【文章內(nèi)容簡介】 耳講小話，禁止吸煙。遇有特殊情況須提前退 場或臨時外出，須向主持人說明情況，征得同 意。 七、所有會議一律實行簽到制，并于會后第二個工作日下達會議紀要。 安徽省醫(yī)藥（集團）股份有限公司 文件和文檔管理暫行規(guī)定 一、公司的文件由各職能科室負責擬稿，相關部門會簽后，經(jīng)分管經(jīng)理審核，呈公司總經(jīng)理簽發(fā)。 凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集保管。 二、 文件簽發(fā)后，送總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一安排編號、打字，打印后送回擬稿部門校對，校對無誤后方能復印、蓋章。為確保文件的嚴肅性、 規(guī)范性，擬 稿部門校對時應認真負責，杜絕錯、別字。 三、 文件和原稿，由總經(jīng)理辦公室檔案員 分類歸檔、保存?zhèn)洳椤? 四、 屬于秘密的文件，核稿人應注明“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。 五、 文件統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室負責發(fā)送。送件人應將文件內(nèi)容、報送日期、部門、收件人等事項登記清楚， 并及時向文件簽 發(fā)人匯報報送結(jié)果。 六、外來的文件（含各種會議收到的文件等）由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一負責簽收，并分類登記。辦公室主任提出處理意見后，于接件當日即按文件的要求轉(zhuǎn)送給有關部門，不得積壓遲誤；屬急件的，應在接件后即時轉(zhuǎn)送。 七、傳閱文件由總經(jīng)理辦公室專人負責收回，涉及領導指示的文件，總經(jīng)理辦 公室應及時組織傳達和落 實。 八、 對檔案資料必須按年度立卷，各部門、分公司在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。各部門負責人均應指定專人負責收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時歸檔。名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 九、歸檔范圍：公司會議的原始記錄、會議紀要、通知、報告、講話、決議、決定、合同、協(xié)議、報表、客戶信息、聲像材料等。 十、公司形成的文件材料 ：包 括重要的會議材料；公司制發(fā)的文件材料及工作中形成的計劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。公司的請示、報告與上級機關的批復及下級機關的請示、報告與領導的批復；公司機構(gòu)設置、撤并、改組時形成的有關協(xié)議、合同等文件材料；公司制定的發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)；公司名稱更改、啟用印鑒等文件材料。 ；公司下發(fā)的有關勞資方面的文件材料；員工黨團員名冊；黨、團、工等組織形成的有關文件材料。 、協(xié)議書等文件材料。 、統(tǒng)計報表、財務報表、審計等文件材料。 、申請及公司所作的重要批示及處理結(jié)果。 ，榮譽證書，有紀念意義和憑證性的實物、照片、錄像等材料。 ；藥品儲運、養(yǎng)護方面的檔案材料；圍繞藥品采購銷售形成的合同等文件材料。 十一、上級機關的文件材料 ；上級機關頒發(fā)的要求公司貫徹執(zhí)行的文件材料。 、檢查公司工作時形成的題詞、講話、聲像等重要文件材料。 十二、文件材料整理歸檔立卷的要求 ，須按照文件材料的形成規(guī)律和特點，保持 文件之間的有機聯(lián)系，分門別類、區(qū)別不同價值整理歸檔。歸檔的文件材料，應按照年度、組織機構(gòu)、問題特征分類整理歸檔。 ，應將正文與附件，印件與定稿，請示與批復，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件分別裝訂在一起，不得分開。 部門文檔管理員保管。 、填寫一式兩份移交目錄，移交檔案室統(tǒng)一管理。 十三、檔案的借閱及銷毀 ，應說明檔案的作者、形成時間、內(nèi)容和利用目的，并履行批準登記手續(xù)；經(jīng)分管領導審批后，在檔 案室查閱。借閱檔案者，應愛護檔案，對其內(nèi)容注意保密，保持檔案的清潔，不得轉(zhuǎn)借、勾畫、涂改、拆散、抽換。確需外借檔案，應經(jīng)總經(jīng)理批準，在限期內(nèi)歸還。 。內(nèi)部調(diào)閱應經(jīng)財務負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，并經(jīng)公司領導同意方可借閱。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復印，應先登記，經(jīng)分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批同意方可辦理。 ，準確地制定檔案的銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任審核，報公司領導批準后方可銷毀 ，銷毀時需有兩人以上參加，并在銷毀清冊上簽字。 安徽省醫(yī)藥（集團）股份有限公司 印章管理暫行辦法 一、總 則 為加強對公司及各部門的印章管理，特制定本辦法。 二、印章的定義 （一）公司及各部門的公章 。 （二）凡冠以“安徽省醫(yī)藥（集團）股份有限公司”名稱的各類合同章、財務章、收發(fā)章等； （三）公司法人代表章、簽名章及用于公務的負責人名章； （四）經(jīng)公司辦公室鑒別，應列入管理的其它印章。 三、印章的刻制 （一）各部門刻制印章，必須以正式文件為依據(jù)，持部門負責人簽字的申請，經(jīng)公司辦公室審核、公司領導批準后 ，有辦公室辦理報批和刻制手續(xù)。 （二）印章的規(guī)格按有關規(guī)定執(zhí)行。 四、印章的啟用 （一）凡屬本辦法第“二”條規(guī)定范圍內(nèi)的各類印章（以下簡稱印章）的啟用，統(tǒng)一由公司辦公室主任根據(jù)正式文件審批，并由辦公室經(jīng)辦人員辦理印鑒登記、備案手續(xù)。 （二）對于未按規(guī)定擅刻印章或未辦理印鑒備案手續(xù)擅自啟用的，將追究部門主管領導的責任。 （三）公司及各部門印章應由專人保管，嚴格按規(guī)定使用。 五、印章的使用 （一）使用印章應嚴格執(zhí)行審批及登記制度。 ，并明確登記使用時間、使用目的、批準人。 （附后），經(jīng)部門領導同意，報公司領導審批后方可。 （ 1）凡公司對外簽訂合作協(xié)議、藥品（原料藥）采購合同、各類銷售合同（協(xié)議），需要加蓋公司公章及法人代表章的，必須經(jīng)公司董事長審批同意，或經(jīng)公司董事長授權的公司領導審批同意并嚴格遵照合同審批權限審批。 （ 2）需加蓋公司公章的各類便函、報表、文件、證明、材料等按《公司公文處理規(guī)定》程序辦理。 （ 3）一般事務性工作需加蓋公司公章，由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批同意。 （二）停止使用的印章應及時辦理注銷并上繳公司辦公室封存或銷毀。 六、本制度 自 總經(jīng)理辦公會議討論 通過后 執(zhí)行。 七、本辦法由公司辦公室負責解釋。 附件： 安徽省醫(yī)藥 (集團 )股份有限公司 公司印鑒使用審批單 時 間 部 門 經(jīng)辦人 事 由 部門領導 意見 公司領導 意見 公司董事長意見 安徽省醫(yī)藥（集團）股份有限公司 保密及要事報告管理暫行規(guī)定 一、公司員工有保守公司秘密的義務，涉及公司業(yè)務、財務資料、 GSP資料、招投標資料、合同、企劃營銷方案等保密內(nèi)容，未經(jīng)總經(jīng)理批準，任何人不得擅自對外發(fā)布、傳播和篡改。 