【文章內容簡介】 之所以存在上述種種問題,很大程度上來源于歷史上長期粗放式管理形成的遺留問題積淀,還有一部分源于現(xiàn)有體制的不完善之處?針對固定資產管理中存在的種種問題,應進一步健全和完善固定資產管理體制? 實施電算化管理,按照預算單位固定資產分類與代碼進行固定資產管理分類由于近年行政事業(yè)單位的固定資產數(shù)量及金額增長迅猛,規(guī)模龐大,種類繁多,各項管理工作僅靠傳統(tǒng)的手工管理?手工統(tǒng)計已遠不能適應工作的要求,必須實現(xiàn)電算化管理,將固定資產的購建?決算?核算?處置?報廢等各項業(yè)務予以反映,實現(xiàn)固定資產的電子化管理與實時監(jiān)控?完善的固定管理系統(tǒng)將有助于政府管理機構實時掌握固定資產信息,提高管理工作的時效性和透明度?同時,在實現(xiàn)核算電算化的前提下,建議取消手工固定資產明細賬和總賬,提高工作效率?但目前固定資產電算化核算方面最大的問題就在于固定資產科目設定問題上?目前,通常的做法是根據(jù)行政單位財務規(guī)則規(guī)定將固定資產分為房屋及建筑物?一般設備?專用設備?文物和陳列品?圖書?其他固定資產六大類?在對房屋及建筑物?文物和陳列品?圖書的分類中一般不容易產生差異,但在一般設備?專用設備?其他固定資產的分類中則產生了不少的差異?兩個單位的固定資產分類,一個為行政機關單位,一個為事業(yè)單位(學校),從科目編碼上就有不同,各個單位對專用設備與一般設備的分類也不盡相同,對某些單位是專用設備,對另一些單位又屬一般設備,如幻燈機,在學校為專用教學設備,在大部分行政單位為一般辦公設備?另外,單位自己分類明細,編碼也多有重復,電腦與電腦微機就在專用設備與一般設備中重復出現(xiàn)?作者認為,在實務中要按照預算單位固定資產分類與代碼目錄(根據(jù)GB/T1488594摘編整理)作為固定資產卡片管理的分類依據(jù)更為可行?因該目錄將固定資產分為四大類:(1)房屋及構筑物類。(2)交通運輸工具類。(3)通用設備類。(4)專用設備類?每大類的分類非常細致清楚,比人為分類更科學?合理?由其對容易造成差異的分類項進行了明細分類,對專用設備更是按行業(yè)類別分為醫(yī)療衛(wèi)生類?廣播電視類?科研類?文化體育類?新聞出版?公安政法及其他類?目前,市面上已有不少固定資產軟件的編碼就是以此為依據(jù)的?另外,按預算單位固定資產分類與代碼目錄的另一大好處即是可自動導出清產核資數(shù)據(jù),因日常就按此分類與代碼做賬,清查時就可事半功倍?如無固定資產管理軟件,則根據(jù)預算單位固定資產分類與代碼目錄建立會計科目與之對應,也會為固定資產核算?管理帶來極大的方便? 建立與辦公自動化系統(tǒng)相連接的固定資產管理模塊會計信息系統(tǒng)在信息技術的推動下必將從封閉走向開放,從桌面走向網(wǎng)絡?辦公自動化系統(tǒng)的構建和應用,能及時?迅速地獲取單位管理運行及實時變動的情況,使各部門之間協(xié)調配合,進行辦公業(yè)務操作處理,做到有效地處理和利用信息?本文僅以會計固定資產管理模塊在辦公自動化系統(tǒng)中的應用進行探討?固定資產管理軟件模塊通常僅在財務部門進行核算,為核算型軟件,但隨著社會發(fā)展與科技進步導致會計信息系統(tǒng)向財務業(yè)務集成階段發(fā)展?在財務工作中固定資產管理軟件主要功能為核算資產數(shù)據(jù),包括財產登記?登記財產卡片?財產單據(jù)?生成資產憑證?資產賬簿(財產明細表?財產匯總表)等?而財產采購?財產處置?安全控制及財產登記中的驗收登記?領用登記等數(shù)據(jù)在財務軟件中很難連貫地反映出來,而在整個固定資產管理中會涉及單位所有人員,為完成固定資產管理功能,不同部門人員和同一部門人員,經常會發(fā)生個人與個人之間?個人與部門之間的交互關系,并需要對某項事務進行合作處理?所以,必須借助辦公自動化系統(tǒng)與財務固定資產管理軟件相結合,才能使各類數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)共享,從而大幅度地提高財政部門的數(shù)據(jù)管理能力和運用效率?