【文章內(nèi)容簡介】 牽涉到 單位主管提出的財會分析要求，牽涉到內(nèi)部組織機構(gòu)提出會計報告的要求，也牽涉到一定的外部單位。這一工作需要總會計師、財務(wù)負責(zé)人以及信息系統(tǒng)設(shè)計人員共同承擔(dān)。 、經(jīng)濟業(yè)務(wù)開始發(fā)生 會計信息來源的主要渠道是本單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù)狀況開始運動，資金流通、周轉(zhuǎn)、審核、分類隨之而來。信息來源的主要標(biāo)志是原始單據(jù)的接踵而至。這些原始單據(jù)如果是從外部單位來的，大都表現(xiàn)為發(fā)票；從銀行來的表現(xiàn)為支票往來；從內(nèi)部機構(gòu)來的大都表現(xiàn)為原始記錄數(shù)據(jù)文本。 按照人工會計原理，原始文件不能直接入帳，它還需要經(jīng)過會計審核 ，然后編制記帳憑證，給當(dāng)事人簽字、審核簽字、校核簽字等一系列手續(xù)，這一記帳憑證才能有效。 有了記帳憑證，帳戶處理才有了依據(jù)，記帳工作才能開始。 這一階段的工作，牽涉到經(jīng)濟業(yè)務(wù)經(jīng)手人、會計、審校、出納、校核等業(yè)務(wù)人員。 、帳務(wù)處理 有了記帳憑證，一般過幾天或當(dāng)天，需要把所有憑證記錄的內(nèi)容，按憑證分類進行按科目歸集計算，其目的是看這些發(fā)生金額能否將來源類科目與占用類科目取得平衡，每一科目發(fā)生的金額是多少。如果資金來源科目總發(fā)生額與資金占用和類科目總發(fā)生額相等，這批憑證可以交到記 帳會計手里，進行帳戶登記工作，即記帳。如果發(fā)現(xiàn)兩類科目發(fā)生額 15 不相等，則對這些憑證需要查找原因，并進行校正工作，然后再次進行憑證歸集計算，直至平衡為止。 記帳工作是一項極其麻瑣、仔細而又單調(diào)的工作。由于經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生量大，雖然已經(jīng)過記帳憑證的初步歸集分類，但是把每筆業(yè)務(wù)詳細而又簡單扼要登到帳本上，還不時地需要去翻閱原始單據(jù)或原始文件，來描述業(yè)務(wù)情況，這確實是令人疲勞的工作。 、歸集計算 會計帳頁，每本第一面除特殊一些帳本外，都需要記錄上年本帳戶的余額。每頁第一行記錄前頁的發(fā)生額、余額結(jié) 轉(zhuǎn)；每頁結(jié)尾要記下本頁的發(fā)生額、余額的合計值。到每月結(jié)尾要寫出本月發(fā)生額合計值和余額合計值。 由于業(yè)務(wù)量大，牽涉帳戶、科目多，這項計算工作量極其繁重，并要有多個會計才能完成。 對于現(xiàn)金帳戶、銀行帳戶，歸集計算需要每天進行，這些帳戶的工作牽涉到現(xiàn)金出納現(xiàn)金保管和現(xiàn)金管理會計。 、對帳業(yè)務(wù) 當(dāng)帳戶形成之后，會計工作量并不是完了，相反，登帳完成以后的工作事務(wù)還非常多。對帳是其中重要的部分。 需要對帳的帳戶，分為內(nèi)部單位組織的對帳和外部單位的對帳。內(nèi)部單位一般是與物資、材料 、倉庫、運輸、行政機構(gòu)、經(jīng)濟承包核算單位等等；外部單位主要是與銀行的往來帳戶、外部投資單位帳戶、購銷單位的帳戶等等。 對帳業(yè)務(wù)是一種會計監(jiān)督方法，它既可以防止帳目的錯誤，也是有效地防止經(jīng)濟犯罪的有效途徑。 、報表編制 在會計業(yè)務(wù)中，記帳憑證是對原始單據(jù)或原文本的一次歸集提煉，匯總計算又是對發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)一次歸集提煉，報表是再一次對資金來源、應(yīng)用、管理過程的歸集提煉。 主管部門在設(shè)定報表內(nèi)容時，其重要的目的是為了國家的財政狀況統(tǒng)計、分析服務(wù)。