【文章內(nèi)容簡介】 印章。縣市區(qū)黨的機關(guān)和基層黨組織制發(fā)的公文，對于不標(biāo)注主送機關(guān)的文種，先改變其格式，然后才能在其署名和成文日期處加蓋印章。（附注）。公文如有印發(fā)傳達(dá)范圍（附注），用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)注在成文日期下一行，如果一行排不下，從第二行起可以頂格。在黨的機關(guān)的公文中，這一要素叫印發(fā)傳達(dá)范圍。它一般用于普發(fā)性公文。對于有主送機關(guān)的公文，對印發(fā)傳達(dá)范圍另有要求的，在印發(fā)傳達(dá)范圍處加以說明；對于沒有主達(dá)機關(guān)的公文，起到標(biāo)注主送機關(guān)的作用，并可對印發(fā)傳達(dá)范圍提出要求。在《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中這一要素叫附注，其作用同黨的機關(guān)的公文的印發(fā)傳達(dá)范圍，并可說明其他需要說明的事項。“請示”公文，在此處注明聯(lián)系人姓名和電話號碼。印發(fā)傳達(dá)范圍的幾種形式應(yīng)相對固定，做到規(guī)范化,以便準(zhǔn)確及時地確定公文的印發(fā)份數(shù)。例如：“此件公開發(fā)表”，根據(jù)實際情況，工作確實需要，可印少量有特定版頭的公文存檔備查。黨的機關(guān)的公文，公文主題詞按主題詞法標(biāo)注，即按中共中央辦公廳秘書局編印的《公文主題詞表》（修訂本）標(biāo)注，位于公文末頁下端抄送機關(guān)或印制版記上方；“主題詞”用3號黑體字頂格排印，后標(biāo)注全角冒號；主題詞用3號書宋體字；一篇公文最多不超過10個主題詞。行政機關(guān)的公文，公文主題詞分類標(biāo)引法標(biāo)注；“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)注，后標(biāo)全角冒號；主題詞用3號小標(biāo)宋體字；一篇公文最多不超過5個主題詞。每個詞目之間空1字。一行排不完的，另起一行與第一行主題詞的第一個字對齊排印。主題詞下方劃一條與公文滿行等長稍粗的橫線，與印制版記的橫線有所區(qū)別。抄送機關(guān)，指除主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容（需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容）的上級、下級和無隸屬關(guān)系的機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。用特定版頭（報頭）印制的公文，抄送機關(guān)名稱標(biāo)注在印制版記上方，主題詞下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機關(guān)名稱前標(biāo)明“抄送”二字并加冒號。抄送機關(guān)名稱排列，按機關(guān)的大小和排列習(xí)慣依次進(jìn)行排列，回行時與冒號后的抄送機關(guān)名稱對齊。黨的機關(guān)的公文，“抄送”2字頂格，用5號黑體字，后標(biāo)全角冒號；抄送機關(guān)名稱用5號宋體字，中間可用頓號、逗號、分號，末尾不用標(biāo)點符號。行政機關(guān)的公文，“抄送”2字與抄送機關(guān)名稱，都用3號仿宋體字，左空1字排??；抄送機關(guān)名稱之間用頓號隔開，末尾用句號；如主送機關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)注方法同抄送機關(guān)。使用通用報頭的密碼電報的抄送機關(guān)名稱，用3號仿宋體字標(biāo)注在電報首頁的“抄送”欄內(nèi)。印制版記是印制公文的標(biāo)記，由公文印發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)3部分組成，位于公文末頁主題詞或抄送機關(guān)名稱下方、頁碼上方，與公文頁碼不空行。黨的機關(guān)的公文，兩條橫線之間的左右側(cè)各空半個4號字，分別標(biāo)注公文印發(fā)機關(guān)名稱和印發(fā)日期，底線下邊右側(cè)離字邊空兩個5號字，加圓括號用5號宋體字標(biāo)注印制份數(shù)，即“（共印份）”。行政機關(guān)的公文，只有印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間，印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發(fā)時間都用阿拉伯?dāng)?shù)字，均以付印日期為準(zhǔn)，年份不能簡寫。上行文的,印發(fā)日期后接著排印“印”字,下行文、平行文的，排印“印發(fā)”2字。用特定版頭印發(fā)的公文的印發(fā)日期，必須在成文日期之后或與成文日期同一天；用電報傳送的公文，印發(fā)日期與成文日期必須是同一天。翻印上級機關(guān)的公文，應(yīng)把印發(fā)單位改為翻印單位，印發(fā)日期改為翻印日期，用圓括號標(biāo)注共印份。（三）公文用紙格式黨的機關(guān)的“公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型（長260毫米，寬184毫米），也可采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米，寬210毫米）”。