【文章內(nèi)容簡介】 責(zé)信息化建設(shè)的人員隸屬于行政管理部。公司層次只設(shè)幾個專職，也沒有專門部門。分公司更是連專職也沒有。企業(yè)還沒有建立良好的信息化管理體系，職責(zé)缺乏明確合理的分工。 （ 2）企業(yè)還沒有建立起信息化的工作規(guī)程和制度，包括信息系統(tǒng)建設(shè)需求的提出、論證、選型、實施等都沒有規(guī)范的流程，也沒有明確的職責(zé)劃分。 針對上面的問題，同時考慮到總公司、公司、分公司在日常管理上又有一定的獨立性，凱越公司提出了信息化建設(shè)在業(yè)務(wù)上進行垂直指導(dǎo)，在行政上橫向管理的矩陣方式，結(jié)合信息集中化管理的基本原則，其信 息化管理框架實現(xiàn)了下面的轉(zhuǎn)變。（見圖 3）凱越公司在信息化組織設(shè)計，建立了集中的信息技術(shù)管理和資源共享的機制，將原來掛靠在行政管理部下的信息中心提升為信息技術(shù)部，作為獨立的職能部門進行信息技術(shù)的管理，并為總公司及其下屬的公司和分公司提供信息技術(shù)服務(wù)；拓展了信息技術(shù)管理的職能范圍，統(tǒng)一系統(tǒng)規(guī)劃、建設(shè)與管理，如合同管理、信息資產(chǎn)及文檔的管理及 ERP、 CIS、 CRM 等應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)、實施、維護及技術(shù)支持等；統(tǒng)一整個企業(yè)網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、信息系統(tǒng)（數(shù)據(jù)庫及應(yīng)用軟件）及客戶端軟硬件的搭建、維護、備份、升級與管理，以及網(wǎng)絡(luò)、 信息系統(tǒng)的安全管理等；建立分布式的信息技術(shù)組織布局，在公司和分公司的總工室下設(shè) IT 專職人員，為本公司提供信息技術(shù)支持，但業(yè)務(wù)上受總公司信息技術(shù)部的指導(dǎo)。在設(shè)計方案中，凱越公司對三層體系之間的職責(zé)做了明確的劃分， 總部的信息技術(shù)部負(fù)責(zé)全公司信息化的管理與決策，如進行集中、統(tǒng)一的信息技術(shù)管理和規(guī)劃，負(fù)責(zé)全公司網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)及網(wǎng)絡(luò)安全等 ；公司及分公司層次主要負(fù)責(zé)信息化的實施與維護。凱越公司通過對信息組織架構(gòu)的設(shè)計，明確了各自的職責(zé)，理順了管理流程，使企業(yè)的信息化建設(shè)有了組織和制度的保障。 實施與執(zhí)行 除了上述方面，對信息 化建設(shè)規(guī)劃來說還有一個非常關(guān)鍵的問題，即系統(tǒng)的實施及資源配置計劃。只有明確了信息系統(tǒng)建設(shè)的時間表、優(yōu)先級，才能更好地指導(dǎo)系統(tǒng)實施。因此凱越公司在綜合分析了公司戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)及系統(tǒng)現(xiàn)狀后，提出了系統(tǒng)實施計劃。（見圖 4）在實施計劃中，不僅安排了實施的時間表，還給出了系統(tǒng)實施的大概預(yù)算及主要的產(chǎn)品供應(yīng)商，同時提出系統(tǒng)實施需要注意的主要問題等，為以后幾年的信息化建設(shè)提供了很好的參考依據(jù)。（施能自畢博管理咨詢大中國區(qū)董事總經(jīng)理） 中小企業(yè) IT 辦公平臺 IT 需求和特點 中小型企業(yè)正面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)，在日益 激烈的競爭環(huán)境下，企業(yè)需要不斷地調(diào)整并優(yōu)化組織和流程，積累核心競爭力，以面對快速變化的市場，快速地響應(yīng)客戶需求。以 IT 技術(shù)和軟件助力員工，以信息化建設(shè)助力企業(yè)，是您的不二選擇。 中小型企業(yè)通常擁有少量的、甚至沒有專門的 IT 顧問或管理員。大部分企業(yè)員工正在使用著多種不同的工作軟件，由于很難獲得及時的 IT 支持，經(jīng)常要自己進行安裝、配置、維護、殺毒，大大影響工作效率。更重要的是，各種個人工作軟件產(chǎn)生出大量的電子文檔和信息，很難交換、分享、檢索和控制，不得不學(xué)習(xí)和記憶號碼、地址、路徑、防火墻這些與業(yè)務(wù)無關(guān)的專業(yè) 術(shù)語。 ERP、 SCM、 CRM 等一些廣泛流傳的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，擅長處理結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和剛性流程。對中小型企業(yè)來說，定義、創(chuàng)建、維護和更改上述系統(tǒng)還較為困難，非大決心、大投入、大力氣不足以成功實施 。而且，大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（電子文檔和信息）依然無法處理、柔性流程難以實現(xiàn)。