這種統(tǒng)計、分析需要經(jīng)過逐層的統(tǒng)計工 作才能作出。 基層單位的會計年度決算報表和每月的上報報表的工作量是相當(dāng)大的。當(dāng)人工會計管 16 理時，由于人工能力和精力的限制，因此許多數(shù)據(jù)不能直接從帳目中取到，而要經(jīng)過二次甚至三次、四次的再加工才能得出，這樣取得的報表數(shù)據(jù)，不但工作量大，而且精確度也差。因為在分離出來的數(shù)據(jù)中，包含了許多主觀因素以及一些人為的“旨意”。為了使報表數(shù)據(jù)真實反映企事業(yè)的資金狀況，不論人工會計或計算機代替人工，工作量大，技術(shù)也較復(fù)雜。 報表編制工作一般由主管會計師、財務(wù)負責(zé)人和資深會計完成。 、會計分析 會計分析業(yè)務(wù)是對本單位進行控制的一種方法。根據(jù)帳戶記載、運用會計核算原理和單位內(nèi)部各類機構(gòu)的要求，對資金來源、費用、成本、收益、盈利、稅務(wù)情況、資產(chǎn)、各類消費、分配等進行分析計算，產(chǎn)生各種分析報表或表格，提供給單位的主管生產(chǎn)、經(jīng)濟事務(wù)的負責(zé)人，使他們適時地調(diào)整各種費用，或開辟資金來源，對單位的經(jīng)營方針作出決策。 會計分析工作由財務(wù)負責(zé)人提出要求，資深會計完成，主管會計師監(jiān)督執(zhí)行。在手工會計方式下，這是極其困難的一項工作，一項比較全面的生產(chǎn)成本分析，往往要滯后帳務(wù)結(jié)算 2至 3個月后才能得出。 、各類專業(yè)會計主管業(yè)務(wù) 會計工作的管理對象，決定了他們工作內(nèi)容的巨大差別，這些差別的存在，影響了一個會計信息系統(tǒng)的建立、維護和應(yīng)用見表 41。 從表 41中可粗略地看出，這三類的會計核算，在信息需求上相差甚遠。由于主要管理對象內(nèi)容的差別，導(dǎo)致了在會計部門，開始制定這些核算內(nèi)容實現(xiàn)的方式上就有很大差別。還可以通過他們的帳戶和科目設(shè)置，進一步地了解行業(yè)內(nèi)的會計管理的差異。 17 比較內(nèi)容 工業(yè)會計 基本建設(shè)會計 預(yù)算會計 記帳方法 借貸或增減 借貸或增減 借貸或收付 核算主要內(nèi)容 1。 固定資產(chǎn)及固定基金管理 2。 流動資產(chǎn)及流動基金 3。 生產(chǎn)費用及產(chǎn)品成本 4。 銷售 5。 利潤及利潤分配 6。 專項資產(chǎn)及專項資金 7。 基建借款及專項借款 1。 概算管理 2。 預(yù)算 3。 投資額 4。 利息 5。 周轉(zhuǎn)材料 6。 工程成本 7。 完工決算 1。 總預(yù)算會計管理 2。 單位預(yù)算 3。 全額預(yù)算 4。 差額預(yù)算 5。 預(yù)算包干 6。 自收自支 帳戶設(shè)置 企業(yè)核算帳戶 基建核算帳戶 事業(yè)行政帳戶 報 表 企業(yè)類 基建施工類 事業(yè)、行政類 表 41 幾種專業(yè)會計信息源比較 、業(yè)務(wù)流程 盡管各類會計管理對象、管理方式和管理標(biāo)準(zhǔn) 不同，但是會計已是一個管理的科學(xué)分支，他有完整的管理體系，不管是哪一個行業(yè)和哪一個部門，這一體系在具有管理、互相制約、監(jiān)督、應(yīng)用等一系列功能上都是相同的。通過圖 41總結(jié)人工會計核算的業(yè)務(wù)流程。該流程是設(shè)計計算機會計信息系統(tǒng)近期功能的基礎(chǔ)。 18 確定記帳 ?方 法科目帳戶設(shè) 置原始憑證 審 核 記帳憑證審 核 資金平衡 登記總帳 登記明細帳現(xiàn)金管理總帳分類帳歸集計算資產(chǎn)管理特殊核算報表對帳處理會計分析平衡不平衡 圖 41 人工業(yè)務(wù)會計流程 、組織機構(gòu) 所有單位的財務(wù)機構(gòu)，配置與職責(zé)分工明確，同時與外部聯(lián)系也極其頻繁，搞清這些關(guān)系，對我們的會計信息系統(tǒng)設(shè)計成功與否密切相關(guān)。 