一致，且單據(jù)上的計劃數(shù)，發(fā)貨數(shù)和收貨數(shù)也必須一致，如不一致，應(yīng)退回調(diào)度，讓其調(diào)查原因，重新蓋章簽字。 每日將審核無誤的回單在系統(tǒng)中做回單處理（附件 1），以便 RDC 進(jìn)行單據(jù)控制，并且于每周四下午從系統(tǒng)中導(dǎo)出未回單明細(xì)（附 表 19），發(fā)給總部商務(wù)主管。并對按期應(yīng)回未回的單據(jù)考 核車隊或司機，體 在當(dāng)月物流費用中。 每日或定期將回單的分公司留存聯(lián)和結(jié)算聯(lián)與 RDC 的費用結(jié)算表（應(yīng)收部分）對應(yīng)一起返給客戶，并要求客戶在返單交接臺帳上簽收。 附件 1： 附 表 19： 未回單明細(xì) 日期 單號 項目 未回單原因 2. 費用制作及審核： 每日從系統(tǒng)導(dǎo)出各項目當(dāng)天發(fā)生的所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（導(dǎo)《收發(fā)明細(xì)》），作為費用結(jié)算明細(xì)的總賬，每日進(jìn)行累加，然后在總賬中加入合同中規(guī)定的相關(guān)費率、體積和運距等數(shù)據(jù)，按照商務(wù)部統(tǒng)一模板（附件 2），進(jìn)行應(yīng)收和應(yīng)付費用對比制作，以便能更好的控制應(yīng)收不少收，應(yīng)付不多付；對于無合同的資源方或者客戶，必須按照審批表的價格制作費用，如無審批表則必須請示商務(wù)主管后，方可制作。 備注：應(yīng)付倉儲費 \裝卸費要求在報賬前確 認(rèn)費用 ,將確認(rèn)表及時傳真商務(wù)部；配送費應(yīng)收必須按照客戶排車要求制作，應(yīng)付必須按照真實拼車狀況進(jìn)行排車制作費用，車隊信息要求準(zhǔn)確無誤。保證報帳數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確 . 附件 2： 回單處理 青島中遠(yuǎn)物流倉儲配送有限公司 COSCO LOGISTICS (QINGDAO) WAREHOUSING amp。 DISTRIBUTION CO.,LTD 26 項目裝卸配送費用 3. 系統(tǒng)經(jīng)營分析表的提報 每月 3 號之前根據(jù)當(dāng)月制作的費用結(jié)算明細(xì)表中的數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)中做經(jīng)營分析表。 流程圖如下： 報賬數(shù)據(jù)要求準(zhǔn)確，實收 \實付數(shù)據(jù)與報賬數(shù)不符， 要求列明原因并由經(jīng)理簽字， 對責(zé)任人進(jìn)行考核后，總部方可進(jìn)行調(diào)帳。 系統(tǒng)經(jīng)營分析表在操作過程中對應(yīng)的應(yīng)收應(yīng)付各項目的數(shù)量必須為結(jié)算明細(xì)表中實際結(jié)算的數(shù)量（監(jiān)管項目的數(shù)量必須為當(dāng)月的出庫量），而費率除倉儲費率必須按照合同費率填入外，裝卸和配送都按照金額和數(shù)量折合費率填入。業(yè)務(wù)周期必須為發(fā)生業(yè)務(wù)的實際時間，而系統(tǒng)中客戶和付款人的區(qū)別在于客戶指當(dāng)?shù)胤止?，付款人為開發(fā)票的發(fā)票抬頭名稱，此區(qū)別關(guān)系到財務(wù)報表的準(zhǔn)確性，一定要區(qū)分。 4. 收付款控制： 5156 系統(tǒng)商務(wù)結(jié)算模塊 費用管理中的經(jīng)營分析 新建經(jīng)營分析 總部商務(wù)主管審核（主管審核） RDC 經(jīng)理審核 商務(wù)部經(jīng)理審核提交 (總部 二級審核 ) 整理匯總提交財務(wù)部形成當(dāng)月的財務(wù)數(shù)據(jù) 根據(jù)費用表中的應(yīng)收應(yīng)付數(shù)量金額填入系統(tǒng)中的應(yīng)收、應(yīng)付費用數(shù)據(jù)和相關(guān)信息 選擇項目分部，結(jié)算項目，掛賬月份 其他項目 拒絕 通過 通過 通過 通過 拒絕 拒絕 青島中遠(yuǎn)物流倉儲配送有限公司 COSCO LOGISTICS (QINGDAO) WAREHOUSING amp。 