【正文】 合同、貨權轉移單據、費用結算憑證等。（二）貿易業(yè)務非合同類檔案包括：客戶函件、客戶資料、客戶評審等文件。（三）鈮產品業(yè)務部技術推廣類檔案類別包括：專項活動、出版物、宣傳出版活動、獎項等文件。（四）投資業(yè)務類檔案，以項目為檔案類別，歸檔資料包括：項目資料、項目調研報告、項目可行性研究報告、合作意向書、項目投資批件、投資合同、章程、項目公司決議、項目管理階段文件等。（五）人事類檔案類別包括：員工檔案、一般人事文件、招聘、培訓、出國報告等文件。（六）財務類檔案類別包括：計帳憑證、帳簿報表、納稅申報、出口退稅、外匯管理、貿易管理、預算總結、審計評估、統(tǒng)計報表、基礎資料、財務規(guī)章制度等文件。（七）行政管理類檔案類別包括：紙質收文、電子收文、公司發(fā)文、大事記、會議記錄、汽車類合同、新聞簡訊、信息化管理資料、erp項目資料、辦公合同、iso9000等文件。檔案歸檔時按卷宗形式歸檔。（一）貿易業(yè)務合同類，各部門應按以合同進行歸檔，一個合同及合同項下所有單據為一個卷宗，對應一個“檔號”，并遵循單據、文件自然形成的規(guī)律，按照單據、文件產生的先后順序進行整理、歸檔，完成“歸檔文件目錄”（附件3）的填寫。（二）貿易業(yè)務非合同類、鈮產品業(yè)務部技術推廣類、投資業(yè)務類、人事類、財務類、行政管理類、特殊檔案類檔案歸檔時，按檔案細分類別進行歸檔，各每個檔案細分類別為一個卷宗，對應一個檔號，在每類檔案中遵循其自然形成的規(guī)律，按根據其產生的先后順序進行整理、歸檔，完成 “歸檔文件目錄”（附件3），并按編制各部門的“部門檔案目錄”（附件2），檔案歸檔流程及檔案狀態(tài)見“檔案歸檔流程圖及檔案狀態(tài)圖”（附件4）。（三）歸檔的合同、協(xié)議必須是正本原件。凡有電子版的，紙質版本應與電子版同時保存。（四）檔號的編號規(guī)則：貿易業(yè)務合同類檔號編制規(guī)則為：部門合同號。其中“部門”以字母代替：鈮產品業(yè)務部nt、礦產資源部tk、鋼鐵部gt、有色金屬部gj?！啊睘楹贤a生，若合同號前面有合同產生，則編號時直接以“部門合同號”作為編號。如鈮鐵部2008年合同號為2008rmjs/n－3003項下檔案對應的檔案編號為：nt2008rmjs/n－3003。貿易業(yè)務部門非合同類檔案、鈮產品業(yè)務部技術推廣類按檔案類別進行歸檔，檔號編制規(guī)則為：部門檔案類別。其中部門以拼音首字母代替，如：鈮產品業(yè)務部nt、實業(yè)投資部sy、計財處jc、綜合處zh。檔案類別以拼音首字母代替。如2007年rd項目對應文件的檔號為：nt2007rdxm。投資業(yè)務類按項目進行歸檔。檔號編制規(guī)則為：部門項目名稱。項目名稱以拼音首字母縮寫代替。如實業(yè)投資部2007興光礦業(yè)項目對應文件的檔號為：sy2007xgky。人事類、財務類、行政管理類、特殊檔案按檔案細分類別進行歸檔。檔號編制規(guī)則為：部門檔案類別。其中檔案類別以其拼音首字母代替。如綜合處2008年培訓文件的檔號為：zh2008px。（五）檔案裝盒時，可將一個或多個卷宗裝入同一個檔案盒，對應一個盒脊號，也可將一個卷宗放入多個檔案盒中，對應多個盒脊號。盒脊號為每個檔案盒的編號，按以數字3??順序分別表示。五、檔案的移交及管理（一）特殊檔案的管理特殊檔案由專人負責收集、整理，并按歸檔要求進行歸檔、建目錄、裝盒、編制目錄、保管，不向公司檔案管理員移交，每年2月需向公司檔案管理員提交上一特殊檔案的“歸檔文件目錄”。負責保管特殊檔案的人員需將特殊檔案存放在安全、可靠，可獨立上鎖的檔案柜內。（二）其他檔案的移交及管理檔案移交前的管理檔案在移交前，由各部門檔案管理員負責部門檔案的管理，各部門檔案管理員應將檔案存放在安全的場所，并及時按照要求建立檔案目錄。檔案移交中的管理（1）貿易業(yè)務合同類檔案的移交程序為：各部門終結合同時將紙質和電子目錄、合同及合同項下所有的正本單據移交給計財處貿管，貿管根據歸檔文件目錄，對照業(yè)務系統(tǒng)終結合同需提供的單據明細，審查與該檔號項下單據相符時，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認；貿管完成合同終結審批后，將終結合同對應檔號的紙質和電子目錄、合同及合同項下所有單據移交給綜合處檔案管理員，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認。第五篇：公司檔案管理制度公司檔案管理制度第一條 管理部門，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為 特殊案 件因業(yè)務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。，由各公司總經理室或事業(yè)部經理室統(tǒng)一制定管 理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經理室。第二條 文件點收文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：，如有短少，應即追查歸入。，應有管理部門主管的簽認。，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。，應即退回經辦部門。，應退回經辦部門，經辦部門應送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。第三條 文件整理 點收文件后，應依下列方式整理：，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。第四條 檔案分類、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為 若干小類。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后 另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級?！靶☆悺?或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個 檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號，以便查考。“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。第五條 檔案名稱及編號，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容 性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多 寡及增長情形而斟酌決定。，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名 稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第六條 檔號編定，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。，應查明前案之檔號予以同號編列。，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左 方裝訂者則填寫于右上角。第七條 歸檔與檔案清理 ，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要 使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。，以便查檔。第八條 保存期限文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)董事會及 股東會紀 錄；(5)財務報表；(6)政府機關核準文件；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設 計圖；(9)其他經核定須永久保存的文書。：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經核 定須保存10年的文書。：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年的文書。：結案后無長期保存必要者。，使用部門視其有效期間予以保存。第九條 檔卷清理，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必 要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內注明銷毀日期。，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“ 收(發(fā))文登記單”第五聯附注在其保留文件上，并在第五聯上注明部分銷毀之日期。第十條 調卷程序，應填具“調卷單”經其部門主 管(科長以上)核準后持向管檔人員調閱?！罢{卷單”經核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注借出 日期后，將檔案交與調卷人員?！罢{卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。，免填“調卷單”。，經管檔人員核查無誤并于“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾?！罢{卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳?。第十一條 調卷管理1.“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長 調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明 原因，請管檔人員負責處理。，應于規(guī)定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。，如調閱與經辦業(yè)務無關之案件，應經文書管理部門主管同意。