【文章內容簡介】 意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參加會議（3）例會原則上定期召開，且時間不宜過長（4）如遇幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面 大中型會議的議程一般安排： 開幕式，上司和來賓致辭 上司作報告 分組討論 大會發(fā)言參觀或其他活動 會議總結，宣讀決議 閉幕式 三．確定會議地點會場位置必須讓上司和與會者方便前往會場的大小應與會議規(guī)模相符 場地要有良好的設備配置場地應不受外界干擾，盡量避開鬧市區(qū) 選擇會議地點應考慮有無停車場所場地租借的費用必須合理 四．正確確定與會人員范圍 五．準備會議文件資料為上司撰寫會議文稿為上司準備材料組織好發(fā)言人的文稿準備資料袋 六．發(fā)送會議通知：周知作用、提醒作用、憑證作用 為了規(guī)范公司的管理和運作，除了非正式會議和每日例會，均應正式打印會議通知，以示正規(guī)和鄭重人數(shù)較少的非正式會議，可用多種方式進行通知一些會議在發(fā)送通知時應按規(guī)定的會議規(guī)則行事，如股東會議附上代理委托書 如有預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應隨信寄發(fā)一份需要回復的會議可夾一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名對于經常參加某類會議的會員，可用計算機打印出多套郵寄標簽，以免重復打印，對于計算機中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新 可將會中使用的票證與會議通知一并發(fā)出 如果與會者對會議地址不熟悉，應附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達和返程時間，并說明到達會址的汽車、火車等交通工具線路 會議通知樣本要作為檔案保存 要有具體的會議名稱日期、時間、場所要準確無誤議題應盡量具體 有附加資料時，應寫明資料名稱及頁數(shù)七．布置會場：面門為上居中為上以遠為上前排為上 前排高于后排中央高于兩側國內政務會議左高右低，國際會議右高左低 主持人：居中設座，自由擇座發(fā)言人：就座位置發(fā)言 國內會議主席團前面中間位置，國際會議前排右前方發(fā)言 大中型：方形、半圓形小型：圓形、大小方形、環(huán)形、回字形、馬蹄形等 （1）橫幅：一般懸掛于來賓入口、酒店大堂或是會議主席臺上方，以作歡迎和明示主題之用；（2）指示牌：指示標志對于來賓們迅速地找到會場位置非常重要，使來賓能根據(jù)桌牌快速找到自己的簽到或接待位置；（3）桌牌：在簽到處和貴賓位置設置桌牌非常重要，使來賓能根據(jù)桌牌快速找到自己的簽到或接待位置；（4）胸牌：設置統(tǒng)一的胸牌，可用不同的顏色及文字區(qū)分會場人員的身份，更加容易識別和協(xié)調人員；（5）簽到處：供來賓簽到或咨詢以及辦理手續(xù)的地方；（6）簽到處背景板：在簽到處的后方設置簽到處背景板，更能體現(xiàn)會議的專業(yè)性；（7）會場主背景板、背景墻：會議主席臺后方通常會搭建起一塊主題背景，上有會議主題及主辦機構信息。八．準備會議所需物品、設備 九．安排食宿十．大型會議的接（送）站、報到 十一．大型會議的經費預算會議資料費、郵電通訊費、會議設備和用品費、會議辦公費、會議宣傳交際費、會議住宿補貼費、會議伙食補貼、會議交通費、其他開支（書P217會議成本公式）第三節(jié) 會議中的工作一．會前的最后檢查：聽取會議籌備人的匯報、現(xiàn)場檢查：文件的材料準備情況、會場布置情況、會議保衛(wèi)工作情況 二．組織簽到和登記三．做好必要的錄音錄像工作 四．會議設備的操作與維護 五．做好會議的記錄工作 六．