目前，我國黨的機關(guān)普遍采用16開型公文紙，也有部分單位使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文紙。如果使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文紙，應(yīng)與本機關(guān)的上級機關(guān)的公文用紙格式一致，并通盤考慮，包括紙張、檔案卷皮、檔案柜等供應(yīng)和配套問題，不能隨意改變或單獨改變公文用紙格式。公文用紙格式一經(jīng)確定，必須長期固定使用。《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：從2000年1月1日起，國家行政機關(guān)的公文用紙，一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm297mm。版心尺寸為：156mm225mm（不含頁碼）。（四）公文排印、裝訂格式《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》明確規(guī)定：“公文的漢字從左至右橫排；少數(shù)民族文字按其書寫習(xí)慣排印?！庇脻h字排印公文，除版頭（報頭）用長牟或長宋體字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4種字體。《國家行政機關(guān)公文處理辦法》明確規(guī)定：“文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習(xí)慣書寫、排版）。”行政機關(guān)的公文除發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、標(biāo)題、主題詞目用小標(biāo)宋體字，密級、保密期限、緊急程度、“主題詞”3字用黑體字，份數(shù)序號用2號全身黑正體字外，其余文字都是用3號仿宋體字。用16開型公文紙排印公文，黨的機關(guān)的公文，正文一般每頁排20行，特殊情況，最多只能排22行，每行25個字。行政機關(guān)的公文，正文一般每頁排19行，每行25個字。用國際標(biāo)準(zhǔn)A4公文紙排印公文，正文用3號仿宋體字，一般每頁排22行，每行排28個字。特殊情況下，為了防止出現(xiàn)“此頁無正文”字樣，調(diào)整行距、字距時，每頁既可減少1行、每行可減少12個字，也可每頁增加12行、每行增加12個字。公文要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色普所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色普Y80%，M80%。印刷品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。公文頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，臵于版心下邊緣之下一行，數(shù)字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)注頁碼。公文裝訂與公文排印應(yīng)一致，并考慮人們的閱讀習(xí)慣。根據(jù)不同裝訂方法的要求，分別用騎馬釘、平訂或膠粘，左側(cè)裝訂，不掉頁。（五）公文的特定格式和應(yīng)注意的問題在處理公文格式過程中，除了堅持正確的格式外，還要善于正確處理經(jīng)常碰到的具體問題和特殊問題，既要堅持公文格式的規(guī)范性，又要把原則性與靈活性恰當(dāng)?shù)亟Y(jié)合起來，正確處理具體問題和特殊問題，以確保公文格式的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。黨政機關(guān)的公文，除了規(guī)定的常用格式外，還有用其他形式印制的公文格式。凡是公文，都有一個格式問題，都要做到科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。具體說來，主要有以下幾種公文需規(guī)范其格式：。會議紀(jì)要用特定版頭、報頭印發(fā)，分別按其格式辦理。大部分會議紀(jì)要，用專用版頭印發(fā)。其主要有兩種形式：（1）用通用的“會議紀(jì)要”版頭印發(fā)；（2）用特定的會議紀(jì)要版頭印發(fā)，例如：“市委委常委會會議紀(jì)要”、“市委常委辦公會議紀(jì)要”等。不論用通用的會議紀(jì)要版頭,還是用特定的會議紀(jì)要版頭，其格式是一樣的。即:版頭部分占公文首頁頁面的1/3左右，版頭部分用一條紅色橫線隔開。版頭字用長宋體或小標(biāo)宋體字套紅印制；版頭字下用4號仿宋體字（行政機關(guān)的公文用3號仿宋體字）居中排印年份與會議順序號，例如：“?2004?第6次”；分年度編年度號和流水號； “?20?第次”之下排印紅色橫隔線。橫隔線之下，使用通用的“會議紀(jì)要”版頭的，排印會議紀(jì)要的標(biāo)題；使用特定的會議紀(jì)要版頭的，排印正文。正文要說明會議的時間、地點、出席會議人員、會議內(nèi)容及議定事項；正文之后排印參加會議的人員情況，即會議的主持人、出席人、列席人、記錄人；參加會議人員情況之下、末頁下端標(biāo)注公文主題詞；主題詞之下標(biāo)注分送（印發(fā)）單位；分送（印發(fā)）單位之下排印印制版記，其字體型號與用特定版頭排印的公文相同。