【正文】 流程優(yōu)化人事檔案是企業(yè)職工信息的重要載體，歷史全面地記載著職工的基本情況，反映著每個職工的綜合表現(xiàn)。準確、齊全、完整的人事檔案是企業(yè)全面考察了解、正確評價和選撥任用人才的重要依據(jù)，是促進人才合理流動、合理配臵、合理使用、保證人才隊伍素質(zhì)的重要措施，人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個相當長的時期，無論對單位和個人都有不可替代的作用?，F(xiàn)今，“棄檔族”的出現(xiàn)和擴大，從一個側面折射出現(xiàn)有檔案管理的缺陷，如何優(yōu)化人事檔案管理流程、提高檔案利用價值是我們?nèi)耸聶n案管理者需要面對和認真思考的問題。我國的人事檔案工作經(jīng)過幾十年的發(fā)展，取得了較大的成就，建立了初具規(guī)模的檔案工作管理體系。然而在信息化的今天，檔案管理工作的重要性被進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無，傳統(tǒng)的人事檔案陷入“可有可無”的尷尬。根據(jù)人事部全國人才流動中心及各省人才交流服務中心的不完全統(tǒng)計，至少有60多萬份與主人失去聯(lián)系?？梢?，隨著市場經(jīng)濟體制的建立和人才流動等外部環(huán)境的逐步寬松，人才流動速度加快，流通方式更加靈活，人事勞動關系逐漸從政治關系轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟關系，“棄檔族”的出現(xiàn)和擴大，從一個側面折射出現(xiàn)有檔案管理的缺陷。長期以來，人事檔案是一項內(nèi)部性、保密性很強的工作，并不引人注目、也不容易取得明顯的成績。事人學習、工作等實踐活動中產(chǎn)生的材料由單位上報審核后，直接交由檔案管理人員存檔，管理過程中的透明度不高，影響人們對檔案的了解，從而構成人事檔案管理的封閉性。這也導致領導干部及檔案管理人員對人事檔案管理工作不夠重視，認識存在一些誤區(qū)：認為現(xiàn)在任用干部重在現(xiàn)實表現(xiàn)，檔案沒有太大用處；認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作；認為檔案工作不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失、不泄密，能外調(diào)、能查檔就行。企業(yè)檔案意識進一步弱化。由于部分單位未按規(guī)定、按標準配備檔案管理專業(yè)人員，檔案管理人員多為兼職、變動頻繁，且多數(shù)沒有接受過專業(yè)知識的培訓，也沒有專門的檔案材料收集鑒定制度，導致在檔案材料的收集過程中，常常出現(xiàn)收集材料不作為、分類不清，或者一些該歸檔的材料沒有及時歸檔，甚至被當做廢紙丟棄，檔案材料收集被動。材料鑒定工作是在人事檔案管理中幾乎缺失的流程，對形成材料的鑒定、對無頭檔案、死亡人員檔案的鑒定工作都要實實在在開展起來。由于長期的歷史、政治原因，大多檔案管理人員在鑒定材料時怕承擔鑒定責任，有“從寬比從嚴保險”，“寧有勿缺”的思想。檔案管理人員的保守思想和畏難情緒致使檔案材料鑒定工作發(fā)展遲緩，檔案中的“假材料”則與鑒定工作的不到位直接相關?！爸夭剌p用”。由于檔案材料不斷地有更新內(nèi)容，歸檔材料規(guī)格不一，大多要進行技術加工、折疊、剪裁、裱糊。檔案管理人員常忙于材料的整理、分類、裱糊、裝訂等大量簡單、重復的勞動，被動的進行服務，根本沒有時間和精力去考慮開發(fā)檔案內(nèi)在信息，沒有發(fā)揮的檔案的積極作用。這種控制具體表現(xiàn)在人事檔案查閱的原則和范圍過嚴過緊，如與人事工作聯(lián)系不大的單位，不得直接查閱人事檔案；對查閱的要求過于苛刻，如必須是中共黨員，查檔人員不得查閱本人及親屬的檔案等等；查閱的程序和手續(xù)復雜，如必須有介紹信、審批表、領導批示簽字蓋章等。時代在發(fā)展，社會在進步，檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，科學規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平。