【文章內(nèi)容簡介】 基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、相關(guān)知識。：基礎(chǔ)知識是秘書知識結(jié)構(gòu)的根基部分。廣博,扎實的基礎(chǔ)知識,是一個人從 事學(xué)習(xí)、工作的主要資本。基本知識與日的工作能力,發(fā)展?jié)摿τ兄芮械穆?lián)系,它在人的學(xué)習(xí)工作中起著“潤物細(xì)無聲”的作用?；A(chǔ)知識越充足,融會貫通的能力就越強,也越容易學(xué)會新知識,掌握新理論。因此,淵博的基礎(chǔ)知識,對今后從事秘書工作十分重要。秘書的基礎(chǔ)知識包括以下幾類:(1)政治哲學(xué)類主要只哲學(xué),政治經(jīng)濟學(xué),邏輯學(xué)等知識。學(xué)習(xí)這些知識,目的在于使秘書人員樹立正確的世界觀和方法論。這是培養(yǎng)德才兼?zhèn)涞拿貢藛T的需要,是秘書業(yè)務(wù)才能的靈魂。(2)語言文學(xué)類主要指現(xiàn)代漢語、文學(xué)、藝術(shù)、文章寫作等知識,重點是語言知識和基本寫作知識。另外,還應(yīng)學(xué)習(xí)一些美學(xué)知識,了解人的心理活動特點,掌握人的心理活動規(guī)律,提高人際交往與公關(guān)能力。(3)數(shù)學(xué)統(tǒng)計類 主要指高等數(shù)學(xué)、管理數(shù)學(xué)、統(tǒng)計學(xué)等知識,這是知識現(xiàn)代化管理培養(yǎng)新型秘書人員的需要。(4)歷史地理類 主要指中國近歷史、世界近代史、中國經(jīng)濟地理、本地的近代歷史與地理知識。(5)法律知識類主要指法學(xué)概論以及1985年以來的人大,國務(wù)院頒布的一系列法律規(guī)定,如經(jīng)濟法基礎(chǔ),經(jīng)濟合同法,專利法,中外合資經(jīng)營企業(yè)法實施條例等。精深的專業(yè)知識是秘書知識結(jié)構(gòu)中具有職業(yè)特點的主要部分,是性成秘書專業(yè)特長的主要知識。主要包括：信息工作，市場調(diào)研與市場預(yù)測工作、經(jīng)營管理測繪工作、參謀、公關(guān)、接待、文書擬寫、辦公現(xiàn)代化等，總的來說，秘書的專業(yè)知識主要包括以下內(nèi)容:（1）書學(xué)知識人員對秘書學(xué)要有較深的研究。秘書學(xué)秘書、秘書部門、秘書工作等一系列理論夠建有較全面科學(xué)的論述,而且對秘書專業(yè)的實踐具有重要的指導(dǎo)作用。因此,秘書學(xué)知識就成為秘書專業(yè)知識的核心部分。（2）秘書協(xié)作知識秘書必須精通公文寫作和和各類應(yīng)用文體寫作,起寫作知識同秘書學(xué)一樣,是秘書專業(yè)特長的標(biāo)志,是從事秘書工作的重要技能。（3）書檔案知識文書檔案工作是秘書工作的總要組成部分,秘書人員必須熟練準(zhǔn)確地掌握運用這項工作的有關(guān)知識。夭折文書檔案管理的分析、開發(fā)利用上下功夫,以便更好地為領(lǐng)導(dǎo)者和群眾提供各類有價值的信息資料。（4）調(diào)研、會務(wù)、信訪、人際關(guān)系等知識秘書人員經(jīng)常調(diào)查研究,組織會務(wù),處理來信來訪,向上下左右各方人士大交道,不掌握有關(guān)知識是開展不好工作的。關(guān)的輔助知識不像基礎(chǔ)知識那樣起“根基”作用,也不像專業(yè)人士那樣起“標(biāo) 志”作用,但也是秘書知識結(jié)構(gòu)中不可缺少的組成部分。秘書人員有了這些知識,就可以彌補基礎(chǔ)知識或?qū)I(yè)知識的缺漏,較好的發(fā)揮作用。相關(guān)輔助知識包括以下幾個方面:（1）協(xié)調(diào)管理書不是直接管理者,卻是管理者的助手參謀,秘書工作是管理工作的一部分。