【正文】 務和技術水平，確保優(yōu)質(zhì)服務。 向業(yè)主提供優(yōu)質(zhì)服務，妥善處理業(yè)主報修事宜。 管理好使用的工具、材料、耗材，負責水、電、氣等能源的監(jiān)控。 負責業(yè)主裝修過程監(jiān)控。 主動配合其他部門的工作。 內(nèi)部日常管理制度： 重慶智捷物業(yè)管理文件版號A修訂日期2009年5月第 1 頁共1頁一、 綜合管理制度： 辦公物品領用及管理規(guī)定 管理規(guī)定 物管部所有辦公用品由辦公室文員負責保管、發(fā)放和登記。 辦公設備中復印機、電腦及打印機由辦公室文員負責保管、維護以及聯(lián)系維修事宜，行政主管負責監(jiān)控。 辦公桌椅由受用人員負責保管。 計算器、驗鈔機、裝訂機固定由財務受用人員保管。 每月底，辦公室文員作出辦公用品分類統(tǒng)計，為次月采購計劃提供依據(jù)，并對辦公用品的采購進行驗收。 辦公用品的領用 所有辦公用品只限于管理部工作人員領用。 為了辦公用品日后的采購提供數(shù)據(jù)，管理部各部門每月末需向事務部提出下月辦公用品采購計劃，避免隨意性太強，造成事務部后勤保障不力。 領用后的辦公用品，領用人必須妥善保管，出現(xiàn)丟失，責任自負。事務部必須對辦公用品的領用進行控制，在一個月之內(nèi)凡在事務部領用過相同物品的需持原有的空包裝向事務部換取新的辦公用品——以舊換新（提醒：用完后的空包裝請保管好），避免重復領用。如出現(xiàn)丟失，在一個月后可向事務部領取，但事務部需控制。 每次領用，領用人都必須在《辦公室領用登記表》上進行登記。 對于辦公復印耗材——打印紙、復印紙，事務部將根據(jù)每月各部門提供的領用計劃，下發(fā)至各部門，由各部門保管、使用，公共地方將不再到處堆放復印紙，由行政文員控制。 社區(qū)活動宣傳用品的管理 活動用品只限于每次公司活動使用。 對于音像物品需在辦公室文員處簽字借用，待活動結(jié)束后再歸還。 膠卷只供拍攝物管部所需資料所用，不能用于私人。 書刊、資料的借閱1) 只限于物管部辦公室管理人員借閱。2) 每次借閱需在辦公室文員處填寫借閱登記。3) 每次借閱期限不超過一個月，一個月后需如期歸還或辦理續(xù)借。4) 借閱后由辦公室文員歸還到原處后，在《借閱登記》上作登記。辦公用品、勞保用品采購管理規(guī)程： 重慶智捷物業(yè)管理文件版號A修訂日期2009年5月第 1 頁共1頁 辦公用品、勞保用品須先與庫管員核實所需物品的庫存量。 在所需物品無庫存或庫存不足時，由所需物品部門填寫《采購申請單》。 《采購申請單》由公司經(jīng)理簽字后交采購員。 采購員按《采購申請單》所列物品情況估計所需金額到財務部領取備用金。 采購員按《采購申請單》所列物品規(guī)格、數(shù)量、材質(zhì)等要求進行采購，采購完畢在《采購申請單》上簽字后保存。 采購物品時，須多方序詢價，按“價廉適用”原則進行，并盡量要求供貨商提供發(fā)票。 對服裝等類需特制物品，應先了解供貨商的服務質(zhì)量，選擇可長期合作伙伴，保障所需舞品能按時保質(zhì)送貨上門。 選擇長期供貨商應按能保證質(zhì)量、價格優(yōu)勢、送貨上門的原則。 采購員應注重時效，盡量集中采購，節(jié)約人力物力。 采購時有疑問應與公司有關人員聯(lián)系，確保采購物品能正常使用。1 采購后應及時辦理入庫手續(xù)。1 若遇特殊情況需緊急采購，須先告知公司經(jīng)理，采購后補上有關手續(xù)，并及時告訴所需部門。