面對激烈競爭，中小型企業(yè)需要以快制勝，不斷變化和創(chuàng)新，所以對 IT 技術(shù)和軟件的 突出要求 是：易實施、易使用、高效協(xié)作、適應(yīng)變化 。 方案分析 中小型企業(yè)可以選擇產(chǎn)品組合 （ 1）協(xié)作 OA、（ 2） 業(yè)務(wù)流程 管理、（ 3）知識文檔管理，來建立一個集成的、可擴展的一體化辦公平臺。 ? 提升個人生產(chǎn)率 協(xié)作 OA 囊括日常辦公的常用功能，包括郵件收發(fā)、任務(wù)安排、即時通信（ IM）、文檔編輯和管理、信息共享、公告通知、內(nèi)部通訊錄、考勤管理、物品管理等等。用戶端免安裝、免維護、易使用，以人為中心，大幅提升個人生產(chǎn)率。 ? 提升組織生產(chǎn)率 業(yè)務(wù)流程管理以圖形化設(shè)計方式，快速創(chuàng)建、優(yōu)化和重整 企業(yè)業(yè)務(wù)流程。自動分發(fā)數(shù)以萬計的電子化任務(wù)（單據(jù)、報告和文件）到相關(guān)人員的桌面，并記錄全部的執(zhí)行過程。各級主管和員工流暢協(xié)作，時空無阻，顯著提升組織生產(chǎn)率。 ? 提升組織戰(zhàn)斗力 透過綜合的文檔組織、編輯、存儲、分享以及 Web 化訪問，知識文檔管理讓所有人都能快速而方便地共享自己的經(jīng)驗、技能，訪問和學(xué)習(xí)同伴的信息、知識，從而全面提升員工的技能素質(zhì)和企業(yè)的協(xié)作能力，增強企業(yè)整體的競爭力。 無論員工在哪里辦公、到哪里出差，一體化辦公平臺將他們連接到一起，保證信息可靠地送達，就好像一個虛擬的、通達全球的大辦 公室。 與傳統(tǒng)的手工或半手工（使用多種個人軟件）辦公方式相比，一體化辦公平臺還第一次實現(xiàn)了企業(yè)信息的完全集中和安全保障，將分散在員工個人手里的信息、資源、知識轉(zhuǎn)化為企業(yè)所屬，形成積累和沉淀，根據(jù)需要傳承給其他同事或者后繼者。 集團型企業(yè) IT 辦公平臺 IT 需求和特點 集團型企業(yè)一般業(yè)務(wù)范圍廣，經(jīng)營方式多樣，而且組織機構(gòu)龐大，地理分布較廣。積極采用 IT 技術(shù)和系統(tǒng)，已經(jīng)成為集團型企業(yè)實施內(nèi)部協(xié)作和管控的必要手段，也為不斷發(fā)展的業(yè)務(wù)和經(jīng)營提供了有力支撐。 集團型企業(yè)通常擁有專門的 IT 部門和技術(shù)人員， 為各級主管和員工提供著必不可少的 IT 維護和支持。隨著業(yè)務(wù)量的不斷增長和全球化的競爭加劇，對 IT 系統(tǒng)建設(shè)也提出了更高的要求， IT 部門和員工也需要積極應(yīng)對挑戰(zhàn)。 ? 組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜，辦公人員眾多。 ——如何加速不同部門和人員之間的協(xié)作，進一步提升全員工作效率和個人生產(chǎn)率？ ? 大量信息分落各處，難以迅速發(fā)現(xiàn)并作出決策。 ——如何及時傳達并落實總部的戰(zhàn)略和目標(biāo)？如何及時監(jiān)控下屬公司的銷售、項目、財務(wù)等信息？ ? 工作隨意性較大，風(fēng)險評估不足。 ——如何加強工作的專業(yè)化、規(guī)范化、流程化，減少潛在風(fēng)險，提高客戶服務(wù)質(zhì)量？ 即使 已經(jīng)實施了 ERP、 SCM、 CRM 等一些廣泛流傳的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，它們擅長處理結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和剛性流程，卻無法覆蓋并解決上述問題，大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（電子文檔和信息）依然無法處理、柔性流程難以實現(xiàn)。集團型企業(yè)對 IT技術(shù)和系統(tǒng)的突出要求是：分層管控，全員協(xié)同、信息流暢、規(guī)范運作。 方案分析 集團型企業(yè)可以選擇產(chǎn)品組合（ 1）協(xié)作 OA、（ 2） 業(yè)務(wù)流程 管理、（ 3）知識文檔管理 以及 （ 4）業(yè)務(wù)網(wǎng)關(guān)引擎，來建立一個總分支架構(gòu)的、可持續(xù)擴展的一體化辦公平臺。 ? 系統(tǒng)分布實施，業(yè)務(wù)分層管控 在總部部署一套主控系統(tǒng)，在每一個相對獨立的分支機構(gòu)部署一套分支系統(tǒng)。每一個系統(tǒng)可以獨立運行，自主管理，支持員工無縫協(xié)作，滿足業(yè)務(wù)發(fā)展需要。通過強勁的業(yè)務(wù)網(wǎng)關(guān)引擎，定義跨系統(tǒng)的業(yè)務(wù)運作規(guī)則，從而自動交換新聞公告、郵件任務(wù)、電子文檔等多種數(shù)據(jù)，自動傳遞戰(zhàn)略目標(biāo)、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)方案、請示審批、報表報告等多種訊息，并自動記錄跨系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程。