【文章內(nèi)容簡介】 應商進行議價。 （2）適質(zhì)（Right Quality） 采購的物品品質(zhì)達不到使用要求的后果是顯而易見的：增加大量的管理費用、檢驗費用增加；導致生產(chǎn)線返工增多，降低產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)效率；引起客戶退貨，嚴重的還會丟失客戶。 采購員在日常的采購工作中要注意篩選出品質(zhì)過硬、穩(wěn)定的產(chǎn)品。 （3）適時（Right Time） 對企業(yè)來講，交貨時機很重要。原材料缺貨不能滿足生產(chǎn)計劃，引起停工待料，當產(chǎn)品不能按計劃出貨時，會引起客戶強烈不滿。若原材料超前購買又會造成庫存過多，大量積壓采購資金。采購員一定要促使供應商按預定時間交貨。 （4）是適量（Right Quantity） 批量采購雖有可能獲得數(shù)量折扣，但會積壓采購資金，太少又不能滿足生產(chǎn)需要，故合理確定采購數(shù)量相當關鍵，一般按經(jīng)濟訂購量采購，采購人員不僅要監(jiān)督供應商準時交貨，還要強調(diào)按訂單數(shù)量交貨。 （5） 適地（Right Place） 企業(yè)在選擇試點供應商時最好選擇近距離供應商來實施。近距離供貨不僅使得買賣雙方溝通更為方便，處理事務更快捷，亦可降低采購物流成本。在周邊地區(qū)能否找到企業(yè)所需的大部分供應商，對企業(yè)長期的發(fā)展有著不可估量的作用。訂購單的樣本 訂購單 訂單編號： 日期： 供應商： 客戶：聯(lián)系人： 聯(lián)系人： 傳真： 傳真：電話： 電話：備注： (送貨區(qū)域、幣種、付款方式) 序號物料名稱物料規(guī)格單位數(shù)量單價金額交貨日期備注12345合計：￥ (人民幣大寫： 萬 千 佰 元 角) 備注說明： 收到訂單后請當天確認價格與交貨期后簽字蓋章回傳！ 驗收要求：①驗收標準順序： 交貨要求：①交貨時必須提供產(chǎn)品檢驗報告②包裝完好 詳細送貨地址：略編制： 審核： 審批：（蓋章） 供應商簽字并蓋章確認： 訂購單的填制填制訂購單，應加蓋采購部公章，并以供應商簽字蓋章回傳才能生效，并準確填寫所列各項，必須完整、準確、清晰、不得涂改。（1）訂單編號：按該物料的采購訂單編號填寫。（2）供應商資料：按實際填寫供應商名稱、銷售聯(lián)系人、及聯(lián)系方式（電話、傳真、地址）。（3）客戶資料：按實際填寫客戶名稱、采購聯(lián)系人、及聯(lián)系方式（電話、傳真、地址）。（4）物料名稱：需采購的物料詳細名稱、中英文都可。（5）物料規(guī)格：用字符來表示物料的詳細描述、比如物料的特性、技術規(guī)格、等級、用途、品牌等等?！　? （6）數(shù)量：按生產(chǎn)計劃或申購部門的需求數(shù)量填寫。（6）單價：按與供應商的最終定價填寫，需注明是否含稅以及幣種。（7）金額：按“金額=單價*數(shù)量“填寫（8）交貨日期：按物料的計劃需求日期填寫。（9）單位：按材料的常用計量單位填寫。（10）審批：由采購員填寫，評價交期控制表中的重點追蹤物料交貨情況，評估采購做出的補救措施，并作出指示。實訓任務三：物品采購單證填寫實訓【實訓目的】掌握物品采購流程中主要單證的實際操作。【實訓用具】采購計劃表、詢價表、比議價記錄單、訂購單、交期控制表【實訓時間】1~2課時?！驹u價標準】評分等級考核標準優(yōu)能在規(guī)定時間內(nèi)，將模擬情景中的各項數(shù)據(jù)完整、準確的填入相應表格。獨立完成、填寫清晰，正確率為95%~100%。良能在規(guī)定時間內(nèi)，將模擬情景中的各項數(shù)據(jù)較為完整、準確的填入相應表格。獨立完成、填寫清晰，正確率為70%~95%。不合格不能在規(guī)定時間內(nèi)，將模擬情景中的各項數(shù)據(jù)填入相應表格。完成過程中需要教師或同學的幫助，正確率為70%以下?！