【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 普遍存在(4)間接渠道使用較多，直接渠道使用較少(5)執(zhí)行不力，隱患增多對(duì)策：(1)反應(yīng)迅速機(jī)敏(2)強(qiáng)調(diào)共同基礎(chǔ)(3)建立危機(jī)小組(4)利用多種溝通方式(5)參與調(diào)查需要搜集文件是會(huì)前會(huì)中會(huì)后產(chǎn)生分發(fā)的文件立卷歸檔的意義：（1）是文件轉(zhuǎn)為檔案的重要步驟和基礎(chǔ)（2）保持了歷史聯(lián)系，便于查找利用（3）保持了歷史聯(lián)系，反映了客觀進(jìn)程（4）保護(hù)了文件的完整安全，便于保管利用（5）保證了工作的連續(xù)性，為檔案工作奠定了基礎(chǔ)不需要立卷歸檔的文件：重份文件 事務(wù)性 臨時(shí)性 無(wú)查考價(jià)值的文件 草稿 修改稿 會(huì)議主要文件如 領(lǐng)導(dǎo)講話 結(jié)論 決議 報(bào)告單獨(dú)立卷，大會(huì)發(fā)言按日期立卷 書面發(fā)言按單位地區(qū)立卷 通知來(lái)往文書 按時(shí)間立卷大會(huì)文件按重要程度和時(shí)間排列整理錄音的技巧：（1）刪除（2）增加（3）修改（4）送審清理方法：收銷帶存會(huì)議文件保管分為長(zhǎng)期 短期 永久三種會(huì)議文件整理注意及時(shí)完整，會(huì)議文件多帶有參考與草稿性質(zhì)注意：正確區(qū)分保管期限辦理好移交手續(xù)會(huì)議紀(jì)要是在記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)一步綜合分析提煉而成用于記載傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)的文件會(huì)議紀(jì)要的種類：（1）辦公會(huì)議紀(jì)要（2）工作會(huì)議紀(jì)要（3）協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要（4）研討會(huì)議紀(jì)要擬寫要求：（1）實(shí)事求是（2）集中概括 提煉歸納（3）條理清楚 一目了然會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)根據(jù)其印發(fā)范圍和查看等級(jí) 印發(fā)范圍根據(jù)其會(huì)議性質(zhì)和紀(jì)要內(nèi)容來(lái)確認(rèn)。絕密會(huì)議紀(jì)要只印發(fā)與領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議經(jīng)費(fèi)決算：（1）會(huì)議擬定開支預(yù)算（2）準(zhǔn)備專用賬冊(cè)（3）對(duì)開支進(jìn)行詳細(xì)記錄（4）會(huì)后按預(yù)算決算（5）遵循勤儉節(jié)約原則催辦要求：準(zhǔn)確及時(shí)到位 不可拖延 斷章取義 搞本位主義業(yè)務(wù)范圍明確專一的工作由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé) 綜合信不過(guò) 交叉性工作交由秘書部門 聯(lián)合會(huì)議決議由牽頭部門負(fù)責(zé) 領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)本身形成決定交由秘書部門和指定單位催辦方式：（1）發(fā)文催辦（2）電話催辦（3）派員催辦電話催辦快速方便，可直接找當(dāng)事人，可進(jìn)行雙向溝通，適于本部一般工作部署，但容易被忽視，頻率間隔短派員催辦直接，有督促作用，容易受到重視，但較為花費(fèi)精力對(duì)于難辦事項(xiàng)可以采用會(huì)議催辦傳達(dá)落實(shí)要求：（1）迅速果斷 保證質(zhì)量（2）忠于決策 不打折扣（3）解放思想 有創(chuàng)造性落實(shí)瀏覽景觀一般分為人文景觀和自然景觀娛樂(lè)活動(dòng)分為觀看項(xiàng)目和參與項(xiàng)目制定方案時(shí)注意：（1）安排好人員（2）參觀地點(diǎn)檢查（3）提前預(yù)定好門票（4）人數(shù)過(guò)多時(shí)，可外包旅行社在制定接待計(jì)劃考慮客人的信仰 忌諱 身份 性別 年齡 是否帶有家屬預(yù)定餐廳時(shí)注意：事項(xiàng)確定好時(shí)間 地點(diǎn) 宴請(qǐng)人員 桌次座次 菜單選擇賓館時(shí)考慮（1）交通便利與否（2）檔次是否合適（3）環(huán)境是否優(yōu)雅正式宴請(qǐng)晚上居多，以中高檔餐廳為佳，多為包間。