【文章內(nèi)容簡介】 使用。確定會場布置形式，日常工作會議的會場布置多呈圓形、橢圓形、長方形、正方形、一字形等；座談會、討論會的會場布置多呈半圓形、回字形、U字形、口字形等；培訓(xùn)班類型的會議會場布置多為設(shè)置講臺或講桌的教室形。座次的安排遵循中間高于兩邊、左邊高于右邊、前高于后、遠(yuǎn)離門的高于離門近的等規(guī)律。（10）制發(fā)會議證件。會議證件可分為會議正式證件和工作證件兩大類。會議正式證件可分為：代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬證等。工作證件可分為：工作證、記者證、出入證、汽車證等。（11）了解與會者的基本情況。與會者基本情況：單位、姓名、職務(wù)、性別、民族、抵達(dá)時間、抵達(dá)方式、日程安排等。（12）落實檢查會場的情況及其他事項。會場情況：照明、擴(kuò)音、服務(wù)、錄音、會場鮮花等，會議資料的分發(fā)及擺放。（二）會中接待工作（1）接站及協(xié)助與會者入住并通知與會者活動日程安排。（2）安排好與會者開會期間的食宿。（3）會議進(jìn)行時密切關(guān)注會場設(shè)施設(shè)備（照明、擴(kuò)音、錄音、錄象、電子文稿演示等）的運(yùn)行，督促服務(wù)人員的服務(wù)工作。（4）及時征求與會者意見并滿足其合理要求。（5）當(dāng)一切準(zhǔn)備工作全部到位后，或許會有提前到的嘉賓，這時一定要做好接待工作，不能讓客人感到冷場。（三）會后工作（1）征求與會者對接待工作的意見，并做好記錄。（2）將訂購的返程票交到與會者手中。（3）協(xié)助與會者結(jié)算費(fèi)用。（4）落實返程安排及送行車輛并送站。（5）通知來賓單位接站。（6）將會議的有關(guān)文字材料整理歸檔。會議記錄的格式：會議組織情況要寫明會議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時間、地點、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人，會議記錄內(nèi)容：會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項等。（7）印發(fā)會議紀(jì)要、會議決定事項通知。小型會議看似簡單，里面卻大有學(xué)問，不是隨隨便便就能策劃好的，要經(jīng)過周密計劃，才能如期順利的進(jìn)行。在會議開始前還要想到一些突發(fā)事件并想出這些突發(fā)事件的解決方法。有豐富工作經(jīng)驗的人對此不會多慮，因為經(jīng)歷本身給予相應(yīng)的解決之道。但作為初學(xué)者，在會議之前，我們可以通過想象感悟和體會自己的假設(shè)性突發(fā)事件和解決方案。雖然這門學(xué)修課只有短短的幾個星期時間，但我學(xué)到了很多，讓我受益匪淺?；蛟S在不久的將來我能夠把這幾個星期學(xué)到的知識學(xué)以致用。參考文獻(xiàn)1.《辦公室日常事務(wù)管理》,梁濤 著，2003年出版，黑龍江出版社2.《行政秘書手冊》第四篇：公司會議制度會議管理制度第一條、根據(jù)公司《章程》規(guī)定和精細(xì)化管理要求，為進(jìn)一步規(guī)范會議內(nèi)容和程序，提高公司的辦公質(zhì)量和工作效率，建立健全決策機(jī)制，提升公司運(yùn)營水平，特制訂本制度。第二條、會議要求：一、會議應(yīng)根據(jù)實際工作需要召開，著眼于有效溝通、協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各方面關(guān)系、解決問題、安排部署工作。二、會議應(yīng)注重質(zhì)量，提高效率。會前應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，做到充分溝通，心中有數(shù)；對議而不決的事項提出解決的原則與方法；各類會議力求精干、高效，工作進(jìn)展和安排應(yīng)明確、具體、量化，杜絕空談和形式主義。三、講求實效。會議議定的事項、布置的工作任務(wù)、提出的辦法措施，與會人員要按照職責(zé)分工傳達(dá)、貫徹，落實，力求取得具體成果。四、嚴(yán)格會議紀(jì)律。人力資源部門加強(qiáng)會議管理，做好會議安排；與會人員應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備、準(zhǔn)時參會，不得缺席，確因個人緊急事務(wù)需要請假的，須向會議主持人、總經(jīng)理請假，同時指定專人代為參會。第三條、本制度適用于公司及各部門的工作會議和專業(yè)會議，如公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會、總經(jīng)理辦公會、公司銷售例會、公司專項會議、部門例會等。第四條、公司各類會議及其安排如下：一、公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會（一）例會每周召開一次，于每月的第一個工作日召開。會議由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理因故不能出席時，授權(quán)公司其他領(lǐng)導(dǎo)成員主持。（二）部門例會議，由部門負(fù)責(zé)人主持，每周必須按規(guī)定時間內(nèi)交會議記錄。（三）工作例會的主要內(nèi)容是：會議主持人通報重要事項；各部門負(fù)責(zé)人報告本部門工作情況，對照上次會議安排，逐條逐項檢查落實完成情況，提出需要公司協(xié)調(diào)解決的問題和工作建議，提出本月工作安排方案； 與會人員討論有關(guān)事項；會議主持人安排和部署下周公司整體工作并宣布議定事項。二、公司專項會議（一）公司專項會議：是公司領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)公司工作部署和要求，按照工作分工或受總經(jīng)理委托，就專項工作召開的辦公會議。專項會議由總經(jīng)理或其他公司領(lǐng)導(dǎo)成員召集和主持，有關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。（二）公司銷售例會：主要內(nèi)容是會議主持人通報公司總體市場情況；銷售部經(jīng)理或銷售主管總結(jié)公司當(dāng)月銷售工作情況；提出本月工作安排方案；區(qū)域銷售專員、銷售助理、電話銷售專員匯報上月工作情況，提出本月工作方案；與會人員討論有關(guān)事項；會議主持人對下一工作月度銷售工作進(jìn)行預(yù)測，研判行業(yè)發(fā)展趨勢及銷售工作的對策，宣布下月銷售工作安排；總經(jīng)理通報重要事項并提出工作要求。（三）公司銷售例會由銷售部負(fù)責(zé)組織和記錄，議定事項形成《公司銷售例會記錄》，由銷售部起草，經(jīng)銷售部經(jīng)理或銷售主管審核后，報銷售總監(jiān)或其他會議主持人簽發(fā)備案。三、部門例會（一）部門例會，由各部門自行安排，或由各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要決定，但必須服從公司統(tǒng)一安排，開會時間、參會人員等，不得與公司會議沖突。（二）部門例會由各部門負(fù)責(zé)人主持，該部門全體員工參加。（三）部門例會的主要內(nèi)容是：部門負(fù)責(zé)人傳達(dá)公司會議精神，通報公司近期總體工作安排和面臨的問題；每名員工匯報上周工作情況，提出工作中遇到的困難和問題、解決建議和本周工作安排；與會人員討論有關(guān)事項；部門負(fù)責(zé)人提出部門下周工作要點、具體安排和有關(guān)要求。（四）部門例會由部門負(fù)