緦嵱杻?nèi)容】CKW公司是全球知名的汽車生產(chǎn)企業(yè)，2010年3月在政府的招標采購中，得到了200輛公務轎車的訂單，要求在2011年1月交貨，在CKW的產(chǎn)品系列中，只有一種公務型轎車：ckr03型轎車，故CKW決定采用ckr03進行交貨，請根據(jù)實訓任務一中中的采購業(yè)務作業(yè)流程，以及實訓任務二當中，采購單證的填寫規(guī)則，制定采購計劃表、詢價表、比議價記錄單、訂購單及交期控制表，幫助CKW公司盡快完成原材料的采購，按期完成交貨。 備注：將CKW需要的部分原材料數(shù)量及交貨時間列舉如下：原材料需求表編號： 項目名稱： 編制依據(jù)： 序號物料名稱型號質(zhì)量標準數(shù)量單位需求時間備注1剎車盤H250一級300個201041　2輪芯軸承（外）NSK20一級500顆201045　3輪芯軸承（內(nèi)）NSK25一級500顆2010410　4打氣泵DLB3一級300個2010420　5ABS油管KES320 一級300個2010510　6前剎車分泵DIS23一級350個2010512　7剎車片D423一級300片2010610　8液壓桿載比例閥LCK209一級300個2010612　9備胎罩DIC9一級369個2010620　10四輪電機DPLE4一級240臺2010710　單元二：倉儲作業(yè)單證填制實訓任務一：商品入庫作業(yè)項目一：商品入庫作業(yè)流程接收入庫通知入庫準備倉庫點收和檢驗質(zhì)量檢驗 合格 不合格 貨物交接 貨物拒收登記入賬建立貨物檔案 接收入庫通知：倉庫部門入庫組根據(jù)上級主管部門發(fā)出的到貨信息，制定《貨物入庫單》，內(nèi)容一般有貨物名稱、數(shù)量、供貨商、到貨時間等等?！敦浳锶霂靻巍啡霂鞙蕚洌簜}庫管理員根據(jù)入庫信息，進行貨位準備、裝卸設備準備，入庫時間安排等。 《貨物入庫單》倉庫點收和檢驗：倉庫管理員根據(jù)入庫信息對貨物進行點收和檢驗，重點對貨物數(shù)量、重量、外包裝質(zhì)量等進行檢驗?！敦浳锶霂靻巍贰ⅰ栋l(fā)貨明細表》、《貨物檢驗單》質(zhì)量檢驗：倉庫檢驗數(shù)量、包裝合格之后,由質(zhì)量部門負責對材料的質(zhì)量進行驗收，并將檢驗情況進行記錄?！敦浳餀z驗單》貨物拒收：數(shù)量、質(zhì)量檢驗不合格的貨物，倉庫管理員均有權采取拒收，填寫并在供應商的《送貨單》上注明拒收及拒收原因?！敦浳锞苁諉巍贰栋l(fā)貨明細表》辦理貨物交接：倉庫與質(zhì)量部檢驗合格之后，倉庫管理員和供貨方代表就貨物交接情況在供應商的《送貨單》上簽字交接。 《發(fā)貨明細表》登記入賬：倉庫管理員對貨物進行入庫登記，并錄入企業(yè)的倉庫管理系統(tǒng)，建立貨物的電子明細賬。電子《貨物明細賬》建立貨物檔案：倉庫管理員對入庫貨物建立資料卡，包括貨物的基本信息如名稱、數(shù)量、規(guī)格以及入庫日期等，以確保對貨物的實施跟蹤管理。 《貨物資料卡》項目二：商品入庫主要單證的填制一、 貨物入庫單 貨物入庫單貨物入庫（warehousing），指企業(yè)所采購的物料被送到倉庫后，倉庫驗收與質(zhì)量驗收合格之后，由倉庫辦理貨物的入庫手續(xù)，通過紙質(zhì)《入庫單》和錄入庫存管理電子信息系統(tǒng)的形式，將貨物正式接受為倉庫的庫存，所以說貨物入庫是采購流程的結束、倉庫流程的起點。 貨物入庫的流程（1）預訂入庫：倉庫事先按照上級主管部門的貨物入庫通知，核對采購訂單與入庫通知上的預訂入庫日期、入庫貨物品種、入庫數(shù)量等，并做好入庫準備。 （2）實際入庫：廠商交貨之后：然后由倉庫保管人員指定卸貨地點及擺放方式，并將貨物疊于托盤上，倉庫保管人員驗收后將按《入庫單》上的數(shù)據(jù)錄入倉庫的數(shù)據(jù)庫。 貨物入庫單的作用貨物入庫單（warehousing note）就是倉庫在進行入庫操作時所制作的單據(jù)。