【文章內(nèi)容簡介】 通過多項國際質(zhì)量體系認(rèn)證 □ 是 □ 否 2．推出新的管理制度必須適應(yīng)既有的企業(yè)文化。請選擇以下管理藝術(shù)是否適合您企業(yè)的情況和您的管理風(fēng)格？ 推出新制度的藝術(shù)手法 看準(zhǔn)機會引出此話題，輕描淡寫地向有心的人說兩句 □ 是 □否 非正式地拋出話題，引導(dǎo)大家議論，又轉(zhuǎn)移到其他話題上 □ 是 □ 否 及時在某些成員會上做非專題討論，讓與會人員廣泛參與 □ 是 □ 否 難以形成比較一致的決議，暫時停止討論，會后重點做 工作 □ 是 □ 否 取得基本一致時，果斷地形成決議，從速推出新制度 □ 是 □ 否 正式編號發(fā)文，發(fā)內(nèi)部簡報，同時借助媒體制造輿論 □ 是 □ 否 總結(jié)發(fā)現(xiàn)的問題，對重點部門進(jìn)行針對性宣傳貫徹并監(jiān)督執(zhí)行 □ 是 □ 否 民主討論采用自上而下的方法，而不是相反，但若上層難以一致就從基層開始 □ 是 □否 新制度瓶頸期重點對付蠻橫無理的人，決不心慈手軟、馬虎大意 □ 是 □ 否 過了瓶頸期執(zhí)行制度改為原則和靈活相結(jié)合，不再過于教條 □ 是 □ 否 技能點 6 如何解決制度執(zhí)行問題 主 題 詞 企業(yè)內(nèi)部管理制度 制度設(shè)計技巧 制度執(zhí)行問題 適用情景 當(dāng)碰到制度執(zhí)行障礙需要尋找恰當(dāng)?shù)慕鉀Q辦法時，查看此技能。 7 技能描述 管理制度制定后首先就要執(zhí)行，否則就會發(fā)生制度失效的情況。大多數(shù)情況下某些管理制度之所以難于執(zhí)行的缺陷在設(shè)計過程中已經(jīng)孕育了。下面分析一下制度設(shè)計與執(zhí)行之間的關(guān)系： ? 制度內(nèi)容影響執(zhí)行 制度內(nèi)容缺乏預(yù)見性，不具有科學(xué)性、連貫性和可操作性，例如定位不合理，無配套的制度解釋等原因都會影響制度執(zhí)行。此時，主要是通過加大宣傳力度，提高員工對制度的認(rèn)識，同時創(chuàng)造 良好的環(huán)境和方法，例如引進(jìn)人才，提高培訓(xùn)等，來加強制度的推行和實施。 當(dāng)然，制度設(shè)計中應(yīng)該防止顧此失彼、治標(biāo)不治本等問題，也就是說，制度的系統(tǒng)規(guī)劃以及不斷創(chuàng)新完善，要在對原制度基本框架不變的前提下及時地補充修訂，當(dāng)然，在原有的制度已成為障礙的情況下就要突破原有框架。 ? 制度內(nèi)容中缺乏執(zhí)行措施規(guī)定 傳統(tǒng)的企業(yè)管理制度從本質(zhì)上講是圍繞企業(yè)集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)而設(shè)立的制度。這種制度的最大缺點是缺乏對勞動者個性及平等經(jīng)濟利益要求的把握，因而推廣的阻力過大而形成制度虛置。更重要的是，因為缺乏明確的權(quán)責(zé)劃分及度量 考核指標(biāo)等制度執(zhí)行的保證措施，以致造成企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)諸多矛盾和不協(xié)調(diào)現(xiàn)象。 例如，一旦制度執(zhí)行過程中出現(xiàn)了問題，員工就有了不執(zhí)行制度的理由，從而拒絕執(zhí)行制度。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生就是由于缺乏合理的執(zhí)行措施造成的。更為嚴(yán)重的是，有的制度的執(zhí)行不僅僅是失效，更是帶來了某些意想不到的負(fù)面效果。例如，某地出現(xiàn)了一種危害羊群的野生動物，政府為了保護(hù)這個對當(dāng)?shù)貋碚f屬于重要產(chǎn)業(yè)的養(yǎng)羊業(yè)，鼓勵人們捕殺這種野生動物。措施規(guī)定，每個居民必須帶一個該動物的耳朵交差，以示成績。結(jié)果，為了獲得更多的“ 耳朵 ” ，許多人在家中開始喂養(yǎng)這種野生 動物。 總之，制度執(zhí)行的前提是制度必須合理完善而且符合實際，這就要求在制度設(shè)計的過程中要不斷創(chuàng)新設(shè)計理念、設(shè)計方法和設(shè)計技巧。