【文章內(nèi)容簡介】 并隨時掌握目標(biāo)任務(wù)完成情況，以供上司實時調(diào)整決策部署。在監(jiān)控過程中，職業(yè)秘書需要進(jìn)行大量組織、協(xié)調(diào)、協(xié)作工作，與客戶的協(xié)調(diào)，與部門的協(xié)作，形成一支善于戰(zhàn)斗的團(tuán)隊，才能夠順利公司或領(lǐng)導(dǎo)指出的目標(biāo)任務(wù)。因此，訓(xùn)練是職業(yè)秘書的執(zhí)行力是最棘手課程，職業(yè)秘書需要經(jīng)過長期的訓(xùn)練和升華，才能達(dá)到很強執(zhí)行力的境界。三是溝通能力。做生意就是做朋友，做朋友關(guān)鍵是在溝通，秘書溝通的主要有電話、網(wǎng)絡(luò)、面對面交談等溝通方式。作為現(xiàn)代型的企業(yè)公司，大量的溝通工作是與客戶的溝通，而且大量的工作是由職業(yè)秘書完成的，職業(yè)秘書溝通不專業(yè)，客戶就無法信任你；職業(yè)秘書溝通不熱情，客戶只會冷落你；職業(yè)秘書溝通時不擇機，客戶只會煩著你；我一直認(rèn)為，在商言商，在職言職，秘書要努力去掉口頭禪，去年不良的習(xí)慣的言語，千萬不要婆婆媽媽，喋喋不休。職業(yè)秘書人員電話溝通?？词呛芎唵蔚膭幼?，規(guī)范起來就比較難了，接電話的職業(yè)用語，很大程度上體現(xiàn)了一個公司的整體形象，因此，很多的企業(yè)公司要求指定一個前臺文員接聽電話，職場規(guī)范電話接聽模式是“自報家門”，這就猶如航空港的播音員小姐，無論是誰在播音，我們聽見幾乎完全是同一個人在講話，企業(yè)公司的秘書人員能夠做到這一點，那么效果會出奇的好，因此，我們始終要保持接電話時的職業(yè)語調(diào)與規(guī)范用語，這是秘書的首要基本功。再如，電話在兩聲與三聲之間接聽，也是職業(yè)秘書非常專業(yè)的電話接聽技巧。職業(yè)秘書面對面溝通，就比電話溝通艱難的多，因為面對面溝通需要的是形象和語言配合，面對面溝通給人的第一印象更重要是形象，其次才是語言技巧，包括口腔語言、肢體語言等。面對面溝通是個最為復(fù)雜的溝通過程，需要反復(fù)地實踐演練，才能得心就手。四是商業(yè)能力。公司業(yè)務(wù)是公司發(fā)展壯大的基礎(chǔ)，沒有業(yè)務(wù)，公司就沒有效益可言，公司也就沒有發(fā)展可言。因此，職業(yè)秘書要具備很強商業(yè)運作能力，能夠為公司出業(yè)績，出效益。職業(yè)要提高商業(yè)運作能力，一定要遵循“一個原則”；做好“三類事情”；做到“五個是否”。遵循“一個原則”就是商業(yè)游戲規(guī)則。要記住自己是秘書身份，更注重的是商人身份，要能夠很好的遵循“成本+利潤=報價”的商業(yè)游戲規(guī)則，做好每一次業(yè)務(wù)的談判。職業(yè)秘書每天做好“三類事情”。第一類事情是能夠為公司帶來新生意、增加營業(yè)額的事情；第二類事情是能夠維持現(xiàn)有狀況及鞏固已有客戶的事情；第三類事情必須要做但對企業(yè)沒有直接利益的事情。在第一類事情沒有做好之前，決不做第二類事情。職業(yè)秘書做到“五個是否”。是否提供滿意的服務(wù)；是否向客戶索取電話、名字，取得進(jìn)一步聯(lián)系的理由意愿；是否在客戶拒絕后繼續(xù)用其他辦法保持聯(lián)系；是否清楚、準(zhǔn)確地表達(dá)客戶的要求；是否能讓客戶為你介紹新的業(yè)務(wù)或新的客戶。同時，職業(yè)秘書要具備商業(yè)敏感性，判斷項目的真?zhèn)位蚩尚行?