會議接待方案7701616153(編輯修改稿)
2024-10-25 06:35 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 送、住宿、乘車等具體接待事宜。（六）組織好會務(wù)期間客房、餐廳、和會議室的食品安全、通信、設(shè)備保障工作。六、具體工作任務(wù)會前：會議舉辦場所確定后，與領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)會議接待方案費用標(biāo)準(zhǔn)等。制定會議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及會議接待流程。（一）準(zhǔn)備會議物料（會務(wù)組任務(wù)）確定邀請嘉賓及客戶名單、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)，將航班、車次及抵達時間報接待組。確定領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、簽到表、會議指南、會議日程等, 按要求根據(jù)參會人數(shù)印刷。制作票證：桌簽：15cm40cm，簽到處1塊，簽約處1塊，住宿登記處1塊，導(dǎo)引路牌3塊，簽到登記表2本。為賓客們訂制入場證，工作人員工作證、貴賓席姓名臺卡胸花、會議用餐券。統(tǒng)計人數(shù)，提前訂制嘉賓證、畫冊、會議指南、會議日程等統(tǒng)一裝袋。根據(jù)會議會場布置要求準(zhǔn)備好廣告牌、歡迎標(biāo)語、宣傳標(biāo)語、噴繪、展架等設(shè)計，制作。（二）會場布置：主席臺搭建及座區(qū)安排（會務(wù)組任務(wù)）。（1）宣傳推廣用品的準(zhǔn)備:懸掛橫幅：（酒店門口和會場內(nèi)部）表示對各位參會的嘉賓和客戶的熱烈歡迎。導(dǎo)引牌：（34個，擺放在分岔口）引導(dǎo)客戶按照指定路線到達會場易拉寶：（需要制作三種內(nèi)容的：A、主講老師介紹；B、主辦方公司介紹；C、主要產(chǎn)品服務(wù)介紹）分別擺放在會場進口的兩邊（2）重點做好會場以及主席臺、嘉賓席的布置。做好座區(qū)標(biāo)牌、并擺放桌簽。（3）做好會議主席臺鮮花擺放，擺放的形式為主席臺前端一周擺放鮮花。主席臺后擺放高大綠色植物。臺面鋪設(shè)紅地毯。嘉賓桌上擺放水果、礦泉水等。（4）根據(jù)會務(wù)組要求布置好（廣告牌、會議標(biāo)語、噴繪墻、燈光、音響、麥克風(fēng)、多媒體、投影儀及服務(wù)員安排）按部落實到位。（5）安排好公司展示及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，布置好簽到簽約臺。檢查好通道暢通、消防疏散等情況，杜絕安全隱患的發(fā)生。（6）在大堂、樓層、餐廳、會議室、電梯等處帖上會議指引路牌。（三）會議報到安排：成立生活服小組負(fù)責(zé)住房登記（用餐）和引導(dǎo)（引導(dǎo)至房間、餐廳、電梯、會議室）據(jù)酒店提供的房況表，會務(wù)組人員要協(xié)商確定參加會議人員的房間，選定專家、門店培訓(xùn)人員及主要領(lǐng)導(dǎo)入住的樓層、房間類型、房號、以及客房消費品撤銷等工作。做好與會人員的聯(lián)絡(luò)和接待工作。發(fā)放相關(guān)資料、卡證、餐券等，分發(fā)房間號統(tǒng)一辦理入住手續(xù)。向嘉賓告知酒店名稱、生活組負(fù)責(zé)人姓名，聯(lián)系方式等。對接酒店: 做好接待工作，叫早服務(wù)、開會時間提醒服務(wù)。安排住宿和23日中餐、晚餐和24日早餐、中餐，負(fù)責(zé)生活安排，告知注意事項，做好食宿接待各項準(zhǔn)備工作以及最后的退房工作。成立生活服務(wù)組，具體管理就餐住宿事務(wù)，確保會議期間的生活服務(wù)。安排用餐時間人數(shù)、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。備注：培訓(xùn)人員同性別的4人一個房間（雙人標(biāo)間），公司工作人員同樣安排，各門店的老板另外單獨安排房間。會中：1：提前檢查會議室以及餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實菜單、茶點及相關(guān)服務(wù)到位情況。確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙安排司儀在會場入口處迎接來賓第一時間解決來賓提出的合理建議或問題，如果客戶提出的問題解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報或越權(quán)處理。確認(rèn)特殊客人（含相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、老總朋友、重要客戶等）的安排及接待工作。協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。
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