【文章內(nèi)容簡介】 法、表達思想。要簡潔、明快，可讀性強、淺顯易懂。縮略語強調(diào)規(guī)范化，一是約定俗成，如 “三個代表”是約定俗成的縮略語，可在公文中直接使用。二是先全后簡，文字較多且需要在公文中反復(fù)出現(xiàn)的未經(jīng)約定俗成的名稱，應(yīng)當在公文中第一次出現(xiàn)時采用全稱，然后用括號注明以下簡稱“**”，便可將縮略語在本篇公文中重復(fù)使用。三是句式的選擇，公文中使用最多的是陳述句和祈使句，而很少使用描寫句、疑問句和感嘆句。如公文的開頭，常用“黨的十七大以來……”、“近段時期以來……，由于……”等陳述句式。而在下行文中常出現(xiàn)“要、要求……”的祈使句，上行文中常出現(xiàn)“請、懇請……”的祈使句。語言要平易、樸素、實在。要慎用形容詞，公文通常是開門見山，直敘事實，直陳意見，直提要求，力戒說假話、說大話、說空話。語言要端莊、鄭重、嚴肅、認真。要求不用戲謔語，不追求詼諧與幽默。不能帶有個人的情緒和感情色彩。要使用書面語，使用規(guī)范化、模式化詞語。（四）公文處理規(guī)范公文處理工作，是機關(guān)辦理公務(wù)的一種重要形式，貫穿于機關(guān)各項工作之中，為機關(guān)公務(wù)活動正常運轉(zhuǎn)提供保證。黨政機關(guān)公文處理的基本要求是及時、準確、安全和規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。收到公文后，首先要由辦公室進行登記、審閱、提出辦理意見，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批，再進入辦理程序。領(lǐng)導(dǎo)及各室參加上級會議所發(fā)的文件材料，應(yīng)及時交辦公室進行登記。對有密級的文件注意保密。文件在傳閱和承辦過程中，不得將其擅自留存，若確因為工作需要須留存使用的，要與收發(fā)員做好銜接，處理結(jié)束后立即歸還。應(yīng)該說收文程序我們執(zhí)行得比較好，今年我們還建立了承辦公文登記制度，涉及辦理的重要公文，辦公室制作了表格進行專門登記、跟蹤落實、及時反饋辦理情況。步驟：明確擬發(fā)公文內(nèi)容→確定擬稿人擬稿（起草文件須依據(jù)相關(guān)的政策法規(guī)和工作要求，遵循行文的有關(guān)結(jié)構(gòu)、格式規(guī)范。）→辦公室審核把關(guān)→送請領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)→辦公室登記、編制發(fā)文字號→校對印制文件→按發(fā)文范圍發(fā)文（重要公文要有簽收痕跡材料）→涉及到具體辦理的工作還要跟蹤落實等。需要強調(diào)的是，辦公室審核把關(guān)文稿一定要在送領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)之前，這既是發(fā)文的必要程序，也是對領(lǐng)導(dǎo)的尊重。公文的立卷歸檔是公文辦結(jié)后的善后處理工作，這既是處理公務(wù)的痕跡，更具有檔案利用的現(xiàn)實意義和有歷史意義。其主要程序有：分類、整理、立卷、銷毀、保存或移交等五個環(huán)節(jié)。已歸檔的文件借閱必須做好借閱登記手續(xù)。（五）公文其它規(guī)范。公文文字從左至右橫寫、橫排。黨的機關(guān)公文用紙采用16K型（長270mm、寬 195mm），行政（政府）機關(guān)采用國際標準A4型（長297mm、寬 210mm），左側(cè)裝訂。行政公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。黨的公文中的數(shù)字使用與此要求基本相同，但其成文時間用阿拉伯數(shù)字。公文中人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)準確。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當注明中文含義。日期應(yīng)當寫具體的年、月、日。公文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。當公文結(jié)構(gòu)層次不足四層時，不必逐層選用，可越過層級，如只用“一、”和“1．”，但注意不可只用“（一）”和“(1)”。還應(yīng)注意正確標注序數(shù)，不能在第二、三、四層級時使用頓號或逗號，如“（一）、”，“”，“(1)、”都是錯誤的用法。三、公文格式（一）公文格式的類別從不同角度可以將公文格式分成不同的類別。?條例?、?辦法?和?格式?分類?條例?規(guī)定黨的系統(tǒng)正式公文標印格式包括版式和文件體式的有關(guān)部分。