，現(xiàn)在信息社會，個人信息和社會信息很容易被公開，一些不法分子會借助公司或個人急于做業(yè)務(wù)的心理，用業(yè)務(wù)為晃子，引導(dǎo)你上當(dāng)受騙，我們常說“無奸不商”，通常就要求自身加強判斷能力，不要輕易上當(dāng)受騙，給公司帶來損失。要能夠從當(dāng)前的業(yè)務(wù)中挖掘、引伸出類似新的業(yè)務(wù)，做到觸類旁通，舉一反三，為公司帶來源源不斷的業(yè)務(wù)。五是寫作能力。職業(yè)秘書不會寫作，在任何時候、任何場合都說不過去。職業(yè)秘書的寫作又不同于作家的詩情畫意，而注重的是實用性文書，因為，公司文書具有很強的專業(yè)性和實用性，說它專業(yè)，是因為其涉及的內(nèi)容既和企業(yè)運作有關(guān)，又和具體事項有關(guān)，如果沒有對這些內(nèi)容完整充分的熟悉及對這界限分寸的把握，根本只可能是泛泛而談，沒有什么具體的內(nèi)容。說它實用，是因為其表現(xiàn)表現(xiàn)形式完全都根據(jù)內(nèi)容給予相應(yīng)的格式表達(dá)，操作程序與操作標(biāo)準(zhǔn)都非常明確，實效性相當(dāng)強。秘書文書寫作關(guān)鍵要善于歸納總結(jié)，層次分明；很多的秘書人員在作書面匯報的時候，喜歡記流水賬，擔(dān)心上司不明白文稿意思，就喜歡把今日或今周的事件按時間順序一字不漏地寫了下來，今日上午九點到了哪個地方，路上使用什么交通工具，寫了一大堆過程，最后總結(jié)一句“沒有找到人，事情沒有完成”。見到這樣的文章，上司真是哭笑不得。秘書人員離被炒魷魚的日子也就不長了。因為上司根本不在乎過程，而在乎你的結(jié)果，你的目標(biāo)結(jié)果沒有達(dá)到，講過程又有何用呢？因此，秘書人員文書匯報時，一定要注意歸納總結(jié)，言簡意賅。讓上司一看就知道事情完成還是沒有完成。職業(yè)秘書寫作注重職場語言，讓人耳目一新，職業(yè)流行語言的使用，比如簡單的“報告”和“請示”，好多的秘書人員弄不清為何物。再比如，在會議紀(jì)要或會議中，還會出現(xiàn)第三人稱“他”，這是非常不規(guī)范的文書寫作，職業(yè)秘書不是在寫散文，更不是在編寫故事，而在作公司的實用性文書。職業(yè)秘書寫作要通俗易懂，注重實用性。秘書人員的女性偏多，可能是女性天生的敏感和細(xì)致，還是情書接觸過多，動不動就來一段“詩情畫意”的文句，猶如作家的職業(yè)風(fēng)范。職業(yè)秘書寫作要注重時效性。職業(yè)秘書人員接觸的大部分均是會議記錄、簡報、請示、新聞等，都具有很強的時效性，事過境遷，就沒有使用價值，比如會議記錄，上司要求其中的一項事情由部門明天內(nèi)完成，而秘書人員的會議記錄在后天才能夠拿了出來，等你會議記錄出來后，這個事件就已經(jīng)完成，會議記錄就失去指導(dǎo)工作的本來意義。再比如上傳新聞稿，這樣的時效性更強，需要在第一時間上傳到指定媒介，如果秘書人員還在為新聞稿咬文嚼字的話，那還有什么時效性可言呢？因此，職業(yè)秘書經(jīng)常會加班加點，通宵達(dá)旦，就是要保證文書的時效性。總而言之，職業(yè)秘書是商業(yè)業(yè)社會急需的一種職業(yè)，企業(yè)的老板和職業(yè)經(jīng)理人已經(jīng)日益認(rèn)識到社會分工的重要性，只有依靠秘書的協(xié)助，自己才能更有效地從事經(jīng)營和管理。