因此,秘書人員應(yīng)學(xué)點行政管理,經(jīng)營管理的知識,學(xué)點消息論,系統(tǒng)論,。秘書人員掌握了在這些知識,無疑對輔助領(lǐng)導(dǎo)管理,提高管理水平是大有幫助的。（2）語言知識流利、標(biāo)準(zhǔn)的普通話。秘書人員在電話應(yīng)答、來人來函的接待等方面，都是需要普遍通行的語言。普通話是我國各個民族都會使用的共同語言，所以一口流利，標(biāo)準(zhǔn)的普通話將會提升秘書的自身形象和文化水平。第二門語言，多種語言。如今21世紀(jì)的社會，全球的聯(lián)系日益緊密，無論是商業(yè)上，還是知識文化交流上。英語是世界通用的語言，在英語當(dāng)面，秘書人員不僅懂得簡單的對話，還需要有一定的書寫，翻譯等技巧，這樣才能適應(yīng)不同工作的需要，也能提升一個企業(yè)的文化水平。（3）區(qū)域文化知識會主義市場經(jīng)濟,需要秘書人員從當(dāng)?shù)鼐唧w情況出發(fā),協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)考慮如何利用本地自然、地理條件，開發(fā)本地資源,發(fā)展地方經(jīng)濟,利用當(dāng)?shù)匚奈锕袍E,風(fēng)土人情、民俗習(xí)慣,開發(fā)旅游資源,提高本地的知名度、美譽度。（4）禮賓接待知識現(xiàn)代秘書人員陪同外賓參加瀏覽的機會較多,沒有此類知識,可能會出洋相,鬧笑話,甚至?xí)诱`工作,影響交往。（5）嫻熟的電腦操作技能。在招聘網(wǎng)上，大家可以看到，招聘文秘時總有一些共同的要求，如“會熟練使用電腦”“能操作辦公室軟件”。秘書資格鑒定中已有計算機造作和文字錄入、WORD、網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容，還有EXCEL等等。這些都說明了，電腦在如今的社會的重要性，會議筆記，數(shù)據(jù)分析，多種報表等等。掌握一定的電腦知識，才能讓工作更加有效，高速的運行起來。總之,基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、輔助知識,構(gòu)成了秘書知識較為理想的知識結(jié)構(gòu)體系。一個合格的秘書,具備以上知識,是必不可少的條件。但是,一個人的知識不是一次性教育所能解決的,而是在長期的實踐中逐步積聚起來的。在校學(xué)習(xí)的知識,僅僅是參加工作的基礎(chǔ)知識,其他各種知識都是在后來工作中取得的,據(jù)有關(guān)專家統(tǒng)計,一個人一生中所需要的知識,只有百分之十是在校讀書時獲得的,而百分之九十來自工作以后的再學(xué)習(xí)和積累。每個人都應(yīng)當(dāng)珍惜時光,抓緊學(xué)習(xí)機會。博采中外,并不斷提高優(yōu)化自身知識結(jié)構(gòu)的能力,永遠(yuǎn)保持自身知識結(jié)構(gòu)的合理性,適應(yīng)性,這樣,才能在競爭中定于不敗之地。三 秘書人員高素質(zhì)的培訓(xùn)秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)表現(xiàn)為與秘書的本職工作密切相關(guān)的一些能力要求。由于秘書工作的內(nèi)容豐富多樣，所以秘書的能力要求也很多，這些能力要求根據(jù)秘書工作的分類，大致可分為辦事、撰文和技術(shù)三種，我們對這三種能力分作介紹。辦事的能力“秘書部門是辦事機構(gòu)，秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力”[②]。“辦事能力”是我們習(xí)慣上的說法，其實，它是由多種能力合成的，主要包括以下幾個方面?！罢{(diào)查研究是指人們深入現(xiàn)場進行考察,以探求客觀事物的真相、性質(zhì)和發(fā)展規(guī)律的活動”[③]。