即：版頭、發(fā)文字號、份號、密級、緊急程度、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記等17項。?辦法?規(guī)定行政公文格式由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等16項組成。?格式?規(guī)定行政公文格式各要素分為眉首、主體、版記三部分共18項。其中，需要說明的是：?條例?中規(guī)定的“份號、發(fā)文機關(guān)署名、印發(fā)傳達范圍”這三項格式?辦法?中沒有，而?辦法?中規(guī)定的“附注、附件”這兩項格式?條例?中卻沒規(guī)定；?格式?在?辦法?規(guī)定的16項格式之外，還增加了“份號、頁碼”這兩項格式。公文格式可分為指定性格式項目（如發(fā)文機關(guān)標識或版頭、發(fā)文字號、標題、正文、成文日期等）和選擇性格式項目（如秘密等級和保密期限、緊急程度、簽發(fā)人、附注、附件等）兩個部分。（二）公文格式的制作?格式?規(guī)定：“公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分”。眉首部分是公文首頁紅色反線以上的部分；主體部分是公文首頁紅色反線以下至主題詞以上之間的部分；版記部分是主題詞及其以下的部分?！敖^密”、“機密”級公文應(yīng)標明份數(shù)序號。?格式?規(guī)定份號用七位阿拉伯數(shù)字標識，其位臵標注在文件首頁頂格左上角第1行。如：0000132標識為本份文件的第132份。這是公文涉密程度的標志，標注在文件首頁右上角第1行，密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級（根據(jù)定密權(quán)限，縣鄉(xiāng)黨政機關(guān)一般不涉及）。是對公文送達和辦理的時間標志，標注在文件首頁右上角，密級下方位臵。緊急文件應(yīng)當分別標明“特急”、“急件”。其中電報應(yīng)當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。，即版頭。這是公文眉首部分的中心標識，是公文最重要的生效標志之一。由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字或者加括弧標明文種名稱組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯(lián)合行文，版頭可用主辦機關(guān)名稱，也可并用聯(lián)署機關(guān)名稱。由機關(guān)代字、年份和發(fā)文序號組成。如“鳳紀發(fā)?2011?3號”。聯(lián)合行文，只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。發(fā)文序號不編虛位（即1號不編為001號）。這是代表機關(guān)核準并簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人。行政機關(guān)上行文應(yīng)當標注簽發(fā)人、會簽人姓名。以上6項格式屬眉首部分，其中“公文份數(shù)序號、密級、緊急程度、簽發(fā)人”4項屬選擇性格式。標題由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題和文種組成，位于發(fā)文字號下方。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。如果標題字數(shù)過多，可以省略發(fā)文機關(guān)名稱，以獲得語言簡練、主題突出的效果。這是指收受、辦理文件的單位，俗稱臺頭。一般應(yīng)當用全稱或規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)的統(tǒng)稱（普發(fā)文一般用統(tǒng)稱，如各鄉(xiāng)鎮(zhèn)紀委）。是文件的主體部分。用來表達文件的內(nèi)容。這是對附屬于正件的其他文件或材料的說明。應(yīng)當在正文之后，成文日期之前注明附件順序和名稱。附件當臵于主件之后，與主件裝訂在一起，并在附件左上角第一行頂格標識“附件”，有序號時標注序號。俗稱落款，應(yīng)使用機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。需要注意的是，單一行政機關(guān)制發(fā)的公文，落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標明成文日期（大寫），并加蓋印章。黨的機關(guān)公文落款處使用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，成文日期用小寫，不加蓋印章。