A．內(nèi)部組織 財務(wù)單位內(nèi)部人員一般分工如下。 (1)財務(wù)主管：負責(zé)財務(wù)單位內(nèi)全部事務(wù)的計劃安排。如人員分工，財務(wù)管理和會計核算的規(guī)章制度，上傳下達主管行政部門有關(guān)政策，會計方法的審定，帳戶和科目設(shè)置的審定，資金的計劃和分析，決算工作的安排，與外部單位關(guān)于資金事務(wù)的磋商、處理，向主管負責(zé)人總結(jié)報告本單位重要的資金盈虧、消耗、集資、各項費用、成本，提出本單位資金籌集規(guī)劃、開拓財源的建議等。 (2)總會計師：他是單位領(lǐng)導(dǎo)成員。他負責(zé)企事業(yè)財務(wù)計劃、信貸計劃和會計報表的 19 簽署；會簽企業(yè)的生產(chǎn)、物資供應(yīng)、產(chǎn)品 銷售、技術(shù)措施、基本建設(shè)等計劃，主要經(jīng)濟合同的審查；檢查計劃、經(jīng)濟合同的執(zhí)行情況、考核生產(chǎn)經(jīng)營成果；組織有關(guān)部門編制財務(wù)計劃，落實完成計劃的措施，對問題提出改進辦法；建立各級經(jīng)濟核算、活動分析制度；監(jiān)督本單位執(zhí)行國家財經(jīng)政策、法令、制度、遵守財經(jīng)紀律。 (3)審核會計：由業(yè)務(wù)熟練的會計承擔(dān)。審查每筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否符合財會制度，審查記帳憑證是否正確，發(fā)生額是否符合會計方法，資金平衡控制是否達到。 （ 4）會計員：負責(zé)記帳、算帳、報帳工作，執(zhí)行財務(wù)計劃、預(yù)算。根據(jù) 業(yè)務(wù)量大小，會計員一般由多人承擔(dān)，每 位會計員分工負責(zé)幾個帳戶，在行情況，編制月報、年報。 (5)出納：專門負責(zé)現(xiàn)金記帳，做好現(xiàn)金的對帳，每日結(jié)帳，出現(xiàn)金報告單及與銀行的對帳。 (6)現(xiàn)金保管員：負責(zé)現(xiàn)金保管，做好支票、現(xiàn)金發(fā)放登記帳戶，現(xiàn)金的收、付記錄，與有關(guān)會計的對帳，每日結(jié)算現(xiàn)金的收、支報告。 B．外部單位 這里的外部單位有兩種意義，一種是指與財務(wù)單位同級的在一個大企、事業(yè)內(nèi)的單位；另一種是指企、事業(yè)之外的單位。這些單位涉及與財務(wù)的事務(wù)十分密切，也就是信息交換很頻繁，有許多是與我國的行政體制密切相關(guān)的，也與 企、事業(yè)本身的組織機構(gòu)密切相關(guān)，可列舉如下： 銀行：企、事業(yè)本身資金來源、費用支出、所有涉及單位經(jīng)濟事務(wù)都與銀行相關(guān)。 物資：購買、消耗的對帳。 材料：購買、消耗的對帳。 行政機構(gòu)：管理費用的收取、消耗，房屋建筑費用撥款、損耗，房租、水電、醫(yī)療、保險、福利費用、公益捐款等。 稅務(wù)機關(guān)：各類稅款的交納、對帳。 人事：勞動工資對帳，工資額升降，勞保費用發(fā)放對帳等。 審計：審核財會制度、帳目、稅收完成情況等。 [9] 20 系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu) 、系統(tǒng)模塊構(gòu)成 主要包括五個子系統(tǒng)。下面簡單介紹一下各子系統(tǒng)的主要功能和適用范圍： [10] A、帳務(wù)處理子系統(tǒng) 在本子系統(tǒng)中可以任意設(shè)置各自的帳戶體系及各種工作方式，然后輸入記帳憑證，即可完成分類、匯總、自動轉(zhuǎn)帳、對帳等各項核算任務(wù)，建立企業(yè)的資金運動和財務(wù)成果數(shù)據(jù)庫，輸出各種日記帳、分類帳、總帳、科目匯總及各種清單，滿足用戶的各種查詢。