而社會仍然缺乏行之有效的秘書訓(xùn)練體系，本應(yīng)承擔(dān)這個責(zé)任的來建立與實施這套體系的高等院校和職業(yè)學(xué)院，卻因為幾十年來積重難返的體制而無法跟上時代的發(fā)展和適應(yīng)這種經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的變化，導(dǎo)師教學(xué)生死記硬背，學(xué)生畢業(yè)當(dāng)了導(dǎo)師還是照樣復(fù)制。導(dǎo)師為了提高自己的學(xué)問價值，始終還在做文字游戲，結(jié)果秘書教育越走距離越遠(yuǎn)，什么原理、定義、原則，即使考了一百分，也依然不知道自己究竟如何做秘書。因為，呼吁全社會關(guān)注職業(yè)秘書角色定位，全社會關(guān)注職業(yè)秘書的訓(xùn)練，相信，在不久將來，職業(yè)秘書就會象高級會計師、律師一樣出現(xiàn)在企業(yè)公司的重要角落，扮演著“出謀劃策，當(dāng)好助手”的重要角色。秘書的角色意識，是秘書人員對秘書角色的心理體驗，是對秘書責(zé)任、義務(wù)自學(xué)感知的心理活動。淡化和削弱了這種心理活動，秘書人員就無法發(fā)揮秘書作為具有強烈社會責(zé)任感的人的主觀能動作用，成為一個機械履行秘書職能的“機器”，不可能成為一個優(yōu)秀乃至卓越的秘書。那么，應(yīng)當(dāng)怎樣培養(yǎng)和不斷強化自己正確的角色意識呢？（一）必須培養(yǎng)和強化高度民主的責(zé)任意識。（二）必須培養(yǎng)和樹立強烈的服從意識。秘書是領(lǐng)導(dǎo)決策的堅定的執(zhí)行者和堅決維護(hù)者，秘書必須堅定不移、毫不走樣地貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決定。（三）必須樹立和培養(yǎng)鮮明的服務(wù)意識。（四）必須樹立和培養(yǎng)積極的參與意識。（五）樹立和培養(yǎng)較強的公關(guān)意識。（六）樹立強烈的法規(guī)意識。（七）要樹立強烈的保密意識。（八）要樹立必要的進(jìn)諫、規(guī)勸意識。如何處理公司內(nèi)部的人際關(guān)系人際關(guān)系是我們生活中的一個重要組成部分。倘若搞不好人際關(guān)系，將對我們的工作、生活及心理健康有不良的影響。在現(xiàn)實社會中，由于各人的性格、秉賦、生活背景及目 的等等的不同而產(chǎn)生的思想上的一定隔閡，這是正常的，也是可以理解的。倘若在工作或生活中和所有的人都合不來，那就不正常了，需要作自我調(diào)整并加以改變。看來您的情況屬于后一種。人依據(jù)其年齡、性別、職業(yè)、職位、所處環(huán)境等情況而扮演著不同的社會角色。在與人接觸時，不同的角色有著不同的行為規(guī)范，所以在和不同的人相處時，有不同的要求和技巧。在這里我們僅就您所提出的問題，即如何與同事相處發(fā)表些意見。首先，要處處替他人著想，切忌自我中心。要搞好同事關(guān)系，就要學(xué)會從其他的角度來考慮問題，善于作出適當(dāng)?shù)淖晕覡奚?。要做好一項工作，?jīng)常要與別人合作，在取得成績之后，要求共同分享，切忌處處表現(xiàn)自己，將大家的成果占為己有。提供給他人機會、幫助其實現(xiàn)生活目標(biāo)，對于處理好人際關(guān)系是至關(guān)重要的。替他人著想還表現(xiàn)在當(dāng)他人遭到困難、挫折時，伸出援助之手，給予幫助。良好的人際關(guān)系往往是雙向互利的。