這是公文形成或生效的時間標志，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或會議通過的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準。電報，以發(fā)出日期為準。成文日期應(yīng)當寫明年、月、日，標注于正文之下，右空4字距離。決議、決定、條例、規(guī)定等不標明主送機關(guān)的公文，成文日期加括號標注于標題下方居中位臵。這是公文作者合法性及公文效力的標志。?條例?規(guī)定，黨的公文除會議紀要和印刷的有特定版頭的普發(fā)性公文外，應(yīng)當加蓋發(fā)文機關(guān)印章。?辦法?規(guī)定：行政公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當加蓋印章。此外，?格式?對印章使用還作出如下規(guī)定：當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛慌Z時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。，即需要說明的其他事項，比如中央和省級的有關(guān)文件標有印發(fā)傳達范圍，有的公文中生僻詞語、專業(yè)術(shù)語、引語出處的解釋等。附注標注在成文日期的左下方。如 “（此件發(fā)至縣團級）”。“請示”則應(yīng)當在此處注明聯(lián)系人的姓名和電話。是用以揭示文件基本內(nèi)容并經(jīng)過規(guī)范化處理的詞語。其位臵標注在文件末頁下部，抄送范圍上方。主題詞標注的原則和方法：一是上報的文件，應(yīng)當按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。二是一份文件的主題詞最多不超過五個。三是先標類別詞，再標類屬詞；在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文件形式的詞，如?國務(wù)院關(guān)于加強水土保持工作的通知?。先標類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標類屬詞“水土保持”，最后標上“通知”。四是一份文件如有兩個以上主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標引，再對第二個主題內(nèi)容進行標引。五是根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進行主配標引。六是當詞表中找不出準確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時，可只在類別詞中選擇適當?shù)脑~標引。（抄報）機關(guān)。指除主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和不相隸屬機關(guān)。抄送機關(guān)名稱標注于印刷版記上方。、印發(fā)時間和印制份數(shù)。版記各要素之下均加一條反線，版記應(yīng)臵于公文最后一頁（封底）。（三）傳真電報的格式2009年，中共鳳慶縣委辦公室以鳳辦發(fā)電?2009?38號對規(guī)范電報格式的有關(guān)事項進行了通知，發(fā)文機關(guān)標識發(fā)往縣內(nèi)一律改為“鳳慶縣發(fā)電”，版頭由發(fā)電單位、簽批蓋章、等級（緊級程度）、密級或明電、發(fā)文字號等構(gòu)成。用紙統(tǒng)一采用A4型紙張，發(fā)文機關(guān)不加蓋印章。四、公文寫作（一）公文結(jié)構(gòu)的構(gòu)成要素公文結(jié)構(gòu)一般包括標題、開頭、主體、結(jié)尾以及主體部分的層次與段落、過渡與照應(yīng)等。公文標題大致可概括為四大類：⑴公文式標題 即由制發(fā)機關(guān)+內(nèi)容+文種組成。在制發(fā)者與主要內(nèi)容之間以“關(guān)于”這一介詞連接。公文、一部分事務(wù)文書如調(diào)查報告等常用此類標題。例如：“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)……、關(guān)于印發(fā)……、關(guān)于的調(diào)查報告”等。⑵論文式標題 此類標題一般包括以論題為標題和以論點為標題兩種情況，學(xué)術(shù)論文和部分調(diào)查報告等常用此類標題。如?宏觀調(diào)控是現(xiàn)代市場經(jīng)濟體制的內(nèi)在要求?。⑶新聞式標題 新聞式標題的核心標志是標題的一部分必然涉及事實。