加強宣傳，增加檔案知識。通過各種方式加大檔案宣傳力度，不斷增強部門領導及廣大干部職工對檔案管理工作的認識，讓大家知道各自享有的權利、義務。同時加強宣傳檔案的利用效益，從根本上提高認識，大家的檔案意識，才能大大提高。加強檔案管理人員自身業(yè)務學習。要讓檔案管理人員充分認識到自身在檔案事業(yè)發(fā)展中的實際意義。檔案服務質(zhì)量的提高，根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高，要將檔案管理工作者的繼續(xù)教育列入重要的議事日程，同時建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務能力和水平。做好檔案的收集工作是人事檔案利用的重要保證。人事檔案的質(zhì)量取決于檔案收集的質(zhì)量，收集工作是檔案工作的基礎，檔案材料的質(zhì)量是檔案的生命。明確收集要求。做好人事檔案收集，要明確知道要達到什么標準。人事檔案材料要求完整、真實、條理、實用。缺少任何一個階段或任何一張材料的不真實，都可能給職工個人利益帶來影響，可能會導致錯用人才，給企業(yè)或者國家?guī)頁p失；無價值的檔案既增加管理人員的工作量，又浪費人力物力財力。掌握檔案材料形成規(guī)律。把握時間規(guī)律。在一定的時間內(nèi)，一些部門會形成一定內(nèi)容的材料。如一些重要節(jié)日里單位表彰先進，年終干部和專業(yè)技術人員考核形成的考核材料表格等。在這些固定時間的活動中，人事檔案管理人員要及時收集，防止時過境遷造成材料遺失和不全；把握變化規(guī)律。凡人事檔案記載的情況發(fā)生變化，就要相應形成反映變化過程的材料，如職務、職稱變動，必然形成職務、職稱任免表等；掌握信息普遍規(guī)律。凡是具有全局性、普遍性的工作，檔案管理人員要及時了解有關政策，向有關部門提出要求，不失時機地把有關檔案材料收集歸檔，減少工作環(huán)節(jié)，提高工作效率。人事檔案的鑒別，是一項政策性很強的工作，它決定材料的取舍，是維護人事檔案真實性和完整性的一項重要工作。所以要做到隨時收集、隨時鑒別，包括鑒別是否屬于人事檔案材料，手續(xù)是否齊全，格式、填寫是否規(guī)范，材料是否真實，把好材料“入口關”，剔除沒有價值的材料、假材料。，確定材料的取舍，明確鑒別工作的政策、界限、工作程序及歸檔范圍。堅持具體問題具體分析。文件各項規(guī)定對鑒別工作具有宏觀指導意義，但每一份材料所反映的具體問題，是不可能從中央文件中都找到現(xiàn)成答案的，需要人事檔案工作者對具體問題作具體的分析。確定材料的取舍，切忌主觀臆斷和望題生意，一定根據(jù)材料的內(nèi)容和材料形成的客觀歷史條件來判定。人事檔案利用工作，影響人事檔案工作的全局。做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。有人說“就那么一個小小的紙袋，卻跟著我們一生，不知什么時候，不知在哪件事，就會影響我們，甚至改變?nèi)松壽E。那里面裝著什么，寫著什么，我們卻不得而知”。據(jù)采訪，有83%的人認為自己應該有看到自己檔案的權利。所以，人事檔案逐漸與本人及直系親屬見面的措施的實行迫在眉睫。我們應擴大利用范圍、放寬利用限制、簡化利用手續(xù)、多途徑多視角地向社會提供人才信息，充分發(fā)揮人事檔案作用。，發(fā)揮檔案信息資源的作用。檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念,以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務質(zhì)量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。檔案管理現(xiàn)代化是一個循序漸進的過程，而各級檔案部門接收、保管的檔案數(shù)量、質(zhì)量、種類、管理水平也各有不同，經(jīng)濟條件、人員素質(zhì)、環(huán) 境 條件等都存在著差異，因此，在檔案管理現(xiàn)代化方面不能一哄而起，要有計劃、有步驟地根據(jù)本系統(tǒng)、本地區(qū)的實際情況，先試點，后鋪開，堅持從點到面的方針，并注重總結工作經(jīng)驗，與時俱進。