1 采購員應注意了解市場信息，積累供應商資料，盡量建立可靠穩(wěn)定的供貨渠道。1 采購員應多與各部門溝通，了解所需物品的適用性、合理性等情況。1 采購員應協(xié)助配合其它部門搞好工作。材料物資管理辦法： 重慶智捷物業(yè)管理文件版號A修訂日期2009年5月第 1 頁共1頁1. 采購人員在物資采購回來以后，必須及時辦理驗收入庫手續(xù)，庫房保管員（財務）根據(jù)采購計劃，按質(zhì)按量驗收各種物品，并認真填寫材料入庫驗收單一式三聯(lián)，第一聯(lián)由采購人員存查，第二聯(lián)作采購報銷憑證，第三聯(lián)由庫房保管員存，庫房保管員根據(jù)入庫單內(nèi)容，分品種、規(guī)格進行擺放，并做出相應的標識。2. 各部門領用物資時，必須填制“領料單”一式三聯(lián)，經(jīng)使用部門負責人簽字同意后，第二、三聯(lián)交庫房保管員，庫房保管員根據(jù)領料單內(nèi)容進行發(fā)料，領料單的第一聯(lián)領料部門自存，第二聯(lián)在每月25日向庫房保管員收取做帳。3. 庫房保管員必須建立相應的物資臺帳，根據(jù)材料驗收入庫單的第三聯(lián)和領料單的第三聯(lián)，及時、準確記載各種材料、物資的出入庫數(shù)量及金額，庫房保管員在每季度最后十天，必須對庫存材料物資進行一次盤點清查，并填報《材料物資盤點表》一式二份，一份自存，一份財務部留存，對盤虧的材料物資應查明原因，報請相關領導按有關規(guī)定審批處理，以確保公司帳物相符。公司電話使用管理規(guī)定： 重慶智捷物業(yè)管理文件版號A修訂日期2009年5月第 1 頁共1頁 節(jié)假日和每日18:00至次日8:30，辦公室無值班人員時，由當日辦公區(qū)巡邏崗保安接聽電話，并作好記錄及時轉(zhuǎn)告相關人員。 非辦公時間，除值班人員外任何人不得私自進入辦公室接聽或打電話，凡有急事需打電話，必須由值班人員登記備查。 任何人不得用公司電話打私人長途電話，如有急事要打長途電話,必須由值班人員作好記錄，費用自理。 值班人員使用電話遵守《員工手冊》相關規(guī)定。考勤制度： 重慶智捷物業(yè)管理文件版號A修訂日期2009年5月第 1 頁共1頁 目的：考核員工出勤時間，作為確定工作時間的依據(jù)。 適用范圍：物管部所有員工 制度： 打卡制度： 打卡地點：打卡機暫設在車庫保安值班點，由值班保安負責監(jiān)卡及打卡機的正確使用。 打卡要求：實行一人一卡，上下班本人打卡；嚴禁代人打卡，如有違規(guī)發(fā)現(xiàn)一次兩人均扣罰15元；嚴禁保安人員利用工作之便，給己、他人方便，弄虛作假，將受到紀律處分，并視情節(jié)輕重對雙方每人扣罰20—50元；如系位置打錯，由部門負責人簽字確認，否則無效；打卡時間不得比規(guī)定上、下班時間提前或延遲二十分鐘，否則視為無效。按時上、下班但遺忘打卡，一律扣罰5元/次，一月之中出現(xiàn)三次，每次扣10元。 換卡：考勤卡每月5日晚上由當班保安員更換，此前由保安隊長從行政文員處領出新卡并指定人員填寫姓名。 每月末由值班保安員提醒保安隊長調(diào)整好打卡鐘日期，行距及并核對時間。 考勤統(tǒng)計： 每月6日行政文員收取上月考勤卡，8日前進行考勤統(tǒng)計并提交財務部，計算法定工作日、實際工作日和其它情況（病假、事假、遲到、早退……）等，超出法定工作日的天數(shù)視為加班天數(shù)。 保安部隊員以考勤卡上為準12小時算一天。工程部員工白班8小時為一天，連續(xù)14小時（白班+夜班6小時）算2天。