（1）入庫單是收貨的憑證，采購與供應商結算的依據(jù)，入庫單是根據(jù)實際入庫產(chǎn)品數(shù)量填制的原始單據(jù)，所以在采購員與供應商結賬時，需要入庫單進行核算。（2）入庫單是對采購實物入庫數(shù)量的確認，對采購人員和供應商是一種監(jiān)控，缺乏實物入庫的控制，就會造成采購人員與供應商串通舞弊，虛報采購量、實物短少的風險。（3）入庫單是財務記賬的憑證，財務依據(jù)入庫單編制憑證，到月底與倉庫或者供應部門對賬。從會計角度上來說，入庫單是非常重要的會計憑證。 貨物入庫單的樣本貨物入庫單編號： 入庫依據(jù)： 入庫日期： 序號訂單編號物料名稱物料編碼物料型號入庫數(shù)量 單位供應商 驗貨要求備注1　　　　　 　　2　　　　　　　　3　　　　　　　　　4　　　　　　　　　5　　　　　　　　　6　　　　　　　　　7　　　　　　　　　8　　　　　　　　　9　　　　　　　　　10　　　　　　　　　 采購編制： 倉庫管理員確認： 日期： 貨物入庫單的填制填制貨物入庫單，重點在訂單編號、物料名稱、入庫數(shù)量、供應商幾個數(shù)據(jù)，一定要真實、準確，并且所列各項必須完整、準確、清晰、不得涂改。（1）編號：按采購部對文件的編號規(guī)則進行編號，便于文件的追溯和管理。（2）入庫依據(jù)：按物料入庫的原因填寫，主要有：半成品入庫、原材料入庫、產(chǎn)品入庫、采購入庫、委外加工入庫等。（3）入庫時間：按物料的計劃入庫時間填寫。 （4）訂單編號：按物料所屬的訂單填寫，編號的制定遵循采購部的文件編號規(guī)則?！。?）物料名稱：需采購的物料詳細名稱、中英文都可?！。?）物料編碼：按該物料的企業(yè)內(nèi)部編碼填寫，此編碼的編制遵循采購部的編碼原則?！。?）物料型號：用字符來表示物料的通用詳細描述，如物料的特性、技術規(guī)格、等級、用途、品牌等。?。?）入庫數(shù)量：按供應商實際送貨數(shù)量填寫，應與《發(fā)貨明細表》中的“發(fā)貨數(shù)量”一致。 ?。?）單位：按物料的常用計量單位填寫?！。?0）供應商：按該物料的供應商填寫?。?1）驗貨要求：按采購員對該物料的驗收要求填寫，一般有數(shù)量要求，包裝要求：外包裝完好、包裝材料、規(guī)格、工藝、標志、方式符合訂單要求等。（12）貨物入庫單一般為一式三聯(lián)，第一聯(lián)為倉庫記賬保存聯(lián)，第二聯(lián)交采購員辦理付款并作為財務記賬聯(lián)，第三聯(lián)作為驗收單據(jù)保存。（13）審批流程：在表格尾端從“采購編制”到“倉庫管理員”逐步審批，并以倉庫管理員簽字為流程結束。二、 發(fā)貨明細表發(fā)貨明細表發(fā)貨，（delivery）指存貨的領用，消耗或交運至客戶并過賬。發(fā)貨導致倉庫存貨的減少。對于供應商來說，發(fā)貨是為客戶提供最終產(chǎn)品，完成交易的最后一步，如果發(fā)貨順利，能拿到客戶蓋章確認的收貨單據(jù)，就能與客戶結算貨款，使企業(yè)的現(xiàn)金回流，可以進行擴大再生產(chǎn)。發(fā)貨明細表（delivery detail list）就是供應商在對客戶送貨時，所制作的單據(jù)。商品發(fā)貨的一般程序　（1）驗單。審核貨物出庫憑證，應注意審核客戶的商品提貨單內(nèi)容，特別要注意是否有被涂改過的痕跡。 　（2）登賬。對于審核無誤的出庫貨物，倉庫貨物會計即可憑證所列項目進行登記，核銷存儲量，并在發(fā)貨憑證上標注發(fā)貨貨物存放的貨區(qū)、庫房、貨位編號及發(fā)貨后的結余數(shù)等；同時，轉(zhuǎn)開發(fā)貨明細表，連同貨主開制的商品提貨單一并交倉庫保管員查對配貨。 （3）配貨。倉庫管理員對發(fā)貨明細表進行復核，在確認無誤后，按所列項目和標注進行配貨。配貨時應按“先進先出”、“易壞先出”、“已壞不出”的原則進行。 ?。?）包裝。對貨物進行拼裝、加固或換裝等工作，這均涉及貨物的包裝。要求是：封頂緊密，捆扎牢固，襯墊適當，標記正確。