【正文】 歸檔 支公司單證管理員、業(yè)務管理內勤 檔案管理員 現有格式536 重要空白單證核銷報表 編制核銷報表 分公司單證管理員 總公司單證管理員 附件 31 重要空白單證領用核銷情況匯總 報表核算 總公司單證管理員 部門負責人 附件 32 重要空白單證使用情況分析 報表核算 總公司單證管理員 部門負責人 附件 33 重要空白單證領用未核銷賬齡分析表 未核銷賬齡分析 分公司單證管理員 分管經理 附件 34 重要單證管理流程手冊 29 流程描述 實物核銷 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 單證管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)實現對接 ，針對由電腦出單的業(yè)務，首先由系統(tǒng)作實時核銷 [] ? 業(yè)務系統(tǒng)或財務系統(tǒng)在出單的同時，記錄重要空白單證流水號，保單（或批單）流水號、保單（或批單）號、發(fā)票流水號一一匹配，在單證管理系統(tǒng)中作勾對核銷記錄 ? 此步驟僅適用于由電腦出單的業(yè)務，系統(tǒng)自動進行實時核銷后，仍需要由分公司、中心支 /支公司單證管理員查對實物，確認核銷 高 單證管理系統(tǒng) ? 使用人員 根據本級公司對單證管理的具體要求，在規(guī)定的期限內 到分公司、中心支 /支公司單證管理員處核銷單證 ? 具有出單權的兼業(yè)代理人在結轉保險單副本時，不具有出單權的保險兼業(yè)代理人在按月清理代理保費的同時，業(yè)務管理部門人員負責補錄業(yè)務系統(tǒng)，然后通過業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的接口導入單證管理系統(tǒng)進行系統(tǒng)核銷： 目前業(yè)務人員定期（不長于一個月）收取所管轄的代理機構已使用的保險單證留存聯，督促代理點按時填報 代理業(yè)務結算清單 ，上劃保費并核銷單證， 核銷的過程同其他使用人核銷 ? 使用人員將已使用的單證留存聯匯總交由 分公司、中心支 /支公司單證管 理員： 對于打印出錯的，應在出錯單證的所有聯次上加蓋作廢章，收回高 使用人員 匯總留存聯 2 保險業(yè)專用發(fā)票非正常核銷單 系統(tǒng)實時核銷 1 代理業(yè)務結算清單 重要單證管理流程手冊 30 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 全部單證 ；不能收回的，須取得對方的有效證明 對于遺失的，當事人當天出具遺失說明并上交部門負責人，對于發(fā)票遺失、被盜的，直接責任人立即填寫 保險業(yè)專用發(fā)票非正常核銷單 ，說明核銷原因，此核銷單須報分公司分管領導審批才能作為核銷的支持性文件 ? 分公司、中心支 /支公司單證管理員每日匯總使用人員上交的重要保險單證（包括業(yè)務人員上交的代理點使用的單證），檢查單證的完整性，對作廢、遺失的單證及時采取適當處理措施： 核查作廢的 有效單證各聯是否全部收回，是否全部加蓋“作廢”章 遺失重要空白單證的，由部門負責人審核當事人的遺失說明，認為遺失說明屬實的簽字確認，轉交分公司單證管理負責人審核，并由單證管理員負責公告聲明此遺失單證作廢 涉及保險業(yè)專用發(fā)票遺失、被盜的，分公司、中心支 /支公司單證管理員將非正常核銷單交本級財務，由財務根據經集團 /區(qū)域共享服務 — 財務中心審批的非正常核銷單填寫 發(fā)票掛失聲明申請審批表 ，并于 24 小時之內報告當地主管稅務機關 ? 分公司 、 中心支 /支公司單證管理員按流水號順序在 單證管理系統(tǒng) 中進行核銷確認： 對于由系統(tǒng)自動實時 核銷的單證，檢查核對實物，在單證管理系統(tǒng)中作核銷確認 高 分公司 、中心支 /支公司單證管理員 實物核對 3 發(fā)票掛失聲明申請審批表 重要單證管理流程手冊 31 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 部分手工出具的定額保單，以及未能進行遠程出單的營銷網點業(yè)務和代理機構的代理業(yè)務，由 分公司、中心支 /支公司單證管理員 查對實物，核對業(yè)務系統(tǒng)導入單證管理系統(tǒng)的記錄，核銷日期、核銷的重要空白單證號碼，與領用記錄作勾對，相應的保單（或批單）流水號、保單（或批單）號、發(fā)票流水號一一匹配 ? 對于非正常核銷的單證應在單證系統(tǒng)中進行詳細的說明，包括各個級別的審核責任人 ? 單證管理系統(tǒng) 每日按照單證品名和流水號順序，打印 重要保險單 證核銷清單 、 保險費專用發(fā)票核銷明細表 ? 分公司、中心支 /支公司單證管理員將打印出的核銷清單與系統(tǒng)記錄和核銷的重要單證實物進行再次核對，確認無誤后在核銷清單上簽字確認 ? 審查已核銷的單證實物 是否按照流水號順序排列，有無跳號現象 逐筆核對非正常核銷的重要單證，其所附的證明材料完整性 ? 