【正文】 述 單證設(shè)計(jì) 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 ? 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票 由區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)與省級(jí) 稅務(wù)主管機(jī)關(guān)協(xié)商，按照發(fā)票管理辦法的要求統(tǒng)一設(shè)計(jì) ? 其它重要空白單證 總公司業(yè)務(wù)管理負(fù)責(zé)人設(shè)計(jì)、修改保單、批單、保險(xiǎn)證及總公司指定險(xiǎn)種的有關(guān)單證（除保監(jiān)會(huì)監(jiān)制的單證以外）的保險(xiǎn)條款、單證格式、聯(lián)次及使用顏色、用途、項(xiàng)目等，同時(shí)對(duì)分公司可作調(diào)整修改的內(nèi)容作詳細(xì)規(guī)定 中 區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)、總公司業(yè)務(wù)管理負(fù)責(zé)人 ? 各地分公司若根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)開(kāi)展情況，需要設(shè)計(jì)和修改單證的，必須以工作聯(lián)系函方式報(bào)總公司業(yè)務(wù)管理申請(qǐng)批準(zhǔn) ? 分公司業(yè)務(wù)管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)單證樣張進(jìn)行部分修改，可修改項(xiàng)目在總公司制訂的相 應(yīng)單證使用規(guī)定的調(diào)整修改范圍之內(nèi) ? 若分公司因業(yè)務(wù)緊急需要對(duì)部分單證內(nèi)容作臨時(shí)修改的，在總公司單證使用規(guī)定范圍內(nèi)，可先修改印制，再報(bào)備總公司審核 中 分公司業(yè)務(wù)管理負(fù)責(zé)人 ? 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票 由區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)將樣張商洽當(dāng)?shù)厥〖?jí)稅務(wù)局，經(jīng)當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門確認(rèn)后，即可申請(qǐng)印制 ? 其它重要空白單證 新險(xiǎn)種的單證樣本由總公司單證管理、業(yè)務(wù)管理會(huì)同法律事務(wù)部高 區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)、總公司單證管理負(fù)責(zé)人 樣張?jiān)O(shè)計(jì) 1 樣張修改 2 審批 3 重要單證管理流程手冊(cè) 12 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 等部門對(duì)單證樣張?jiān)O(shè)計(jì)的合規(guī)性進(jìn)行審批 分公司上報(bào)的單證格式修改稿由總公司業(yè)務(wù)管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批 ? 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票 財(cái)務(wù)中心獲得稅務(wù)機(jī)關(guān)的書(shū)面審核意見(jiàn)，確認(rèn)發(fā)票格式，并上報(bào)備案 ? 其它重要空白單證 總公司業(yè)務(wù)管理負(fù)責(zé)人將設(shè)計(jì)好的單證樣張交由電腦部進(jìn)行單證格式確認(rèn) 電腦部編寫(xiě)打印程序 格式確認(rèn)后將所有單證設(shè)計(jì)的材料交總公司單證管理員編制代碼 低 區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)、總公司電腦部負(fù)責(zé)人 ? 根據(jù)重要保險(xiǎn)單證代碼編制辦法，由總公司單證管理員 編制重要單證代碼 ， 并負(fù)責(zé)代碼維護(hù) ? 編碼規(guī)則應(yīng)充分考慮單證種類、險(xiǎn)種、使用單位、版本號(hào)等因素 ? 分公司修改重要單證的，須報(bào)總公司批復(fù)，并根據(jù)修改的情況，由總公司單證 管理員設(shè)置相應(yīng)的單證代碼 中 總公司單證管理員 交付印制 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 ? 單證管理系統(tǒng)中設(shè)置預(yù)警功能 ，根據(jù)各類重要單證的使用情況、庫(kù)存情況、印刷前置時(shí)間等因素，在單證庫(kù)存達(dá)到設(shè)定的安全庫(kù)存量時(shí)，高 區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心 財(cái)務(wù)、總公司單證管 印刷申請(qǐng) 1 格式確認(rèn) 4 編制代碼 5 重要單證管理流程手冊(cè) 13 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 系統(tǒng)及時(shí)提示單證管理員進(jìn)行單證印刷申請(qǐng) [] ? 