二、 在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應當事先經(jīng)總經(jīng)理批準。 三、財務部、開票大廳系公司收銀、開票、做帳所在地，屬財務重地，無關人員未經(jīng)同意不得入內(nèi)。 四、開票員應對其電腦密碼進行保密，嚴禁對外提供和泄露，如違反此規(guī)定，視造成后果扣罰開票員當月績效工資或調(diào)整其工作崗位。 五、財務、統(tǒng)計、業(yè)務及有關人員不得將有關報表、合同或其他與公司機密有關的資料、臺帳隨意擺放，更不允許無關人員使用上述微機。 六、公司的電腦系數(shù)據(jù)處理及辦公所用，所有電腦均不允許運行與公司無關的軟件及程序，未經(jīng)許可不得上網(wǎng)。 七、綜合管理 部門、財務部等無人時必須隨手鎖門。 八、嚴禁私人交往中泄露公司機密，嚴禁在公共場所談論公司機密。 九、員工若發(fā)現(xiàn)機密已泄露，應立即報告公司上層領導，并及時做出處理。 十、 員工在工作或經(jīng)營過程中出現(xiàn)疏漏、錯誤或損失，不得隱瞞、撒謊、掩蓋，應及時向部門負責人、分管副總、直至總經(jīng) 理報告，如隱瞞不報造成損失者，公司將加重對當事人的處罰。 安徽省醫(yī)藥（集團）股份有限公司 固定資產(chǎn)及日常辦公用品管理 暫行規(guī)定 一、固定資產(chǎn)、日常辦公用品（低值易耗品）等有關資產(chǎn)的添制，本著“節(jié)約、合理、有效、使用”和“集中限價采購、統(tǒng)一歸 口管理”的原則進行申購。 、辦公用品等有關資產(chǎn)的購買實行申報制，辦理申請購買手續(xù)，并對三家以上具有合法資質(zhì)的商家進行比價采購，由總經(jīng)理辦公室填寫《辦公用品申購單》，經(jīng)分管經(jīng)理審核，財務部門參與，總經(jīng)理批準后，送交總經(jīng)理辦公室進行集中統(tǒng)一采購。 500元以下的日常辦公用品（低值易耗品）及業(yè)務招待用品（煙、酒等）的采購，應按照質(zhì)量優(yōu)良，價格合理，供貨及時以及售后保障服務的原則，經(jīng)總經(jīng)理辦公室分管負責人和采購員調(diào)查了解，確定相對穩(wěn)定的供貨渠道。并就供貨質(zhì)量、價格以及售后服務等 問題與供貨方進行商談，簽訂供貨合同。 、以劣充優(yōu)等欺詐行為，可采取經(jīng)濟索賠、終止合同等辦法進行制裁，對情節(jié)嚴重的應追究其法律責任。 二、公司物管員負責接收并清點物品，確認后在《送貨清單》上簽收。物管員如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應拒絕接收并及時通知總經(jīng)理辦公室分管負責人。經(jīng)調(diào)查核實，根據(jù)合同條款，要求供貨商進行調(diào)換或依法追究其責任。物管員每半年對日常辦公用品的收、發(fā)、庫存數(shù)量進行盤存，并將盤存表上報公司分管領導。 三、辦公室根據(jù)《計劃清單》、《送貨清單》，對物品數(shù)量及價格審查后，進行結(jié)算 。 四、辦公室對公司購買的大宗固定資產(chǎn)（單價 1000 元以上）統(tǒng)一編碼、登記、造冊，報財務部備查。按照“誰使用，誰負責；誰保管，誰負責”的原則辦理領用手續(xù)，分別建立固定資產(chǎn)及日用辦公用品帳本，詳細記錄固定資產(chǎn)及日常辦公用品的購進及領用。屬員工個人使用的由個人負責，屬部門或分公司使用的由部門或分公司負責人負責。在員工或分公司負責人離開公司時，應辦理資產(chǎn)移交手續(xù)。如有丟失或損壞，按原價賠償。對員工沒有辦理資產(chǎn)移交手續(xù)而離開公司的，公司將直接追究所在部門負責人的責任，如造成公司資產(chǎn)損失的，將由所在部門負責人承擔。 