根據(jù)其主人主賓身份來(lái)確定檔次，在根據(jù)事由 規(guī)模確定地點(diǎn)大小撰擬出國(guó)申請(qǐng)內(nèi)容：（1）路線（2）時(shí)間（3）地點(diǎn)（4）交通工具（5）具體事項(xiàng)（6）備注辦理護(hù)照的相關(guān)證件：（1）任務(wù)批件（2）政審批件（3）邀請(qǐng)書（4）2寸免冠照申辦簽證的途徑：（1）我國(guó)大使館和領(lǐng)事館（2）權(quán)威簽證代辦機(jī)構(gòu)（3）目的國(guó)使館商務(wù)旅行制訂程序：（1）制訂計(jì)劃（2）制訂旅程表（3）準(zhǔn)備發(fā)言提綱（4）辦理好簽證 護(hù)照 黃皮書 出境登記卡的手續(xù)（5）訂購(gòu)機(jī)票準(zhǔn)備工作：（1）審查最佳旅程表（2）兌換外幣（3）準(zhǔn)備隨身用品（4）準(zhǔn)備文件 相關(guān)證件（5）做好旅行安排（6）注意時(shí)差（7）搜集資料辦公室布置要求：（1）優(yōu)先采用光線 通風(fēng) 監(jiān)督 溝通占優(yōu)的辦公室（2）使用同樣大小高度的桌椅柜子（3）將接待部門置于入口處（4）預(yù)留充分空間（5）常用設(shè)備檔案置于使用者附近背對(duì)背放置檔案柜（6）設(shè)置休息區(qū)光線應(yīng)來(lái)自桌子左上方和斜后上方辦公室布置三原則：（1）利于溝通（2）協(xié)調(diào)舒適（3）便于監(jiān)督協(xié)調(diào)要求：（1）連續(xù)性（2）協(xié)同性（3）有序和諧內(nèi)部監(jiān)督特點(diǎn)：（1）是種日常監(jiān)督（2）具有雙向多維監(jiān)督特點(diǎn)（3）是一種內(nèi)部力量的約束辦公桌按直線對(duì)稱原則排列，以最佳線路最佳 防止逆流交叉布置程序：（1）對(duì)工作內(nèi)容加以考察分析，明確關(guān)系并以此確定員工的工作位置。（2）記載各部門人員及其工作（3）選配相應(yīng)家具桌椅并予以記載（4）繪制布置圖（5）對(duì)設(shè)備安放提出合理建議信息保密工作：（1）口頭信息（2）書面信息（3）電子信息保密信息內(nèi)容：（1）人事信息（2）財(cái)務(wù)信息（3）產(chǎn)品信息（4）客戶信息印章和介紹信是對(duì)外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證管理印章種類：（1）單位印章（2）單位印章（3）秘書公章單位印章是對(duì)外行使權(quán)利的標(biāo)志印章作用：（1）標(biāo)志作用（2）權(quán)威作用（3）法律作用（4）憑證作用印章使用要求：（1）專人負(fù)責(zé)（2）確保安全（3）防止污損印章的刻制啟用需經(jīng)上一級(jí)主管單位批準(zhǔn)，在公安部門登記后，由公安部門指定單位刻制，啟用時(shí)選用選定啟用時(shí)間，發(fā)出啟用通知，填寫印?？ㄓ糜r(shí)，蓋印位置保證恰當(dāng)，正式公文在文本落款出蓋章，帶存根公函 介紹信分別加蓋騎縫章和文本落款章，蓋印文件應(yīng)于用印申請(qǐng)單分?jǐn)?shù)一致印章取回銷毀都應(yīng)該有兩人參與上司交辦事項(xiàng)：（1）會(huì)議通知（2）查問(wèn)回復(fù)（3）接待工作（4）轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_(dá)（5）上司生活服務(wù)工作公務(wù)接洽制度（1）崗位責(zé)任制度（2）登記記錄制度（3）轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_(dá)（4）交接班制度（5）保密制度匯報(bào)技巧：（1）問(wèn)明情況 及時(shí)報(bào)告（2）作好記錄 避免失誤值班日志以天為單，它有利與下一班人員；了解情況 保持工作的聯(lián)系性 有利于了解檢查考核值班工作和編寫參考資料電話是值班工作中使用最頻繁的工具快匯匯票由秘書認(rèn)購(gòu)零用現(xiàn)金數(shù)額以企業(yè)規(guī)模和平時(shí)指出次數(shù)確定，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，用于支付本市交通費(fèi) 郵資 茶點(diǎn)費(fèi) 停車費(fèi)和少量辦公用品費(fèi)文書形成程序：草擬 審核 簽發(fā) 