DISTRIBUTION CO.,LTD 27 收款控制： 費用確認(rèn)：每月 3 號之后按期（每周或半月）將已經(jīng)審核無誤的應(yīng)收費用結(jié)算明細(xì)表發(fā)給客戶分公司，讓其盡快對賬確認(rèn)，并與每月 15 號之前確認(rèn)上月產(chǎn)生的所有物流費用。如客戶分公司不確認(rèn)，應(yīng)與每月 15 號當(dāng)日反饋總部商務(wù)主管，以便總部能及時跟進(jìn)費用結(jié)算進(jìn)度和協(xié)商其他部門及時解決。 應(yīng)收金額確認(rèn)申請：應(yīng)收費用客戶分公司確認(rèn)之后， RDC 商務(wù)專員應(yīng)將已經(jīng)確認(rèn)的金額在系統(tǒng)中做應(yīng)收金額確認(rèn)申請，具體流程如下： 5156 商務(wù)結(jié)算模塊 —— 費用管理 ——應(yīng)收金額確認(rèn)申請 —— 填入客戶分公司確認(rèn)金額 —— 點擊確認(rèn) 注意：此步操作 只有在費用已由客戶分公司確認(rèn)后，方可進(jìn)行操作，且此操作模塊能體現(xiàn)出掛賬金額和確認(rèn)金額的差異，如產(chǎn)生差異，務(wù)必在確認(rèn)時錄入差異原因。另熊貓項目確認(rèn)申請時必須在確認(rèn)表的金額基礎(chǔ)上乘以 后方可錄入系統(tǒng)。 發(fā)票申請小項目：應(yīng)收金額確認(rèn)申請后，除海信、科龍、長虹、小天鵝、熊貓、澳柯瑪，惠而浦，拓普輪胎、順德簡氏、怡亞通外必須再繼續(xù)在費用管理下做發(fā)票申請（小項目），在此步操作中必須正確填入掛賬月份，發(fā)票抬頭，收發(fā)貨人等相關(guān)信息，以保證發(fā)票不被退票并且可在發(fā)票申請?zhí)峤缓蠹皶r查看總部開票進(jìn)度，商務(wù)主管會 在審核無誤后，通知財務(wù)開具發(fā)票，后將發(fā)票寄給 RDC，由 RDC 轉(zhuǎn)交客戶分公司，期間必須有交接臺帳。 注意：此步操作只有在掛賬，并且做應(yīng)收金額確認(rèn)后，方能做發(fā)票申請（小項目）。對于監(jiān)管項目預(yù)開發(fā)票，或者掛賬漏掛的，需要提前開具發(fā)票的，此時需要在費用管理下做手工發(fā)票，輸入對應(yīng)的將要掛賬的月份，項目，費用類型，金額，付款人和發(fā)票抬頭即可。另發(fā)票類型有 2 類：第一類為普通發(fā)票；第二類是聯(lián)運發(fā)票。普通發(fā)票是專門開具倉儲費、裝卸費、和監(jiān)管費的；聯(lián)運發(fā)票是開具運輸發(fā)票的，如果倉儲費、裝卸費和運費可以開在一張發(fā)票上的話，也開具 聯(lián)運發(fā)票，只需要單獨列出各費用類型對應(yīng)的金額。 收款 :發(fā)票交給客戶分公司后，要同分公司溝通，落實客戶付款的時間是否在合同規(guī)定的時間內(nèi)，并且要及時同商務(wù)主管核對款項是否已經(jīng)收到。 應(yīng)收賬款控制：商務(wù)專員在做好上述事情后，還要在每月 15 號左右導(dǎo)出費用報表下的應(yīng)收賬款查詢報表，來核對 RDC 本月還有哪些項目的費用未確認(rèn)，未開具發(fā)票，哪些費用開具發(fā)票款未收回，并要及時同客戶溝通付款時間和確認(rèn)時間，且要向商務(wù)主管匯報未確認(rèn)費用原因和付款進(jìn)度，以便能及時準(zhǔn)確的控制 RDC 的應(yīng)收賬款。 付款控制： 青島中遠(yuǎn)物流倉儲配送有限公司 COSCO LOGISTICS (QINGDAO) WAREHOUSING amp。 DISTRIBUTION CO.,LTD 28 資源方對賬：每月 15 號之前通知資源方將其上月的費用結(jié)算表發(fā)給商務(wù)專員，商務(wù)專員根據(jù)每月 RDC 的費用結(jié)算表同資源方的費用結(jié)算表進(jìn)行對比審核，審核無誤通知資源方將費用確認(rèn)表打印簽字蓋章并開具正規(guī)發(fā)票交給 RDC， RDC 簽字蓋章后郵寄總部商務(wù)主管。（備注：如移庫 \內(nèi)部理庫 \倒庫等非常規(guī)費用的收付款 ,在業(yè)務(wù)發(fā)生前必須先行報批。