【正文】 ，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫 著： “ 親愛的紅： ……” ，她意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。 專業(yè)好文檔 2． 文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負責(zé)處理公司的郵件?！? 陳小姐被解雇是因為上司說她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？ 答 :(1)該問的沒有問 (指對方情況 ,手套的需要量 )。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問 1． 6美元一打行不行，我知道你的定價是 ，就說不行的。 上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司?！眮黼娬撸骸? 美元一打行不行？” 陳小姐：“對不起，不行的?！眮黼娬撸骸澳銈兪巧a(chǎn)塑膠手套的嗎？” 陳小姐：“是。 某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下： 來電者：“是利達公司嗎？”陳小姐：“是。 五、案例分析題： 1．新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公 司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？ 答案 :（ 1）要替搭車回去的人安排車子；（ 2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng)； （ 3）有留話時，切記務(wù)必傳達；（ 4）檢查會場有無物品遺漏； （ 5）要為參加會議的人 員送行； （ 6）文秘人員離去前。他應(yīng)該考慮哪些問題？ 答案 : （ 1）會議的名稱： （ 2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（ 3）日期、時間（開始到結(jié)束的預(yù)定時刻）；（ 4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）； （ 5）議題（或者議事日程）；（ 6）主辦者的 聯(lián)絡(luò)處，電話號碼等；（ 7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（ 8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責(zé)安排。加蓋印章必須做到用力均勻，使 印章端正、完整。 14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？ (P248) 答：小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi)，鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放，隨印隨鎖 vk 因事外出，須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管。（ 10）歡送來賓、接待小結(jié)。（ 8）陪同參觀游覽。（ 6）正式會談。（ 4）歡迎來賓、商議日程。（ 2）了解來賓、制訂計劃。德國代表團一行 9人將于 8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好 準(zhǔn)備。（ 9）為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。（ 7）如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。（ 5）要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。時間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境。主人方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應(yīng)注明席次號。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應(yīng)寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點，以及著裝要求，要求回函及其他說明等。應(yīng)符合對方的飲食 習(xí)慣，從賓客的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供 2份菜單，供上司挑選。要考慮宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預(yù)算費用等，考慮宴會的形式與氣氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。如果是涉外宴請，宴請時間應(yīng)該按照國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。確定名單， 再請上司核定。（ 8）辦理旅行保險，如意外傷害保險等。（ 7）建立旅行－旅館信息資 料庫。為每件行李準(zhǔn)備識別標(biāo)簽。（ 5）考慮行李問題。（ 4）決定旅行用品。約會計劃表包括：城市名和省（州）名（如果是國外旅行，寫明城市和國家名），日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。（ 5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。（ 3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完成的工作。（ 2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。 30247。 8）；（ 3）S－參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為 。 (P161) 答：（ 1）會議成本＝ 2 3[（ G+S） T]n+后勤開支＝ 6（ G＋ S） ＋后勤開；（ 2） G－參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為 10元， （ 2400247。會議后勤費用開支有：文件材料費 200 元，飲料費 100 元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10元。 7．科達公司召開中層干部擴大會議，參 加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員 4人，會議時間為 5小時。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓， 為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些 什么工作？ (P134) 答：（ 1）要替搭車回去的人安排車子；（ 2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng)；（ 3）有留言時，切記務(wù)必傳達；（ 4）檢查會場有無物品遺漏；（ 5）要為參加會議的人員送行；（ 6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅?？墒箽夥蛰p松。以作查證。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認識。對發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時間有限。（ 8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等 4．文秘人員如何主持會議？應(yīng)注意哪些細節(jié)？ (P145) 答：文秘人員如果在會議上要發(fā) 言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡略記下發(fā)言的要點。(2)出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（ 3）日期、時間；（開始到結(jié)束的預(yù)定時刻）（ 4）地點；（具體在幾樓幾號會議室）（ 5）議題；（或議事日程）（ 6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號碼等。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。 3．康橋賓館位于本市南京西路 45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11月 15日上午 9:00到 12： 00召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的 12 樓會議室。上海代 表團一行 10人將于 8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。小李應(yīng)該怎么做 ?(P13) 答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。上海代表團一行 10 人將于 8月下旬來訪 ，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。 2021院行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ 答案 : （ 1）命令（令）； （ 2）決定； （ 3）公告；通告；（ 4）通知；通報； （ 5）議案； （ 6）報告； （ 7）請示； （ 8）批復(fù)；意見； （ 9）函； （ 10）會議紀(jì)要。 1提高會議效率可以有哪些做法 ? 答：遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標(biāo)；確定必要的與會者；減少會議數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間；控制會議經(jīng)費；分析會議成本。 1 按照 2021年《國務(wù)院行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種。（ 8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整不歪斜、更不能顛倒。（ 4）一定要簡短、扼要、流暢；（ 5）如報告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以 5W2H 的原則檢查是否遺漏；（ 6）如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜?。要直接向指示工作的人（上司）報告；?3）報告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明 理由及經(jīng)過，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個，一是。有時因上司太忙，不妨預(yù)先約好時間。 1 文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ 答：（ 1）不要失去報告的適當(dāng)時機。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。處理信件應(yīng)該按照“分級負責(zé)、歸口處理”的原則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等詳細記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需的資料。（ 3）認真閱讀。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后。拆 封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。 1 來信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？ 答：（ 1）受理的范圍是：國家機關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。 什么 是文書的立卷特征？通常可以按照哪幾種特征立卷？ 答： （ 1）文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；（ 2）按問題特征立卷 ?？磮龊?；（ 8）適度。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；（ 6）適時。星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；公司有重大活動的那一天不宜安排約會；地點選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。約定好以后， 一定要向上司匯報，并填寫在日程安排 計劃表上。（ 8）登記；（ 9）分發(fā)。（ 7）用印。（ 6）校對。（ 5）繕印。（ 4）編號。（ 3）簽發(fā)。 答：（ 1）擬稿；（ 2）核稿。 文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文過程。 文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎 樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)；電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃及其他提示事項，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。（ 9）主題詞；（ 10）抄送單位、印發(fā)說明。（ 2）密級、緊急程度。 公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。注意傾聽，用心判斷指示的用意。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認為上司的指示。（ 2）一種是直接受意，另一種是間接受意。（ 7）讓對方打開心扉，使對方對自己的看法 產(chǎn)生興趣；（ 8）不可傷害對方的自尊心。（ 4）要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。（ 2）說服時，要盡量具體客觀，使對方產(chǎn)生了解的動機。（ ） 三、簡答題： 文員所作的的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項？ 答：（ 1）會議名稱；（ 2）會議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時間；（ 4）會議地點；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單；（ 8）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（ 9）相關(guān)資料；（ 10）下次會議預(yù)定日期。（ ） 67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。（ ） 63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（ ） 61．面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時應(yīng)急措施。（ ） 59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ ） 57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（ ） 55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（ ） 54．要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。（ ∨ ） 52．雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對 著裝的要求。（ ） 51．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點、時間、形式。（ ∨ ） 49．用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ ∨ ） 47．宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣 ，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（ ∨ ） 45．當(dāng)與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（ ∨ ） 43．文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（ ∨ ） 41．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（ ∨ ） 39．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（ ） 37．對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在 信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（ ） 36．文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了。（ ∨ ） 34．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復(fù)的情形，就要