【導(dǎo)讀】1．以下哪點不是辦公室事務(wù)管理的特征？2．辦公室布置要注意。D．各種溝通、保密。4．以下關(guān)于文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的？5．在辦公室里，的位置是上座。6．傳真機(jī)的使用哪一項是不對的？B．隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送。7．在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪項內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模緼．接通電源可立即復(fù)印。8．以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項是不適宜的？D．應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功。11．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？13．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的？17．文員傳達(dá)上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？18．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀。50．文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)。53．當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)。D．查證消息的可靠性。54．文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮。56．以下關(guān)于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的？

　　

【正文】 地點；（ 6）應(yīng)詳細(xì)寫清會議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備；（ 7）應(yīng)提前到會議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作； 10．為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領(lǐng)導(dǎo)一向不重視衛(wèi)生問題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議可能自己不來而派其他人員來了。于是他寫了如下的通知： 會議通知 經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲 定于 4月 2日上午 9時在局辦公大樓會議室召開各部門負(fù)責(zé)人會議，會議重要，請準(zhǔn)時出席。 小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話詢問開什么會議，言談中頗有些責(zé)怪的意思。 問題一：小萬錯在哪里？應(yīng)該怎樣寫這份會議通知？ 過了幾天，局里召開傳達(dá)上級精神黨員代表大會，有數(shù)百人參加，小萬負(fù)責(zé)會議材料工作。會議上，聽完報告后，進(jìn)人小組討論。這時卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因為打印的分組小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正 。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現(xiàn)了一陣騷亂。 問題二：作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？ 答：問題一：會議通知缺少主題（議題），時間上缺少從幾點到幾點，請哪些人出席不明確，發(fā)放會議通知要交到會議出席手上，可進(jìn)行說明解釋。如本人不在，應(yīng)請代收人簽字，打電話確認(rèn)是否出席。問題二：會前準(zhǔn)備工作的每個細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對待。小萬沒有認(rèn)真校對材料，最后也沒能仔細(xì)審查所有會議材料，加以改正。補救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身 邊，耳語幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面。代表們按原來小組劃分展開了討論。此辦法是其中的一種。 11．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題： （ 1）市教委關(guān)于 2021年招生工作的通知；（ 2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要； （ 3）東方學(xué)院 2021年招生工作計劃；（ 4）東方學(xué)院關(guān)于 2021年招生工作的請示 (呈市教委 )； （ 5）市教委關(guān)于東方學(xué)院 2021年招生工作的批復(fù)；（ 6）東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；（ 7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；（ 8）東方學(xué)院 關(guān)于做好開學(xué)工作的通知； （ 9）東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告；（ 10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強學(xué)生思想工作的報告；（ 11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告；（ 12）東方學(xué)院 2021 年度工作總結(jié)； 答：立卷一： 市教委關(guān)于 2021年招生工作的通知； 東方學(xué)院關(guān)于 2021年招生工專業(yè)好文檔 作的請示（呈市教委）； 市教委關(guān)于東方學(xué)院 2021 年招生工作的批復(fù)；標(biāo)題：市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知、請求、批復(fù) 立卷二： 東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要； 東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定； 東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知； 東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；標(biāo)題：東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會議紀(jì)要、決定、通知 立卷三： 東方學(xué)院 2021 年招生工作計劃； 1東方學(xué)院 2021 年度工作總結(jié)；標(biāo)題：東方學(xué)院招生工作計劃、年度工作總結(jié) 立卷四： 東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告； 東方學(xué)院各系關(guān)于加強學(xué)生思想工作的報告； 1東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告；標(biāo)題：東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報告 12．