辦公室人員只計白天，不計夜間加班。例會制度： 重慶智捷物業(yè)管理文件版號A修訂日期2009年5月第 1 頁共1頁1. 目的：為規(guī)范例會制度，使例會真正達到打造優(yōu)質(zhì)團隊，增強公司凝聚力和員工集體榮譽感，以保證服務質(zhì)量滿足業(yè)主和住戶需求。使例會成為培訓、激勵的持續(xù)會議。2. 適用范圍：物管部全體員工3. 內(nèi)容： 晨會： 每天早上8：30，由公司經(jīng)理或綜合部主管負責召開全體員工的晨會。 晨會包含以下重要內(nèi)容： 當日重要事務的解決； 突出事件的公布、激勵； 當日紀律檢查及企業(yè)文化的傳播； 當日工作安排。 管理處周例會： 每周一17：00由公司經(jīng)理主持召開管理處周例會。 會議就上周的工作情況、服務質(zhì)量情況進行回顧和總結(jié)，會議內(nèi)容包括：1) 各部門匯報上周計劃的完成情況或計劃的進展，對本部門服務質(zhì)量進行自我評價。2) 分析本周的報事單和投訴單，對已產(chǎn)生和潛在的問題提出相應的糾正和預防措施，就各部門之間存在的問題進行協(xié)調(diào)配合。以便及時解決業(yè)主和住戶的需求、建議和批評。3) 對所需物資、耗材提出要求。4) 公司經(jīng)理根據(jù)公司的質(zhì)量方針和各部門的質(zhì)量目標，評價各部門的工作情況和服務質(zhì)量，并對管理處工作進行小結(jié)。5) 公司經(jīng)理總結(jié)管理處計劃完成情況、安排下周重要事務。 保安部周例會：每周星期五下午14：00由分管主管及保安隊長主持保安部周例會，傳達管理處本周例會要求，解決本周疑難問題并做出總結(jié)作出下周計劃。公司經(jīng)理對保安部工作狀況和例會召開質(zhì)量進行監(jiān)督指導。培訓管理標準作業(yè)規(guī)程： 重慶智捷物業(yè)管理文件版號A修訂日期2009年5月第 1 頁共3頁 目的：通過對公司所有員工實施必要的培訓，使其掌握相應崗位需要的技能和服務質(zhì)量意識，確保員工滿意服務和管理要求。 適用范圍：適用于物管部所有員工的培訓工作的管理。 職責：. 公司人事部負責年度培訓計劃的制定和監(jiān)督實施工作，負責公司一級培訓的組織工作。. 分管副總經(jīng)理負責審核年度培訓計劃，總經(jīng)理負責批準。. 各部門負責人提出培訓要求，并按照公司年度培訓計劃負責組織實施本部門組織的培訓。 培訓制度 培訓管理的基本原則 先培訓、后上崗，培訓合格方允許上崗的原則。公司的每一位員工在進行某一項工作之前，必須事先已經(jīng)過相關的業(yè)務培訓；培訓考核未獲通過的員工不準上崗工作。 培訓對公司的整體工作水平至關重要，必須制度化、法制化、規(guī)范化。培訓是確保員工工作技能達到工作標準要求最重要的手段。培訓必須制度化、規(guī)范化、法制化才能確保培訓的常抓不懈，從而最終確保培訓的質(zhì)量達到工作要求相吻合。 理論培訓和實際操作培訓相結(jié)合，培訓必須和實際工作需要及公司的整體工作要求相吻合。 培訓必須經(jīng)過結(jié)果的驗證，員工的培訓必須和員工的績效考評相結(jié)合。培訓結(jié)果不驗證就無法保證培訓的效果；培訓不同績效考評相結(jié)合就無法確保員工參加培訓的積極性和培訓質(zhì)量。 培訓計劃的制定、審批與實施監(jiān)控 每年12月20日之前，公司各部門、各管理處必須制定完畢各自的年度培訓計劃，報公司總經(jīng)理審批。 