【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時(shí)間參加會(huì)議（3）例會(huì)原則上定期召開，且時(shí)間不宜過長(zhǎng)（4）如遇幾個(gè)議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面 大中型會(huì)議的議程一般安排： 開幕式，上司和來賓致辭 上司作報(bào)告 分組討論 大會(huì)發(fā)言參觀或其他活動(dòng) 會(huì)議總結(jié)，宣讀決議 閉幕式 三．確定會(huì)議地點(diǎn)會(huì)場(chǎng)位置必須讓上司和與會(huì)者方便前往會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符 場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾，盡量避開鬧市區(qū) 選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場(chǎng)所場(chǎng)地租借的費(fèi)用必須合理 四．正確確定與會(huì)人員范圍 五．準(zhǔn)備會(huì)議文件資料為上司撰寫會(huì)議文稿為上司準(zhǔn)備材料組織好發(fā)言人的文稿準(zhǔn)備資料袋 六．發(fā)送會(huì)議通知：周知作用、提醒作用、憑證作用 為了規(guī)范公司的管理和運(yùn)作，除了非正式會(huì)議和每日例會(huì)，均應(yīng)正式打印會(huì)議通知，以示正規(guī)和鄭重人數(shù)較少的非正式會(huì)議，可用多種方式進(jìn)行通知一些會(huì)議在發(fā)送通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會(huì)議規(guī)則行事，如股東會(huì)議附上代理委托書 如有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會(huì)者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份需要回復(fù)的會(huì)議可夾一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名對(duì)于經(jīng)常參加某類會(huì)議的會(huì)員，可用計(jì)算機(jī)打印出多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對(duì)于計(jì)算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新 可將會(huì)中使用的票證與會(huì)議通知一并發(fā)出 如果與會(huì)者對(duì)會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和返程時(shí)間，并說明到達(dá)會(huì)址的汽車、火車等交通工具線路 會(huì)議通知樣本要作為檔案保存 要有具體的會(huì)議名稱日期、時(shí)間、場(chǎng)所要準(zhǔn)確無誤議題應(yīng)盡量具體 有附加資料時(shí)，應(yīng)寫明資料名稱及頁數(shù)七．布置會(huì)場(chǎng)：面門為上居中為上以遠(yuǎn)為上前排為上 前排高于后排中央高于兩側(cè)國(guó)內(nèi)政務(wù)會(huì)議左高右低，國(guó)際會(huì)議右高左低 主持人：居中設(shè)座，自由擇座發(fā)言人：就座位置發(fā)言 國(guó)內(nèi)會(huì)議主席團(tuán)前面中間位置，國(guó)際會(huì)議前排右前方發(fā)言 大中型：方形、半圓形小型：圓形、大小方形、環(huán)形、回字形、馬蹄形等 （1）橫幅：一般懸掛于來賓入口、酒店大堂或是會(huì)議主席臺(tái)上方，以作歡迎和明示主題之用；（2）指示牌：指示標(biāo)志對(duì)于來賓們迅速地找到會(huì)場(chǎng)位置非常重要，使來賓能根據(jù)桌牌快速找到自己的簽到或接待位置；（3）桌牌：在簽到處和貴賓位置設(shè)置桌牌非常重要，使來賓能根據(jù)桌牌快速找到自己的簽到或接待位置；（4）胸牌：設(shè)置統(tǒng)一的胸牌，可用不同的顏色及文字區(qū)分會(huì)場(chǎng)人員的身份，更加容易識(shí)別和協(xié)調(diào)人員；（5）簽到處：供來賓簽到或咨詢以及辦理手續(xù)的地方；（6）簽到處背景板：在簽到處的后方設(shè)置簽到處背景板，更能體現(xiàn)會(huì)議的專業(yè)性；（7）會(huì)場(chǎng)主背景板、背景墻：會(huì)議主席臺(tái)后方通常會(huì)搭建起一塊主題背景，上有會(huì)議主題及主辦機(jī)構(gòu)信息。八．準(zhǔn)備會(huì)議所需物品、設(shè)備 九．安排食宿十．大型會(huì)議的接（送）站、報(bào)到 十一．