同時也要看到，管理制度的執(zhí)行效果更是由多種因素綜合促成的。 9 牢記要點 管理制度的有效執(zhí)行要求： _ 制度內(nèi)容可執(zhí)行 _ 為制度執(zhí)行提供保證措施 一個家族企業(yè)的老板希望改變很多親戚朋友依附于他的局面，請咨詢公司為企業(yè)建立“ 正規(guī) ” 的管理制度。 經(jīng)過 3 個月的診斷， 6 個月后咨詢公司為該企業(yè)制定了一套完整的管理制度并正式頒發(fā)。在接下來 3個月的實施過程中，親戚朋 友依附的局面并未改變，卻殃及一般員工，很多能干的 “ 外姓人 ” 紛紛離去，銷售額也下降了一多半。咨詢公司的制度設(shè)計竟以失敗告終。 出現(xiàn)這種情況的原因是咨詢中所建立的管理制度缺乏可執(zhí)行環(huán)境。對這家企業(yè)來講，其經(jīng)營的基礎(chǔ)是人情加親情。例如需要地方政府的稅收優(yōu)惠政策，需要地方領(lǐng)導(dǎo)在銷售方面的幫忙，甚至在面臨財務(wù)緊張時需要銀行貸款等問題，這些都是通過人情方式解決的。 這種非正規(guī)的經(jīng)營方式和環(huán)境，決定了這些親戚朋友人情化的經(jīng)營意識。因為什么樣的環(huán)境培養(yǎng)出了什么樣的人，由這種人情加親情環(huán)境培養(yǎng)出來的人，自然將制度視為 管 “ 外姓人 ” 的，而對 “ 本家人 ” 無約束力。若不設(shè)法改變或是無法改變這些人的管理意識，就是有了再好的制度，也無法指望這些人能很好地執(zhí)行下去，而且矛盾會不斷加劇。 拋開任何管理制度本身都會存在問題不談，由 “ 外腦 ” 幫助該企業(yè)建立的管理制度試圖徹底改變企業(yè)現(xiàn)狀，在薪資體系、考勤制度、人事獎懲制度、銷售制度、企業(yè)文化等各種制度層面同時在企業(yè)改革，往往會使企業(yè)積存的多種問題一起發(fā)作，難于消化，根本不能實現(xiàn)改革的初衷。因此，只有正視其人情關(guān)系的存在，然后制定漸進(jìn)的措施逐步加以實行，才可能達(dá)到建立完善制度體系的目的。 . 實踐練習(xí) 請您做下面的實踐練習(xí)題： 結(jié)合您企業(yè)的具體情況，請回答怎樣將以下保證管理制度順利執(zhí)行的措施具體化？ 1．管理制度在執(zhí)行中可能遇到的障礙和風(fēng)險的事前提示制度； 2．管理制度執(zhí)行指導(dǎo)制度：及時明確制度中涉及的權(quán)利和義務(wù)，對利害關(guān)系人在執(zhí)行過程中可能實施的行為進(jìn)行必要的指導(dǎo)； 3．建立管理制度執(zhí)行的查詢和說明制度，為管理者提供及時的反饋和報告； 4．建立和規(guī)范執(zhí)行流程管理制度； 5．建立和規(guī)范催辦和定期通報制度； 6．規(guī)范執(zhí)行權(quán)運行機制，建立執(zhí)行實施權(quán)和裁判權(quán)既相互 制約又相互協(xié) 調(diào)的新型分權(quán)運行機制。 參考答案： 1．障礙和風(fēng)險的事前提示制度是為了減少制度執(zhí)行的成本。預(yù)防的效果要遠(yuǎn)遠(yuǎn)好于補救，因此應(yīng)當(dāng)受到制度設(shè)計者的重視。 2．指導(dǎo)制度是保證培訓(xùn)實施的基礎(chǔ)，也是新制度宣傳的最有效辦法。 3．這是保證反饋的最有效辦法，也是避免管理制度失效的主要途徑， 尤其可以避免管理制度可能有執(zhí)行變形的風(fēng)險。 4．流程的規(guī)范當(dāng)然不是僅僅依靠一個管理制度解決的，因此就更需要在執(zhí)行流程規(guī)范化的基礎(chǔ)上奠定制度的監(jiān)督作用。 5．催辦和定期通報制度是管理正規(guī)化的方 法。很多企業(yè)采用信息化管理后能夠更加有效地執(zhí)行這個制度。 6．分權(quán)的制度化要與組織結(jié)構(gòu)設(shè)計相結(jié)合，尤其在滿足執(zhí)行優(yōu)先的情況下，要以崗位職責(zé)細(xì)化為分權(quán)的保證。 技能點 7 如何規(guī)范管理制度的制作過程 主 題 詞 企業(yè)內(nèi)部管理制度 制度設(shè)計技巧 制作過程規(guī)范 適用情景 當(dāng)需要強化權(quán)威規(guī)范制度的內(nèi)容和格式時，查看此技能。 