【文章內(nèi)容簡介】 ：借閱申請（1）本公司人員需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，需在SOA內(nèi)填寫“檔案借閱申請”，并由查閱方提出查閱申請，寫清查閱內(nèi)容的用途、檔案的種類、所屬公司和檔案的、查閱的時(shí)間（日期），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司第一負(fù)責(zé)人或中心第一負(fù)責(zé)人，檔案管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，憑本人工作證在檔案管理部檔案閱覽室查閱。（2）外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案，由對口接待部門負(fù)責(zé)發(fā)起SOA申請，經(jīng)審批后，由我司對口接待部門人員陪同，方能由檔案管理人員接待查閱。原則上，查閱申請應(yīng)提前一天予以申請，以便工作安排。檔案管理部管理人員需核對身份證明。借閱服務(wù)：（1）檔案管理人員根據(jù)借閱人提供的有效借閱申請表提供借閱服務(wù)，查閱人在檔案管理部檔案閱覽室進(jìn)行檔案查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。（2）查閱檔案資料需要復(fù)印的，一般由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印、移交復(fù)印件并登記。（3）檔案管理部人員應(yīng)根據(jù)“會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)印申請單”，定期（一月一次）建立會(huì)計(jì)檔案查閱臺(tái)帳，填寫檔案查閱情況及利用效果。（4）閱覽室內(nèi)必須保持安靜，不得大聲喧嘩、抽煙。（5）檔案管理人員必須有專人全程陪同在檔案閱覽室。（6）正常情況下，檔案借閱時(shí)間規(guī)定如下：星期一至星期五，上午9：30—11：40，下午：1：40—6：00 星期六、星期天，上午10：00—11：30，下午：2：00—5：00檔案利用(1)一般檔案的利用需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，利用與本部門業(yè)務(wù)無關(guān)的檔案需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同審批。(2)密級檔案利用需經(jīng)總裁辦簽字審批。(3)會(huì)計(jì)檔案的利用按照以下程序進(jìn)行辦理：（一）公司內(nèi)部財(cái)務(wù)人員、結(jié)算人員只能利用與本工作職責(zé)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。（二）公司內(nèi)部其他部門人員利用會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在SOA系統(tǒng)內(nèi)填寫“檔案借閱申請單”并經(jīng)申請部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人共同審批后辦理借閱手續(xù)。（具體見檔案借閱審批流程。）如外單位人員（例如監(jiān)管機(jī)構(gòu)、審計(jì)人員、法律部門、第三方顧問）因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案，由對口接待部門發(fā)起申請。在系統(tǒng)調(diào)閱申請中應(yīng)選擇調(diào)閱方式：在線查閱、現(xiàn)場查閱、復(fù)印/掃描查閱以及原件外借查閱。原則上電子檔案（公文、影印資料）應(yīng)選用在線查閱方式，實(shí)物檔案可選擇現(xiàn)場查閱、復(fù)印/掃描查閱。除非特殊情況（例如監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求查看檔案原件），一般不原件外借查檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊閱。如為原件外借查詢，檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)設(shè)置借閱聲明，內(nèi)容包括借閱人為借出的檔案原件的直接責(zé)任人，有義務(wù)對檔案原件進(jìn)行妥善保管，對其完整負(fù)責(zé)等。此聲明要求借閱人員在系統(tǒng)中簽認(rèn)。系統(tǒng)中應(yīng)選擇為內(nèi)部借閱或外部借閱。(4)實(shí)物檔案只提供電子檔案利用，一般不提供原件使用，如特殊需要，需經(jīng)總裁辦審批后辦理利用手續(xù)。(5)利用檔案一般只限在閱覽室查閱，因特殊情況確需外借者，應(yīng)妥善保管，用畢后立即歸還。