【文章內(nèi)容簡介】 規(guī)定………………………………………………30 第十三章 檔案管理規(guī)定………………………………………………31 第十四章 保密管理規(guī)定………………………………………………39 第十五章 計算機及網(wǎng)絡管理規(guī)定 ……………………………………43 第十六章 固定電話使用管理規(guī)定 ………………………………… 45 第十七章 員工考勤管理規(guī)定………………………………………… 46 第十八章 信息報告管理規(guī)定 …………………………………………49 第十九章 對外宣傳及公共關系管理辦法………………………………52 附件 XXX化妝品有限公司行政管理制度第一章 總則第一條 為加強公司的行政事務管理，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本制度。第二條 本制度所指的行政事務管理包括：《規(guī)章制度建設及管理辦法》、《公文使用管理規(guī)定》、《儀容儀表管理規(guī)定》、《出差管理規(guī)定》、《圖書、報刊、信函等資料管理規(guī)定》、《物品管理規(guī)定》、《印章管理規(guī)定》、《文印管理規(guī)定》、《會議管理規(guī)定》、《車輛使用管理規(guī)定》、《鑰匙管理規(guī)定》、《檔案管理規(guī)定》、《保密管理規(guī)定》、《計算機及網(wǎng)絡管理規(guī)定》、《固定電話使用管理規(guī)定》、《員工考勤制度》、《信息報告管理辦法》、《對外宣傳及公共關系管理辦法》等規(guī)定。第三條 管理中執(zhí)行“一個上級原則”，接受直接領導管理，非特殊情況不得越級請示、報告，不得越級指揮，但員工可以越級申訴。第四條 本管理辦法適用于美炫風化妝品有限公司，其他業(yè)務公司可參照執(zhí)行。第五條 本制度經(jīng)正式審批通過后生效實施，原有相關規(guī)定同時廢止。由綜合部負責解釋、補充。第二章 規(guī)章制度建設及管理辦法第六條 為規(guī)范公司制度管理，特制定本辦法。第七條 制度分為根本制度、基本制度和業(yè)務管理制度三類。一、根本制度是指公司最高制度，是制定其他管理制度的基本依據(jù)。主要包括公司章程、綱領等。XXX化妝品有限公司行政管理制度二、基本制度是指公司各項工作或業(yè)務活動的重要管理規(guī)定。主要包括行政管理制度、人力資源管理制度、財務管理制度、經(jīng)營管理制度等。三、業(yè)務管理制度是指公司各部門及因工作需要制定的適用于其部門或其公司的管理規(guī)定、流程、細則或辦法。第八條 制度按照“務實適用”的原則制定。第九條 公司制度由公司組織研議擬定，報公司總經(jīng)理辦公會審議通過，提請公司董事長審批并下發(fā)。第十條 制度應用詞確切，語句通順，符合企業(yè)發(fā)展實際，應充分考慮其他相關制度規(guī)定，避免相互抵觸。第十一條 企業(yè)制度由綜合管理部統(tǒng)一編排文號，統(tǒng)一存檔和下發(fā)，底稿由綜合管理部統(tǒng)一存檔。第十二條 與重大經(jīng)營管理活動相關的制度的制定與修訂工作由業(yè)務部門負責，公司綜合部為歸口管理部門形成專項提案列入議事日程，報公司領導班子審核批準。第十三條 各類制度文本發(fā)放至有權保管人時應辦理交接手續(xù)，文本保管人調(diào)動或離職時，制度文件列入移交內(nèi)容。第十四條 制度頒發(fā)后，由制定部門負責監(jiān)督實施。第十五條 公司綜合部負責組織本公司各部門對現(xiàn)行各類制度進行修訂。第十六條 修訂后的制度下發(fā)后，原來的制度同時廢止。第三章 公文使用管理規(guī)定第十七條 股東會及董事會文件、公司管理文件等公文，是傳達公司決策、XXX化妝品有限公司行政管理制度管理、指令、報告經(jīng)營情況、與外部聯(lián)系或商洽工作的重要工具。