提供會議資料與聯(lián)絡協(xié)調 七．做好會議的保密與保衛(wèi)工作八．組織好會議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作 九．會議信息工作： 第四節(jié) 與會人員的會議工作一．會前的準備、資料，準備推斷分析的論證材料，并提出意見或詢問事項 ，準時到會 二．會議期間的角色方寸 盡量避免：（1）阻礙其他人員提出合理的建議，事事唱反調，自己又拿不出合理的論證（2）在論證中喋喋不休，使他人無法插話（3）盲目認同他人的觀點 （1）發(fā)言力求簡要明確，注意發(fā)言時機（2）讓自己的行為富有積極性、合理性和說服力（3）發(fā)言要守時，動作、手勢要充滿自信，但不要固執(zhí)己見 （1）討論中要專心投入和他人保持和諧的交流氣氛（2）不隨便打斷他人的發(fā)言，不隨便插言，不侵犯其他與會者的權利（3）不隨便進進出出，影響他人的發(fā)言（4）自己的論點被證明是錯誤的時候，應當顯示自己的風度，放棄己見（5）應服從多數(shù)人的決定第五節(jié) 主持人的會議工作一．準備會議主持計劃 會議目的是否明確會議程序是否確定會議是否有助于你制定決策與會人員能否充分發(fā)表自己的見解你是否表現(xiàn)出過于自信的態(tài)度或盛氣凌人的作風 關于會議的目標：總目標是什么？子目標是什么？子目標是否有助于實現(xiàn)總目標？關于會議的結構：會議的內容是什么？擬采用哪些步驟？怎樣才能最有效地利用時間？關于結果與目標的偏差：你允許會議產生的結果與既定目標偏差的大??？ 二．控制會場的氣氛 開會時間準時，不能因為個別人對會議的冷漠態(tài)度或尚未到場而耽誤大家的時間 當會議參加者進入會場時，要與他們打招呼，保證他們各有其座會議開始后，簡明扼要地引出主題，說明討論的目的，使每一個與會者都明白會議的目的鼓勵每一個人發(fā)表自己的見解在一段時間里要集中討論一個議題，避免跑題第六節(jié) 會后的工作一．合理安排與會人員返程二．提醒與會者及時做好各種物品的清退 三．清理會場和文件四．整理會議材料，立卷歸檔會議正式文件，如決定、決議、計劃、報告等 會議參閱文件會議安排的發(fā)言稿 會議上的講話記錄 五．會議的總結：（1）會議工作總結要根據(jù)崗位責任制和工作任務書的內容，逐條對照檢查（2）總結要將客觀標準和主觀標準相結合（3）總結要以總結經驗、激勵下屬為目的 六．會議效果的評估 組織安排會議確定、檢查目標遵守時間鼓勵發(fā)表見解、提出建議與問題 澄清事實引入正題還是離題太遠控制過嚴或過松處理沖突、解決爭端 會議工作中，精通業(yè)務，勝任工作具有公關意識，能自覺維護組織的形象 具有良好的禮儀修養(yǎng)，舉止得體，語言規(guī)范會議工作中沒有顯現(xiàn)出厭倦懈怠神態(tài)與行為與同事合作協(xié)調，相處融洽對上司的批評指導，能虛心接受 （以調查問卷的形式開展）第三篇：秘書學秘書學概論試卷題型：簡答題、案例分析、情景題、論述題一、秘書出現(xiàn)的詞義發(fā)展變化古代秘書一詞的含義宮中秘藏之書《》載：“（班）斿（東漢著名史學家班固之祖先）博學有俊材，??與劉向校秘書?！?讖緯圖錄等一類書籍指官職名稱如：秘書監(jiān)、秘書令、秘書丞官署名（機構名）如：秘書寺、秘書省、內秘書院注意：不同的時期人們對秘書的認識、理解是不同的，秘書工作有一個不斷發(fā)展的過程，不同時期，不同國家，秘書在實踐中的形態(tài)也不相同?！皬氖罗k公室程序性工作、協(xié)助領導處理政務及日常事務并為領導決策及其實施提供服務的人員。國家職業(yè)標準“秘書應是主管人員的一位特殊的助手：她/他掌握有辦公室工作的技巧，能在沒有上級過問的情況下表現(xiàn)出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和正確判斷的能力，并且在所給予的權力范圍內作出決定?！