復(fù)核 繕印 用印 登記 分發(fā)上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)特點(diǎn)：（1）廣泛性（2）臨時(shí)性 基本特點(diǎn)（3）具體性（4）緊迫性辦理原則：（1）積極主動(dòng) 千方百計(jì)這是應(yīng)有態(tài)度（2）符合政策，靈活變通（3）有著落 有回音要點(diǎn)記錄法用于電話 來(lái)訪 會(huì)議記錄詳細(xì)記錄法用于上級(jí)重要講話插話發(fā)言，重要會(huì)議討論決議 反應(yīng)問(wèn)題建議調(diào)查 領(lǐng)導(dǎo)指示用ABCD法排出工作等級(jí)，先做A類，重要緊急的，在做B類，急而不重，在做C類 重而不急的，最后做C類，不重不急的上司日志內(nèi)容：（1）上司接待信息（2）上司會(huì)議信息（3）上司個(gè)人安排（4）上司私人信息 秘書日志內(nèi)容：（1）上司所需秘書協(xié)助事宜（2）上司交辦自己的工作（3）自己應(yīng)作活動(dòng)注意事項(xiàng)：（1）確保保密，只給上司授權(quán)的人查閱（2）保持一致準(zhǔn)確，每天檢查更新（3）熟悉約會(huì)時(shí)間和工作習(xí)慣，每天最早最晚約會(huì)時(shí)間（4）熟悉上司用餐和休息時(shí)間在安排活動(dòng)時(shí)遵循先重急后輕緩原則，并留出10分鐘左右間隔。檢驗(yàn)辦事效率原則：（1）工作質(zhì)量（2）工作速度（3）產(chǎn)生影響復(fù)命三注意（1）不失真（2）不吹噓（3）不邀利庫(kù)存卡作用：（1）保證資金不被占用(2)保證空間充足（3）監(jiān)督物品使用（4）防止損失（5）正確估計(jì)庫(kù)存概念（1）最大庫(kù)存量，庫(kù)存物品都不應(yīng)該超過(guò)這個(gè)數(shù)量（2）最小庫(kù)存量，當(dāng)余額達(dá)到這個(gè)量時(shí)，即采取措施（3）重新訂購(gòu)線，即再訂貨標(biāo)準(zhǔn)訂購(gòu)數(shù)量以剩余庫(kù)存量為基礎(chǔ)保管措施（1）房間柜子上鎖（2）各類物品貼好標(biāo)簽（3）新物品置于舊物品之下（4）體積大 分量重的物品放置最下（5）小物品 常用物放在較大物品前面（6）注意通風(fēng) 有良好照明選擇供應(yīng)商時(shí)考慮：（1）價(jià)格費(fèi)用(2)質(zhì)量交貨（3）服務(wù)和位置（4）安全和可靠性 傳遞方式和內(nèi)容應(yīng)該綜合考慮對(duì)象 效果 時(shí)效 費(fèi)用如何做好會(huì)議記錄：(1)提前抵達(dá)會(huì)場(chǎng)，安排地方。(2)迅速繪制座位圖(3)提前參閱其他會(huì)議記錄會(huì)議記錄要求：(1)快速是基本要求(2)紀(jì)實(shí)性是重要特征 具體為真實(shí) 準(zhǔn)確 突出重點(diǎn)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)分為報(bào)頭 報(bào)尾 報(bào)核，標(biāo)題要求：簡(jiǎn)明 醒目 準(zhǔn)確 生動(dòng) 形式靈活簡(jiǎn)報(bào)要求：(1)真實(shí)準(zhǔn)確是其生命(2)短小精悍是其力量所在(3)快是質(zhì)量的體現(xiàn)(4)生動(dòng)活潑信息分類：按作用分為：(1)與會(huì)者信息(2)指導(dǎo)宣傳信息(3)議題性信息(4)主題內(nèi)容信息(5)記錄結(jié)果性信息(6)程序性信息(7)交流性信息(8)參考性信息(9)管理性信息按會(huì)議信息保密性劃分：(1)保密性信息(2)內(nèi)部性信息(3)公開性信息按傳遞方式劃分：(1)講話信息(2)會(huì)議書面信息(3)會(huì)議聲像信息收集信息要求：齊全 及時(shí) 準(zhǔn)確 有效確定會(huì)議信息搜集方法：(1)召集開會(huì)(2)提供書面材料(3)個(gè)別約見(4)會(huì)議結(jié)束后及時(shí)搜集(5)個(gè)別催退(6)按清退目錄搜集(7)限時(shí)交退信息反饋方式：口頭 書面 會(huì)議反饋會(huì)議值班內(nèi)容：電話記錄 接待記錄 值班日志會(huì)議值班意義：(1)起著溝通內(nèi)外，協(xié)調(diào)上下的作用(2)保證重大事項(xiàng) 指令 精神的及時(shí)傳達(dá)(3)保證會(huì)議順利進(jìn)行(4)代表了會(huì)議工作質(zhì)量(5)直接影響了會(huì)議主辦方的工作效率值班工作制度：(1)信息處理制度(2)崗位責(zé)任制度(3)交接班制度一、擬訂會(huì)議議程、日程（一）會(huì)議議程和會(huì)議日程的內(nèi)容及作用會(huì)議議程的內(nèi)容會(huì)議議程是為完成議題而做出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問(wèn)題的大致安排，會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議。