第十八條 公文由綜合部實行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī)范、準確、及時、安全。第十九條 文件起草按職能分配，由各主管部門負責。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義，文字要簡潔明了、詞意表達正確。第二十條 各部門及各有關人員，對公文中涉及政府、公司應保密的事項，必須嚴守機密，不準隨便向他人泄露。第二十一條 各類文件、資料按照保密等級分為絕密、機密、秘密、內(nèi)部文件、公開文件五種。涉密文件及內(nèi)部文件應嚴格控制知情范圍，由承辦人按閱批權限承辦，閱后妥善保管歸檔。第二十二條 發(fā)文的程序為：擬搞、審核、簽發(fā)、復核、印發(fā)、歸檔、銷毀等。一、擬稿（一）以公司名義下發(fā)的公文和對外公函，根據(jù)其業(yè)務內(nèi)容，由主辦部門套用公司發(fā)文格式進行擬稿，并填寫主題詞、抄報、抄送、日期、打印人、校對人、承辦人、份數(shù)。草擬公文應注意以下事項：、法律、法令及地方性行政規(guī)章 ； ，實事求是；、精煉，條理要清楚，層次要分明，結構要緊密，用語要規(guī)范；、地、物名、引文及時間要具體、準確；，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。XXX化妝品有限公司行政管理制度（二）編號、登記、規(guī)范文件格式：主辦部門將草擬好的文件電子版發(fā)送至綜合部進行編號、登記、規(guī)范文件格式。，用“美炫風發(fā)字[]號”格式（見附件1）； ，用“美炫風函字[]號” 格式（見附件2）； ，用“美炫風紀字[]X號” 格式（見附件3）； 、報批有關事項，使用《XXX化妝品有限公司》格式（見附件4）；,用“20XX第X期（總第X期）”格式（見附件5）；，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命等，其他發(fā)文一般不用公司紅頭文件格式。一般事項發(fā)文，無需簽批、落款為具體部門的，不用字號。（三）公司發(fā)文文體、字號要求：“XXX化妝品有限公司文件”。字體均用一號紅色黑體； 。，一級標題用小三號黑體，二級標題用小三號仿宋加粗。，并加粗。、字體要求，參照發(fā)文標準，參見附件1。二、審核、簽發(fā)、復核（一）由主辦部門打印公文及其附件，并填寫《發(fā)文審核表》（見附件6），由主辦部門負責人、分管領導審核文件內(nèi)容，綜合管理部負責人審核文件格式，XXX化妝品有限公司行政管理制度報總經(jīng)理以上領導審批簽發(fā)，印章保管人方可蓋章。若需其他有關部門會簽的，應先會簽，然后再送領導審批簽發(fā)。（二）經(jīng)領導簽發(fā)的公文，原則性的內(nèi)容、條款不得改動，如需刪改，需經(jīng)原簽發(fā)人同意。三、印發(fā)（一）主辦部門將經(jīng)領導簽發(fā)的公文及《發(fā)文審核表》送到綜合部辦理蓋章；（二）以公司名義下發(fā)的公文，原則上由綜合部統(tǒng)一登記發(fā)送。對公司以外的單位發(fā)業(yè)務聯(lián)系函，蓋章后由主辦部門送至相關單位，并辦理好簽收手續(xù),將對方簽收的原件在5個工作日內(nèi)交綜合管理部存檔。四、歸檔公司所有發(fā)文，主辦部門和相關部門應有復印件存檔，并由主辦部門將文件原稿、對方簽收件、《發(fā)文審核表》、審核稿件各一份送綜合管理部存檔。有領導批示的，還應附批復件。第二十三條 公司所有文件實行統(tǒng)一的歸口管理。公司收文的處理程序為：收文、登記、審核、分文、傳送、辦理、立卷、歸檔。第二十四條 各級領導對送來的公文要及時閱批，急件當天批復；一般文件三天內(nèi)批復。第二十五條 各級領導閱、批公文應仔細認真，不得圈閱，須簽署明確、具體意見的，閱完后要簽名并注明日期。