調(diào)查研究是秘書人員重要的業(yè)務(wù)之一，為了當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，為了為領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)作出決策、制定政策提供依據(jù)，為了起草報告、處理公文、處理來信來訪、辦理議案提案都必須做好調(diào)查研究。為此，秘書必須熟練掌握調(diào)查研究的各項程序、調(diào)查研究的方式方法和處理調(diào)查材料的能力。要有較高的理解領(lǐng)會能力，關(guān)鍵要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力和精湛的品評力。這是對秘書的特殊要求。會說話這是一門學(xué)問，而且是事關(guān)辦事的成敗的基礎(chǔ)。會說話最起碼要做到三點：口齒清楚；表達準(zhǔn)確；懂得說話藝術(shù)。前兩條是基本的，第三條石進一步要求，它包括了感染力、說服力、風(fēng)度、禮貌等，需要我們由淺而深的去掌握。世界上的事物是瞬息萬變、不斷發(fā)展的，人們辦事的計劃和方案，常常會與現(xiàn)實不太相符，甚至大相徑庭；有時會突然變化，把原來的計劃和方案完全打亂。在這種情況下，辦事人員要胸有成竹，臨機不亂，迅速作出決策，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置，以達到預(yù)期目的。處理人際關(guān)系是一門學(xué)問，而交際能力又是處理人際關(guān)系的重要因素。一個秘書如果很善于交際，見面就熟，是人很容易接近，也容易被人信賴，那么辦事的成功率就會比較高?！敖浑H能力又大多體現(xiàn)在協(xié)調(diào)工作和與領(lǐng)導(dǎo)的相處當(dāng)中，而這兩方面對于秘書人員事業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要”[④]，所以學(xué)習(xí)交際藝術(shù)，提高交際能力，并非無足輕重。還有其他一些能力?？傊?，辦事能力是個綜合水平的體現(xiàn)。較強的文字處理能力文字處理能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道，人們常把秘書成為“秀才”，道理正在于此。“秘書人員的文字處理能力，不是單純的文筆技巧問題，它實際是較高的政治理論水平、豐富的科學(xué)文化知識和現(xiàn)實資料信息、較強的分析和認(rèn)識問題的能力以及流暢的文筆等多方面素養(yǎng)的綜合反映，也是一種綜合性能力”[⑤]。秘書人員文字處理能力的形成和提高，既須作綜合的努力，有有賴于長期的、反復(fù)的、刻苦的寫作實踐。只有在寫作實踐中進一步對有關(guān)寫作知識加以消化，做到心領(lǐng)神會，下筆才能左右逢源。提高文字處理能力的關(guān)鍵是自己多寫多練。熟練掌握辦公自動化設(shè)備的技能“隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)代技術(shù)在辦公室已經(jīng)普遍應(yīng)用，辦公室很多工作日趨自動化，所以秘書人員為了完成本職工作，還必須熟練掌握辦公自動化設(shè)備”[⑥]。這些技術(shù)主要包括：微電腦技術(shù)、打字技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、縮微技術(shù)、攝影技術(shù)、錄音錄像技術(shù)、速記技術(shù)、書法技術(shù)、編輯技術(shù)、校對技術(shù)。在目前條件下，秘書人員應(yīng)掌握的主要技能有：會使用文字處理機、電子計算機、多功能電話、復(fù)印機、傳真機等，還要懂得其簡單構(gòu)造，掌握維修保養(yǎng)方法。同時，學(xué)會用電腦起草、修改文件，以及檔案資料檢索，縮微攝影技術(shù)等。