會(huì)議議程是會(huì)議具體的概略安排，它通過(guò)會(huì)議日程顯示出來(lái)。大中型會(huì)議的議程一般安排開幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)作報(bào)告；分組討論；大會(huì)發(fā)言；參觀或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。會(huì)議日程的內(nèi)容會(huì)議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。會(huì)議議程和日程的作用通過(guò)了解會(huì)議議程和日程，與會(huì)者可以更好地了解會(huì)議所要討論的問(wèn)題，清楚會(huì)議順序計(jì)劃，即獲得有效信息。會(huì)議議程更是一個(gè)溝通的平臺(tái)，一個(gè)高效的市場(chǎng)管理工具。（二）會(huì)議議程的制定程序明確目標(biāo)和參加者安排各議程事項(xiàng)的時(shí)間確定每一項(xiàng)議程決定會(huì)議討論形式（三）會(huì)議日程的編制方法制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無(wú)對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。制定議程表之前還須明確會(huì)議活動(dòng)的人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。宣布議程，然后說(shuō)明一些有關(guān)此次會(huì)議事務(wù)性的內(nèi)容，之后在安排討論的問(wèn)題。盡量將同類性質(zhì)的問(wèn)題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會(huì)和退席。保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。二、提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案（一）會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求交通便利。會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無(wú)停車場(chǎng)所。場(chǎng)地租借的成本必須合理。（二）會(huì)議場(chǎng)地選擇的工作程序會(huì)議的目的與形態(tài)實(shí)質(zhì)上的需要、與會(huì)者的期望列出選擇會(huì)議場(chǎng)地需求的工作清單，確定會(huì)議場(chǎng)地對(duì)會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn) 考試吧編輯整理簽訂書面合同（三）實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)會(huì)見能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題。只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店。不要帶家屬同行參觀。要考慮是否以一個(gè)普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對(duì)客人的接待情況。要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動(dòng)局面。三、布置會(huì)場(chǎng)和安排座次（一）會(huì)場(chǎng)整體布局安排會(huì)場(chǎng)整體布局的要求（1）莊重、美觀、舒適。（2）會(huì)場(chǎng)的整體格局要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。