第四章 儀容儀表管理規(guī)定 XXX化妝品有限公司行政管理制度為了樹立和保持公司員工良好的職業(yè)形象,進一步規(guī)范化管理，特制定本管理規(guī)定。第二十六條 個人儀容儀表及著裝要求一、員工個人形象應保持端莊、大方，頭發(fā)保持干凈清爽，女員工妝容應以淡妝為主，禁止以濃妝艷抹形象出現(xiàn)在辦公場合。二、所有員工工作期間外出辦事、出差等同于正常上班，均應著正裝上下班，以展現(xiàn)公司規(guī)范管理的品牌形象。三、節(jié)假日上班著裝要大方得體，不可著奇裝異服，女員工不可著抹胸、吊帶裙、熱褲等過于暴露的服裝，不可穿拖鞋上班。四、員工不按規(guī)定著裝者，每次罰款50元，其直接上級領導負連帶責任，處以罰款100元。第五章 出差管理規(guī)定第二十七條 員工出差必須依下列程序辦理：一、出差前應填寫《出差申請表》（見附件7），由部門領導簽字確認，報經(jīng)營班子分管領導審批；部門領導及以上人員出差須報總經(jīng)理審批。因緊急事務未按程序辦理申請的，由執(zhí)行該項公務的員工在出差返回后3個工作日內(nèi)補辦有關手續(xù)。二、出差人員憑《出差申請表》到財務管理部填寫《借款單》，按審批程序預借差旅費；并將《出差申請表》交綜合管理部相關人員處進行存檔及考勤登記。XXX化妝品有限公司行政管理制度三、出差人員出差返回后五個工作日內(nèi)必須報賬，并結清出差借款，未能結清的借款,財務部有權在其當月和以后月份的工資或其他補貼中扣回，直至扣清為止。第二十八條 出差超出預定時間，須報經(jīng)出差審批人同意，因病或其它不可抗拒因素需要延長出差期限的,須及時報經(jīng)出差審批人同意并在出差結束后提交相關證明至綜合管理部，否則按曠工處理；未經(jīng)批準，超出預定出差期間的費用不予報銷。第二十九條 出差費用的報銷：出差費用包括交通費、住宿費、伙食費、通訊費、招待費等，其標準按公司財務制度相關規(guī)定執(zhí)行。一、交通費、住宿費在標準內(nèi)憑票據(jù)實報銷，超標自付。二、伙食費、市內(nèi)交通費在標準內(nèi)憑票據(jù)實報銷。三、通訊費超出標準部分，按相關規(guī)定執(zhí)行。第六章 圖書、報刊、信函等資料管理規(guī)定第三十條 圖書、報刊、信函由綜合管理部統(tǒng)一管理。指定專人負責登記、分類、發(fā)送，并及時整理、存檔以備查閱。第三十一條 各部門負責人可根據(jù)業(yè)務實際需要，合理安排購買業(yè)務參考書籍，依公司規(guī)定的申購程序辦理；否則，費用自理。以公司名義購買的書籍需到綜合部辦理出入庫，并蓋公章后才能借出。第三十二條 圖書借閱一、公司員工經(jīng)所在部門領導同意，綜合部辦理借閱登記手續(xù)，可借閱公司所存各類圖書、雜志。XXX化妝品有限公司行政管理制度二、專業(yè)性強的工具書（如：規(guī)程、規(guī)范、定額等）可以隨項目長期借用。三、一般圖書每人每次最多可借閱兩冊，借閱時間不得超過一個月，如有特殊事由需續(xù)借者，務必辦理續(xù)借手續(xù)。四、損壞、丟失圖書、資料，責任人應照原價雙倍賠償，并負責購買或協(xié)助購買。五、員工所借圖書，如遇清點或公務上需參考時必須隨時收回，借書人不得拒絕。第三十三條 綜合部圖書管理人員每隔半年清點庫存書籍1次，并將清單上報綜合部經(jīng)理。第三十四條 各部門訂閱的報刊、雜志需由綜合部指派專人收發(fā)。第三十五條 報紙在閱覽后，請務必歸回原位；過期的報紙由綜合部統(tǒng)一回收管理。第三十六條 員工調(diào)崗、離職時，還清所借閱圖書、資料后，方可辦理相關手續(xù)。第三十七條 公務信函由綜合部收發(fā)人員登記后統(tǒng)一寄發(fā)，掛號信和特快專遞需經(jīng)所在部門負責人批準，登記后方可郵發(fā)。第七章 物品管理規(guī)定為更好的控制公司的辦公成本，合理使用辦公費用，規(guī)范辦公用品的采購和領用，特制定本規(guī)定。