【文章內(nèi)容簡介】 外貿(mào)單證操作流程來源：考試大 2008/1/24 【考試大：中國教育考試第一門戶】 模擬考場 視頻課程1．客戶詢盤： 一般在客戶下perchase Order之前，都會(huì)有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細(xì)節(jié)上的了解。2．報(bào)價(jià)： 業(yè)務(wù)部及時(shí)回復(fù)客人查詢，確定貨物品名，型號，生產(chǎn)廠家，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，peroforma Invoice 給客戶做正式報(bào)價(jià)。3．得到訂單： 經(jīng)過洽談，收到客戶正式的訂單perchase Order。4．下生產(chǎn)訂單： 得到客人的訂單確認(rèn)后，給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計(jì)劃。5．業(yè)務(wù)審批： 業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項(xiàng)目如實(shí)填寫，盡可能將各種預(yù)計(jì)費(fèi)用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預(yù)付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進(jìn)程員跟進(jìn)。6．下達(dá)生產(chǎn)通知： 業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達(dá)生產(chǎn)通知, 通知工廠按時(shí)生產(chǎn)：：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應(yīng)立即請客人改證。：如果是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。：如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認(rèn)。7． 驗(yàn)貨： ：在交貨期前一周，要通知公司驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。：如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來驗(yàn)貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計(jì)劃部。：如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公正行等驗(yàn)貨的，要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間，確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗(yàn)貨時(shí)間通知工廠。8．制備基本文件:：工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（應(yīng)由業(yè)務(wù)跟單員制作，交給單證員）。9．商檢： 如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時(shí)要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。10． 租船訂倉：．如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通常客人會(huì)指定運(yùn)輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認(rèn)工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。．如果是由賣方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢船期，運(yùn)價(jià)，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價(jià)格優(yōu)惠，信譽(yù)好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時(shí)要另選客人認(rèn)可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。．如果貨物不夠一個(gè)小柜，需走散貨時(shí)，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時(shí)，還要了解截關(guān)時(shí)間，入倉報(bào)關(guān)要求，等內(nèi)容。．向運(yùn)輸公司定倉時(shí)，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯(cuò)。11． 安排拖柜： ．貨物做好并驗(yàn)貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可靠，價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準(zhǔn)時(shí)。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認(rèn)書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時(shí)間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報(bào)關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗(yàn)貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機(jī)及聯(lián)系電話等．傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機(jī)聯(lián)系電話。．要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時(shí)間、實(shí)際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。12．委托報(bào)關(guān)： 在拖柜同時(shí)將報(bào)關(guān)所需資料交給合作報(bào)關(guān)行，委托出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間（船截關(guān)前）。委托報(bào)關(guān)時(shí)，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關(guān)時(shí)間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。13． 獲得運(yùn)輸文件：． 最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補(bǔ)料內(nèi)容傳真給船運(yùn)公司或貨運(yùn)代理。補(bǔ)料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。． 督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。仔細(xì)核對樣本無誤后，向船公司書面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。． 及時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi)，付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運(yùn)輸文件。支付運(yùn)費(fèi)應(yīng)做登記。14． 準(zhǔn)備其他文件：．商業(yè)發(fā)票：L/C 要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認(rèn)證，一般要提前20天辦理。．FORMA原產(chǎn)地證書：FORM A 原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗(yàn)檢疫局申辦。需注意的是運(yùn)輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報(bào)關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物，F(xiàn)ORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進(jìn)行再加工。．一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進(jìn)會(huì)辦理，要求低一些?？稍诎l(fā)貨之后不太長的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。．裝運(yùn)通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預(yù)計(jì)抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報(bào)告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時(shí)間內(nèi)辦理。．裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計(jì)算出來的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。15．交單：．采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴(yán)格審單，確保沒有錯(cuò)誤，才交銀行議付。．采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認(rèn)受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。．如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。16．業(yè)務(wù)登記： 每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計(jì)等。17．文件存檔： 所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。18．單證員平時(shí)應(yīng)注意收集運(yùn)價(jià)變動(dòng)，船期，航線等信息，為業(yè)務(wù)員報(bào)價(jià)提供幫助。來源:考試大單證員考試外貿(mào)單證員工作流程（個(gè)人總結(jié)）(根據(jù)以前的出貨數(shù)據(jù),如沒有就大概匡算)品名,數(shù)量,數(shù)量/箱,件數(shù),體積/箱,體積,毛重/箱,毛重,凈重/箱,還是送貨到倉庫。,箱數(shù)箱的體積或不能裝滿（20FT不到25立方，40HQ不到62立方），那么上報(bào)看如何解決。（品名，規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，每項(xiàng)目的采購人）傳真給工廠，以便工廠提前安排準(zhǔn)備出貨。,保證船期前的2天寄到貨代手中(18位),號碼一定要清楚。船開之前要求提單確認(rèn)(品名,件數(shù),體積,毛重).如有錯(cuò)誤改正回傳,先做好認(rèn)證的資料,等拿到提單的復(fù)印件即可去貿(mào)促會(huì)做認(rèn)證 ,:形式發(fā)票,發(fā)票,。.第四篇：單證管理單證管理單證管理職責(zé)一、要求建立完整的單證臺賬即電子臺賬（電子臺賬詳見附表1），詳細(xì)登記領(lǐng)用與發(fā)出記錄。