年度培訓計劃應符合下列要求：1) 有明確的培訓內(nèi)容和培訓要求；2) 有具體的實施時間；3) 有培訓的方式說明；4) 有培訓考核的要求和培訓結(jié)果的驗收方法；5) 有培訓費用的預算；6) 不違背法律、法規(guī)。 年度培訓計劃匯入年度工作計劃中報總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理在公司經(jīng)理辦公會議上討論通過后，由總經(jīng)理審批。 審批后的年度工作計劃由公司人事部負責實施監(jiān)控：1) 每月末，人事部應當依據(jù)對各部門培訓監(jiān)控的結(jié)果審核各部門的工作小結(jié)；2) 公司統(tǒng)一組織的培訓由人事部具體組織實施；3) 各部門各自的業(yè)務培訓，人事部一般均應派人到場監(jiān)控。 培訓費用的保證 每年1月1日前公司總經(jīng)理應當依據(jù)公司的年度培訓計劃，最后確定全年度培訓費用額度； 經(jīng)總經(jīng)理批準后，財務部應當將培訓費用列為專項開支，調(diào)撥資金、專款專用，確保公司的培訓費用落到實處。 一般公司每年的費用可以按1000元～2000元/年人進行預提。 培訓質(zhì)量的監(jiān)控 培訓效果的驗證，每年集中培訓結(jié)束后，人事部均應對培訓效果作出評價，評價的培訓管理標準作業(yè)規(guī)程： 重慶智捷物業(yè)管理文件版號A修訂日期2009年5月第 2 頁共3頁方法可以是：1) 發(fā)調(diào)查問卷。就授課的效果征詢接受培訓的員工的意見；2) 人事部組織專人對培訓的質(zhì)量、效果作出評價。 員工培訓后的考核1) 每次培訓結(jié)束后，人事部均應組織對參加培訓員工的考試，以驗證培訓效果；2) 考核可采用書面考試和實際操作考核兩種方式；3) 對考核不及格的員工給予一次補考機會，補考不及格按公司《績效考評實施標準作業(yè)規(guī)程》和《行政獎罰標準作業(yè)規(guī)程》處理。 培訓的類別 公司設置以下類別的培訓； 新員工入職培訓：所有新入職員工均應接受不少于兩日的入職培訓，培訓后參加統(tǒng)一考試，不合格者作辭退處理； 上崗培訓：管理處一線員工上崗前應進行嚴格上崗培訓，培訓考核不合格者不準上崗； 在職培訓：員工在工作期間應按各自部門的《培訓實施標準作業(yè)規(guī)程》接受定期定時的培訓，培訓不合格按相關規(guī)程處理； 升職、調(diào)職培訓：員工在升職、調(diào)職報到前，應接受人事部的專項培訓。培訓考試不合格不準上崗。 培訓的組織實施 由公司統(tǒng)一進行的培訓由人事部組織實施；這類培訓一般有： 物業(yè)管理基本法規(guī)、條例實施細則的培訓； 物業(yè)管理操作實務培訓； 相關法律知識培訓； 文化知識培訓； 禮儀服務培訓； 外出參觀。 由部門統(tǒng)一進行的培訓由各部門負責組織實施。這類培訓一般包括：1) 標準作業(yè)規(guī)程培訓；2) 專業(yè)理論、技能培訓；3) 實際操作培訓。 培訓結(jié)果作為員工和教師績效考評和行政獎罰的依據(jù)之一。 培訓記錄的管理 各部門保存本部門組織的培訓記錄，同時抄報一份給人事部。 人事部建立并保存下列記錄：1) 年度培訓計劃；2) 公司組織的培訓記錄；3) 員工培訓檔案。 培訓記錄保存期：1) 培訓計劃（3年）；2) 培訓人員簽到表（3年）；3) 培訓記錄表（3年）；4) 考試、考核試卷（3年）；5) 培訓考試/考核成績匯總表（3年）；6) 員工培訓檔案（長期，但至此員工離開公司為止）；7) 持證上崗人員培訓匯總一覽表及資