秘書人員不僅要學(xué)會硬件操作，而且軟件編制，成為既懂秘書業(yè)務(wù)又懂電腦技術(shù)的通才。一方面秘書隊伍應(yīng)有一批專業(yè)的技術(shù)能手，另一方面所有人員都應(yīng)掌握自己工作中要用到的技術(shù)手段。智能素質(zhì)業(yè)務(wù)素質(zhì)決定于智能的高低、強弱，智能是業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)。因此，秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與他們的智能素質(zhì)密切相關(guān)。智能素質(zhì)包括五方面：知識結(jié)構(gòu)，思維能力，臨機處事能力，記憶能力和自省能力。秘書由于長期從事文字工作，這就要求他們有完善的知識結(jié)構(gòu)作為其擁有良好文筆和敏捷才思的基礎(chǔ)。秘書應(yīng)該具有的這種知識結(jié)構(gòu)主要包括：馬列主義基本理論，毛澤東思想，鄧小平社會主義建設(shè)理論，國際政治，國內(nèi)政策，歷史，文化，民族知識，邏輯科學(xué)，領(lǐng)導(dǎo)方法，民主集中制原則，決策科學(xué)等。此外，工作經(jīng)驗、社會閱歷也是知識，而且是開發(fā)智力和才干的重要知識。這不是要求秘書人員對每一門知識都精讀，而是要求對一般只是懂得即可，而對有所側(cè)重的知識要懂得很多、很深，這樣才能做好秘書工作。這種完善的知識結(jié)構(gòu)需要秘書在日常生活中要不斷學(xué)習(xí)積累才能完成。 人智能的高低，是有思維能力開發(fā)程度決定的。所以思維能力的開發(fā)尤其要引起秘書的注意。從秘書工作的角度看，這種思維能力主要包括：語言表達能力，邏輯能力，思辨能力，認(rèn)識能力，領(lǐng)會能力等。（1）.語言表達能力。語言是表達思想、進行交際的工具，絕對離不開思維。甚至可以說，沒有思維就沒有語言，沒有語言也就表達不出思維結(jié)果。思維越深刻、越復(fù)雜，越需要語言加以正確表達；詞匯越豐富、語言表達能力越強，表達思維的能力就越強。一個秘書人員，既不斷通靈道人打交道，有不斷同各種普通人打交道，缺乏思維能力，語言表達能力低，就會影響智能的發(fā)揮。（2）.邏輯能力，思維能力，認(rèn)識能力。這幾方面都是思維的基本功和基本要素。秘書人員應(yīng)當(dāng)加強這三方面的鍛煉，以提高思維的能力，從而能夠熟練地運用邏輯思維辨別、認(rèn)識事物的現(xiàn)象和本質(zhì)，這樣可以鍛煉一個人的智能。（3）.領(lǐng)會能力。它包括聽力、反映反射能力，它是秘書人員必不可少的智能。上級交代意圖、布置工作要領(lǐng)會，下邊匯報情況、請示工作，也要領(lǐng)會。秘書人員必須反應(yīng)快、領(lǐng)會準(zhǔn)，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。臨機處事能力“臨機處事能力和應(yīng)變能力很相近，但還不只是應(yīng)變能力，而是在一切情況下表現(xiàn)的反應(yīng)迅速、思路敏捷、處置泰然、機制靈活的智能”[⑦]。它是以知識、經(jīng)驗和思維力做后盾的，并與心理素質(zhì)、行為智能和精神狀態(tài)密切相關(guān)。這些，一要靠思維開發(fā)，二要在實際工作中學(xué)習(xí)和鍛煉。秘書工作內(nèi)容豐富，千頭萬緒，缺乏臨機處事能力的秘書人員是做不好工作的。如果遇到緊急事件，一般都是秘書人員先知道然后報告領(lǐng)導(dǎo)人指示搶救，做好善后工作。秘書人員接到這樣的突發(fā)事件的信息后，要做到臨危不亂，搞清事件情況，及時準(zhǔn)確向領(lǐng)導(dǎo)匯報。記憶能力很強的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