各中心各部門借閱檔案期限一般為一周，最長不得超過兩周。各分子公司需要利用檔案期限一般為一個(gè)月，最長不得超過兩個(gè)月。如在兩個(gè)月內(nèi)不能歸還，需在SOA內(nèi)從新提交檔案借閱申請并注明特殊原因，為保證檔案完整性，利用人只可續(xù)約一次。(6)檔案利用者對檔案不得擅自轉(zhuǎn)借，不得折疊、剪貼或抽取、拆散，嚴(yán)禁在檔案上勾畫、涂抹、填注、加字、改字等。如發(fā)現(xiàn)上述問題，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)追查當(dāng)事人的責(zé)任。(7)檔案利用者退還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)面核點(diǎn)，確認(rèn)無誤后方可注銷登記，如發(fā)現(xiàn)有缺頁、缺卷等現(xiàn)象，應(yīng)立即追查處理。(8)利用者借閱檔案后，應(yīng)辦理退還手續(xù)，并認(rèn)真填寫《檔案利用效果登記表》。(9)凡外出工作和調(diào)離本單位的人員，外出和調(diào)離前須歸還所借檔案，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。(10)檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案利用效果登記表》，每年對檔案利用情況進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)分析。借閱使用規(guī)范：（1）查閱和復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封、抽換、污染、撕毀。（2）查閱的檔案資料必須妥善保管、不得帶出檔案查閱室。五、會(huì)計(jì)檔案的借用流程（具體參照《檔案借閱流程》）（1）原則上會(huì)計(jì)檔案不得借出，如有特殊原因需在SOA內(nèi)填寫“檔案借閱申請”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司第一負(fù)責(zé)人或中心第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并報(bào)請集團(tuán)財(cái)務(wù)總部審核批準(zhǔn)后，可提供復(fù)印件。（2）公司以外人員一律不得借出公司檔案。（3）對于各分子公司因外部原因，需要借用各類原件的，應(yīng)當(dāng)提前兩天SOA申請，檔案管理部負(fù)責(zé)整理并寄出查詢資料，必要時(shí)，檔案管理部可以派專人送達(dá)。六、會(huì)計(jì)檔案的歸還流程：（1）原則上原件內(nèi)部借閱期限為兩周，如兩周結(jié)束后仍未使用完畢，應(yīng)攜帶檔案原件前往檔案管理部申請續(xù)借。續(xù)借期為兩周。內(nèi)部部借閱的續(xù)借不得超過一次。（2）如果為外部借閱（例如監(jiān)管機(jī)構(gòu)查閱），借閱期限為一個(gè)月，如一個(gè)月結(jié)束后仍未檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊使用完畢，應(yīng)由外部機(jī)構(gòu)開具證明進(jìn)行續(xù)借。續(xù)借期為一個(gè)月。外部借閱的續(xù)借不得超過一次。如發(fā)生特殊情況（例如法律訴訟、稅務(wù)糾紛），在續(xù)借期滿后仍需使用的，需由總裁辦審批。（3）檔案管理部檔案管理專員對歸還、外借的檔案資料要對照清單進(jìn)行驗(yàn)收，填寫回執(zhí)單并回傳。（4）對于檔案在外借期間時(shí)間較長的，檔案管理員應(yīng)每隔2周與借用相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人以郵件的形式確認(rèn)一次，重點(diǎn)確認(rèn)歸還時(shí)間、資料完整性、經(jīng)辦人是否在職。（5）借用檔案責(zé)任人或部門發(fā)生借用檔案丟失的，當(dāng)事人必須在第一時(shí)間內(nèi)及時(shí)提交丟失報(bào)告并告知本部門負(fù)責(zé)人、中心負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)服務(wù)中心檔案管理部。在丟失資料為解決前，除財(cái)務(wù)總部特批外，不再受理丟失部門或公司辦理檔案借閱、借用手續(xù)。檔案保密制度一、檔案工作人員要遵守職業(yè)道德，嚴(yán)守企業(yè)秘密，不準(zhǔn)向外泄露有關(guān)機(jī)密性內(nèi)容，不該說的絕對不說，不該借的絕對不借，不該復(fù)制的絕對不復(fù)制。二、經(jīng)常進(jìn)行保密教育，不斷提高檔案人員的保密意識(shí)。三、檔案庫房除庫房管理員外，其他人不得擅自入內(nèi)。