大型會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算會(huì)議資料費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)、會(huì)議辦公費(fèi)、會(huì)議宣傳交際費(fèi)、會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)、會(huì)議伙食補(bǔ)貼、會(huì)議交通費(fèi)、其他開支（書P217會(huì)議成本公式）第三節(jié) 會(huì)議中的工作一．會(huì)前的最后檢查：聽取會(huì)議籌備人的匯報(bào)、現(xiàn)場(chǎng)檢查：文件的材料準(zhǔn)備情況、會(huì)場(chǎng)布置情況、會(huì)議保衛(wèi)工作情況 二．組織簽到和登記三．做好必要的錄音錄像工作 四．會(huì)議設(shè)備的操作與維護(hù) 五．做好會(huì)議的記錄工作 六．提供會(huì)議資料與聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào) 七．做好會(huì)議的保密與保衛(wèi)工作八．組織好會(huì)議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作 九．會(huì)議信息工作： 第四節(jié) 與會(huì)人員的會(huì)議工作一．會(huì)前的準(zhǔn)備、資料，準(zhǔn)備推斷分析的論證材料，并提出意見或詢問事項(xiàng) ，準(zhǔn)時(shí)到會(huì) 二．會(huì)議期間的角色方寸 盡量避免：（1）阻礙其他人員提出合理的建議，事事唱反調(diào)，自己又拿不出合理的論證（2）在論證中喋喋不休，使他人無法插話（3）盲目認(rèn)同他人的觀點(diǎn) （1）發(fā)言力求簡(jiǎn)要明確，注意發(fā)言時(shí)機(jī)（2）讓自己的行為富有積極性、合理性和說服力（3）發(fā)言要守時(shí)，動(dòng)作、手勢(shì)要充滿自信，但不要固執(zhí)己見 （1）討論中要專心投入和他人保持和諧的交流氣氛（2）不隨便打斷他人的發(fā)言，不隨便插言，不侵犯其他與會(huì)者的權(quán)利（3）不隨便進(jìn)進(jìn)出出，影響他人的發(fā)言（4）自己的論點(diǎn)被證明是錯(cuò)誤的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)顯示自己的風(fēng)度，放棄己見（5）應(yīng)服從多數(shù)人的決定第五節(jié) 主持人的會(huì)議工作一．準(zhǔn)備會(huì)議主持計(jì)劃 會(huì)議目的是否明確會(huì)議程序是否確定會(huì)議是否有助于你制定決策與會(huì)人員能否充分發(fā)表自己的見解你是否表現(xiàn)出過于自信的態(tài)度或盛氣凌人的作風(fēng) 關(guān)于會(huì)議的目標(biāo)：總目標(biāo)是什么？子目標(biāo)是什么？子目標(biāo)是否有助于實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)？關(guān)于會(huì)議的結(jié)構(gòu)：會(huì)議的內(nèi)容是什么？擬采用哪些步驟？怎樣才能最有效地利用時(shí)間？關(guān)于結(jié)果與目標(biāo)的偏差：你允許會(huì)議產(chǎn)生的結(jié)果與既定目標(biāo)偏差的大?。?二．控制會(huì)場(chǎng)的氣氛 開會(huì)時(shí)間準(zhǔn)時(shí)，不能因?yàn)閭€(gè)別人對(duì)會(huì)議的冷漠態(tài)度或尚未到場(chǎng)而耽誤大家的時(shí)間 當(dāng)會(huì)議參加者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)，要與他們打招呼，保證他們各有其座會(huì)議開始后，簡(jiǎn)明扼要地引出主題，說明討論的目的，使每一個(gè)與會(huì)者都明白會(huì)議的目的鼓勵(lì)每一個(gè)人發(fā)表自己的見解在一段時(shí)間里要集中討論一個(gè)議題，避免跑題第六節(jié) 會(huì)后的工作一．合理安排與會(huì)人員返程二．提醒與會(huì)者及時(shí)做好各種物品的清退 三．清理會(huì)場(chǎng)和文件四．整理會(huì)議材料，立卷歸檔會(huì)議正式文件，如決定、決議、計(jì)劃、報(bào)告等 會(huì)議參閱文件會(huì)議安排的發(fā)言稿 會(huì)議上的講話記錄 五．會(huì)議的總結(jié)：（1）會(huì)議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)書的內(nèi)容，逐條對(duì)照檢查（2）總結(jié)要將客觀標(biāo)準(zhǔn)和主觀標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合（3）總結(jié)要以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、激勵(lì)下屬為目的 六．