第三十八條 物品分類一、固定資產(chǎn)：單位價值2000元以上或者使用年限超過一年以上的物品，XXX化妝品有限公司行政管理制度如車輛、電腦、復印機等。二、低值易耗品：不屬于固定資產(chǎn)，但價值較高或使用時間較長的物品，如鐵皮柜、打印機等。三、辦公用品：辦公使用的消耗性物品，分為耐用辦公用品和易耗辦公用品兩大類。（一）耐用辦公用品包括計算器、裁紙刀、剪刀、筆筒、直尺、訂書機、卷筒紙盒、檔案（文件）盒、書立、垃圾桶、煙灰缸、電話機等。（二）易耗辦公用品包括公共所需辦公用品和員工個人所需辦公用品： ：打印紙、傳真紙、復寫紙、紙杯、杯托、茶葉、垃圾袋、墨盒（水）、碳粉、硒鼓等。：透明膠、膠水、水性筆（芯）、圓珠筆（芯）、鉛筆、釘書針、卷筒紙、面巾紙、檔案袋、文件夾、回形針、大頭針、鐵夾、筆記本、熒光筆、橡皮、涂改液、裝訂夾、光盤等。第三十九條 物品的采購一、物品的采購遵循“統(tǒng)一采購，貨比三家”的原則。二、辦公用品的采購（一）定點采購原則由綜合管理部和成本合約部視情況在每年年初進行市場詢價比較后，確認23家作為定點采購單位。（二）季度定期性采購綜合部按季度定期申購公司常備辦公用品，建立常備辦公用品庫。采購時間一般為每季度第一個月的10日前，可根據(jù)具體情況調(diào)整。（三）月度補充性采購 XXX化妝品有限公司行政管理制度各部門于每月向公司上報下月辦公用品采購計劃（詳見附件8），由綜合部負責收集、統(tǒng)計、審核。綜合部根據(jù)統(tǒng)計結果，比照常備辦公用品庫存情況對需采購的物品進行調(diào)劑，對庫存緊張或無庫存的物品可進行補充性采購。文員負責制作當月常用辦公用品補充采購計劃表，經(jīng)綜合部經(jīng)理審核，報公司領導審批通過后，于每月5日前完成當月采購工作，并辦理入庫手續(xù)。（四）預算內(nèi)日常應急性采購在日常工作期間，如各部門需在預算內(nèi)應急采購無庫存或庫存緊缺的物品，須填寫庫存外(預算內(nèi))辦公用品申購表，經(jīng)本部門負責人確認，報董事長核同意后，由文員聯(lián)系定點供應商落實采購。（五）預算外采購預算外物品的申購程序按公司現(xiàn)行規(guī)定執(zhí)行。三、大宗物品的采購達到招標要求的須按招標管理規(guī)定辦理，未達到招標規(guī)定要求的需要進行多家詢價，力求價廉物美。領用時按照計劃采購清單領用。四、特殊物品無法統(tǒng)一采購時，必須事前征得分管領導同意后方可自行采購。五、固定資產(chǎn)和大批量低值易耗品的采購必須由使用部門提出申請，經(jīng)公司領導同意后方可進行采購。六、采購單件物品在500元以上的，必須填寫呈批件，經(jīng)領導審批同意后,由招投標采購專員進行采購。第四十條 物品的保管一、公司的物品由綜合部進行登記造冊（見附件9），集中保管；單價物品價值超過500元的，還應配備圖像資料。二、常備辦公用品庫由文員擔任保管責任人，具體負責辦公用品采購計劃XXX化妝品有限公司行政管理制度 的收集、匯總、統(tǒng)計、分析，辦公用品采購工作的實施，辦公用品的入庫登記、保管、分發(fā)以及各類相關報表的制作等工作。第四十一條 物品的領用一、部門和個人領用物品時需到公司綜合部辦理領用手續(xù)。二、領用新購固定資產(chǎn)時，領用人必須在《出入庫單》中“保管人”一欄簽字，經(jīng)綜合部經(jīng)理和保管人簽字后方可領用，并由保管人將《出入庫單》送財務部登記備案。三、員工如需領用辦公用品的，在文員處填寫辦公用品簽領表，經(jīng)部門負責人確認后方可領用。四、耐用辦公用品于員工入職時，由員工本人向綜合部按標準領用，原則上不再增補，若破損、殘舊需更換的必須以舊換新重新辦理領用手續(xù)；發(fā)生遺失的，由領用人在《辦公用品領用登記表》（見附件10）中“備注”欄寫明原因并辦理領用手續(xù)。五、各部門須領用墨盒、碳粉等辦公耗材的，按照“憑舊領新”原則，向文員退還舊耗材，填寫辦公用品簽領表后，經(jīng)本部門負責人確認后方可領用。六、領用低值易耗品時領用人必須在《低值易耗品領用登記表》（見附