一般分兩種情況，一種是消息類標題，標題的主要部分直接陳述主要事實。例如?我縣優(yōu)化軟環(huán)境增強軟實力制度創(chuàng)新階段工作全面啟動?。一種是通訊類標題，一般使用正副題，正題點明主旨、揭示意義、烘托氣氛，副題標明內(nèi)容范圍和文種。例如：?扎根第二故鄉(xiāng)創(chuàng)業(yè)致富——小灣庫區(qū)移民新村調(diào)查?。事務(wù)文書中，簡報、部分調(diào)查報告常用新聞式標題。⑷文種式標題 以文種名稱為標題，訴狀類文書、合同、啟事、部分禮儀文書等常用此種標題。例如?民事起訴狀?、?廉政合同?等。常見的有以下幾種：⑴原因式開篇交代事項起因、寫作原因等，用“由于……”，“因為……”，“鑒于……”等句式。⑵目的式 說明事項或要求的目的、意義等，使用“為了……”，“……，為此”等句式領(lǐng)起。⑶依據(jù)式交代事項或要求的根據(jù)，使用“依據(jù)……”，“根據(jù)……”，“經(jīng)……決定”，“經(jīng)……通過”，“遵照……”等句式。以上三種開頭方式雖可單獨使用，但將原因、目的、依據(jù)三種形式結(jié)合使用的情況更為常見。⑷引據(jù)式 引述來文來函關(guān)鍵內(nèi)容（一般是引述標題、來文時間、發(fā)文字號等），進而表明寫作意圖和看法。如批復(fù)的開頭：“你（部門、公司等單位類別）報來的?關(guān)于的請示?（?2001?號）收悉”。上述幾種開頭方式常為公文采用。⑸情況概述式簡要敘述對象的基本情況，使讀者有總的印象，有利于自然引出具體介紹或進行分析評價，表達主旨。部分調(diào)查報告，大多數(shù)通報均用這種開頭方式。⑹評論結(jié)論式 針對文章涉及的問題與事實發(fā)表意見，作出評價，提出總體看法。⑺問候祝賀式 社交禮儀文書常用此開頭。⑻背景交代式 總結(jié)常用此種開頭方式，連用“在……下”交代工作背景情況，以引出總體評價和具體情況。主體是正文的主要部分，主要材料和觀點均在此部分展開。公文主體部分的結(jié)構(gòu)：⑴小標題式。篇幅較長、內(nèi)容涉及方面多的公文，一般運用小標題醒目地標出若干觀點或內(nèi)容范圍。調(diào)查報告、計劃、總結(jié)等文體多數(shù)情況下在前言之后的主體部分以小標題的形式安排結(jié)構(gòu)。采用小標題的形式要注意：各小標題應(yīng)屬同一邏輯層次，語言要簡潔，力求字數(shù)相近、句式接近，整齊、均衡。⑵標序式。即用數(shù)字標出主體內(nèi)容的層次。使用條件與小標題式接近，一般在條理分明，但難以提煉恰當小標題的情況下運用。⑶條目式（亦稱條款式）。合同、協(xié)議的條款部分常采用這種結(jié)構(gòu)形式。它的好處是條理清晰，醒目莊重，便于識別與執(zhí)行。⑷獨段與分段式。內(nèi)容簡單的文章，往往無需小標題、標序和條目，一氣貫通或分段表述。力求明快簡潔，對主體起強調(diào)和補充作用。常見形式有：⑴責令式公文中的下行文往往采用這種結(jié)尾形式，作者在結(jié)尾處向下級提出貫徹執(zhí)行要求，如“請認真貫徹執(zhí)行”。決定、指示、通知等常用這種結(jié)尾方式。⑵模式套語式 語義明確、用法固定，能使讀者準確把握其意圖，如通知、通告、批復(fù)常用“特此”模式語強調(diào)其內(nèi)容。⑶祈請式一般用于公文的上行文、平行文中，表示請求批準、指示，給予支持、幫助的意愿。如發(fā)函的“盼復(fù)”、“希給予大力支持”，請示的“當否，請指示”等結(jié)語。⑷結(jié)論建議式 調(diào)查報告、述職報告等文種一般采用此種結(jié)尾形式。如“綜上所述……”、“鑒此……”。⑸期望號召式通報、會議紀要、賀信等較多采用此種形式。過渡和照應(yīng)是使文章前后連貫、氣脈暢通的重要手段。⑴過渡 過渡指上下文之間的銜接和承轉(zhuǎn)，它在文章的關(guān)鍵層次之間起著橋梁的作用，使文氣不致阻隔。公文中緣由和事項間常用“現(xiàn)……如下”、“特……如下”作過渡；主體與結(jié)尾間常用“綜上所述”，“總而言之”等過渡。⑵照應(yīng) 即文章前后內(nèi)容上的關(guān)照和呼應(yīng)。常見的照應(yīng)方式有題文照應(yīng)、前后照應(yīng)、首尾照應(yīng)。運用照應(yīng)時應(yīng)注意根據(jù)內(nèi)容表達的實際需要合理使用，而不能為照應(yīng)而照應(yīng)，畫蛇添足，影響簡潔。（二）公文寫作思維走向所謂思維走向，就是人們常說的“思路”。文學(xué)寫作在內(nèi)容和形式上都強調(diào)創(chuàng)新求變，因而在思維走向上特別重視并時常采用求異思維、逆反思維、發(fā)散思維等，以求突破窠臼、獨創(chuàng)一格。應(yīng)用寫作則不然，公文的實用性內(nèi)容和規(guī)范化形式，要求