會(huì)議效果的評(píng)估 組織安排會(huì)議確定、檢查目標(biāo)遵守時(shí)間鼓勵(lì)發(fā)表見解、提出建議與問題 澄清事實(shí)引入正題還是離題太遠(yuǎn)控制過嚴(yán)或過松處理沖突、解決爭(zhēng)端 會(huì)議工作中，精通業(yè)務(wù)，勝任工作具有公關(guān)意識(shí)，能自覺維護(hù)組織的形象 具有良好的禮儀修養(yǎng)，舉止得體，語言規(guī)范會(huì)議工作中沒有顯現(xiàn)出厭倦懈怠神態(tài)與行為與同事合作協(xié)調(diào)，相處融洽對(duì)上司的批評(píng)指導(dǎo)，能虛心接受 （以調(diào)查問卷的形式開展）第三篇：秘書學(xué)秘書學(xué)概論試卷題型：簡(jiǎn)答題、案例分析、情景題、論述題一、秘書出現(xiàn)的詞義發(fā)展變化古代秘書一詞的含義宮中秘藏之書《》載：“（班）斿（東漢著名史學(xué)家班固之祖先）博學(xué)有俊材，??與劉向校秘書。” 讖緯圖錄等一類書籍指官職名稱如：秘書監(jiān)、秘書令、秘書丞官署名（機(jī)構(gòu)名）如：秘書寺、秘書省、內(nèi)秘書院注意：不同的時(shí)期人們對(duì)秘書的認(rèn)識(shí)、理解是不同的，秘書工作有一個(gè)不斷發(fā)展的過程，不同時(shí)期，不同國(guó)家，秘書在實(shí)踐中的形態(tài)也不相同。“從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施提供服務(wù)的人員。國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)“秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊的助手：她/他掌握有辦公室工作的技巧，能在沒有上級(jí)過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和正確判斷的能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定?！眹?guó)際秘書聯(lián)合會(huì)在我國(guó)，從工作實(shí)踐的角度看，秘書有狹義和廣義兩種解釋。秘書：是為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體或個(gè)人提供輔助管理、綜合服務(wù)的人員。問題：什么是秘書？文秘、秘書長(zhǎng)、辦公室主任、文書、行政助理目前秘書在各類政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位中屬于最基礎(chǔ)，也是最重要的崗位之一，其崗位職責(zé)描述也是最模糊和最廣泛的。目前，一般把秘書、行政、助理、文員這幾種相關(guān)職業(yè)都劃分在秘書的崗位范疇中。二、秘書的類別和層次（了解）教學(xué)秘書、黨務(wù)秘書、行政秘書秘書長(zhǎng)、辦公室(廳)主任、秘書處長(zhǎng)(科長(zhǎng))、秘書秘書的類別1）、從服務(wù)對(duì)象分類：集體秘書、個(gè)人秘書（私人秘書、專職秘書）2）、從具體工作分類： 文字秘書 機(jī)要秘書行政秘書 信訪秘書等。3）、從所屬行業(yè)部門分類：黨政秘書、企業(yè)秘書、軍隊(duì)秘書、法律秘書、醫(yī)藥秘書等 4）涉外秘書：指在我國(guó)的三資企業(yè)、外國(guó)駐華機(jī)構(gòu)、我國(guó)涉外單位和部門供職的秘書。（私人雇主聘用協(xié)助處理涉外事務(wù)的也包括在內(nèi)）秘書的層次我國(guó)，社會(huì)上常習(xí)慣按秘書人員的職位高低區(qū)分秘書層次。如：秘書長(zhǎng)、辦公廳主任；辦公室主任、秘書處長(zhǎng)、科長(zhǎng)；普通秘書、文書(科員)一些公司根據(jù)所在崗位層次可分為：董事會(huì)秘書；總經(jīng)理秘書；總經(jīng)理辦公室秘書；經(jīng)理秘書；經(jīng)理辦公室秘書；前臺(tái)接待、事務(wù)助理等三、秘書人員的素養(yǎng)（秘書素養(yǎng)是指秘書人員開展秘書工作必須具備的內(nèi)在基本條件 知識(shí)結(jié)構(gòu)；專業(yè)能力；職業(yè)道德；外在形象、氣質(zhì)；職業(yè)性格、心理素質(zhì)；工作作風(fēng)等。注意1：外在形象與形象管理一般要求：整潔的發(fā)型、清爽的面孔、干凈的手部、合適的著裝、優(yōu)雅的姿態(tài)、謙和的態(tài)度、得當(dāng)?shù)难哉勁e止等 注意2：職業(yè)性格與性格塑造 性格是一個(gè)人對(duì)外界事物及他人的態(tài)度和行為上表現(xiàn)出來的比較穩(wěn)定的心理特征，也是一個(gè)人內(nèi)心情緒的定位。