20xx學(xué)校檔案管理制度-資料下載頁(yè)
2025-01-16 22:50本頁(yè)面
【正文】 卷內(nèi)文件要求文字材料在前，圖樣在后（圖樣按目錄或圖號(hào)排列）、正文在前，文稿在后。
編目：卷內(nèi)文件材料按排列次序打印卷內(nèi)文件目錄，并按頁(yè)依次在文件右上角（背面有文、圖的在左上角）編頁(yè)號(hào)。單份整理的文件材料按件號(hào)順序編制打印歸檔文件目錄。
對(duì)文件材料原有題名不能隨意更改和簡(jiǎn)化，若原有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容或無(wú)題名的，要重新擬定并在前后加［］。沒(méi)有責(zé)任者、日期的文件，要考證清楚，及時(shí)補(bǔ)上。會(huì)議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。聲像材料應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容標(biāo)出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的參見號(hào)。
填寫備考表應(yīng)將卷內(nèi)文件材料立卷情況說(shuō)明，立卷人、檢查人姓名、時(shí)間填上。檢查人應(yīng)是立卷單位負(fù)責(zé)人。
案卷題名：案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明確切，體式一致。題名須包括責(zé)任者、內(nèi)容、名稱（文種）等。字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)50個(gè)字。
案卷裝訂：案卷裝訂前要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡模糊的應(yīng)復(fù)制與原件放在一起。裝訂使用軟封面，并用毛筆、鋼筆或計(jì)算機(jī)打印封面的題名和應(yīng)填寫的項(xiàng)目。
（四）歸檔時(shí)間和手續(xù)。
黨政部門和按年度歸檔的部門應(yīng)在次年三月底之前初步立卷（整理）后，移交綜合檔案室。
教學(xué)部門和按教學(xué)年度歸檔的部門應(yīng)在每學(xué)年結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)，將文件材料整理立卷，并移交綜合檔案室。
教研檔案應(yīng)在項(xiàng)目完成通過(guò)鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。教師在公開刊物上發(fā)表的論文、出版的專著應(yīng)在出版后及時(shí)歸檔。
基建文件材料歸檔工作應(yīng)與工程建設(shè)同步進(jìn)行，在項(xiàng)目完成通過(guò)鑒定驗(yàn)收時(shí)應(yīng)通知檔案部門參加，工程驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)將基建全過(guò)程形成的文件、材料、圖紙立卷整理好，并移交綜合檔案室。
設(shè)備儀器檔案，在設(shè)備儀器開箱時(shí)，有關(guān)部門應(yīng)通知檔案室參加驗(yàn)收，安裝調(diào)試后一個(gè)月內(nèi)主辦部門應(yīng)將全部相關(guān)材料整理好移交綜合檔案室。
會(huì)計(jì)檔案按年度由財(cái)務(wù)部門按要求和規(guī)定整理歸檔，在財(cái)務(wù)部門保管二年期滿后的次年6月底前移交綜合檔案室。
特殊載體檔案在每項(xiàng)工作完成后，由主辦部門將聲像材料和文字簡(jiǎn)介或?qū)嵨?，?個(gè)月內(nèi)移交綜合檔案室歸檔。
隨時(shí)接收上級(jí)規(guī)定應(yīng)接收的檔案。
接收檔案必須履行手續(xù)，填寫移交清冊(cè)，一式二份，交接雙方要簽名蓋章。
六、檔案的整理
（一）劃分全宗。
檔案必須按全宗整理，同一個(gè)全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。
建國(guó)后本校形成的包括各門類和載體的檔案作一個(gè)全宗，全宗名稱隨本校名稱變動(dòng)而改變。
（二）檔案的分類、編號(hào)。
檔案分類編號(hào)是在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，按一定原則和屬性逐卷或逐件分別歸類編號(hào)。
分類是以全宗為單位，按檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合記述的內(nèi)容性質(zhì)，對(duì)庫(kù)存檔案整理、編號(hào)、排架。
（三）檔案檢索工具的編制。
案卷目錄應(yīng)根據(jù)不同門類檔案的具體情況分年度編制，做到不出現(xiàn)重復(fù)的檔號(hào)。
從實(shí)際出發(fā)逐步編制配套的其他檢索和參考工具：全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號(hào)索引。
七、檔案的計(jì)算機(jī)管理
（一）檔案管理應(yīng)納入本校自動(dòng)化信息管理網(wǎng)絡(luò)，使用與本規(guī)范配套的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力。
（二）計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件的配臵環(huán)境、機(jī)種選型要和本單位自動(dòng)化信息管理網(wǎng)絡(luò)一致。盡可能選用容量較大，檔次較高的計(jì)算機(jī)，以保證檔案科學(xué)管理的需要和本校教育管理信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)要求。
八、檔案的保管
（一）庫(kù)房要求。
新設(shè)臵的庫(kù)房應(yīng)基本符合國(guó)家檔案部門的有關(guān)規(guī)定。原有不合格庫(kù)房，應(yīng)按規(guī)范逐步改造。新建辦公樓或教學(xué)樓應(yīng)考慮檔案庫(kù)房的設(shè)臵。
庫(kù)房應(yīng)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等設(shè)施。
庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)溫度為14—24C，標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)濕度為45—60％。
（二）庫(kù)房應(yīng)根據(jù)工作需要逐步配臵計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、抽濕機(jī)、空調(diào)機(jī)、吸塵器等必須的設(shè)備。此資料由網(wǎng)絡(luò)收集而來(lái)，如有侵權(quán)請(qǐng)告知上傳者立即刪除。資料共分享，我們負(fù)責(zé)傳遞知
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