核銷清單一式兩份，一份交各級公司管理層復核，一份留存 中 分公司 、中心支 /支公司單證管理員 裝訂歸檔 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 編制核銷清單 4 重要保險單證核銷清單 保險費專用發(fā)票核銷明細表 重要單證管理流程手冊 32 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 分公司、中心支 /支公司單證管理員在收到使用人員匯總 上交的一定數量的留存聯后，按照單證類別和順序號裝訂成冊： 已開具的保險單副本（作廢保單的正、副本）、批單、各種重要空白單證的留存聯等由單證管理員按險種、順序號裝訂成冊 單證遺失的，將遺失證明夾在遺失單證的位置，并按登報日期存放單證遺失登報報紙 已開具的保險費專用發(fā)票留存聯與收據的全部聯次（作廢發(fā)票的全部聯次）由單證管理員按順序號裝訂成冊并加具封面 中 分公司、中心支 /支公司單證管理員 ? 為方便業(yè)務查詢 和地方稅務檢查，已核銷的重要保險單證經裝訂成冊后，保險業(yè)務單證留存聯由 分公司、中心支 /支公司單證管理員 保管，保險業(yè)專用發(fā)票存根聯由各分支公司財務保管 ? 保管期限依照各品種單證的使用要求而定，一般為 1 至 2 年 ? 各級重要單證使用部門必須設置專柜對保險單證進行保存，由單證管理員負責管理 ? 使用人員若需查詢保險單證留存聯的，須經業(yè)務管理負責人審批，辦理調閱手續(xù)，單證管理員記錄單證調閱登記簿 低 分公司、中心支 /支公司單證管理員 裝訂成冊 5 保管調閱 6 重要單證管理流程手冊 33 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 保管期限到期后，由 分公司、中心支 /支公司單證管理員 根據裝訂成冊的單證存根編寫 重要保險憑證移交清單 ? 單證管理員將所有實物核銷的單證留存聯和 憑證移交清單 交本級檔案管理部門 ? 交接雙方核對清單和實 物，清點一致后，在交接清單上簽字確認，實物轉移給檔案部門進行保管 中 檔案管理員 報表核算 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 由于業(yè)務部門查詢和地方稅務檢查的需要，無法將實物上交到最高一層的公司，故在 中心支 /支公司以 報表核銷的方式，通過 單證管理系統(tǒng)與分公司單證管理員進行核算 ? 分公司、 中心支 /支公司單證管理員每月匯總本單位各種實物單證領用核銷情況，提供核銷報表的編制信息 高 分公司、中心支 /支公司單證管理員 ? 分公司 、中心支 /支公司 單證管理員根據轄屬各級單位 每月上報的重要空白單證領用 核銷匯總表，按正常核銷、非正常核銷、領用未核銷三種情況，編制 重要空白單證核銷報表 ，上交本級管理層審核，并留存?zhèn)浒? ? 總公司單證管理員根據各個分公司上報的單證核銷報表，核對 單證管理系統(tǒng) 中的領庫記錄，審查非正常核銷的單證是否有相關的合理的情中 分公司、中心支 /支公司單證管理員 歸檔 7 重要保險憑證移交清單 領用核銷匯總 8 重要空白單證核銷報表 編制核銷報表 9 重要單證管理流程手冊 34 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 況說明或證明文件 ? 重要空白單證核銷報表應準確反映當月分公司全轄各類重要空白單證使用管理情況，包括單證入庫數、發(fā)出數、有效使用數、注銷作廢數和庫存結余數 ? 總公司單證管理員通過系統(tǒng)查詢匯總各分公司的報表清單， 進行全司的重要空白單證的核算，編制 重要空白單證領用核銷情況匯總 ，全面掌握各分支公司的重要空白單證的領用發(fā)放、使用核銷情況 ? 根據業(yè)務管理的需求，進行各類 重要保險單證使用情況分析 ，如各類單證使用量、周轉量匯總、某個單證的使用量趨勢分析、各地區(qū)各類單證使用情況比較等，為業(yè)務管理提供統(tǒng)計依據 高 總公司單證管理員 催銷 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 分公司 、中心支 /支公司 單證管理員根據每月的重要空白單證核銷報表及單證管理系統(tǒng)中的領用記錄，每月編制 重要空白單證領用未 核銷賬齡分析表 ? 按照各個單證使用部門劃分，匯總各單位的重要空白單證領用未核銷明細清單，并查詢領用未核銷單證的具體信息，形成按具體領用人員劃分的清單 高 分公司、中心支 /支公司單證管理員 報表核算 10 未核銷賬齡分析 11 重要空白單證領用未核銷賬齡分析表 重要保險單證使用情況分析 重要空白單證領用核銷情況匯總 重要單證管理流程手冊 35 主要步驟 描述 風險初步評級 職能 ? 根據未核銷賬齡分析，對于領用超過一個月未核銷的單證， 分公司、中心支 /支公司單證管理員負責 逐筆查明原因，并及時將清單信息通知相關單證使用部門或人員 ? 分公司、中心支 /支公司單證管理員根據領用未核銷明細清單負責督促單證使用部門負責人向領用人進行催收 ? 領用人收到通知后，應及時收回相關單證，并將單證交本級相關負 責人員處進行核銷 ? 中心支 /支公司單證管理員每月匯總催收催銷情況，上報分公司單證管理員 中 分公司、中心支 /支公司單證管理員 ? 分公司單證管理員每月匯總全轄重要空白單證催收催銷情況，附同 未核銷帳齡分析表 上報本級公司分管領導和上級總公司單證管理 ? 每年一月底，對于領用日超過一年的未核銷重要單證清單，經由本級公司分管經理審定，上報總公司單證管理、業(yè)務管理，并逐筆說明未核銷的原因 高 分公司單證管理員 通知催收 12 總結上報 13 重要單證管理流程手冊