請將下列文件分別組合成三 至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題： （ 1）利華公司 2021年 2月份經(jīng)理會議記錄；（ 2）利華公司 2021年銷售計劃； （ 3）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（ 4）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函； （ 5）利華公司 4月份經(jīng)理會議記錄；（ 6）市物價局關(guān)于物價檢查的通知； （ 7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函； （ 8）利華公司 2021年 6月份經(jīng)理會議記錄；（ 9）利華公司與香港凱福公司會議紀(jì)要； （ 10）利華公司 2021年 8 月份經(jīng)理會議記錄；（ 11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知； （ 12）利華公司 2021年銷售工 作總結(jié)。 答：案卷一： 利華公司 2021 年 2 月份經(jīng)理會議記錄； 利華公司 4 月份經(jīng)理會議記錄； 利華公司 2021年 6月份經(jīng)理會議記錄； 利華公司 2021年 8月份經(jīng)理會議記錄；標(biāo)題：利華公司 2021年經(jīng)理會議記錄 案卷二： 利華公司 2021 年銷售計劃； 1利華公司 2021 年銷售工作總結(jié)；標(biāo)題：利華公司 2021年銷售工作計劃、總結(jié) 案卷三： 市工商局關(guān)于年檢工作的通知； 市物價局關(guān)于物價檢查的通知； 1市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；標(biāo)題：市工商局、物價局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價、稅務(wù)自查的通知 案 卷四： 利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函； 香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函； 利華公司與香港凱福公司會議紀(jì)要；標(biāo)題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會議紀(jì)要 13．皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。 在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好，因為公司生意一直不佳，總經(jīng)理急 得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績倒不錯，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個合作意向書，有上千萬元。如果這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬元。我沒法告訴你詳細(xì)情況。但這次談判確實非常順利?！崩铥愐贿呎f，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。 過了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式合同時，超過了約定時間，還不見代表團(tuán)的影子。后來德國某公司長駐中圉的代表打來電話說：“代表團(tuán)已與昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨合同， 價格低于貴公司百分之十?！? 皇朝貿(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經(jīng)理及時采取快速行動，也責(zé)怪自己沒有時時注意德國代表團(tuán)的動向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團(tuán)的情報的？他們是如何搶走生意的？ 問題： （ 1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團(tuán)的購貨合同的？ （ 2）秘書與親朋好友談話或閑聊時，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？ （ 3）企業(yè)的機(jī)密有哪些？（ 4）秘書在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密正作？ 答：（ 1）李麗在談話中無意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會，得到 了這筆生意。（ 2）即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競爭對手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德。（ 3）企業(yè)的機(jī)密包括公司的生產(chǎn)流程、工藝技術(shù)、組織人事、資金運作、客戶資料、流通渠道等。上司正在考慮、討論而未作定論，未公開宣布的內(nèi)容。上司的隱私、疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故、人事爭端、內(nèi)部失竊、經(jīng)濟(jì)糾紛等。（ 4）應(yīng)做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該記錄的不記錄，機(jī)密內(nèi)容用專用記錄本記并妥善保管，機(jī)密文件嚴(yán)密保管，自己的電腦設(shè)置密碼等 14. 文員小胡正在辦公室忙著，進(jìn)來了一位西裝革履的男士，自稱與李總經(jīng)理 約好的。但小胡一查經(jīng)理的日程安排， 卻并沒有發(fā)現(xiàn)有約會。但既然說與李總經(jīng)理有約，也可能是經(jīng)理親自約定的，接過名片一看，是某家雜志社廣告業(yè)務(wù)部的錢經(jīng)理。憑直覺小胡覺得對方是個推銷員，但仍然很熱情的請坐、端茶，然后問道：“您是否和李總約在上午見面？” 問題： （ 1） 小胡回到辦公室的第一件事應(yīng)該是做什么？ （ 2） 小胡的做法是否正確？有沒有不妥之處？ （ 3） 小胡為什么不可直言相告李總經(jīng)理不能接待錢經(jīng)理？是否違背辦公室人員的職業(yè)道德？ （ 4） 秘書對來到公司的每一個人都應(yīng)該視如貴客，都應(yīng)該有求必應(yīng)，引見給領(lǐng)導(dǎo)嗎 ？ 參考答案： 1）小胡回到辦公室應(yīng)馬上與媽小姐聯(lián)系，遵守諾言。（ 2）正確。接待技巧符合文員要求。 （ 3）文員對待媒體尤其要小心謹(jǐn)慎，不可輕易得罪；即使不能引見給上司，同樣應(yīng)禮貌待人。這樣做不違背辦公室人員的職業(yè)道德，而是運用策略做好接待工作。 （ 4）不能有求必應(yīng)，應(yīng)區(qū)別情況，或引見，或擋駕；為上司擋駕是為了減輕上司的負(fù)擔(dān)。 ，上司讓她處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者 就把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不 在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所以的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅： …… ”，她意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下 角。 你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。 答案： （ 1）收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開，以免混淆。（ 2）應(yīng)在清點后才能簽名。 （ 3）首先應(yīng)分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆。（ 4）不能呆板回信地址剪掉。 專業(yè)好文檔 （ 5）檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。假如不一致，應(yīng)打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去。 （ 6）誤拆了信，應(yīng)在信封上注明 “ 誤拆 ” ，并寫上自己姓名的縮寫，然后把信重新封好，把信交給收信人并道歉。 （ 7）把交給上司的郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。 （ 8） 打印寄往美國的信封，收件人地址、姓名打印在信封的右下角，把公司的地址打印在左上角。 16．請將下列文件分別組成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題： （ 1）利華公司 2021 年 2月份經(jīng)理會議記錄；（ 2）利華公司 2021年銷售計劃； （ 3）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（ 4）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函； （ 5）利華公司 4 月份經(jīng)理會議記錄；（ 6）市物價局關(guān)于物價檢查的通知； （ 7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；（ 8）利華公司 2021年 6月份經(jīng)理會議記錄； （ 9）利華公司與香港凱福公司會議紀(jì)要；（ 10）利華公司 2021年 8月份經(jīng)理會議記錄； （ 11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；（ 12）利華公司 2021年銷售工作總結(jié)。 答案：案卷一：（ 1）利華公司 2021年 2月份經(jīng)理會議記錄； （ 5）利華公司 4 月份經(jīng)理會議記錄；（ 8）利華公司 2021年 6月份經(jīng)理會議記錄； （ 10）利華公司 2021年 8月份經(jīng)理會議記錄； 標(biāo)題：利華公司 2021年經(jīng)理會議記錄 案卷二：（ 2）利華公司 2021年銷售計劃；（ 12）利華公司 2021年銷售工作總結(jié)。 標(biāo)題：利華公司 2021年工作計劃、總結(jié) 案卷三：（ 3）市工商局關(guān)于年檢工作的通知； （ 6）市物價局關(guān)于物價檢查的通知；（ 11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知； 標(biāo)題：市工商局、物價局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價檢查、稅務(wù)自查的通知； 案卷四：（ 4）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函； （ 7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；（ 9）利華公司與香港凱福公司會議紀(jì)要； 標(biāo)題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會議紀(jì)要 1波揚公司準(zhǔn)備在本市市中心如開大型的新產(chǎn)品訂貨會。參加的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負(fù) 責(zé)安排，會上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。預(yù)定 會議廳和租借放映機(jī)的任務(wù)交給了文員劉小姐。劉小姐翻看了有關(guān)資料，打電話問了一些情總，決定租借黎明大廈的會議廳。會議的召開時間是 8月 9日上午十點整，而資料放時間是十點十五分。劉小姐打電話給租憑公司，要求租千憑公司在 9日上午九點四十五分必須準(zhǔn)時把放映機(jī)送到黎明大廈的會議廳。 問題：（ 1）假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？ （ 2）假如放映機(jī)在十點十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？（ 3）從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？ 答案 : （ 1）請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員； （ 2）如果 聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報，請示該如何辦？ （ 3）馬上向總經(jīng)理報告，不得擅自決定調(diào)整會議議程； （ 4）得到總經(jīng)理指示，可能把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？ （ 5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機(jī)（或原租賃公司再送一臺）； （ 6）召開大會型會議，各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排； （ 7）租借會議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音問題、停車場等 。 （ 8）不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實地查看； （ 9）重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案） 。 辦公室管理期末復(fù)習(xí) 第一章 辦公室實務(wù)概 述 一、辦公室的兩大職能：政務(wù)（或業(yè)務(wù)）服務(wù)和事務(wù)管理。 事務(wù)管理是為政務(wù)服務(wù)而展開的輔助性工作