二、負(fù)責(zé)對所領(lǐng)有價(jià)單證規(guī)范使用、妥善保管。確?？瞻讍巫C不遺失，如有遺失及時(shí)上報(bào)；作廢的單證確保單證聯(lián)次齊全，嚴(yán)格按照核銷制度銷號，并按規(guī)定裝訂存放。三、負(fù)責(zé)按省公司有價(jià)單證管理制度要求向財(cái)務(wù)部門有價(jià)單證管理員及時(shí)回銷已使用有價(jià)單證。四、負(fù)責(zé)定期盤點(diǎn)有價(jià)單證庫存量，保證有價(jià)單證賬實(shí)一致。五、編制單證領(lǐng)用計(jì)劃 ：要求各機(jī)構(gòu)單證崗根據(jù)近期本機(jī)構(gòu)的單證使用率、回銷率等情況，提前三到五天向省公司單證崗匯報(bào)單證領(lǐng)用計(jì)劃。六、領(lǐng)取單證：省公司單證崗根據(jù)申領(lǐng)單證的機(jī)構(gòu)的單證回銷情況、業(yè)務(wù)量情況等決定本次單證下發(fā)數(shù)量。各機(jī)構(gòu)必須根據(jù)業(yè)務(wù)情況申領(lǐng)，不得多領(lǐng)！各機(jī)構(gòu)領(lǐng)取單證時(shí)仔細(xì)核對單證流水號是否與清單登記一致，核對無誤后簽字確認(rèn)留存！（：領(lǐng)取單證的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或者正式入司內(nèi)勤在單證領(lǐng)取清單上簽字及領(lǐng)取日期，作為領(lǐng)取憑據(jù)。2．郵寄：省公司單證崗將單證及清單一同寄出，接收方收到后第一時(shí)間打開進(jìn)行核對，核對無誤后在清單上簽字照片回傳省公司單證崗。）單證的入庫、保管一、各機(jī)構(gòu)必須有專門的單證管理崗。二、各機(jī)構(gòu)領(lǐng)回單證后，務(wù)必當(dāng)日登記單證臺帳。三、按保險(xiǎn)公司和單證類別分類保管。不準(zhǔn)把各種有價(jià)單證隨意散放或相互混放；還應(yīng)設(shè)有專用的單證保管設(shè)施，符合防火、防盜、防潮、防蛀的安全保管要求，時(shí)刻保證單證的清潔和安全。單證使用規(guī)范一、各機(jī)構(gòu)使用單證時(shí)，需按照先用流水號小后用流水號大、先用舊批次再用新批次的順序，不得跳號、空號。正常使用的交強(qiáng)險(xiǎn)標(biāo)志或商業(yè)保險(xiǎn)卡的流水號要寫在對應(yīng)的交強(qiáng)險(xiǎn)保單或商業(yè)險(xiǎn)保單的右上角，在登記電子臺賬的時(shí)候一并填寫上去。二、在使用中由于打印不正等造成單證作廢的，須將保單、發(fā)票所有聯(lián)完整核銷；使用過程中要細(xì)心細(xì)致，不得出現(xiàn)各個(gè)保險(xiǎn)公司的單證混用現(xiàn)象。單證的回銷一、單證的回銷即系統(tǒng)自動(dòng)回銷和手工回銷。對所有重要單證要求手工與系統(tǒng)同步進(jìn)行回銷。二、系統(tǒng)回銷是指單證在系統(tǒng)中的打印銷號，正常情況下，在單證被打印的同時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)完成。若因各種原因造成系統(tǒng)沒有自動(dòng)核銷或系統(tǒng)狀態(tài)與實(shí)物單證狀態(tài)不一致時(shí)，需要查明原因，進(jìn)行手工調(diào)整，使系統(tǒng)狀態(tài)與單證實(shí)物狀態(tài)保持一致。三、手工回銷是指單證使用完畢后，單證領(lǐng)用和使用人員完整填制《單證回銷明細(xì)表》，連同單證實(shí)物一起交單證管理員，由其核對實(shí)物、單證流水號的一致性及單證實(shí)物使用的規(guī)范性?！秵巫C回銷明細(xì)表》中必須真實(shí)反映每一份單證的實(shí)物狀態(tài)（已用、作廢、注銷、遺失等）。對非已使用狀態(tài)的單證進(jìn)行核查，并注明原因。四、各機(jī)構(gòu)已使用的有價(jià)單證，每月至少辦理一次回銷，最晚在保費(fèi)結(jié)算期內(nèi)必須全部收回（每月5號以前必須回銷上月已使用單證，最遲不得超過8號）。對超期未回銷單證的機(jī)構(gòu)停止單證發(fā)放及保費(fèi)結(jié)算，至單證回銷日止。單證的核銷一、每家保險(xiǎn)公司的單證都是有核銷期限的，所以要及時(shí)進(jìn)行已使用單證的核銷，單證的回銷需按照相應(yīng)保險(xiǎn)公司的單證管理制度進(jìn)行整理。二、單證回銷時(shí)必須有投保單、投保提示、投保條款、浮動(dòng)告知單等，這些投保資料需要客戶簽字或蓋章，除此之外，還必須附有行駛證和身份證復(fù)印件資料。三、各家保險(xiǎn)公司對單證的回銷都要求“三回一”（即第三次領(lǐng)用單證時(shí)，必須將第一次領(lǐng)用的單證全部回銷）。四、各機(jī)構(gòu)單證崗對其回銷的單證實(shí)物與清單進(jìn)行核對，同時(shí)及時(shí)在電子臺帳上登記，更新臺帳。五、已經(jīng)使用的保單按順序整理好回銷給省公司單證崗，需要附相應(yīng)的《單證回銷明細(xì)表》（詳見附表2）（一式兩份）。省公司單證崗確認(rèn)無誤后在回銷清單上簽字確認(rèn)，機(jī)構(gòu)單證崗留存一份作為回銷憑證。遺失、作廢單證的處理一、丟失申報(bào)制度機(jī)構(gòu)領(lǐng)取的單證如有丟失或其它特殊情況，應(yīng)及時(shí)上報(bào)省公司，省公司根據(jù)具體情況作出相應(yīng)的處理，如有瞞報(bào)、不報(bào)等情況發(fā)生，所有責(zé)任要求各機(jī)構(gòu)自行負(fù)責(zé)。二、丟失單證的處罰單證領(lǐng)用人遵循“誰領(lǐng)用，誰負(fù)責(zé)”的原則，對所領(lǐng)用單證認(rèn)真進(jìn)行保管。如發(fā)生單證遺失等現(xiàn)象，應(yīng)第一時(shí)間通知省公司單證崗，并在發(fā)現(xiàn)之日起十日內(nèi)在省級以上報(bào)刊上刊登遺失啟事，相關(guān)登報(bào)費(fèi)用自理。具體處罰措施詳見《圣源祥單證管理責(zé)任書》。如某一機(jī)構(gòu)