【正文】 銷售二部經(jīng)理的人選。下季度銷售目標(biāo)。案例二公司準(zhǔn)備在暑假召開一個各部門負責(zé)人的培訓(xùn)會議，經(jīng)理讓秘書鐘苗選擇一個會議地點，鐘苗經(jīng)過仔細考慮，預(yù)定了位于市郊風(fēng)景區(qū)的一家酒店，價格相對便宜，而且風(fēng)景宜人。經(jīng)理及參加培訓(xùn)的人員都很滿意。點評：由于該會議的參加者都是本單位人員，可一起驅(qū)車前往，所以郊外是比較理想的選擇，不但價位適中，而且位于風(fēng)景區(qū)，可使與會者身心放松。案例三名山公司要召開2003年度總結(jié)大會，作為大會工作人員的王琴主要負責(zé)會議文件材料工作。會前王琴進行會議籌備有關(guān)信息的搜集，為會議議題的確定及大會會議材料的形成做好準(zhǔn)備。年度大會的工作報告非常重要，包括一定時期的工作總結(jié)、體會或者經(jīng)驗，對目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內(nèi)容。為此，王琴有針對性地、廣泛搜集一段時間以來各方面工作的進展情況。會議期間王琴認真做好會議記錄，力求會議記錄準(zhǔn)確、完整，忠實發(fā)言人的原意，并進行會議發(fā)言錄音和錄像。為了使會議信息盡快傳遞給與會者，她及時編寫會議簡報、使會議達到良好的效果。會后王琴認真編寫會議紀(jì)要，作為與會代表貫徹執(zhí)行的依據(jù)，推動會議精神的貫徹落實，她還搜集齊會議期間所有文件材料，及時整理有關(guān)會議文件，為會議文件的歸檔打下基礎(chǔ)。王琴大會期間的表現(xiàn)贏得了大家的一致好評。點評：會議信息流動和處理是否科學(xué)、務(wù)實、有效，直接影響會議的質(zhì)量和效率，影響會議的實際效果。王琴的會議信息工作實際上是確保會議信息有效流動，實現(xiàn)會議目的的工作?？荚嚢删庉嬚戆咐奶斓毓灸甑诪楸硎緦蛻舻闹x意，召開了客戶聯(lián)誼會，會后共進晚餐。負責(zé)接待工作的秘書鐘苗根據(jù)上司的指示和宴會慣例，安排桌次座位。這次宴會共設(shè)3桌，餐廳正面靠墻為主桌，編1號，靠入口處為3號桌，擺成三角形，突出主桌。重要客戶在主桌。為方便來賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺在桌上。但由于這次聯(lián)誼會時間緊，與會人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時漏了應(yīng)便在主桌的一位重要客戶，結(jié)果致使該客戶入席時找不到座位，出現(xiàn)了十分尷尬的場面。點評：秘書鐘苗在安排會議晚宴時，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對人員和名簽的核對，致使重要嘉賓未能受到應(yīng)有的禮遇，給組織的公關(guān)工作造成了不良的影響。案例五某公司要舉辦成立大會，請了有關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)參加，秘書小李負責(zé)嘉賓的邀請。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒通，所以沒有找到，事后她把這件事忘掉了，會前也沒和嘉賓再次確認。對于重要嘉賓發(fā)出了邀請函，但邀請函不是十分美觀，比較簡陋。結(jié)果開會那天，來的嘉賓很少。點評：秘書小李的做法有許多不妥之處。邀請嘉賓是一項重要的工作，一定要抓住確認環(huán)節(jié)，這樣才不會使組織很被動。另外，要注意邀請的禮節(jié)，在邀請函和請柬這些事情上都要精益求精，顯示出組織應(yīng)有的尊重和誠意。案例六某公司舉辦大型服裝新品展銷會。與會者是來自各大公司的老總或經(jīng)理。本次活動得到了媒體的廣泛關(guān)注。當(dāng)?shù)卣矊Υ水a(chǎn)生了濃厚的興趣。該公司也向當(dāng)?shù)卣l(fā)出了邀請。由副市長代表參加。市長由于有另外一個活動，不能確定。展銷會即將開始時，市長卻來到了。各嘉賓已經(jīng)在臺上就座。但發(fā)現(xiàn)沒有市長的名臺和座位，會議主辦方十分尷尬。點評：該公司應(yīng)實現(xiàn)考慮好領(lǐng)導(dǎo)的到來可能性。即使不來，也要做好物品的準(zhǔn)備工作。案例七海潮公司正在召開新產(chǎn)品質(zhì)量鑒定會，會務(wù)秘書黃嘉正在會務(wù)組值班室值班，這時進來一位西裝革履的先生，聲稱要找一位鑒定專家有事，黃嘉便讓他自己到會場去找，這時，一個工作人員匆匆跑來，告訴她會議的電源插口有了問題，讓她快找公司的電工師傅，黃嘉說：“今天是周六，我哪知道他在哪??？”于是，便不再管。過了一會兒，她看了看表，快下午5：00了，估計不會再有什么事，便離開了公司。