【文章內容簡介】 。(4)打字、刻印、賬票等。第4章附則第12條本制度經總經理審批，自頒布之日起執(zhí)行。第13條本制度由采購部負責解釋。采購部制度5為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強內部工作協(xié)調和提高工作效率,特制定本采購管理制度:一、采購管理部門酒店設立專職采購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監(jiān)、成本控制、集團稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負責酒店的采購工作.二、采購部工作基本要求,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及董事會、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,.:一般物品采購時間為3天。急用物品當天必須采購回來。印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購,否則財務部將不予以報銷,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日后的采購工作提供便利.三、采購審批程序:使用部門經理(倉庫主管)資產會計復查董事同意采購部詢價財務總監(jiān)稽查部行政辦董事會申購單返回采購部,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結果和選定的供應商,.:采購部尋找至少三家廠商比較價格品質評定小組確定供貨商采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議財務審批行政辦審批董事會審批蓋章或簽字執(zhí)行合同或協(xié)議(評定小組由采購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)(月結)物品采購審批程序蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，、3款程序執(zhí)行.各月結供應商選定辦法:采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作，進行價格及質量的比較和討論，選定供應商。采購部及上述相關部門可分頭或聯(lián)合組織市場調查，根椐市場調查的39。價格，與供應商確定固定的一個月的供應價，在此確認期間內，供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.四、采購監(jiān)督采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監(jiān)督.五、供應商管理(每月或每季度)牽頭,組織財務部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、N個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商，大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資，一旦主供應商出現(xiàn)問題能有其他供應商立即頂替。數量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量，也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。,維護酒店形象.采購部制度6一、請購及其規(guī)定1. 請購的定義請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。2. 請購單的要素完整的請購單應包括以下要素：請購的部門。 請購物品所屬項目。 請購的用途。 請購的物品名。 請購的物品數量。請購的物品規(guī)格。 請購物品的樣品、圖紙或技術資料等。 請購的物品的要求時間。請購如有特殊需要請備注。 請購單填寫人。 請購部門主管。 請購單審核人。 采購副總審核。財務審核人。 公司總經理。3. 請購單及其提報規(guī)定⑴ 請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報采購部門。⑵ 固定資產申購按照附表一(固定資產購置申請表)的格式進行填寫提報。⑶ 其他材料設備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫提報。⑷ 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報。⑸ 請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份。⑹ 涉及到請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交。⑺ 遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。⑻ 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。4. 公司物資請購單的提報部門⑴ 公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報。⑵ 公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報。 ⑶ 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。二. 請購單的接收及分發(fā)規(guī)定1. 請購的接收要點⑴ 采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批。⑵ 接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則。⑶ 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存。⑷ 對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。2. 請購單的分發(fā)規(guī)定⑴ 對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理。⑵ 對于緊急請購項目應優(yōu)先處理。⑶ 無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門。⑷ 重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。3. 采購周期的規(guī)定⑴ 單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產品的采購周期不應超過5天。⑵ 單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應超過15天。⑶ 請購部門應按照以上規(guī)定的時間提前提報請購單采購部如未能按時完成采購任務時應向領導說明原因。⑷ 遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優(yōu)先采購的策略。三. 詢價及其規(guī)定1. 詢價前應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通。2. 屬于相同類型或屬性近似的`產品應整理、歸類集中打包采購。3. 對于緊急請購項目應優(yōu)先處理。4. 所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結構詢價。5. 對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品。6. 詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價。7. 在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。四. 比價、議價1. 對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認。2. 對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出。3. 