信函式公文使用比較廣泛，首頁由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加武文線與文武線組成，均套紅印制。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識用小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。用16開型公文紙的，上邊的武文線在發(fā)文機關(guān)名稱之下3mm處，下邊的文武線距頁邊18mm，有的省略了文武線。用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文紙的，發(fā)文機關(guān)名稱的上邊緣距上頁邊的距離為30mm；發(fā)文機關(guān)名稱下4mm處為一條武文線，距下頁邊20mm處為一條文武線，兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。其他要素標(biāo)注方法與用特定版頭印制的公文相同。會議材料使用比較多，有不少的公文是以會議材料的形式發(fā)布的。規(guī)范會議材料格式，是做好會議秘書工作的重要任務(wù)之一。會議有多種類型，但不論召開什么會議，只要在會議上印發(fā)會議材料，其格式應(yīng)統(tǒng)一，并做到規(guī)范化。會議材料的格式，除首頁與特定版頭的首頁不同外，其余大致相同。即：在會議材料的首頁左上角標(biāo)注“會議材料之”或“會議材料”，字號一般用4號楷體或仿宋體。如果是秘密材料，在“會議材料之”之下標(biāo)注份數(shù)序號，在右上角頂格標(biāo)注密級。標(biāo)題居中排印，在標(biāo)題之下居中用3號楷體字排印成文機關(guān)名稱或領(lǐng)導(dǎo)人姓名，在成文機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人姓名之下加圓括號排印成文日期（也可將發(fā)文機關(guān)署名與成文日期加括號并列標(biāo)注在標(biāo)題之下居中位臵）。在成文日期之下排印正文，在正文之后、最末一頁下端標(biāo)注公文主題詞、印發(fā)范圍和印制版記。其字體使用與用特定版頭印制的公文字體用法相同。黨的代表大會、人民代表大會、政協(xié)會議和其他重要的、召開時間較長的會議，除發(fā)會議材料之外，還編印會議簡報。會議簡報一般采取打印或鉛印的形式發(fā)與會人員。其一般格式是：有報頭“會議簡報”或“會議簡報”，用長宋體字或小標(biāo)宋體字或行書體字印制；報頭之下居中標(biāo)注“第期”；期數(shù)之下排印一條橫線；橫線的左上方排印“會議秘書處”，右上方排印簡報的成文日期“年月日”；橫線之下排印標(biāo)題及正文。一期簡報可以排印一篇至幾篇文章，其排印標(biāo)準(zhǔn)與用特定版頭印制的公文相同；正文之后排印主題詞和印制版記。會議簡報與會議材料都要存檔。領(lǐng)導(dǎo)講話稿，一般由領(lǐng)導(dǎo)人在會議上講話時使用，也有作書面發(fā)言的。領(lǐng)導(dǎo)講話之前，有的講話稿已先印好；有的是待領(lǐng)導(dǎo)講話之后，在會議上印發(fā)，并在報刊上公開發(fā)表，或在內(nèi)參材料、通報材料中印發(fā)，也有不印發(fā)的。凡做會議材料、內(nèi)參材料、通報材料印發(fā)的，分別按其格式印發(fā)。如果領(lǐng)導(dǎo)講話之后，不另印發(fā)，只作存檔備查。對于這樣的講話稿，應(yīng)標(biāo)明何人、何時在何種會議上的講話。其中，有兩級標(biāo)題的，在主標(biāo)題中闡明講話主題內(nèi)容，在副標(biāo)題中標(biāo)明在什么會議上的講話，標(biāo)題之下居中署講話人姓名，姓名之下居中加圓括號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注成文日期，年份不能簡寫。只有一個標(biāo)題的，應(yīng)在標(biāo)題中標(biāo)明在何種會議上的講話，標(biāo)題之下居中標(biāo)注講話人姓名，姓名之下居中加圓括號標(biāo)注講話日期；或者在標(biāo)題中標(biāo)明某某在什么會議上的講話，標(biāo)題之下居中標(biāo)注講話日期。正文之后、末頁下端可標(biāo)注公文主題詞與印制版記。黨政機關(guān)因工作需要，經(jīng)常定期或不定期地編印一些簡報，發(fā)有關(guān)單位，以溝通信息和指導(dǎo)工作。工作簡報的名稱由各機關(guān)根據(jù)工作需要確定。有的用“內(nèi)參”、“通報”、“參考材料”、“情況通報”等字印制。但是編印工作簡報應(yīng)從實際和工作需要出發(fā)，不能過多、過濫，均應(yīng)按有規(guī)定分別報同級黨委辦公廳（室）或政府的辦公廳（室）進(jìn)行審批、登記，經(jīng)登記之后才能編印工作簡報。工作簡報的格式，其版頭部分一般占公文首頁頁面的1/3左右,由各機關(guān)自己制定。版頭字的字號未作統(tǒng)一規(guī)定，但要莊重、大方、美觀，一經(jīng)確定，不得輕易改變。版頭字下居中標(biāo)注發(fā)文字號或“第期”；發(fā)文字號之下排印一條紅線的橫隔線；橫隔線之下排印公文標(biāo)題；標(biāo)題之下排印正文；正文之后、末頁下端排印公文主題詞、印發(fā)范圍和印制版記。