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票 中心支 /支公司財(cái)務(wù)根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫(xiě) 發(fā)票印制申請(qǐng)審批表 ，向主管地方稅務(wù)機(jī)關(guān)辦理審批手續(xù)，并將經(jīng)批準(zhǔn)的發(fā)票印制申請(qǐng)審批表上報(bào)區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心備案 ? 其它重要空白單證 單證管理系統(tǒng) 根據(jù)歷史調(diào)撥記錄、實(shí)際的庫(kù)存和 預(yù)測(cè)的各分公司申請(qǐng)調(diào)撥情況計(jì)算所需空白單證的數(shù)量 [] 總公司單證管理員填寫(xiě) 單證印刷申請(qǐng)單 并簽字，注明申請(qǐng)日期、類別、單證編碼、單證名稱、數(shù)量、使用部門名稱、備注，其中“備注”欄指標(biāo)準(zhǔn)格式內(nèi)容以外的特殊內(nèi)容 ? 分公司因特殊情況需自行印制重要空白單證的，必須將需印制的單證種類、代碼、數(shù)量、申請(qǐng)理由，以及所指定的印刷廠情況，經(jīng)公司分管總經(jīng)理簽字同意，上報(bào)總公司單證管理負(fù)責(zé)人審批 理員 ? 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票 區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)根據(jù)分支機(jī)構(gòu)上報(bào)的申印 發(fā)票種類及數(shù)量，編制全轄發(fā)票申印計(jì)劃，上報(bào)當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機(jī)關(guān) 低 區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù) ? 總公司單證管理員接收分公司上報(bào)的印刷申請(qǐng)，通過(guò) 單證管理系統(tǒng) ，核定其現(xiàn)有庫(kù)存量、申印數(shù)量、印刷單位情況等 ? 經(jīng)審核通過(guò)的，總公司單證管理員中 總公司單證管理員 發(fā)票印制申請(qǐng)審批表 單證印刷申請(qǐng)單 申印計(jì)劃 2 審核 3 重要單證管理流程手冊(cè) 14 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 分配相應(yīng)的單證編號(hào)范圍，并在 單證管理系統(tǒng) 中作設(shè)定 [] ? 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票 區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)將全轄發(fā)票申印計(jì)劃及各機(jī)構(gòu)的 發(fā)票印制申請(qǐng)審批表 報(bào)省、直轄市地方稅務(wù)局批印 稅務(wù)局的審批意見(jiàn)反饋給區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù) ? 其它重要空白單證 經(jīng)總 公司單證管理員核定現(xiàn)有庫(kù)存數(shù)量、使用情況等，由單證管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) 高 區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)、總公司單證管理負(fù)責(zé)人 ? 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票 由各地稅務(wù)主管機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)印制，各級(jí)公司到本級(jí)的稅務(wù)機(jī)關(guān)領(lǐng)取 ? 其它重要空白單證 總公司單證管理部門統(tǒng)一組織印刷重要空白單證 分公司自印單證經(jīng)審批的，由分公司單證管理員負(fù)責(zé)組織印刷 中 各省級(jí)稅務(wù)主管機(jī)關(guān)、總公司 /分公司單證管理員 ? 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票 各分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)指定專人與單證管理員共同從當(dāng)?shù)囟悇?wù)局領(lǐng)取保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票 領(lǐng)取時(shí)清點(diǎn)數(shù)量并做好與稅務(wù)局的交接工作 ? 其它重要 空白單證 總公司 /分公司單證管理員接收印刷廠印制好的重要空白單證，辦理交接付款手續(xù)，簽收到貨單并填寫(xiě)入庫(kù)單 中 區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)、總公司 /分公司單證倉(cāng)庫(kù)管理員 審批 4 入庫(kù) 6 印刷 5 重要單證管理流程手冊(cè) 15 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 分公司自印單證的，應(yīng)將印刷廠的發(fā)票復(fù)印件交至總公司作為印刷申請(qǐng)證明文件備案 ? 