【文章內(nèi)容簡介】 科技部及本人、報刊雜志等途徑收集本局職工的發(fā)明、科研成果及有重大影響的論文、著作等的目錄． 通過局勞動人事部、工會收集職工更改姓名、民族、出生年月、國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等有關(guān)材料：個人申請、組織審查報告及所依據(jù)的證明材料、上級批復(fù)及職工離、退休審批材料等。 通過局工會、安全保衛(wèi)部等部門收集死亡職工的悼詞、公開報道、非正常死亡的 調(diào)查報告等材料。 人事檔案具體歸檔范圍按中共中央組織部制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》執(zhí)行。 歸檔要求和時間 凡需要歸檔的人事材料，由各主管部室負責收齊，確認無誤后，填寫移交清冊一式二份，經(jīng)部室領(lǐng)導(dǎo)審簽后，交局人事檔案室歸檔。 凡需要歸檔的人事檔案任何人都不得擅自保存，更不得據(jù)為已有，必須主動向局人事檔案室移交。 各部室移交人事檔案時，必須詳細填寫登記表一式二份，連同歸檔材料一齊送局人事檔案室。 專職接收歸檔人事材料時，須按照歸檔登記表的 項目，逐份逐頁地進行核對，檢查無誤后，簽字蓋章，其中，一份歸檔登記表留存檔案室備查，另一份退回，由歸檔部門保存。 歸檔材料必須是辦理完畢的正式文件材料，材料齊全完整真實，文字清楚，對象明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期。 歸檔材料必須手續(xù)完備，經(jīng)鑒別不屬歸檔范圍的材料，要分別情況予以處理。 對偽造的材料要追究責任，嚴肅處理；對應(yīng)銷毀的材料要詳細登記，經(jīng)分管局領(lǐng)導(dǎo)審查批準；對應(yīng)轉(zhuǎn)出的材料要辦理轉(zhuǎn)遞登記手續(xù)。 人事檔案材料的載體，應(yīng)使用16開規(guī)格的辦公用紙， 裝訂邊。 凡歸檔人事材料的撰寫必須符合要求，文字必須是鉛印、計算機打印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫；不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復(fù)寫紙書寫。 歸檔材料必須是原件，除電傳材料需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。 本局各部室在人事材料形成后的一個月內(nèi)移交局人事檔案室，移交份數(shù)一般為一份(省公司管理的局級領(lǐng)導(dǎo)需二份)。 鑒別與轉(zhuǎn)遞 認真鑒別、判定人事檔案的真?zhèn)?，做到不錯歸、錯銷。 從本局職工姓名的異同(即：同姓同名，同姓異名或異姓同名)上鑒別人事材料是否是該職工的材料，避免張冠李戴現(xiàn)象發(fā)生。 按照人事檔案十大類(即：履歷、自傳、鑒定、學(xué)歷、政審、黨團、獎勵、處分、待遇、其他等類)的內(nèi)容，鑒別其是否屬于人事檔案歸檔范圍。 以《干部檔案工作條例》及《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》為準繩，以審查結(jié)論為依據(jù)，以案情緣由為線索，鑒別歸檔材料是否符合材料清理的有關(guān)政策。 剔出歸檔材料中的重份、內(nèi)容重復(fù)、不能說明問題和沒有價值的材料，使歸檔材料更精練。 通過政審材料和處分材料的構(gòu)成以及每份材料 的內(nèi)容，鑒別歸檔材料是否完整。 檢查歸檔材料的審查、批準、簽署、蓋章、落款等手續(xù)，鑒別歸檔材料手續(xù)是否完備。 職工因工作調(diào)動需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，應(yīng)在10天內(nèi)辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，避免因時間拖久，產(chǎn)生“無頭檔案”。 對轉(zhuǎn)出的人事檔案要認真地檢查核對，按有關(guān)要求整理合格，裝訂成冊，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。 人事檔案轉(zhuǎn)出后，須在檔案名冊注明何時轉(zhuǎn)向何處，以便備查。 轉(zhuǎn)出的人事檔案要仔細填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，與檔案一道密封，加貼密封條并蓋密封章，通過機要交通或派專人轉(zhuǎn)遞，不準郵寄或交本人自帶。 人事檔案的整理 人事檔案的整理必須規(guī)范，按照《干部檔案工作條例》、《職工檔案管理工作規(guī)定》的方法和程序，對歸檔的干部、職工個人材料進行鑒別、分類、排列、編目、裝訂，使之系統(tǒng)化、條理化，避免散失，便于保管和利用。 整理后的案卷，須按計算機檔案管理程序的要求，依姓氏筆畫的順序，逐卷、逐件、逐個字段地輸入微機。 案卷裝訂前，應(yīng)拆除卷內(nèi)每份文件的裝訂金屬物，整平、裱糊褶皺和破損的材料。 案卷裝訂時，按“封面——目錄——卷內(nèi)文件——封底”的順序分箱排架。 案卷裝訂后，一律使用標準檔案裝具裝袋，在填寫好裝具脊背各欄項目的內(nèi)容后，按“姓氏筆畫——編號”的順序分箱排架。 人事檔案的保管、保密 為確保人事檔案的絕對安全，須使用門窗較堅固的專用檔案庫房，配置專用鐵質(zhì)的檔案柜。 人事檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14176。C～24176。C之間，濕度控制在45%～65%之間。 庫房內(nèi)每個鐵質(zhì)檔案柜中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕。 依據(jù)檔案庫房通風(fēng)去濕(降溫)原理，不定時地開 啟庫房門窗，保持庫內(nèi)空氣清新，防止有害氣體對檔案的腐蝕。 檔案庫房的門窗必須密封無損，庫房門窗開啟后，須隨時注意關(guān)閉，防止老鼠入庫危害庫存檔案。 嚴禁在庫房內(nèi)吸煙和擺放易燃物品，正確使用電器設(shè)備，保證用電安全。 每月定期對庫藏檔案進行清理檢查，若發(fā)現(xiàn)有破損或載體變質(zhì)的檔案，要查明原因并及時進行修補或復(fù)制。 管理人員要嚴格遵守保密制度，不準向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。 任何人不準攜帶檔案材料進入公共場所，個人不準私自保存他人的檔案材料。 人事檔案庫房為我局機要重地，無關(guān)人員不得入內(nèi)。 檔案管理專職每天下班前須對庫房進行安全檢查，節(jié)假日須做好安全防范工作。 人事檔案的提供利用 檔案管理專職須按姓氏筆畫編制人事檔案案卷目錄檢索工具，積極為人事工作服務(wù)。 凡本局需查閱人事檔案者，必須是中共黨員，查閱前應(yīng)填寫查閱登記表，在查閱室查閱，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。 查閱人事檔案時要注意愛護，保持案卷的整潔，嚴禁對檔案涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。 未經(jīng)批準，不得擅自拍攝、復(fù)制檔案材料，確因工作需要從檔案中取證的，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理，復(fù)制的材料不得給無關(guān)人員觀看，用畢自行銷毀。 本局人事檔案一般不外借，特殊情況需外借的，可由借用單位寫出借閱報告，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可借用，借用檔案一般不超過三天，用后及時歸還。 借用的人事檔案必須妥善保管，要嚴格保密，不準交給無關(guān)人員和職工本人翻閱，用畢及時歸還。 本局任何職工不得查閱本人及家屬的人事檔案。 檔案管理人員接待閱檔時，要先清點材料，后拿出，收回檔案時要清點，再歸檔。 每月檢