7 技能描述 在規(guī)章制度的設(shè)計修訂中，明確了需要規(guī)范的事務(wù)、規(guī)范化的程度、所要達(dá)到的目的和制度的制約機制后，就進(jìn)入到制度的撰寫階段。此時，需要掌握的技能有： 1．制作者的有效組織 可由高層管理者提出指導(dǎo)性意見，確定制度的基調(diào)，并確定具體的負(fù)責(zé)人員。制度制定人員要吸收職能部門的員工，負(fù)責(zé)完成管理制度的擬訂、修改以及后期的監(jiān)督執(zhí)行。同時，要保證制度相關(guān)者的有效參與和認(rèn)知。 2．制度體系的合理完善 （ 1）制度的分類管理 ① 按內(nèi)容分，包括基本規(guī)章、作業(yè)流程、報表圖表、崗位責(zé)任等。不同的制度有不同的寫作方法。 ② 按業(yè)務(wù)領(lǐng)域分，包括組織經(jīng)營制度、人力資源管理制度、企劃營銷制度、企業(yè)研究開發(fā)制度、生產(chǎn)管理制度、客戶服務(wù)制度、行政總務(wù)制度、信息化工作制度 、財務(wù)會計制度等。 （ 2）制度的密級管理一般分為三級制：通用類，對保密性無要求；機密類，限制在中層經(jīng)理和相關(guān)工作人員范圍內(nèi)；絕密類，限制在少數(shù)高層管理者和相關(guān)人員范圍內(nèi)。 （ 3）按制度的頒發(fā)層級，可以分集團(tuán)、分公司等。 3．制度內(nèi)容框架統(tǒng)一設(shè)計 內(nèi)容架構(gòu)常采用 “ 一般規(guī)定 — 具體制度 — 附則 ” 的模式，在行文中采用 “ 定義 +列舉 +其他 ” 的方法來設(shè)計。 （ 1）目的：編制依據(jù)、適用范圍、管理制度的實施環(huán)節(jié)和程序、管理制度的編制形成過程、管理制度與其他制度之間的關(guān)系。 （ 2）主體內(nèi)容：包括制度針對 的客體以及責(zé)權(quán)利規(guī)定。 （ 3）附件（含附表）和相關(guān)制度（與此制度密切相關(guān)的制度體系內(nèi)的其他制度）。 （ 4）控制制度實現(xiàn)的方法及程序：包括行政措施、精神措施、經(jīng)濟措施等。 4．制度格式標(biāo)準(zhǔn)化 制度使用名詞、編號等應(yīng)該統(tǒng)一規(guī)范，以適應(yīng)企業(yè)信息化管理的需要。同時，公文上的字體、字號、目錄排列方式、紙張大小及邊距、頁碼格式等也需要明確的規(guī)定和模板。 制度的制作要求內(nèi)容完整、格式規(guī)范、標(biāo)識一致、記錄清晰并明確規(guī)定各制度的必備要素等。 9 牢記要點 制度制作的技能方法有： _ 制作者的有 效組織 _ 制度體系的合理完善 _ 制度內(nèi)容框架的統(tǒng)一設(shè)計 _ 制度格式的標(biāo)準(zhǔn)化 某企業(yè)的規(guī)范化管理委員會由下述人員構(gòu)成： 一級：主任由公司董事長兼任。委員由總裁、財務(wù)總監(jiān)、副總裁構(gòu)成，同時產(chǎn)生執(zhí)行委員。 二級： 主任由公司總經(jīng)理兼任。委員由副總經(jīng)理、辦公室主任、各部門經(jīng)理兼任，同時產(chǎn)生執(zhí)行委員。 三級：主任由廠長兼任。委員由副廠長和各部門負(fù)責(zé)人兼任，同時產(chǎn)生執(zhí)行委員。 規(guī)范化管理委員會下設(shè)工作小組，人員構(gòu)成如下：組長由執(zhí)委兼任。組員由各職能部門經(jīng)理和有關(guān)業(yè)務(wù)骨干擔(dān)任。 規(guī)范化管理委員會職責(zé)如下： 1．為公司的規(guī)范化管理提出指導(dǎo)性意見，確定基本原則，并確定規(guī)范化管理工作小組的人員構(gòu)成； 2．定期聽取規(guī)范化工作小組的工作進(jìn)展匯報，提出指導(dǎo)意見； 3．討論通過各類規(guī)范管理文件，并簽發(fā)實施； 4．負(fù)責(zé)解釋和仲裁在執(zhí)行規(guī)范管理文件時出現(xiàn)的糾紛沖突以及發(fā)布違規(guī)事件的處理意見； 5．