單證倉(cāng)庫(kù)管理員收到印刷單證后，進(jìn)行初始入庫(kù)，核對(duì)印制的單證編號(hào)是否在單證管理系統(tǒng)的授權(quán)編號(hào)（ 參見(jiàn) 審核 ）范圍內(nèi)，若是則可以辦理入庫(kù)手續(xù)， 單證管理系統(tǒng) 提示當(dāng)前庫(kù)存，若否則不得入庫(kù)，并核實(shí)差異原因 [] ? 具體入庫(kù)手續(xù) 參見(jiàn) 入庫(kù) 重要單證管理流程手冊(cè) 16 2 分發(fā)領(lǐng)用 流程圖 總公司 分公司 中心支 /支公司 單證管理 單證庫(kù) 管理層 單證管理 單證庫(kù) 使用部門 單證管理 單證庫(kù) 使用部門 負(fù)責(zé)人 管理員 管理員 分管 經(jīng)理 管理員 管理員 財(cái)務(wù) 業(yè)務(wù)人員 /代理機(jī)構(gòu) 管理員 管理員 財(cái)務(wù) 業(yè)務(wù)人員 /代理機(jī)構(gòu) 單證領(lǐng)庫(kù) 單證分庫(kù) 單證領(lǐng)用 設(shè)定庫(kù)存限額 1 審批 1 2 本級(jí)復(fù)核 4 入庫(kù) 7 運(yùn)送 6 設(shè)定庫(kù)存限額 1 入庫(kù) 6 出庫(kù) 5 領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng) 3 領(lǐng)用申請(qǐng) 1 辦理領(lǐng)發(fā) 3 系統(tǒng)記錄 4 領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng) 3 審核 1 5 審批 1 2 審核 1 4 審核 1 2 領(lǐng)用申請(qǐng) 1 辦理領(lǐng)發(fā) 3 系統(tǒng)記錄 4 審核 1 2 否（臨時(shí)例外情況除外） 是 否（臨時(shí)例外情況除外） 是 重要單證管理流程手冊(cè) 17 管理方法 管理原則 ? 總公司重要空白保險(xiǎn)單證的發(fā)放按分級(jí)管理原則 辦理，即：總公司負(fù)責(zé)向分公司發(fā)放，中心支公司和支公司、營(yíng)銷服務(wù)部按實(shí)際需要向分公司領(lǐng)用。 出單員 ? 按規(guī)定辦理單證領(lǐng)用手續(xù)，保管好所領(lǐng)用的重要空白單證； ? 配合單證管理員，做好單證核銷工作。 ` 各級(jí)單證使用部門 業(yè)務(wù)管理內(nèi)勤 ? 專人、專柜保管本部門的重要空白單證，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)； ? 制定本部門各使用人員（主要為出單員、業(yè)務(wù)員）領(lǐng)用重要空白單證的最高限額； ? 根據(jù)單證系統(tǒng)核銷記 錄核對(duì)單證實(shí)物，作核銷確認(rèn)，并按要求編制重要保險(xiǎn)單證核銷報(bào)表； ? 手工核銷系統(tǒng)無(wú)法自動(dòng)核銷的重要保險(xiǎn)單證； 重要單證管理流程手冊(cè) 5 職能 負(fù)責(zé)人員 職責(zé)描述 ? 按要求對(duì)各類重要保險(xiǎn)單證留存聯(lián)進(jìn)行整理裝訂，并定期做好歸檔和移交工作。 各級(jí)公司單證管理庫(kù)（一般由行政辦公室負(fù)責(zé)） 倉(cāng)庫(kù)管理員 ? 設(shè)置專門倉(cāng)庫(kù)，并由專人負(fù)責(zé)保管重要空白單證，定期盤點(diǎn)庫(kù)存，并匯總盤點(diǎn)表，做好差異分析； ? 單證退庫(kù)時(shí)，做好單證的清理核對(duì)。 分公司單證管理 單證管理員 ? 負(fù)責(zé)核定本級(jí)單證使用部門和轄屬分支機(jī)構(gòu)各類重要保險(xiǎn)單證的庫(kù)存限額； ? 負(fù)責(zé)全轄重要空白單證的申領(lǐng)及申印計(jì)劃編制，單證入庫(kù)，向本及單證使用部門和轄屬分支機(jī)構(gòu)發(fā)放重要保險(xiǎn)單證； ? 對(duì)發(fā)現(xiàn)有重要空白單證被盜、遺失等情況，及時(shí)向上級(jí)管理部門報(bào)告，并采取在媒體上聲明作廢 重要單證管理流程手冊(cè) 4 職能 負(fù)責(zé)人員 職責(zé)描述 等有效措施； ? 督管各級(jí)單證使用部門對(duì)領(lǐng)用未核銷單證的催收、催銷。 特殊職責(zé) 總公司單證管理 負(fù)責(zé)人 ? 負(fù)責(zé)重要保險(xiǎn)單證管理辦法的制定、修訂及解釋； ? 負(fù)責(zé)各類重要保險(xiǎn)單證樣張?jiān)O(shè)計(jì)和修改，及使用規(guī)則的制定，審核單證編碼規(guī)則； ? 審核 或?qū)徟黝愔匾瞻讍巫C印制； ? 審定各級(jí)分支公司的重要空白單證的庫(kù)存限額； ? 協(xié)同各級(jí)業(yè)務(wù)管理部門、稽核部門不定期對(duì)重要保險(xiǎn)單證的使用和管理情況進(jìn)行檢查。 重要單證管理流程手冊(cè) 2 范圍 本 重要單證管理流程手冊(cè) 所指重要單證分為： ? 空白保單 ? 定額保單 ? 保險(xiǎn)費(fèi)收據(jù) ? 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票（包括電腦版和手工版） ? 批單等 重要單證管理主要包括以下幾方面的內(nèi)容： ? 設(shè)計(jì)和印刷 ? 分發(fā)領(lǐng)用 ? 單證核銷 ? 盤點(diǎn)清查 ? 單證退庫(kù) 財(cái)務(wù)管理政策 重要單證的財(cái)務(wù)管理政策：歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、職責(zé)分工、限量領(lǐng)用、