您給別人的種種關(guān)心和幫助，當(dāng)您自己遇到困難的時候也會得到回報。其次，要胸襟豁達(dá)、善于接受別人及自己。要不失時機的給別人以表揚。但須注意的是 要掌握分寸，不要一味夸張，從而使人產(chǎn)生一種虛偽的感覺，失去別人對您的信任。再次，要掌握與同事交談的技巧。在與同事交談時，要注意傾聽他的講話，并給予適當(dāng) 的反饋。聚神聆聽代表著理解和接受，是連接心靈的橋梁。在表達(dá)自己思想時，要講究含 蓄、幽默、簡潔、生動。含蓄既表現(xiàn)了您的高雅和修養(yǎng)，同時也起到了避免分歧、說明觀 點、不傷關(guān)系的作用，提意見、指出別人的錯誤，要注意場合，措詞要平和，以免傷人自尊 心，產(chǎn)生反抗心理。幽默是語言的調(diào)味品，它可使交談變得生動有趣。簡潔要求在與人談話 時掌握該說的說，不該說的不說。與人談話時要有自我感情的投入，這樣才會以情動人。此 謂之生動。當(dāng)然要掌握好表達(dá)自己的技巧，需要不斷的實踐，并不斷的增加自己的文化紊 養(yǎng)，拓寬自己的視野。最后，要抽時間和同事打成一片。培養(yǎng)自己多方面的興趣，以愛好結(jié)交朋友，也是一種好辦法。另外，互相交流信息、切磋自己的體會都可融洽人際關(guān)系。搞好人際關(guān)系是一門藝術(shù)。所有的人都需要不斷的學(xué)習(xí)和實踐、才能臻于嫻熟。希望您能根據(jù)自己的具體情況，作一個自我分析，從而沖破自我封閉的籬笆，虛懷若谷，去建立一個和諧的人際關(guān)系。在組織內(nèi)部需要和三類人員產(chǎn)生聯(lián)系，或者說天天都要和這三類人員打交道，即上級、同事和下級。與上司相處的藝術(shù)首先要了解上司的人品、愛好、工作能力和工作方式你的上司是喜歡授權(quán)，還是喜歡“擺官架”，最后還要了解他的價值觀。和上司交往的原則關(guān)系適度原則。同上司之間的距離既不能太遠(yuǎn)也不能太近，關(guān)系要適度。交流原則，或者叫做匯報原則。作為下屬，你要讓上司知道你的工作情況，告訴他你的工作進(jìn)行到什么階段，現(xiàn)在面臨什么樣的問題等等。這種交流和匯報是必不可少的。服從原則。每一個組織都擁有自己的團(tuán)隊，作為團(tuán)隊的一員，服從是必不可少的。個人利益要服從組織利益。尊重原則。每個人所處的位置不一樣，承擔(dān)的壓力也不一樣的。要理解你的老板，多站在他的角度思考問題，要相互尊重。堅持原則。當(dāng)你所做的一切與企業(yè)的目標(biāo)沒有偏差時，你可以堅持自己的原則、信念和理想。處理好同上司的私人關(guān)系作為下屬，在上司需要你幫助的時候，你要真誠地幫助他，但一定要處理好同上司的私人關(guān)系，不能過近，也不能過遠(yuǎn)。與同事相處的藝術(shù)天天都要與同事打交道，在交往中需要注重下面幾點：如何尋求幫助通俗地說，如何尋求幫助就是如何求人辦事。求人辦事的原則：有原則，也就是說在求人的時候，非凡是求別的部門的同事時，首先要尊重對方，要有誠意。有的放矢，也就是說選擇那些急需別人幫助的工作，請別人幫助完成，不要把自己的工作完全推給別人去做。不是什么事都要別人幫?！斑@個工作是我想做的，由于我沒有時間，才請你做的”?；蛘吣阆蚱渌私榻B工作時，介紹不清楚就推給對方。以上這些做法都是非常錯誤的，應(yīng)該堅持自己能做的事情自己做的原則。要樂于助人要禮尚往來，你得到他人的幫助，也要主動幫助他人。指出他人的不足指出他人不足是需要技巧的。心直口快的人往往不受歡迎。多參加集體活動你究竟是在一個團(tuán)隊中，要多參加集體活動。