如：冷漠、熱情、誠(chéng)實(shí)、虛偽、認(rèn)真、馬虎、自信、自卑、大方、羞怯、勇敢、膽怯、果斷、猶豫、開朗、抑郁、敏感、遲鈍職業(yè)性格：性格與人的職業(yè)有很大的關(guān)系，長(zhǎng)期固定做一件相同的事，無疑會(huì)使從事同一職業(yè)的人形成相同的職業(yè)性格，然后約定俗成，這種職業(yè)性格也就成為了同業(yè)公認(rèn)的職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。秘書職業(yè)性格：豁達(dá)、溫和、熱忱、縝密、敏捷、內(nèi)斂、自制等注意： 情緒是非常私人化的東西，別人有可能影響你，但無法控制你，真正能夠控制你的情緒的人只有你自己。四、秘書的職業(yè)道德秘書的職業(yè)道德是人類普遍道德精神在秘書工作實(shí)踐中的具體運(yùn)用，是從事秘書工作的人們，在長(zhǎng)期的職業(yè)實(shí)踐中形成的調(diào)整相互關(guān)系的行為規(guī)范的總和。秘書職業(yè)道德規(guī)范規(guī)定秘書人員在職業(yè)活動(dòng)中的行為規(guī)范。秘書人員的職業(yè)道德要求主要由秘書工作的特點(diǎn)和要求決定，同時(shí)受各國(guó)的社會(huì)制度，文化背景、價(jià)值觀念和風(fēng)俗習(xí)慣等的影響。忠于職守，自覺履行各項(xiàng)職責(zé)；服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀；兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄；謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù)；遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私；恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密；實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新；刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想、科學(xué)文化素質(zhì)；鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項(xiàng)技能。－－《秘書職業(yè)技能培訓(xùn)鑒定教材》任勞任怨，不辭辛勞、服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀，輔助而不干預(yù)、協(xié)助而不干擾、參謀而非全謀(參謀不決策、參與不干預(yù)、分憂不分權(quán)）實(shí)際問題是：鋒芒太露，喧賓奪主，搶占風(fēng)頭 甘居幕后（甘當(dāng)無名英雄）協(xié)助上司處理事務(wù)，協(xié)助上司正確思考，協(xié)助上司打理企業(yè)。像上司那樣思考，比他們考慮得更全面更深刻！像上司那樣行事，比他們做得更周到更出色！將微不足道的事做到完美無暇，將舉足輕重的事做得無懈可擊！我們無法改變上司，但是我們可以影響上司！擺正位置，自尊自重，平等待人“協(xié)調(diào)”而非“指揮”；不可妄自尊大；不可越權(quán)辦事“作為秘書我需要我的工作得到老板肯定的同時(shí)也需要我的人格得到老板的尊重”“下屬”而非“奴仆”； 不可盲目遵從；嚴(yán)守機(jī)密，提高警覺，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，迅速敏捷，無微不至和無懈可擊秘書職業(yè)的特點(diǎn)是對(duì)所有問題所有細(xì)節(jié)的全部掌控與恰當(dāng)處理，任何一點(diǎn)疏忽都有可能帶來無法想象的可怕結(jié)局，對(duì)此絕對(duì)不能掉以輕心。五、秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)知識(shí)結(jié)構(gòu)，是指?jìng)€(gè)人為實(shí)現(xiàn)一定的目標(biāo)，在對(duì)人類知識(shí)體系進(jìn)行學(xué)習(xí)與選擇后，在自己頭腦中形成的具有一定層次的互相協(xié)調(diào)的知識(shí)系統(tǒng)。是指一個(gè)人掌握知識(shí)的門類和深廣度，是知識(shí)整體構(gòu)成的各個(gè)部分及其結(jié)合方式。秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)的總體應(yīng)體現(xiàn)：豐富性（寬闊性）、動(dòng)態(tài)性－、層次性（整體合理性）秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)的模式－ “通才型”（復(fù)合型）的秘書，其知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)由以下幾個(gè)部分構(gòu)成?