點評：會議的值班工作是一項重要和嚴(yán)肅的工作，值班人員要以認真負責(zé)的態(tài)度做好工作，不能脫崗，不能推諉責(zé)任。在值班時，手邊要有相關(guān)人員的通訊錄。案例八在公司召開新聞發(fā)布會期間，秘書鐘苗與媒體進行了良好的溝通。她在會前為記者安排了一個介紹會，準(zhǔn)備了詳盡的會議材料，專門辟出場地以供攝影攝像，并且給了記者充分的提問時間。發(fā)布會很成功，媒體的報道內(nèi)容翔實，很有說服力，在社會上引起了較大的反響。點評：會議期間一定要注意接待好新聞媒體，讓記者能夠有充分的機會與時間了解相關(guān)信息，為記者的報道提供了方便。案例九 華夏企業(yè)協(xié)會舉辦了“華夏公司融資操作研討會”，此次會議邀請了國內(nèi)一批頂尖的經(jīng)濟學(xué)家、管理學(xué)家到場發(fā)表演說，各大媒體聞風(fēng)而動，齊聚會場。秘書鄧林負責(zé)會議的信息宣傳工作。她因事先對情況估計不足，當(dāng)許多記者向她索要新聞稿、宣傳資料、專家講座大綱時，無法滿足對方的要求，協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)向她詢問各大媒體對會議的報道情況時，她也沒有做好簡報收集、留齊各種資料，無法為領(lǐng)導(dǎo)提供適用的信息。點評：作為會議期間負責(zé)信息工作的秘書，應(yīng)該為記者準(zhǔn)備好新聞稿、宣傳資料、專家講座大綱等材料。在會議期間，還要及時做好簡報收集，留齊各種資料，為領(lǐng)導(dǎo)提供適用的信息。案例十風(fēng)雷公司在2002年末召開了改革企業(yè)管理制度新春座談會，會上各個部門的職工代表就如何改革現(xiàn)有的企業(yè)管理制度紛紛獻計獻策，公司總經(jīng)理在做會議總結(jié)之前，讓秘書許茹收集會議各方面的信息，許茹從簡報、會議記錄和群眾來信中搜集了一些資料，但總經(jīng)理卻認為她沒有能夠提供一些反饋信息，希望她能改進這方面的工作。點評：許秘書在掌握會議反饋信息搜集途徑方面不夠全面，因此所收集的信息量不夠。許茹應(yīng)擴大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。案例十一某公司日常管理比較混亂，秘書沒有將公司會議記錄立卷歸檔，經(jīng)常發(fā)生找不到會議文件資料的事情。一次，公司與合作方經(jīng)過幾次協(xié)商，雙方簽署了一個項目的合作意向。不久，雙方約定再次商談并簽訂正式文本。然而，當(dāng)需要簽署意向書時，秘書在自己所保存的文件中無論如何也找不到了。當(dāng)合作方聽說此事后，中止了與該公司的合作。點評：秘書在收齊會議文件后，應(yīng)及時整理會議相關(guān)文件，加工、修改與會人員的討論稿，根據(jù)需要形成決議紀(jì)要或會議紀(jì)要。會議文件資料的立卷歸檔原則上是一會一卷，便于日后查找、利用。案例十二開具發(fā)票時有出入怎么辦？公司員工小張去某城市參加全國電子產(chǎn)品交流會，會期一周。按照會議通知，他交了1600元的會務(wù)費，組織方開具了發(fā)票。小張回來報銷時，財務(wù)處說發(fā)票無效不予報銷，原因是發(fā)票上缺少財務(wù)章。小張馬上與會務(wù)組織聯(lián)系，幾經(jīng)周折才聯(lián)系上，對方稱他們的發(fā)票是正式的，不可能沒有財務(wù)章。讓小張將發(fā)票寄給他們，如果確實有問題愿意承擔(dān)責(zé)任?？荚嚢删庉嬚?點評：發(fā)票是報銷的憑證。發(fā)票開具應(yīng)按照規(guī)定的時限和順序，逐欄、全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋單位財務(wù)印章和發(fā)票專用章。不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務(wù)報銷憑證，任何單位和個人有權(quán)拒收。案例十三會議決定事項的催辦。一段時間以來，某公司的一些會議決定遲遲得不到落實，有的部門因?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)處理問題持有異議，故意將會議決定拖延。這使領(lǐng)導(dǎo)非常撓頭。為解決此種被動狀況，秘書協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)層層開會，首先對一些問題加以澄清，統(tǒng)一了認識，從而疏通了信息決辦環(huán)節(jié)。點評：傳達落實會議精神是秘書的重要職責(zé)之一。會后的檢查催辦是會后工作中不可缺少的重要內(nèi)容?？梢远卮贂h精神落到實處。如果落實環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，應(yīng)及時疏通。