用這些版頭印制的公文，一般無主送機關(guān)，其字體型號與用特定版頭印制的公文字體型號相同。三、行文規(guī)則（一）行文關(guān)系行文，是指公文制發(fā)單位發(fā)公文給受文單位。受文單位一般是某個單位或某些單位或集群單位。這種發(fā)文單位與收文單位之間的公文往來關(guān)系，就叫做行文關(guān)系。它是根據(jù)組織系統(tǒng)、公文法定作者的職責(zé)權(quán)限、發(fā)文單位與受文單位之間是否具有隸屬關(guān)系確定的。正確處理行文關(guān)系，充分發(fā)揮公文的效用，是一切機關(guān)工作人員特別是從事公文處理的人員必須熟練掌握、正確使用的基本技能和方法之一。公文的行文關(guān)系，主要有以下六種關(guān)系：1．領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，是指有隸屬關(guān)系的上級機關(guān)與下級機關(guān)之間的公文往來關(guān)系。按照我國現(xiàn)行的政治體制、行政管理體制和組織制度，凡有隸屬關(guān)系的上下級機關(guān)之間工作上的相互關(guān)系是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。公文往來中的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，專指行文關(guān)系，是指具有直接領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的上下級之間的關(guān)系，不包括間接的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，即處于領(lǐng)導(dǎo)地位的政黨與其所領(lǐng)導(dǎo)下的人大、政府、政協(xié)、企業(yè)事業(yè)單位、社會團體等機關(guān)單位之間的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。2．指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系。指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系,是指沒有隸屬關(guān)系但有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)、單位、部門之間的公文往來關(guān)系。例如，沒有隸屬關(guān)系但有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的上級機關(guān)與下級機關(guān)之間的公文往來，上級機關(guān)的職能部門與下級機關(guān)的相關(guān)部門之間的公文往來，同級機關(guān)、單位、部門之間在各自的職權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作時的公文往來等。這種關(guān)系與領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系比較，行文方式相同，但所用文種不盡相同，二者有本質(zhì)的區(qū)別。具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的上級機關(guān)向下級機關(guān)、上級機關(guān)的部門向下級機關(guān)的相關(guān)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、答復(fù)問題、部署業(yè)務(wù)工作等，必須受政策、法律、紀(jì)律、辦文制度和職責(zé)權(quán)限的約束，只能在各自的職權(quán)范圍內(nèi)活動，不得超越職權(quán)范圍。3．綜合管理與被管理的關(guān)系。綜合管理和被綜合管理的關(guān)系，包括歸口管理與被歸口管理的關(guān)系，前者是指黨政機關(guān)與企業(yè)機關(guān)的綜合部門與其他部門之間的工作上聯(lián)系而進(jìn)行的公文往來關(guān)系；后者是指黨政機關(guān)與企業(yè)機關(guān)的有關(guān)綜合部門，機關(guān)授權(quán)給他管理同級有關(guān)部門與直屬單位的公文往來關(guān)系。綜合部門與其他部門之間，在行政級別上和法律地位上雖然是平等的，沒有隸屬關(guān)系，但綜合部門根據(jù)自己的職權(quán)范圍和工作需要或接受領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)，對其他部門實施綜合管理和歸口管理，如收集工作情況，交辦領(lǐng)導(dǎo)批示事項，接受領(lǐng)導(dǎo)或機關(guān)的授權(quán)開展有關(guān)公務(wù)活動、進(jìn)行催辦督辦等。因此，綜合部門與其他部門之間的公文往來，是綜合管理與被綜合管理、歸口管理與被歸口管理的關(guān)系。其他部門、單位必須服從綜合部門的管理，不得因本部門、本單位的級別與綜合部門相同或比綜合部門的級別還要高而不服從管理。這是因為各部門的職權(quán)范圍和業(yè)務(wù)分工不同，并由綜合部門的工作性質(zhì)、職能和任務(wù)決定的。目前，我國黨政機關(guān)和企業(yè)機關(guān)的職能部門分為兩大類：一類是綜合性的，比如，黨政機關(guān)和企