眹H秘書聯(lián)合會在我國，從工作實踐的角度看，秘書有狹義和廣義兩種解釋。秘書：是為政府機關、企事業(yè)單位、團體或個人提供輔助管理、綜合服務的人員。問題：什么是秘書？文秘、秘書長、辦公室主任、文書、行政助理目前秘書在各類政府機關、企事業(yè)單位中屬于最基礎，也是最重要的崗位之一，其崗位職責描述也是最模糊和最廣泛的。目前，一般把秘書、行政、助理、文員這幾種相關職業(yè)都劃分在秘書的崗位范疇中。二、秘書的類別和層次（了解）教學秘書、黨務秘書、行政秘書秘書長、辦公室(廳)主任、秘書處長(科長)、秘書秘書的類別1）、從服務對象分類：集體秘書、個人秘書（私人秘書、專職秘書）2）、從具體工作分類： 文字秘書 機要秘書行政秘書 信訪秘書等。3）、從所屬行業(yè)部門分類：黨政秘書、企業(yè)秘書、軍隊秘書、法律秘書、醫(yī)藥秘書等 4）涉外秘書：指在我國的三資企業(yè)、外國駐華機構、我國涉外單位和部門供職的秘書。（私人雇主聘用協(xié)助處理涉外事務的也包括在內）秘書的層次我國，社會上常習慣按秘書人員的職位高低區(qū)分秘書層次。如：秘書長、辦公廳主任；辦公室主任、秘書處長、科長；普通秘書、文書(科員)一些公司根據(jù)所在崗位層次可分為：董事會秘書；總經理秘書；總經理辦公室秘書；經理秘書；經理辦公室秘書；前臺接待、事務助理等三、秘書人員的素養(yǎng)（秘書素養(yǎng)是指秘書人員開展秘書工作必須具備的內在基本條件 知識結構；專業(yè)能力；職業(yè)道德；外在形象、氣質；職業(yè)性格、心理素質；工作作風等。注意1：外在形象與形象管理一般要求：整潔的發(fā)型、清爽的面孔、干凈的手部、合適的著裝、優(yōu)雅的姿態(tài)、謙和的態(tài)度、得當?shù)难哉勁e止等 注意2：職業(yè)性格與性格塑造 性格是一個人對外界事物及他人的態(tài)度和行為上表現(xiàn)出來的比較穩(wěn)定的心理特征，也是一個人內心情緒的定位。如：冷漠、熱情、誠實、虛偽、認真、馬虎、自信、自卑、大方、羞怯、勇敢、膽怯、果斷、猶豫、開朗、抑郁、敏感、遲鈍職業(yè)性格：性格與人的職業(yè)有很大的關系，長期固定做一件相同的事，無疑會使從事同一職業(yè)的人形成相同的職業(yè)性格，然后約定俗成，這種職業(yè)性格也就成為了同業(yè)公認的職業(yè)標準。秘書職業(yè)性格：豁達、溫和、熱忱、縝密、敏捷、內斂、自制等注意： 情緒是非常私人化的東西，別人有可能影響你，但無法控制你，真正能夠控制你的情緒的人只有你自己。四、秘書的職業(yè)道德秘書的職業(yè)道德是人類普遍道德精神在秘書工作實踐中的具體運用，是從事秘書工作的人們，在長期的職業(yè)實踐中形成的調整相互關系的行為規(guī)范的總和。秘書職業(yè)道德規(guī)范規(guī)定秘書人員在職業(yè)活動中的行為規(guī)范。秘書人員的職業(yè)道德要求主要由秘書工作的特點和要求決定，同時受各國的社會制度，文化背景、價值觀念和風俗習慣等的影響。忠于職守，自覺履行各項職責；服從領導，當好參謀；兢兢業(yè)業(yè)，甘當無名英雄；謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務；遵紀守法，廉潔奉公，不假借領導名義以權謀私；恪守信用，嚴守機密；實事求是，勇于創(chuàng)新；刻苦學習，努力提高思想、科學文化素質；鉆研業(yè)務，掌握秘書工作各項技能。－－《秘書職業(yè)技能培訓鑒定教材》任勞任怨，不辭辛勞、服從領導，當好參謀，輔助而不干預、協(xié)助而不干擾、參謀而非全謀(參謀不決策、參與不干預、分憂不分權）實際問題是：鋒芒太露，喧賓奪主，搶占風頭 甘居幕后（甘當無名英雄）協(xié)助上司處理事務，協(xié)助上司正確思考，協(xié)助上司打理企業(yè)。像上司那樣思考，比他們考慮得更全面更深刻！