第二篇：秘書四級資料——辦公室管理部分辦公室事務(wù)與管理鑒定要點與重點提示一、鑒定要點掌握對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進行安全檢查的方法；做好信息的保密工作；能夠處理日常辦公事務(wù)，如安排值班、履行報銷手續(xù)、零用錢的管理、印章及介紹信的管理；辦公設(shè)備和辦公用品的發(fā)放和管理；編制時間表的方法；管理領(lǐng)導(dǎo)和自己的工作日志；熟悉文書形成與處理的基本程序。二、重點提示1．對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進行安全檢查，改進辦公環(huán)境(1)安全檢查的方法1)確定檢查周期。2)發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除或減少危險。3)發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，有責(zé)任和義務(wù)報告、跟進、直到解決。4)發(fā)現(xiàn)隱患，認真填寫“隱患記錄及處理表”。(2)健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求1)建筑堅固安全、光線充足、溫度適宜、布局注意通風(fēng)。2)辦公室空間適當(dāng)、噪聲要低。3)辦公用品和設(shè)備要滿足工作、安全要求。4)設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施和設(shè)備。5)飲用水符合健康安全要求。2．做好信息的保密工作(1)口頭信息的安全保密工作1)不要在組織內(nèi)部、外部談?wù)摫桓嬷挠嘘P(guān)單位的保密信息。2)在沒有確認對方身份前，不要通過電話、手機、答錄機等給出保密信息。3)只向來訪者提供組織允許提供的信息。4)按會議要求傳達會議信息。(2)紙面信息的安全保密工作1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要歸類，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。2)離開辦公室時，要把保密文件鎖入抽屜或柜子；用郵件發(fā)送保密信息要注有“秘密或保密”；高密級信息由工作人員親自送交收件人。3)當(dāng)傳真保密信息時，應(yīng)使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等候在傳真機旁。4)極為重要但不經(jīng)常使用的紙面信息可制成微縮膠片，保存到銀行保險柜里；不再需要的保密文件要銷毀。(3)電子信息的安全保密工作1)計算機顯示器應(yīng)放置在別人看不到屏幕的地方；打印保密材料時要人不離機。2)在提交電子信息前要向上級核對，不能給未被授權(quán)的人；有保密信息的軟盤不應(yīng)帶出單位。3)使用密碼保護計算機數(shù)據(jù)，密碼應(yīng)經(jīng)常更換；不要隨意安裝借來的程序，經(jīng)常查毒、殺毒；重要文件要做備份。3．安排值班工作，編制值班表(1)值班工作的主要內(nèi)容：記好值班電話記錄；記好值班接待記錄；記好值班日記；做好信息傳遞。(2)值班表包括的內(nèi)容1)列出值班時間期限和具體值班時間。2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點、負責(zé)人或帶班人姓名、替班人姓名。3)用簡短的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容和人員缺勤的備用方案。(3)值班管理制度的主要內(nèi)容：信息處理制度，崗位責(zé)任制度，保密制度，交接班制度。4．零用現(xiàn)金的管理辦公室中設(shè)立一筆零用現(xiàn)金或稱作備用金，用以支付本市交通費、郵資、接待用茶點費、停車費和添置少量的辦公用品。(1)秘書必須建立一本零用現(xiàn)金賬簿。(2)需要使用零用現(xiàn)金時，應(yīng)填寫“零用現(xiàn)金憑單”，秘書要認真核對零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)授權(quán)人審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給需用者。(3)秘書要認真核對領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致，將發(fā)票等證據(jù)附在零用現(xiàn)金憑單后面。(4)每當(dāng)支出一筆現(xiàn)金，秘書均須及時在零用現(xiàn)金賬簿上記錄。(5)當(dāng)支出的費用到一定數(shù)額后或月末，秘書到財務(wù)部門報銷并將現(xiàn)金返還進行周轉(zhuǎn)。