避免非正式團(tuán)體的存在非正式組織這個概念是有梅奧的霍桑實驗中提出來的，非正式組織的目標(biāo)往往同組織的目標(biāo)有偏差，所以一個團(tuán)隊里小組織的存在，不利于組織目標(biāo)的實現(xiàn)，這是組織中需要避免的。與下級相處的藝術(shù)在這里介紹比爾蓋茨曾經(jīng)說過的一句話：一個主管，不管他擁有多少知識，假如他不能帶動人完成使命，他是毫無價值的。與下級相處的技巧包括授權(quán)、激勵以及績效考核等方面。改善人際關(guān)系三法寶：勇氣、聰明和平常的心。改善人際關(guān)系有三樣法寶：勇氣、聰明和平常的心。要有勇氣改變身邊可以改變的事情。要分辨出工作當(dāng)中哪些是可以改變的，哪些是不能改變的。對那些現(xiàn)實條件下不能改變的事情，要用平常心去對待。秘書為什么一定要“八面玲瓏”要搞好秘書工作，當(dāng)然首先要有一定的規(guī)章制度，但秘書的工作經(jīng)驗也非常重要。就拿收集信息這項工作來說吧，目前，辦公室自動化設(shè)備已得到廣泛普及，特別是電腦己浸透到人們生活的各個領(lǐng)域，并且人們的專業(yè)化分工也越來越細(xì)。即使是這樣，由于各種機器仍然需要人來操作，在工作中人們互相依賴的程度不僅沒有減弱，反而越來越強，因此，從這個意義上來說，要求秘書做到“八面玲瓏”是有必要的。秘書在為上司的決策而收集信息時，需要各個部門提供幫助，秘書與這些部門人員關(guān)系的好壞，直接或間接地影響著秘書收集到的信息的質(zhì)量和數(shù)量。如果沒有良好的人際關(guān)系，你就很難得到真正有價值的信息，即使得到了信息，也很難辨識出它們的真正價值，因此，你的信息工作就很難展開。所以，秘書必須與各方面建立起相互信賴的融洽關(guān)系?？梢哉f秘書工作就是廣義的信息處理，而信息處理從某種意義上來說，其實質(zhì)就是“人際關(guān)系的處理”。由于各種原因，職場中的人際關(guān)系實際上是非常復(fù)雜的所以，善于處理各種人際關(guān)系是一個秘書經(jīng)驗豐富的重要標(biāo)志。如何搞好與上司的關(guān)系秘書是為輔助上司處理日常工作而存在的。秘書要輔助好上司的工作，必須先理解自己的上司，這件事為什么要這么做，為什么要先做那項工作；而要理解上司，首先得熟悉上司。不熟悉上司就不可能理解上司。作好上司的助手，必須熟悉自己的上司。那么，秘書應(yīng)該熟悉上司哪些方面的情況呢？主要有這樣三個方面的內(nèi)容：一是了解上司的工作內(nèi)容；比如，上司是負(fù)責(zé)技術(shù)開發(fā)工作的公司副總經(jīng)理，那么，秘書要了解公司目前有哪些開發(fā)計劃、在和什么公司進(jìn)行技術(shù)合作等方面的事情；上司要出席公司內(nèi)外哪些會議；上司所負(fù)責(zé)部門的運營和管理的情況；上司在人財物等方面到底有多少權(quán)限，等等。作為秘書應(yīng)很好地了解企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，清楚知道誰、在哪、負(fù)責(zé)什么樣的業(yè)務(wù)等，這樣，就能在工作中根據(jù)自己的實際情況，迅速地采取對應(yīng)的行動，很好地完成文件、電報、電話等交流，高效率地輔助上司的工作。二是了解上司的工作習(xí)慣、個人性格、價值觀等方面的東西。因為上司也是普通的人，也有個人的喜怒哀樂。如有的上司明明知道自己患了糖尿病不能喝酒，但只要一高興，就要喝酒，誰勸誰挨批；又如有的上司就不喜歡下午一點半之前見任何人，接