每年組織一次對規(guī)范管理文件的修訂，通過對規(guī)范管理文件的不斷修改補充，使本公司的各項管理工作日趨完善。 . 實踐練習(xí) 請您做下面的實踐練習(xí)題： 1．請分析制度制定和修改的時機選 擇問題。 2．請做以下的連線題： （ 1）辦法 、機構(gòu)和組成人員活動的規(guī)則 （ 2）條例 （ 3）規(guī)定 （ 4）章程 具體方法和措施 參考答案： 1．一般情況下，很多企業(yè)對各類規(guī)范管理文件一年修訂一次。經(jīng)常選擇在業(yè)務(wù)淡季進(jìn)行。這些運作隨著各企業(yè)具體情況的差異而有很大的不同，需要避免的是將定期修訂流于形式化。 2．（ 1） — D； （ 2） — B； （ 3） — C； （ 4） — A。 技能點 8 如何進(jìn)行中小企業(yè)制度設(shè)計 主 題 詞 企業(yè)內(nèi)部管理制度 制度設(shè)計技巧 中小型企業(yè)制度設(shè)計 適用情景 當(dāng)面對中小企業(yè)的特殊情況需要制定實效簡潔的規(guī)章制度時，查看此技能。 7 技能描述 在我國的企業(yè)中，中小規(guī)模的企業(yè)占大多數(shù)，這些企業(yè)的制度建設(shè)有著很多特殊之處，應(yīng)因企而異，不可一概而論： ? 中小企業(yè)應(yīng)實施制度化管理 首先，中小企業(yè)往往處于不穩(wěn)定的發(fā)展時期，業(yè)務(wù)擴張但模式多變。與此相適應(yīng)，公司的員工和組織機構(gòu)也處于很不穩(wěn)定狀態(tài)。 其次， 由于中小企業(yè)多是實行所有者對企業(yè)的直接控制，隨著企業(yè)發(fā)展和所有者能力的局限，部分企業(yè)會面臨是否引入職業(yè)管理人的問題，此時也會發(fā)生產(chǎn)權(quán)制度和管理制度的雙重變革。另外，企業(yè)的個人管理階段如果不能及時轉(zhuǎn)變到依靠流程協(xié)作的科學(xué)管理階段，難免會出現(xiàn)多種問題。比如，對某些員工的工作情況無法了解，某個項目的進(jìn)展情況不能及時掌握，部門間的合作效率低下，費用開支突然增加了很多卻不知道做了什么等等。 ? 中小企業(yè)制度建設(shè)的核心內(nèi)容 中小企業(yè)的管理制度建設(shè)重點不是放在建立新模式、完善企業(yè)組織機構(gòu)上，而應(yīng)該放在提升企業(yè)的基 礎(chǔ)管理水平上，使企業(yè)更能適應(yīng)現(xiàn)代市場競爭的要求。 首先，大多數(shù)家族企業(yè)實行的家長式?jīng)Q策在提高決策效率的同時也帶來決策的不科學(xué)風(fēng)險；由于組織制度靈活和家族成員參與管理就難以避免出現(xiàn)多頭管理，誰說了都算，造成員工無所適從的情況。這時就需要通過加強溝通，明確責(zé)權(quán)，建立科學(xué)有效的決策機制，同時加強戰(zhàn)略管理，形成制度化的決策機制。 第二，中小企業(yè)的人力資源制度建設(shè)是尤為迫切的。人才的無序流動和流失、用人唯親、選拔人才沒有客觀標(biāo)準(zhǔn)等，在中小企業(yè)可以說屢見不鮮，尤其是任人唯親的用人機制產(chǎn)生不公平的內(nèi)部競爭環(huán)境，使 企業(yè)留不住有本事的人才。此時，設(shè)計科學(xué)合理的賞罰管理制度，用法治取代 “ 人治 ” ，降低因能人變更在企業(yè)中產(chǎn)生的風(fēng)險。 第三，推進(jìn)企業(yè)應(yīng)用先進(jìn)管理技術(shù)提高管理水平，建立信用管理制度和加強信用管理，健全會計制度，加強財務(wù)管理，使中小企業(yè)抗擊市場經(jīng)濟風(fēng)浪的能力大大增強。 第四，中小企業(yè)由于成長歷史較短，規(guī)范管理的環(huán)境尚未形成以及任人唯親等原因，造成規(guī)章制度往往不起作用，而喜歡用關(guān)系和命令代替制度，使制度形同虛設(shè)。此時，建設(shè)民主管理制度是減少家族式控制，擺脫集權(quán)管理和親情管理窠臼的最好辦法。同時要規(guī)范業(yè)務(wù)流程， 避免在日常管理工作中，在交接環(huán)節(jié)、工作安排和落實任務(wù)時，仍依靠原始的工作習(xí)慣，口頭傳達(dá)，沒有記錄，一旦出現(xiàn)問題，便會查無實