按報批的費用進(jìn)行收付款結(jié)算） 付款申請：資源方確認(rèn)表確認(rèn)之后，商務(wù)專員要在系統(tǒng)費用管理下做付款申請，在此步操作中，除要填入確認(rèn)的金額外，還要把發(fā)票 號碼在單據(jù)號欄目中填入，填寫無誤后提交即可。 現(xiàn)金支付的流程： a) 凡是現(xiàn)金支付的業(yè)務(wù)一經(jīng)公司批準(zhǔn)以后必須由責(zé)任人申請備用金。備用金必須?？顚Ｓ?，不得挪做它用。備用金的額度由商務(wù)部根據(jù)配送 /運輸?shù)臉I(yè)務(wù)量及報銷周期確定，經(jīng)商務(wù)部審核后報總經(jīng)理批準(zhǔn)后財務(wù)將現(xiàn)金打到責(zé)任人帳戶。 b) 為轉(zhuǎn)移配送 /運輸貨物的貨損貨差風(fēng)險，現(xiàn)金支付的社會車輛在運輸時必須簽署由總部統(tǒng)一印制的《貨物托運合同書》并在起運前與司機簽定且在起運前在合同中定價。合同中要注明運輸 /配送貨物的訂單號。并同時留存司機的身份證 /駕駛證復(fù)印件。 c) 貨物送 達(dá)后，由 RDC 商務(wù)專員接收回單，并仔細(xì)審核回單，對破箱、貨損、貨差的情況給予扣款處理，對于比較穩(wěn)定、經(jīng)常性合作的司機的付款 ,公司采取直接打款給資源方的方式；對于不能直接打款的司機 , 必須通過商務(wù)專員支付 ，具體支付流程如下： 1) 商務(wù)部將期初備用金或沖帳周轉(zhuǎn)備用金打款給 RDC 經(jīng)理 ,但 RDC 經(jīng)理不能直接對外付款 ,由 RDC 經(jīng)理限額借款給商務(wù)專員 ,商務(wù)專員給 RDC 經(jīng)理開具收據(jù) ,由商務(wù)專員付款給司機。 2) 商務(wù)專員嚴(yán)格按回單付款 ,付款時要給司機出具收據(jù) ,收據(jù)中必須列出付款的合同號 (多個合同一起付款的可開一張收據(jù) ),付款人 \收款人同時在收據(jù)上簽字；商務(wù)專員付款后在相應(yīng)的合同上填寫實付金額、實付人、付款日期并簽字 ,作為商務(wù)部沖帳付款的依據(jù) (原規(guī)定是由司機在合同上簽收 )。 3) 商務(wù)專員的備用金用完后 ,將付款的收據(jù)交 RDC 經(jīng)理對帳 ,對帳無誤后 RDC經(jīng)理在收據(jù)上簽字審核 . 青島中遠(yuǎn)物流倉儲配送有限公司 COSCO LOGISTICS (QINGDAO) WAREHOUSING amp。 DISTRIBUTION CO.,LTD 29 4) 各 RDC 經(jīng)理必須妥善保管收據(jù) ,作為實付款的證據(jù) ,按冊編號、存檔 ,以備總部審計 ,會計年度結(jié)束后或離任時與財務(wù)部 \商務(wù)部對帳完畢交商務(wù)部存檔。 d) 商務(wù)專員對賬完畢之后也同樣要在系統(tǒng)中做付款申請，而對于提前預(yù)付的費用，則必須在系統(tǒng)中做預(yù)付賬款申請，其中必須輸入掛賬月份 、 收款人（ 資源方名稱） 、 金額。而預(yù)付賬款做完后，在對應(yīng)的月份掛賬時一定要將此筆費用掛賬，才能保證應(yīng)付和實付金額一致。 5. 其他工作： 每月 30 號之前將各項目回單（自提單和配送單）的商務(wù)聯(lián)按時間順序整理裝訂寄回商務(wù)部。 每月 20 號之前將與客戶回單的交接臺帳按順序裝訂寄回總部，商務(wù)專員復(fù)印留存?zhèn)洳椤? 完成商務(wù)主管臨時交代的其他任務(wù)。 青島中遠(yuǎn)物流倉儲配送有限公司 COSCO LOGISTICS (QINGDAO) WAREHOUSING amp。 DISTRIBUTION CO.,LTD 30 二、 RDC經(jīng)理 管理規(guī)范化 R D C 經(jīng) 理 工 作 內(nèi) 容隨 時 工 作 內(nèi) 容季 度 工 作 內(nèi) 容每 周 工 作 內(nèi) 容 每 月 工 作 內(nèi) 容工 作 主 線 及 每 天 工 作 內(nèi) 容早 例 會倉 庫 巡 視新 員 工 培 訓(xùn)月 底 盤 點雙 鎖 情 況檢 查工 作 檢 查培 訓(xùn) 工 作裝 卸 工 培 訓(xùn)抽 查 盤 點車 隊 培 訓(xùn) 老 員 工 培 訓(xùn)溝 通