收到供應單位第一次報價后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格。4. 重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等。5. 參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。五. 比價、議價結果匯總1. 比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總。2. 比價、議價結果匯總應按照附表六(比價/招標匯總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核。3. 如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。采購部制度7一、總則為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。采購部應該根據公司的采購請求、庫存原材料的種類、數量，考慮物資材料供求形勢、供應商的交貨期和供貨率、運輸時間等因素，科學確定采購時間、采購批量、采購批次和報價，確保物資材料的及時供應，保證公司經營能夠持續(xù)進行及采購的最佳經濟效益。二、目的作用作為采購部開展工作的規(guī)范依據。作為公司領導考核采購部工作業(yè)績的衡量依據。作為采購部人員工作中相互監(jiān)督與協(xié)作配合的依據。三、采購部崗位職責廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。建立材料采購供應渠道，進行供應商的擇優(yōu)選擇。建立牢固、可靠的供應基地，并不斷進行新產品、新材料供應商的尋找、資料收集及開發(fā)工作，以保證材料供應的不間斷性。采購員在工作中要多跑、多對比、多總結，邊學習邊實踐不斷提高自己的采購業(yè)務水平。負責物料訂購及交期控制，積極追蹤未完成采購料件，及時處理各種異常情況，確保采購計劃能如期、如質、如量的完成。加強與使用材料部門的聯(lián)系，控制好各部門所需的各種材料確保生產及銷售能順利進行。在購進材料時發(fā)生質量、數量異常情況下，應立即采取緊急措施，并與有關部門進行協(xié)商處理。每對原有合格供方進行復審，淘汰不合格的供應商。及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質情況，以提升產品品質及降低采購成本。大宗材料采購必須要求供應商提供合格證明，嚴禁購進質量不合格材料，同時監(jiān)控材料使用狀況，控制不合理材料的采購與浪費的情況發(fā)生。負責與供應商以及其他部門的協(xié)調工作，協(xié)助檢驗部做好進貨以及檢驗事宜。1定期匯總所進的采購資料，協(xié)助財會進行成本核算。1積極參與緊急的、臨時的采購工作。1完成領導交辦的其他任務。四、采購原則詢價比價原則物品采購必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。一致性原則采購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規(guī)格、型號、數量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，采購人員須及時反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致，經審核后，差值不得超過請購量的5—10%。低價搜索原則采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，了解市場最新動態(tài)及最低價格，實現(xiàn)最優(yōu)化采購。廉潔原則（1）自覺維護企業(yè)利益，努力提高采購物品質量，降低采購成本。（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。（3）嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。（4）加強學習，廣泛掌握與采購業(yè)務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。（5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。招標采購原則凡大宗或經常使用的物品，都應通過詢議價或招標的形式，由企管、財務等相關部門共同參與，定出一段時間內（一年或半年）的供應商、價格，簽訂供貨協(xié)議，以簡化采購程序，提高工作效率。對于價格隨市場變化較快的物品，除縮短招標間隔時限外，還應隨時掌握市場行情，調整采購價格。審計監(jiān)督原則采購人員要自覺接受財務部或公司領導對采購活動的監(jiān)督和質詢。對采購人員在采購過程中發(fā)生的違紀違法的行為，公司有權對相關人員依照公司《員工獎懲制度》等進行處罰直至追究其法律責任。五、采購流程（一）采購申請與審核請購經辦人員應根據生產或經營的實際需要，依存量管理基準、用料預算，參酌庫存情況開立《請購單》，《請購單》要求注明名稱、規(guī)格型號、數量、需求日期、參考價格、用途等；若涉及技術指標的，須注明相關參數、指標要求。采購量以滿足每周使用為標準，個別情況除外，但一次不應超過每月采購量。需求日期相同，屬同一供應廠商供應的物資商品，請購部門應以請購單附清單，一單多品方式提出請購。《請購單》由各部門領導審核經總經理簽字批準后遞交采購部門采購。各審核環(huán)節(jié)對采購申請?zhí)岢鲎h異者，應及時將意見反饋給采購申請部門。緊急請購時，由請購部門填寫《緊急請購單》并在“說明欄”注明原因，以急件遞送；采購部門收到《緊急請購單》后應優(yōu)先處理。遇公司生產、生活急需的物資，可以電話或其他形式請示公司總經理口頭審批，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)在后期按采購流程補齊。無法按請購部門的需求日期到貨的物資，采購經辦須及時反饋給請購部門。（二）請購遞交請購經總經理批準后，由請購部門委派一名專業(yè)人員陪同采購，以防采購失誤；請購部門的專業(yè)人員僅作采購物資檢驗，不得為采購經辦人員指定供應商。若請購部門無法委派專業(yè)人員陪同采購，則應在遞交請購單時同負責采購人員詳細溝通采購物資的規(guī)格、參數及其它技術指標，務必保證采購物資的準確性。（三）請購撤銷請購的撤銷應立即由請購部門通知采購部門停止采購，同時于《請購單（采購）》聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的戳記及注明撤銷原因。采購部門辦妥撤銷后，將原請購單退回請購部門。原請購單未能撤銷時，采購部門應及時通知原請購部門。（四）采購作業(yè)處理期限采購部門應依采購地區(qū)及市場供需，分類制定商品采購作業(yè)處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。單次采購金額預算在1萬元以下的零散采購項目，如無特殊物資，采購周期不超過5天。單次采購金額預算在1萬元以上20萬元以下的項目由采購部進行比價采購，采購周期不應超過15天。采購周期不應超過40天。單次采購金額預算在100萬元以上的項目可委托招標公司代理招標，采購周期不應超過60天。（五）詢價采購經辦人員接獲《請購單》后應依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，進行詢價并填寫《詢價記錄表》，按低價原則進行采購。采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡的緊急采購案件，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。詢價前應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通。所有采購項目必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則上不通過其代理或各種中介機構詢價；除經核準得以電話詢價之外，另需精選3家以上的供應商進行比價或經分析后議價。若廠商報價的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或屬代用品者，采購經辦人員應檢附資料并于《請購單》上予以注明，需經使用部門或請購部門審批后方可繼續(xù)采購流程，并盡可能提供樣品供使用部門確認。樣品提供和確認：（1）若須進行樣品提供和確認的，須