（3）中大型會(huì)議要保證一個(gè)絕對(duì)的中心。（4）小型會(huì)場(chǎng)要注意集中和方便。會(huì)場(chǎng)整體布局的類型（1）較大型會(huì)場(chǎng)的座次安排。（2）中小型會(huì)議的座次安排。會(huì)場(chǎng)整體布局安排的工作程序（1）確定會(huì)場(chǎng)形式。（2）合理擺放桌椅。（3）布置附屬性設(shè)備(二)主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排主席臺(tái)座次和場(chǎng)內(nèi)座次的要求主席臺(tái)是與會(huì)人員矚目的地方，也是會(huì)場(chǎng)布置工作的重點(diǎn)。各種大中型會(huì)議均應(yīng)該設(shè)主席臺(tái)。座談會(huì)和日常工作會(huì)議一般不設(shè)主席臺(tái)或主席桌。無(wú)論是否設(shè)置主席臺(tái)，都要注意使會(huì)議主持人面向與會(huì)人員，避免同與會(huì)人員背向現(xiàn)象。另外，一般會(huì)議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請(qǐng)上主席臺(tái)，只請(qǐng)講話人和主持人即可。主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排（1）安排主席臺(tái)的座次。會(huì)議主席臺(tái)就坐者都是主辦方的負(fù)責(zé)人、貴賓或主席團(tuán)成員，安排座位時(shí)應(yīng)注意以下慣例：1）依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。2）為工作便利起見，會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就座。3）主席臺(tái)座次的編排應(yīng)編制成表，先報(bào)主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺(tái)入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。4）在主席臺(tái)的桌上，于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。（2）安排場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次1）小型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會(huì)場(chǎng)的入口處遠(yuǎn)、離會(huì)議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會(huì)議的主持人或會(huì)議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對(duì)門的位置。2）中大型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座次的安排。常見的安排方法有三種：①橫排法。是按照參加會(huì)議人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。②豎排法。是按照各代表團(tuán)或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。③左后排列法。是按照參加會(huì)議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座位的方法。四、發(fā)布會(huì)議信息（一）會(huì)議信息的內(nèi)容和類型會(huì)議信息的內(nèi)容會(huì)議信息的內(nèi)容包括：會(huì)議的報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用及方法；會(huì)務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人；會(huì)議報(bào)到及會(huì)議議程、日程；與會(huì)者的信息；會(huì)議報(bào)送的交流信息；會(huì)議的記錄和紀(jì)要內(nèi)容；會(huì)議的宣傳報(bào)道內(nèi)容；會(huì)議的決議內(nèi)容。會(huì)議的類型會(huì)議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個(gè)類別，使信