【文章內(nèi)容簡介】 各類檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，各部門定期向檔案室轉(zhuǎn)交存檔文件。公司的立卷歸檔工作由人事行政部負(fù)責(zé)，并對本公司各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；各部門設(shè)立兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件材料的立卷、歸檔工作。二、歸檔范圍：各部門凡是反映本公司工作活動，具有查考利用價值的文件材料均應(yīng)立卷歸檔。三、歸檔要求：歸檔的文件材料必須完整。（1）文字清晰，用碳素墨水或簽字筆書寫。（2）不同內(nèi)容要分卷立案。（3）歸檔文件材料必須為原件。歸檔文件材料必須明確地反映公司在各項活動中形成的真實內(nèi)容和具體過程。四、歸檔時間：各部門于次年二月前將上一辦理完畢的文件材料由兼職檔案員按立卷要求整理歸檔，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審查后，交人事行政部審核，對不符合質(zhì)量要求的案卷退還立卷部門重新加工整理。五、檔案管理：立卷完畢后，兼職檔案員應(yīng)按照不同的保管期限，內(nèi)容分別填寫一式兩份案卷目錄，其中一份交行政人事部檔案室留存，另一份由立卷部門自己留存。人事行政部檔案室對所接收的案卷應(yīng)進(jìn)行審核把關(guān)各部門要重視公司的檔案工作，專人（兼職）負(fù)責(zé)本部門的檔案收集、整理。兼職檔案員如進(jìn)行調(diào)整，需及時通知人事行政部，并作好本部門檔案的交接記錄。七、各部門收集范圍：（一）人事行政部：行政管理檔案（1）各種會議的會議記錄、紀(jì)要；各部門收發(fā)文登記本。（2）公司工作計劃、總結(jié)；公司半年工作計劃、總結(jié)；公司各部門工作計劃、總結(jié)。（3）公司大事記及組織機(jī)構(gòu)變革。（4）公司制定的規(guī)章制度、部門職責(zé)、崗位職責(zé)。（5）本公司的請示及上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。（6）反映公司經(jīng)營活動的各種合同、協(xié)議及文件。（7）出國考察、友好往來、參加會議等外事活動形成的文件材料。（8）公司開業(yè)、歇業(yè)、撤并材料。（9）上級機(jī)關(guān)反映本公司活動的信息、簡報。（10）處理來信來訪材料。（11）各種計劃統(tǒng)計報表和計劃管理中形成的文件材料。（12）公司內(nèi)部行文、公司對外發(fā)文或需要加蓋公章的文件材料。人事管理檔案：由人事部負(fù)責(zé)立卷保管，留存?zhèn)浞?。包括員工二級檔案、人員調(diào)配、人員工資、人員培訓(xùn)、公務(wù)會議等工作中形成的各種文件材料。（1）員工獎懲材料。（2）計劃生育有關(guān)文件。（3）公司人事任免、變動通知及決定。（4）職工崗位、薪資異動資料。（5）人員基本情況統(tǒng)計；員工花名冊；工資表；年終統(tǒng)計報表。（6）因私出國人事關(guān)系保留協(xié)議書及相關(guān)材料。（7）先進(jìn)集體、個人的申報材料。（二）銷售部：包括企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。（三）技術(shù)部：由研發(fā)部負(fù)責(zé)立卷保管，留存?zhèn)浞荨０ㄙ|(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)研發(fā)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計量、能源、環(huán)保、科技情報、專利申請審批等檔案管理中形成的各種文件材料。（四）財務(wù)部：公司有關(guān)財務(wù)方面的請求及批復(fù)；財務(wù)計劃、總結(jié)；各財務(wù)分析報告；清產(chǎn)核資材料；會計報表；會計賬簿；會計憑證等。（五）商務(wù)部：公司客戶資料，供應(yīng)商資質(zhì)資料、銷售合同、公司宣傳資料、樣卡；設(shè)備、物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。（六）其他方面：都由人事行政部負(fù)責(zé)立卷保管，留存?zhèn)浞荨Ｆ?、檔案保管制度公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房，根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。科學(xué)地編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。原則上檔案只在檔案室進(jìn)行查閱，不得借出檔案室，但各部門常用文件可向檔案室提出長借，但須借閱人及其部門經(jīng)理在借閱單上簽字，如有丟失，部門經(jīng)理受連帶責(zé)任。檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。1凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。九、檔案資料借閱制度：公司為了逐步完善檔案資料的歸檔入案工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用，更好地方便各部的工作，特制定檔案資料借閱制度如下：(一)、借閱各部門凡需短時間(3—5天)借出的檔案資料，借閱人事先打電話與檔案室聯(lián)系，提供檔案資料名稱，檔案室予以準(zhǔn)備。所借檔案資料，借閱人要妥善保管，不得涂改、亂畫、弄臟、丟失。所借檔案資料，借閱人無權(quán)復(fù)印、更改，如需復(fù)印長期使用，由檔案室統(tǒng)一辦理。所借檔案資料，要及時歸還，不得轉(zhuǎn)用。(二)、查閱所需查閱檔案資料由檔案室人員查找提供，不得自取。查閱后的檔案資料折正，放好，由檔案室人員查正后放回原處，以備再用。檔案室保持肅靜，不得大聲喧嘩。十、本辦法經(jīng)總經(jīng)理辦公會討論通過后由總經(jīng)理發(fā)布，修改時亦同。十一、本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。第四篇：公司檔案管理辦法檔案管理制度第一節(jié) 總 則第一條 為規(guī)范錫林郭勒元和路橋管理有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結(jié)合公司實際情況，特制訂本制度。第二節(jié) 管理體制和職責(zé)第二條 公司設(shè)臵檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定，調(diào)動工作時，須對檔案裝具、設(shè)備和檔案庫藏進(jìn)行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間等信息。具體職責(zé)為：（1）負(fù)責(zé)公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計、立卷歸檔等；（2）負(fù)責(zé)公司成立、兼并、機(jī)構(gòu)重組、對外交往等重大經(jīng)濟(jì)活動和基建工程檔案的跟進(jìn)；（3）負(fù)責(zé)檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂；（4）負(fù)責(zé)檔案提供利用服務(wù)；（5）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為黨群工作、行政管理、后勤管理、設(shè)備管理、財務(wù)會計、基本建設(shè)；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計算、統(tǒng)計表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實物檔案等。第四條 歸檔時間和歸檔程序（一）公司各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案，根據(jù)其重要程度及實際需要由