四、借閱檔案人員要在指定的地點(diǎn)查閱檔案。五、利用企業(yè)重要檔案，應(yīng)嚴(yán)守企業(yè)秘密，不得擅自抄錄，復(fù)制和對外公布。六、凡因違反檔案保密制度，造成失、泄密制度，應(yīng)視情節(jié)輕重，給預(yù)批評教育及相應(yīng)的罰款，直至追究法律責(zé)任。檔案庫房管理暫行規(guī)定第一章總則第一條 為了確保檔案的安全，最大限度的延長檔案的壽命，加強(qiáng)檔案庫房的科學(xué)管理，有效地提供檔案信息為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際，特制定本規(guī)定。第二條 檔案是指集團(tuán)在各項(xiàng)工作、活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。第三條 加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理機(jī)構(gòu)，配備檔案管理人員，為檔案工作提供必備的條件。第四條 檔案工作的基本原則：集中統(tǒng)一地管理集團(tuán)全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各項(xiàng)工作的利用。第五條 檔案庫房管理應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好檔案庫房內(nèi)檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊 的各項(xiàng)管理，防治有害生物、防塵、防火、防盜、照明管理和檔案保管狀況檢查等方面的工作。第一章 基本要求第六條 檔案庫房管理工作，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，建立健全檔案庫房管理規(guī)章制度。第七條 檔案庫房鑰匙需由專人（庫房管理員）妥善保管，休息時(shí)交接本組值班人員，其他人員不允許私拿鑰匙進(jìn)出檔案庫房，非檔案工作人員未經(jīng)許可，謝絕入內(nèi)，如有特殊情況入內(nèi)需得到中心負(fù)責(zé)人同意方可入內(nèi)。第八條 檔案庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置庫房“進(jìn)出登記本”，凡進(jìn)出檔案庫房人員必需辦理登記手續(xù)，注明進(jìn)出人姓名、日期、時(shí)間、目的等相關(guān)信息內(nèi)容。第九條 嚴(yán)格執(zhí)行檔案進(jìn)出庫登記制度，維護(hù)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)出庫數(shù)據(jù)信息。第十條 檔案管理人員嚴(yán)格遵循安全和保密制度，定期檢查檔案柜、庫，排查隱患，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告上級領(lǐng)導(dǎo)。第十一條 檔案庫房不得接待親朋好友和閱檔人員，檔案庫房管理員每天上下班都要嚴(yán)格檢查門窗柜鎖。檔案管理人員應(yīng)保持庫房的清潔衛(wèi)生，離開庫房要及時(shí)關(guān)門上鎖，每日下班前要進(jìn)行安全檢查，切斷電源，關(guān)好門窗。第十二條 檔案庫房內(nèi)不準(zhǔn)存放與檔案無關(guān)的紙張和其它易燃品，嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)抽煙點(diǎn)火、打牌；禁止喝飲料及吃零食。第十三條 檔案管理系統(tǒng)根據(jù)檔案類型，對每冊檔案生成特定條碼記錄，做好系統(tǒng)內(nèi)條碼管理，實(shí)物需對應(yīng)系統(tǒng)條碼信息，維護(hù)實(shí)物冊上條碼標(biāo)簽，標(biāo)簽上不能有劃痕、折皺、污漬等污跡，影響條碼槍的正常使用。第十四條 檔案庫房內(nèi)應(yīng)定期打掃，貯存庫房應(yīng)保持整齊、清潔，應(yīng)有嚴(yán)格的使用和存放規(guī)則，做到防塵工作。第十五條 檔案庫房管理專員從貨架內(nèi)借出或歸還檔案時(shí)，應(yīng)將貨架回復(fù)到原有狀態(tài)，保持庫房內(nèi)貨架整齊。第二章 各類檔案入庫保管第十六條 檔案庫房管理人員應(yīng)根據(jù)檔案類別和檔案系統(tǒng)(PDE)自動(dòng)生成的庫位號(hào)、貨架號(hào)等信息，將實(shí)物文檔整理，按照對應(yīng)信息排序上架。(參照《檔案分類》和《檔案庫位、貨架號(hào)生成規(guī)則》)。第十七條 以集團(tuán)全部檔案為對象，依據(jù)本集團(tuán)職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，現(xiàn)將財(cái)務(wù)檔