而整個固定資產管理軟件模塊主要功能應包括:財產采購?財產登記?財產處置?安全控制等功能?但如何實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的結合及數(shù)據(jù)的交換,各類數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)共享,我認為可通過以下實際應用的方案來予以解決?將所有資產的驗收?登記?領用?查詢數(shù)據(jù)工作均在辦公自動化系統(tǒng)中的資產管理模塊完成?在資產驗收保存時直接生成領用單并登記財產附件?圖片等資料,并進行驗收單據(jù)?標簽?卡片打印?在辦公自動系統(tǒng)中可以按資產的名稱?類別?登記時間?資產狀況進行組合查詢?資產分配給各使用部門?使用人員,以便相關的資產負責人可以隨時查閱當前資產使用的狀況?包括資產的借用?部門間資產的調撥?資產贈送等詳細記錄?同時,財產管理軟件增加導入模塊:由辦公自動化系統(tǒng)在導入財產管理軟件前根據(jù)行政單位財務規(guī)則第二十六條關于固定資產單位價值及其他的規(guī)定標準條件,自動將資產數(shù)據(jù)分成固定資產數(shù)據(jù)及材料?低值易耗品數(shù)據(jù)兩部分,并提供數(shù)據(jù)結構導入至財產管理軟件中?財產管理軟件中進行變動數(shù)據(jù)的審核?登記或更新財產卡片?自動編制分錄?結賬?財產明細表?財產匯總表?打印財產數(shù)據(jù)?查詢財產數(shù)據(jù)?資產盤點等工作?行政事業(yè)單位固定資產管理系統(tǒng)工作流程圖如下圖所示?通過辦公自動化系統(tǒng)及財產管理軟件的分功能管理,資產數(shù)據(jù)根據(jù)既定的軟件程序和規(guī)則自動生成資產卡片?會計憑證?報表等,會計人員只需要維護相應的分類和匯總機制,就可實現(xiàn)從數(shù)據(jù)采集到數(shù)據(jù)輸出的全部工作,大大減少了會計人員基礎工作量?資產數(shù)據(jù)通過導入時的劃分,進行了資產的分類,在進行資產管理時就可分重點?分層次的管理?資產數(shù)據(jù)通過一次錄入的數(shù)據(jù)同時被辦公自動化系統(tǒng)和財產管理軟件所共享,完成了幾個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集和規(guī)范,在這種模式下,所有數(shù)據(jù)來源一致,劃分口徑統(tǒng)一,從不同的層面進行數(shù)據(jù)分析產生的結果也是一致的?數(shù)據(jù)采集能夠實現(xiàn)與交易事件發(fā)生?發(fā)展同步,真正達到實時反映資產的實際狀態(tài)? 完善資產管理機制完成固定資產管理的各項工作必須建立起有效的管理機制,以促進管理目標的實現(xiàn)?完善固定資產管理方面的機制必須受到政府相關領導的重視與認可,具體措施如下:各預算單位設定固定資產管理工作崗位人員責任制,財政部門也應設立監(jiān)督預算單位固定資產管理工作崗位人員責任制,提高管理人員的素質要求,定期由政府的財政部門進行檢查?考核,考核結果作為固定資產管理工作崗位人員提拔?任用等的依據(jù)。將固定資產管理水平作為管理責任人審計的重要一項等? 加強固定資產的盤點及處置工作根據(jù)行政單位會計制度第三章資產的規(guī)定,固定資產應每年盤點一次?但實際工作中,固定資產的盤點往往由于年終人手少?工作繁雜而未進行?所以,固定資產的盤點工作必須認真落實,從制度?時間?人手?領導抓起,對發(fā)現(xiàn)的賬實不符?盤盈?盤虧的固定資產及時進行處理?應建立切實可行的預算單位盤點?處置機制,并嚴格執(zhí)行,落實到人?積極處理好閑置固定資產,引入資產評估程序,進行競價出售?拍賣等公開?透明方式回收資金,或依法按政策捐贈邊遠地區(qū)等方式使國有資產保值?增值,提高固定資產的質量,保證會計信息真實?可靠?政府的財政部門也應建立固定