五、 日常辦公用品發(fā)放。 各部門、分公司于每周一、周三下午到辦公室領取辦公用品。 安徽省醫(yī)藥（集團）股份有限公司 證照管理暫行規(guī)定 一、證照范圍包括：公司及分公司《藥品經(jīng)營許可證》、《醫(yī)療器械經(jīng)營許可證》、《營業(yè)執(zhí)照》、《 GSP證書》、《協(xié)會登記證》、《協(xié)會組織機構(gòu)代碼證》、《進出口企業(yè)資格證書》、《海關注冊登記證書》等。 二、證照管理員負責辦理證照的年檢、變更、注銷、審批等手續(xù)，并建立檔案。 三、公司證照的正、副本原件由質(zhì)量部負責保管。各部門、分公司的證照正本原件由相應的分公司、部門負責人簽收，懸掛在辦 公場所明顯位置，副本原件由質(zhì)量部負責保管。 四、因工作需要，證照登記內(nèi)容需要變更時，由申請變更的分公司、部門提出申請，經(jīng)分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準后，證照管理員按程序及時辦理。 五、分公司、部門需要公司、分公司證照復印件的，由相應的分公司、部門提出申請，質(zhì)量部負責人批準，并履行登記、簽字手續(xù)。 安徽省醫(yī)藥（集團）股份有限公司 GSP 資料管理暫行規(guī)定 一、 GSP資料是指公司在開展 GSP工作過程中，形成的各種 GSP軟件資料、管理方法和理念。 二、各分公司、部門指定專人負責保管 GSP資料，對本部門所有 GSP資 料進行整理、匯總、歸檔，并接受企管部的指導。 三、公司員工查閱 GSP相關資料，必須經(jīng)所在分公司、部門負責人及分管經(jīng)理同意，登記后方可查閱。 四、任何部門、個人不得擅自將公司 GSP資料提供或變相提供給任何其他企業(yè)、個人；不得擅自接待外單位和個人的參觀、學習、咨詢等活動。如有上述行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)、核實，視情節(jié)給予相應處理，并責成責任人收回所提供的一切資料并消除影響。 安徽省醫(yī)藥（集團）股份有限公司 對外出租或租賃房屋合同管理暫行規(guī)定 一、合同簽訂的原則 ，必須遵守《中華人民共和國經(jīng)濟合同法》及有 關法律和行政法規(guī)的規(guī)定。 、無歧義、無缺項，具有法律效力。 公證。 二、合同簽訂的程序 附具體意見報公司總經(jīng)理辦公室。出租房屋一律由總經(jīng)理辦公室對外辦理，價格市場化。 ，配合有關部門人員到租賃房所在地進行考察調(diào)研。 經(jīng)理室，由經(jīng)理辦公會確定是否簽約。同意簽約的，由總經(jīng)理辦公室按有關規(guī)定擬訂合同草案，并經(jīng)總經(jīng)理審 簽。 三、合同的履行和管理 ?？偨?jīng)理辦公室存檔一份、財務部一份、需租賃房屋的部門及科室一份，對方一份。 ，并協(xié)助財務部及時收取、支付租金。 安徽省醫(yī)藥（集團）股份有限公司 水電管理暫行規(guī)定 一、員工在洗手間、衛(wèi)生間沖刷和洗手時，用完水后必須關閉水龍頭開關，不得放任自流，浪費水資源。如遇臨時性停水、停電，各部門必須及時切斷電源和水源。 二、公司各用電場所的電源線、照明燈、插座等，由專業(yè)人員安裝，非公司指定的人員，不得進行上述工作。使用電器，注意用電安 全，如違章操作，造成電器損壞，由當事人賠償相關損失。離開辦公場所，要關閉電源開關，違者一次扣罰該室每人 50元。 三、辦公和營業(yè)場所的空調(diào)設備應在下列溫度范圍內(nèi)開啟：制冷的開啟在溫度 31℃以上（以天氣預報為準，下同），制熱的開啟為最高溫度 6℃以下或最低溫度 0℃以下（含0℃），違者一次扣罰該室每人 50 元（會議室以及特定場所除外）。 四、經(jīng)營部門用電按月計量收費，收費標準從屬供電局。 五、公司各場所，嚴禁使用電爐、電水壺。 安徽省醫(yī)藥（集團）股份有