這個子系統(tǒng)不依賴于任何特殊的帳戶體系，故可適用于任一以記帳憑證為原始數(shù)據(jù)、采用借貸記帳法的核算形式。 B、報表編制子系統(tǒng) 在本子系統(tǒng)中可以對報表的性質(zhì)、報表從帳戶取得數(shù)據(jù)的 來源、報表勾稽關(guān)系、下屬單位等進行描述，由系統(tǒng)自動地從帳務(wù)處理子系統(tǒng)所更新的資金運動和財務(wù)成果數(shù)據(jù)庫中取得本企業(yè)的報表數(shù)據(jù)；然后，再與從鍵盤或磁盤輸入的下屬單位的報表數(shù)據(jù)匯總，并自動進行勾稽關(guān)系校核后，產(chǎn)生上報給上級的財務(wù)報表。同時，將各下屬單位及匯總后的報表儲存起來，滿足用戶經(jīng)常性的查詢，提供經(jīng)濟活動分析所需的原始數(shù)據(jù)。這個子系統(tǒng)能夠適用于供電企業(yè)。 C、工資核算子系統(tǒng) 在本子系統(tǒng)中可以對本單位的機構(gòu)層次、工資項目數(shù)目、名稱、打印寬度、非原始項及其來源、統(tǒng)計口徑等進行描述，由系統(tǒng)自動建立整個工資模 式。然后，輸入和修改個人的工資數(shù)據(jù)、各級機構(gòu)的編號名稱，系統(tǒng)計算和匯總后，打印輸出各種工資發(fā)放表、匯總表、票值表、統(tǒng)計表、個人工資條等，并滿足各種查詢。這個子系統(tǒng)可適用于任一企事業(yè)單位。 D、固定資產(chǎn)核算子系統(tǒng) 在本子系統(tǒng)中可設(shè)定各固定資產(chǎn)的分類及其屬性，由系統(tǒng)根據(jù)記帳憑證的內(nèi)容對各分類的原值進行更新，并按分類折舊率計提折舊、制作自動轉(zhuǎn)帳憑證；同時，對原值和折舊額加以匯總，打印輸出固定資產(chǎn)分類明細清單，滿足各種查詢。這個子系統(tǒng)適用于所有按照分類折舊率計提折舊的企業(yè)。 E、系統(tǒng)維護子系統(tǒng) 21 系統(tǒng)維護包括帳套的設(shè) 置、系統(tǒng)初始化及操作員管理等。 、系統(tǒng)模塊詳細劃分 前面已經(jīng)規(guī)劃了財務(wù)系統(tǒng)的主要模塊，接下來將對這些模塊做詳細的分析設(shè)計。 每個子系統(tǒng)的詳細功能規(guī)劃如下： P帳務(wù)管理 憑證處理 增加憑證 修改憑證 審核憑證 憑證記帳 憑證匯總 憑證查詢 打印帳本 明細帳 三欄明細帳 多欄明細帳 總分類帳 日記帳 現(xiàn)金日記帳 銀行日記帳 對帳 建立對帳帳戶 輸入期初數(shù)據(jù) 輸入對帳單數(shù)據(jù) 對帳處理 結(jié)帳 報表 固定式報表 22 自定義報表 定義報表名稱 設(shè)置報表勾稽關(guān)系 打印報表 P工資核算管理 系統(tǒng)設(shè)置 工資項目設(shè)置 工資數(shù)據(jù) 增加工資 修改工資 查詢 多種組合條件查找 按統(tǒng)計口徑查 費用分配 報表打印 打印個人工資條 打印工資匯總表 P固定資產(chǎn)管理 固定資產(chǎn)操作 增加固定資產(chǎn) 修改固定資產(chǎn) 固定資產(chǎn)入帳 固定資產(chǎn)查詢 折舊計算 打印 固定資產(chǎn)核算卡 固定資產(chǎn)明細帳 固定資產(chǎn)計提明細表 固定資產(chǎn)折舊計算表 子系統(tǒng)維護 23 定義往來單位 定義固定資產(chǎn)類別 固定資產(chǎn)報廢 P系統(tǒng)維護 帳套維護 系統(tǒng)初始化 會計科目初始化 設(shè)置清理帳戶 設(shè)置憑證種類 總帳數(shù)據(jù)初始化 固定資產(chǎn)初始化 系統(tǒng)設(shè)置 修改會計科目 用戶權(quán)限設(shè)置 口令設(shè)置 日志處理 24 結(jié) 論 通過本項目的設(shè)計，讓我學(xué)會了