；A(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、行業(yè)知識(shí)、邊緣相關(guān)學(xué)科知識(shí) 國(guó)家職業(yè)秘書培訓(xùn)鑒定：“以企業(yè)需求為導(dǎo)向，以職業(yè)能力為核心”基礎(chǔ)知識(shí)：文書基礎(chǔ)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、辦公設(shè)備的使用、速記基礎(chǔ)、企業(yè)管理基礎(chǔ)（企業(yè)管理常識(shí)、企業(yè)文化、企業(yè)人力資源管理）、法律法規(guī)（行政許可法、公司法、合同法、電子簽名法、反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法、勞動(dòng)法、知識(shí)產(chǎn)權(quán)法、世貿(mào)組織相關(guān)知識(shí)）、會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、金融、稅收常識(shí)。秘書業(yè)務(wù)知識(shí)：會(huì)務(wù)管理、事務(wù)管理、文書擬寫與處理等，英語（涉外秘書證書），日本高等院校秘書學(xué)科課程門類設(shè)置秘書人員的能力要求廣義“能力”是指一個(gè)人成功地完成某種活動(dòng)所必需的主觀條件。三個(gè)層次：一般能力（智力），觀察力、記憶力、想象力、思維力、注意力等，業(yè)務(wù)能力，操作技能，表達(dá)能力，書面表達(dá)（寫作能力），口頭表達(dá)等要求：清楚、簡(jiǎn)潔明了，有條理；注意分寸與原則相結(jié)合；說話藝術(shù)，機(jī)變、幽默。理解和領(lǐng)會(huì)的能力，分析綜合能力，溝通協(xié)調(diào)能力，應(yīng)變能力，交際能力，操作能力（操作技能）通過反復(fù)練習(xí)獲得的運(yùn)用某項(xiàng)專門技術(shù)的能力。現(xiàn)代辦公室設(shè)備的操作與保養(yǎng)，辦公室常用辦公軟件的使用，網(wǎng)絡(luò)、通訊技術(shù)，速記、打字等注意：秘書素養(yǎng)的不同層次需要、秘書班子的群體優(yōu)化秘書的培養(yǎng) 1）、培養(yǎng)途徑學(xué)歷教育、短期專業(yè)培訓(xùn)、崗前培訓(xùn)與在職培訓(xùn)、自我培養(yǎng) 2）、秘書的職業(yè)資格鑒定秘書鑒定及授證工作的開展有助于規(guī)范秘書培訓(xùn)和促進(jìn)就業(yè)服務(wù)。對(duì)用人單位挑選合格人才提供客觀標(biāo)準(zhǔn)1997年，國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部委托國(guó)家職業(yè)技能鑒定專家委員會(huì)秘書專業(yè)委員會(huì)制定了《國(guó)家職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)（秘書）》和《國(guó)家職業(yè)技能鑒定規(guī)范（秘書）》，并經(jīng)勞動(dòng)和社會(huì)保障部組織專家審定通過。1998年6月，國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部在試點(diǎn)省市首次進(jìn)行秘書職業(yè)資格考試。目前國(guó)外一些秘書授證考試開始進(jìn)入我國(guó)。六、秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系什么是領(lǐng)導(dǎo)同秘書的和諧關(guān)系？三個(gè)一致：政治思想、價(jià)值觀念上趨于一致、工作上一致、興趣愛好一致、親密有度，情感有節(jié)、工作上的主從性(上下級(jí)關(guān)系)＋人格上的平等性＋私下的朋友關(guān)系雷區(qū)和誤區(qū)：要忘了你是誰－－任何時(shí)候不要替上司做決定、過分親密使不得、秘書不是老板的家奴如何與領(lǐng)導(dǎo)處理好關(guān)系充分了解領(lǐng)導(dǎo),并理解、尊重領(lǐng)導(dǎo)，注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信（正確的看待領(lǐng)導(dǎo)）、做好本職工作及領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，盡心協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)、善于處理各種特殊情況 發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人間有矛盾時(shí)，正確定位，把握好平衡全局的度，正確判斷領(lǐng)導(dǎo)人之間矛盾的類型。妥善處理。即把握原則，靈活處理，合