像上司那樣行事，比他們做得更周到更出色！將微不足道的事做到完美無暇，將舉足輕重的事做得無懈可擊！我們無法改變上司，但是我們可以影響上司！擺正位置，自尊自重，平等待人“協(xié)調”而非“指揮”；不可妄自尊大；不可越權辦事“作為秘書我需要我的工作得到老板肯定的同時也需要我的人格得到老板的尊重”“下屬”而非“奴仆”； 不可盲目遵從；嚴守機密，提高警覺，嚴謹細致，迅速敏捷，無微不至和無懈可擊秘書職業(yè)的特點是對所有問題所有細節(jié)的全部掌控與恰當處理，任何一點疏忽都有可能帶來無法想象的可怕結局，對此絕對不能掉以輕心。五、秘書的知識結構知識結構，是指個人為實現(xiàn)一定的目標，在對人類知識體系進行學習與選擇后，在自己頭腦中形成的具有一定層次的互相協(xié)調的知識系統(tǒng)。是指一個人掌握知識的門類和深廣度，是知識整體構成的各個部分及其結合方式。秘書人員的知識結構的總體應體現(xiàn)：豐富性（寬闊性）、動態(tài)性－、層次性（整體合理性）秘書知識結構的模式－ “通才型”（復合型）的秘書，其知識結構應由以下幾個部分構成。基礎知識、專業(yè)知識、行業(yè)知識、邊緣相關學科知識 國家職業(yè)秘書培訓鑒定：“以企業(yè)需求為導向，以職業(yè)能力為核心”基礎知識：文書基礎、計算機應用基礎、辦公設備的使用、速記基礎、企業(yè)管理基礎（企業(yè)管理常識、企業(yè)文化、企業(yè)人力資源管理）、法律法規(guī)（行政許可法、公司法、合同法、電子簽名法、反不正當競爭法、勞動法、知識產權法、世貿組織相關知識）、會計、統(tǒng)計、金融、稅收常識。秘書業(yè)務知識：會務管理、事務管理、文書擬寫與處理等，英語（涉外秘書證書），日本高等院校秘書學科課程門類設置秘書人員的能力要求廣義“能力”是指一個人成功地完成某種活動所必需的主觀條件。三個層次：一般能力（智力），觀察力、記憶力、想象力、思維力、注意力等，業(yè)務能力，操作技能，表達能力，書面表達（寫作能力），口頭表達等要求：清楚、簡潔明了，有條理；注意分寸與原則相結合；說話藝術，機變、幽默。理解和領會的能力，分析綜合能力，溝通協(xié)調能力，應變能力，交際能力，操作能力（操作技能）通過反復練習獲得的運用某項專門技術的能力?，F(xiàn)代辦公室設備的操作與保養(yǎng)，辦公室常用辦公軟件的使用，網絡、通訊技術，速記、打字等注意：秘書素養(yǎng)的不同層次需要、秘書班子的群體優(yōu)化秘書的培養(yǎng) 1）、培養(yǎng)途徑學歷教育、短期專業(yè)培訓、崗前培訓與在職培訓、自我培養(yǎng) 2）、秘書的職業(yè)資格鑒定秘書鑒定及授證工作的開展有助于規(guī)范秘書培訓和促進就業(yè)服務。對用人單位挑選合格人才提供客觀標準1997年，國家勞動和社會保障部委托國家職業(yè)技能鑒定專家委員會秘書專業(yè)委員會制定了《國家職業(yè)技能標準（秘書）》和《國家職業(yè)技能鑒定規(guī)范（秘書）》，并經勞動和社會保障部組織專家審定通過。1998年6月，國家勞動和社會保障部在試點省市首次進行秘書職業(yè)資格考試。目前國外一些秘書授證考試開始進入我國。六、秘書與領導的關系什么是領導同秘書的和諧關系？三個一致：政治思想、價值觀念上趨于一致、工作上一致、興趣愛好一致、親密有度，情感有節(jié)、工作上的主從性(上下級關系)＋人格上的平等性＋私下的朋友關系雷區(qū)和誤區(qū)：要忘了你是誰－－任何時候不要替上司做決定、過分親密使不得、秘書不是老板的家奴如何與領導處理好關系充分了解領導,并理解、尊重領導，注意維護領導的威信（正確的看待領導）、做好本職工作及領導交辦的工作，盡心協(xié)助領導、善于處理各種特殊情況 發(fā)現(xiàn)領導人間有矛盾時，正確定位，把握好平衡全局的度，正確判斷領導人之間矛盾的類型。妥善處理。即把握原則，靈活處理，合