5．商務(wù)費用報銷(1)申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，經(jīng)組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。(2)一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費用申請報告或費用申請表提交財務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；另一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。無論是使用支票還是現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票。(3)商務(wù)工作結(jié)束后，申請者應(yīng)將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門。(4)如計劃的費用需要超出時，應(yīng)提前向領(lǐng)導(dǎo)報告，在得到批準(zhǔn)后，超出的部分才可報銷。6．公文形成的過程交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印。7．公文處理的基本程序簽收→登記→擬辦→批辦→承辦(閱讀)→交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印→登記→發(fā)文→立卷→歸檔→銷毀。8．文書立卷、歸檔及銷毀(1)立卷的范圍：已經(jīng)辦理完畢、具有查考價值的文件材料。(2)立卷的工作程序：檢查整理立卷的文件一鑒別區(qū)分保管期限一具體組卷一拆除裝訂障礙一修補不合規(guī)范的文件一編寫頁號一登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》一擬定案卷標(biāo)題一裝訂成卷一填寫案卷封面一案卷排列與編號一編制《案卷目錄》一編寫歸檔號。(3)公文案卷歸檔：文書部門將立好的案卷定期向檔案部門移交，以便集中保管。(4)公文銷毀1)銷毀的范圍：是指已辦畢的沒有歸檔和存查價值的公文。2)銷毀的程序：是由文秘部門對已辦畢的公文進行鑒定；確認應(yīng)銷毀的文件后，逐件核定造冊；將銷毀文件目錄送主管領(lǐng)導(dǎo)人審查簽批；在有關(guān)人員監(jiān)督下送往指定地點銷毀。3)銷毀的方式：包括焚燒、粉碎、重新制成紙漿。9．印章及介紹信的管理(1)印章的管理1)秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章、單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章、秘書部門的公章。2)印章的作用：標(biāo)志作用、權(quán)威作用、法律作用、憑證作用。(2)介紹信的管理：介紹信是用來介紹被派遣人的姓名、年齡、身份、接洽事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。出具介紹信要經(jīng)過單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。10．辦公設(shè)備和辦公用品的進貨與保管(1)辦公設(shè)備和辦公用品的接收程序1)核對貨物，如數(shù)量不對應(yīng)立即通知采購部門。2)接收情況應(yīng)輸入到庫存卡的接收項中，并及時更新庫存余額。3)按規(guī)定存放好物品，確定物品發(fā)放人。(2)庫存保管的措施1)儲藏間或物品柜要上鎖，以保證安全。2)各類物品要貼上標(biāo)簽，標(biāo)明類別和存放地。3)新物品置于舊物品的下面或后面；體積大、分量重的放置在最下面；體積小和常用的物品放在較大物品的前面。4)儲藏間要有良好的通風(fēng)和照明。11．辦公設(shè)備和辦公用品的庫存記錄(1)庫存控制卡的內(nèi)容：項目；單位；庫存參考號；日期；最大庫存量；再定貨量；最小庫存量；接收(進貨卡)；發(fā)放(出貨卡)；余額(庫存卡)。(2)庫存記錄的目的1)資金不被不必要的庫存占用。2)空間不被用來儲存不必要的貨物。3)監(jiān)督個人和部門對物品的使用。4)保持充足的庫存。5)監(jiān)督偷竊和破壞造成的損失。6)可利用準(zhǔn)確的庫存進行估價。12．編制時間表的方法(1)時間表是管理時間的一種手段。它是將某一時間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時間表的進程行動，有效管理時間、保證完成任務(wù)的簡單方法。(2)編制時間表的方法1)根據(jù)需求確定編制時間的周期。2)收集并按時間順序列出該階段所有工作、活動或任務(wù)，如活動之間有矛盾應(yīng)及